Техничка подршка за Платформу за припрему електронских докумената за дуготрајно чување

ostali vazni elementi ponude.docx ОСТАЛИ ВАЖНИ ЕЛЕМЕНТИ ПОНУДЕ Начин и рок пружања услуге Понуђач је у обавези да активира техничку подршку у року од __________(максимално 15) дана од дана потписивања Уговора, о чему ће бити сачињен „Записник о извршеној активацији техничке подршке за Платформу за припрему електронских докумената за дуготрајно чување“ потписан од стране представника Понуђача и овлашћеног лица Наручиоца. Понуђач је у обавези да пружа техничку подршку у трајању од годину дана од дана потписивања Записника о извршеној активацији техничке подршке за Платформу за припрему електронских докумената за дуготрајно чување. Начин плаћања Наручилац ће плаћати предметну услугу месечно и то у текућем месецу за претходни месец, а у року до 15 дана од дана пријема правилно испостављене фактуре и Извештаја о реализованим активностима за претходни месец, који ће потписати овлашћено лице Наручиоца и представник Добављача. Уз прву фактуру потребно је приложити и Записник о извршеној активацији техничке подршке за Платформу за припрему електронских докумената за дуготрајно чување потписан од стране представника Понуђача и овлашћеног лица Наручиоца. Уколико се прва и последња фактура не односе на услугу у пуном износу месечног паушала, онда њихов збир не сме прећи износ укупног уговореног месечног паушала. Средства финансијског обезбеђења А) Понуђач је дужан да приликом подношења понуде достави средство финансијског обезбеђења за озбиљност понуде и то: 1. Банкарску гаранцију за озбиљност понуде – оригинал, у износу од 3% од вредности понуде без ПДВ, са роком важења 60 дана дуже од рока важења понуде, која мора бити безусловна, неопозива, без приговора и платива на први позив, у корист Наручиоца. Банкарска гаранција за озбиљност понуде се активира у случају да понуђач одустане од своје понуде у року важења понуде, не достави доказе о испуњености критеријума за квалитативни избор привредног субјекта у складу са чланом 119. овог закона, неосновано одбије да закључи уговор о јавној набавци или не достави обезбеђење за извршење уговора о јавној набавци. 2. Копију картона депонованих потписа овлашћених лица пословне банке, која су потписала банкарску гаранцију. Б) Добављач, коме буде додељен Уговор, дужан је да у року од 15 дана од дана потписивања Уговора, као средство финансијског обезбеђења за испуњење уговорених обавеза, преда Наручиоцу: 1) Оригинал банкарску гаранцију за добро извршење уговорених обавеза, у висини од 10% уговорене вредности без ПДВ и са роком важења најмање 60 дана дуже од трајања Уговора, која мора бити безусловна, неопозива, без приговора и платива на први позив, а у корист Наручиоца и без могућности умањења сразмерно извршеној обавези налогодавца Банкарска гаранција за добро извршење уговорених обавеза се активира у случају да Добављач не испуњава уговорене обавезе. 2) Копију картона депонованих потписа овлашћених лица пословне банке, која су потписала банкарску гаранцију. tehnicki elementi ponude.docx ТЕХНИЧКА СПЕЦИФИКАЦИЈА Републички фонд за пензијско и инвалидско осигурање (у даљем тексту: Наручилац) је током 2023. године реализовао набавку Услуга припреме докумената за електронску архиву, ЈН 78/2023. Припрема докумената за поуздано електронско чување се односи на: Документа која су изворно настала у електронском облику који је погодан за поуздано електронско чување, Конверзију докумената у електронски облик погодан за поуздано електронско чување, Дигитализацију докумената папирног формата у електронски облик погодан за поуздано електронско чување и Испоруку и имплементацију посебног апликативног система, који омогућава успостављање API и/или web интерфејса са постојећим системом Наручиоца за електронску архиву са припадајућим лиценцама. Услуга припреме докумената за електронску архиву код Наручиоца се односи на документа настала у електронском облику и њихову конверзију у другачији облик погодан за електронско чување. Припрема сваког електронског документа подразумева прилагођавање квалификованог електронског потписа уграђеног у документу на ниво неопходан за дуготрајно електронско чување. За сваки појединачни електронски документ мора се уградити могућност генерисања и посебне потврде о валидацији електронског потписа на документу (услуге од поверења – услуга валидације квалификованог електронског потписа и услуга валидације квалификованог електронског печата). Припрема документа може бити иницирана појединачно, кроз наменско апликативно решење, или коришћењем API сервиса, који ће омогућити да се електронска документа обрађују масовно, без учешћа запослених, односно аутоматизовано. На овај начин сви постојећи системи Наручиоца користе интеграцију са API сервисима која омогућава припрему докумената за дуготрајно чување. Платформа омогућава да документа не напуштају локацију Наручиоца током обраде и припреме за дуготрајно чување. На неопходне сервисе се могу слати искључиво hash вредности. Захтевано је да се позиви преко API-ја врше асинхроно, тј. да сервис за припрему документа има могућност да задржи документ локално и обради га касније. Техничка спецификација Услуга техничке подршке за Платформу за припрему електронских докумената за дуготрајно чување мора да садржи следеће: Oдржавање које ће се извршавати по потреби Провера системских логова, Преглед логова апликативног сервера, Провера исправности апликативних сервиса, Одржавање базe података, Провера функционалности и доступности система. Недељно одржавање – радње које ће се извршавати једном недељно Провера исправности апликативних сервиса, Провера стања АПИ сервиса, Провера искоришћености меморије, Препоруке за унапређење система. Месечно одржавање – радње које ће се извршавати једном месечно Оптимизација индекса и база на основу месечне анализе, Ажурирање платформе критичним закрпама за правилан рад система, Ажурирање JAVA платформе, уколико инсталирана верзија JAVA платформе пре актуелног ажурирања угрожава правилан рад целокупног система и његову сигурност. Горе наведене активности биће праћене месечним извештајем који саставља и потписује представник Понуђача. Понуђач доставља извештај овлашћеном лицу Наручиоца на прихватање, најкасније до петог дана у месецу за претходни месец. Извештај садржи преглед реализованих активности, уочене проблеме, предузете мере и препоруке за унапређење система. Овлашћено лице Наручиоца потписом потврђује прихватање извештаја. По захтеву Наручиоца Подршка Понуђача везана за исправно функционисање система, као и решавање захтева по потреби Наручиоца, мора бити доступна радним данима (од понедељка до петка) у периоду од 8 до 16 h. Пријава захтева и проблема врши се електронском поштом, на адресу коју Понуђач одреди, радним данима у периоду од 8 до 16 часова. Моменат пријема електронске поруке на наведену адресу сматра се моментом пријаве захтева и од тог момента почињу да теку рокови за одзив и решавање проблема. Телефонска комуникација може се користити ради додатног обавештавања, али не утиче на ток рокова.. Понуђач је дужан да пружи подршку и отклони проблем у роковима који су дефинисани у Табели одзива у зависности од нивоа ризика. Табела одзива у зависности од нивоа ризика дефинише се на следећи начин: Ниво ризика Опис Начин пријаве Време одзива Време решавања Висок Наручилац није у могућности да користи цео систем или делове система Е-пошта/ 1 сат 1 радни дан Средњи Постоје потешкоће у коришћењу основних функционалности система Е-пошта/ 4 сата 3 радна дана Низак Неке појединачне функције система не раде али наручилац може да користи систем и његове процесе Е-пошта/ 12 сати 5 радних дана Остали захтеви Некритичне функционалности чије нефункционисање не угрожава рад система Е-пошта/ 24 сата 15 радних дана Начин и рок пружања услуге Понуђач је у обавези да активира техничку подршку у року од 15 дана од дана потписивања Уговора, о чему ће бити сачињен Записник о извршеној активацији техничке подршке за Платформу за припрему електронских докумената за дуготрајно чување, потписан од стране представника Понуђача и овлашћеног лица Наручиоца. Понуђач је у обавези да пружа техничку подршку у тарајању од годину дана од дана потписивања Записника о извршеној активацији техничке подршке за Платформу за припрему електронских докумената за дуготрајно чување. Начин плаћања Наручилац ће плаћати предметну услугу месечно и то у текућем месецу за претходни месец, а у року до 15 дана од дана пријема правилно испостављене фактуре и Извештаја о реализованим активностима за претходни месец, који ће потписати овлашћено лице Наручиоца и представник Добављача. Уз прву фактуру потребно је приложити и Записник о извршеној активацији техничке подршке за Платформу за припрему електронских докумената за дуготрајно чување потписан од стране представника Понуђача и овлашћеног лица Наручиоца. Уколико се прва и последња фактура не односе на услугу у пуном износу месечног паушала, онда њихов збир не сме прећи износ укупног уговореног месечног паушала. obrazac strukture cene.docx ОБРАЗАЦ СТРУКТУРЕ ЦЕНЕ са упутством како да се попуни У понуђену цену морају бити укључени сви трошкови који настају по основу извршења свих дефинисаних Уговорних обавеза. Р.Б. Назив услуге Јединица мере Јединична цена без ПДВ Јединична цена са ПДВ Количина Укупна цена без ПДВ Укупна цена са ПДВ 1. 2. 3. 4=3+ПДВ 5. 6=(3*5) 7=6+ПДВ 1. Техничка подршка за Платформу за припрему електронских докумената за дуготрајно чување Месец 12 у колону 3 уписати јединичну цену месечног одржавања без ПДВ у колону 4 уписати јединичну цену месечног одржавања увећану за износ ПДВ у колону 6 уписати укупну цену одржавања на годишњем нивоу без ПДВ као производ јединичне цене без ПДВ ( колона 3) и количине (колона 5) у колону 7 уписати укупну цену одржавања на годишњем нивоу увећану за износ ПДВ У понуђену цену морају бити укључени сви трошкови који настају по основу извршења свих дефинисаних Уговорних обавеза. ponderi.docx КРИТЕРИЈУМ ЗА ОЦЕЊИВАЊЕ ПОНУДЕ Критеријум за оцењивање понуде: У поступку доделе уговора биће примењен критеријум економски најповољније понуде, на основу односа цене и квалитета, и то: Елементи критеријума су: 1.Цена до 90 пондера 2.Рок активације услугедо 10 пондера ------------------------------------------------------------------------------- Укупно пондера (максимално)до 100 пондера Методологија за доделу пондера за сваки од елемената критеријума: 1. ПОНУЂЕНА ЦЕНА – до 90 пондера – по следећој формули: Број пондера = Најнижа понуђена цена / Понуђена цена понуђача који се пондерише x 90 Максимални број пондера за понуђача који је понудио најнижу цену је 90 Упоређује се укупна понуђена цена без ПДВ-а. 2. Рок за активацију услуге – до 10 пондера – по следећој методологији: 11 до 15 дана од дана ступања Уговора на снагу 5 пондера До 10 дана од дана ступања Уговора на снагу10 пондера Резервни критеријум: У ситуацији када постоје две или више понуда са истим бројем пондера, Наручилац ће доделити Уговор оном понуђачу који је понудио дужи рок важења понуде. model ugovora.docx МОДЕЛ УГОВОРА ЗА НАБАВКУ УСЛУГЕ ТЕХНИЧКА ПОДРШКА ЗА ПЛАТФОРМУ ЗА ПРИПРЕМУ ЕЛЕКТРОНСКИХ ДОКУМЕНАТА ЗА ДУГОТРАЈНО ЧУВАЊЕ Закључен између: 1. Републички фонд за пензијско и инвалидско осигурање, Београд, Др Александра Костића бр.9, кога заступа директор Реља Огњеновић Матични број 17715780 ПИБ број:105356542 Број рачуна: 840-1652-22 који се води код Управе за трезор (у даљем тексту: Наручилац) и 2._________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ул._________________________________________________ бр.________, кога заступа директор______________________________________ Матични број: ______________ ПИБ број: __________________ Број рачуна: __________________________________ који се води код _______________ (у даљем тексту: Добављач) Наступа у заједничкој понуди са: _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Наступа са подизвођачима: _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ Уговорне стране констатују да је Наручилац у складу са Законом о јавним набавкама („Службени гласник РС“, бр. 91/19 и 92/23, у даљем тексту: Закон) и Одлуком директора Републичког фонда за пензијско и инвалидско осигурање бр. 404.1-1827/26-1 од 21.09.2026. године спровео отворени поступак јавне набавке ЈН 130/2026 и донео Одлуку о додели уговора бр. 404.1-1827/26-5 од ___________ године. ПРЕДМЕТ УГОВОРА Члан 1. Наручилац овим уговором поверава, а Добављач прихвата и обавезује се да пружа услугу техничке подршке за платформу за припрему електронских докумената за дуготрајно чување (у даљем тексту: услуга), а у свему према усвојеној Понуди Добављача бр. ___________ од __________________ године, која са техничким карактеристикама и обрасцем структуре цене из конкурсне документације чини саставни део овог уговора. ЦЕНА Члан 2. Уговорена цена за пружање услуге Техничке подршке за платформу за припрему електронских докумената за дуготрајно чување, на месечном нивоу износи _____________ (словима:_______________) динара без ПДВ, односно _________________ (словима:_______________) динара са ПДВ. Уговорена цена за пружање услуге Техничке подршке за платформу за припрему електронских докумената за дуготрајно чување, на годишњем нивоу износи ______________ (словима:________________________________________________________________________) динара без ПДВ, односно _________________ са ПДВ. Цена у обрасцу структуре цене исказана је у динарима, са и без ПДВ и не може се мењати. У цену из става 2. урачунати су сви трошкови у вези са извршењем предметне набавке. На уговорене цене из обрасца структуре цене се обрачунава и плаћа ПДВ у складу са важећим законским прописима. НАЧИН И РОК ПРУЖАЊА УСЛУГЕ Члан 3. Услуга техничке подршке за Платформу за припрему електронских докумената за дуготрајно чување мора да обухвата следеће: Oдржавање које ће се извршавати по потреби Недељно одржавање – радње које ће се извршавати једном недељно Месечно одржавање – радње које ће се извршавати једном месечно а све у складу и на начин описан техничким карактеристикама Наручиоца. Горе наведене активности биће праћене месечним извештајим који саставља и потписује представник Добављача. Добављач доставља извештај овлашћеном лицу Наручиоца на прихватање, најкасније до петог дана у месецу за претходни месец. Извештај садржи преглед реализованих активности, уочене проблеме, предузете мере и препоруке за унапређење система. Овлашћено лице Наручиоца потписом потврђује прихватање извештаја. Члан 4. Добављач је у обавези да активира техничку подршку у року од _______(максимално 15) дана од дана потписивања Уговора, о чему ће бити сачињен Записник о извршеној активацији техничке подршке за Платформу за припрему електронских докумената за дуготрајно чување потписан од стране представника Добављача и овлашћеног лица Наручиоца. Члан 5. Добављач је у обавези да пружа техничку подршку у трајању од годину дана од дана потписивања Записника о извршеној активацији техничке подршке за Платформу за припрему електронских докумената за дуготрајно чување. Члан 6. Подршка Добављача везана за исправно функционисање система, као и решавање захтева по потреби Наручиоца, мора бити доступна радним данима (од понедељка до петка) у периоду од 8 до 16 h. Пријава захтева и проблема врши се електронском поштом, на адресу коју Добављач одреди, радним данима у периоду од 8 до 16 часова. Моменат пријема електронске поруке на наведену адресу сматра се моментом пријаве захтева и од тог момента почињу да теку рокови за одзив и решавање проблема. Телефонска комуникација може се користити ради додатног обавештавања, али не утиче на ток рокова. Члан 7. Добављач је дужан да пружи подршку и отклони проблем у роковима који су дефинисани у Табели одзива у зависности од нивоа ризика. Табела одзива у зависности на ниво ризика дефинише се на следећи начин: Ниво ризика Опис Начин пријаве Време одзива Време решавања Висок Наручилац није у могућности да користи цео систем или делове система Е-пошта 1 сата 1 радни дан Средњи Постоје потешкоће у коришћењу основних функционалности система Е-пошта 4 сати 3 радна дана Низак Неке појединачне функције система не раде али наручилац може да користи систем и његове процесе Е-пошта 12 сати 5 радних дана Остали захтеви Некритичне функционалности чије нефункционисање не угрожава рад система Е-пошта 24 сата 15 радних дана НАЧИН И УСЛОВИ ПЛАЋАЊА Члан 8. Наручилац ће плаћати предметну услугу месечно и то у текућем месецу за претходни месец, а у року до 15 дана од дана пријема правилно испостављене фактуре и Извештаја о реализованим активностима за претходни месец, који ће потписати овлашћено лице Наручиоца и представник Добављача. Уз прву фактуру потребно је приложити и Записник о извршеној активацији техничке подршке за Платформу за припрему електронских докумената за дуготрајно чување потписан од стране представника Добављача и овлашћеног лица Наручиоца. Уколико се прва и последња фактура не односе на услугу у пуном износу месечног паушала, онда њихов збир не сме прећи износ укупног уговореног месечног паушала. Члан 9. За обавезе које по овом уговору доспевају у 2026. години, плаћање ће се вршити до нивоа средстава обезбеђених финансијским планом за 2026. годину, а за обавезе које доспевају за плаћање у 2027. години, Наручилац ће извршити плаћање по обезбеђивању средстава за предметну услугу усвајањем финансијског плана за 2027. годину. У случају да финансијска средства не буду обезбеђена за ове намене у 2027. години, Уговор престаје да важи због немогућности преузимања уговорених обавеза од стране Наручиоца. УГОВОРНА КАЗНА Члан 10. У случају прекорачења рока из чланa 4. овог уговора, Добављач ће бити у обавези да плати казну у висини од 5.000,00 динара по сваком започетом дану закашњења. У случају прекорачења рокова из чланa 7. овог уговора, Добављач ће бити у обавези да плати казну у висини од 5.000,00 динара по сваком започетом сату закашњења. Укупан износ уговорне казне (пенала) из ставова 1 и 2 овог члана не може да пређе више од 10% укупне уговорене вредности јавне набавке без ПДВ. Наручилац, у складу са одредбама члана 273. став 5 Закона о облигационим односима, задржава право да, поред пријема испуњења уговорене обавезе, наплати и уговорну казну због закашњења, о чему ће без одлагања писаним путем обавестити Добављача. Наплату уговорне казне у случају из ставова 1 и 2 овог члана Наручилац ће извршити на тај начин што ће испоставити фактуру за пенале Добављачу, по којој је Добављач у обавези да изврши плаћање у року од 15 дана од дана испостављања исте. СРЕДСТВА ФИНАНСИЈСКОГ ОБЕЗБЕЂЕЊА Члан 11. Добављач је обавезан да, у року од 15 дана од дана ступања на снагу Уговора, достави Наручиоцу као облик финансијског обезбеђења за испуњење уговорених обавеза: 1) Оригинал банкарску гаранцију за добро извршење уговорених обавеза, у висини од 10% уговорене вредности без ПДВ и са роком важења најмање 60 дана дуже од трајања Уговора, која мора бити безусловна, неопозива, без приговора и платива на први позив, а у корист Наручиоца и без могућности умањења сразмерно извршеној обавези налогодавца. Банкарска гаранција за добро извршење уговорених обавеза се активира у случају да Добављач не испуњава уговорене обавезе. 2) Копију картона депонованих потписа овлашћених лица пословне банке, која су потписала банкарску гаранцију. РОК ВАЖЕЊА УГОВОРА Члан 12. Овај уговор се закључује на период од годину дана од дана активације техничке подршке. РАСКИД УГОВОРА Члан 13. Наручилац има право да једнострано откаже Уговор у свако доба и без отказног рока, ако Добављач не извршава обавезе на уговорен начин и у уговореним роковима не отклони недостатке у извршењу уговорених обавеза и обавеза које проистичу из других прописа који регулишу област из које је предмет јавних набавки, о чему писаним путем обавештава Добављача. ПРЕЛАЗНЕ И ЗАВРШНЕ ОДРЕДБЕ Члан 14. Добављач је дужан да без одлагања писаним путем обавести Наручиоца о било којој промени у вези са испуњеношћу услова из поступка јавне набавке, која наступи током важења Уговора и да је документује на прописани начин. Члан 15. Добављач је дужан да, приликом потписивања Уговора, потпише и Споразум о поступању са поверљивим информацијама, документима и подацима. Лице које Добављач ангажује за потребе извршења Уговора у просторијама Наручиоца дужно је да приликом првог доласка у просторије Наручиоца потпише Изјаву одговорности. Члан 16. Сва спорна питања до којих може доћи у примени овог Уговора, уговорне стране ће покушати да реше споразумно, а уколико у томе не успеју утврђује се стварна и месна надлежност Привредног суда у Београду. Члан 17. Све евентуалне измене, допуне као и раскид овог Уговора уговорне стране могу вршити искључиво у писаној форми. За све што није предвиђено одредбама овог Уговора, важе одредбе Закона о облигационим односима, као и други важећи прописи који регулишу ову материју. Члан 18. Овај Уговор ступа на снагу са даном потписа обе уговорне стране. Уговор је састављен у 5 (пет) истоветних примерака, од којих 2 (два) примерка припадају Добављачу, а 3 (три) примерка Наручиоцу. ЗА ДОБАВЉАЧА: ДИРЕКТОР ____________________ ЗА НАРУЧИОЦА: ДИРЕКТОР ___________________ Реља Огњеновић