Одржавање система електронског управљања документима

Tehnička specifikacija.pdf Техничка спецификација Одржавање система електронског управљања документима За потребе Дирекциј e, на основу важећих законских прописа, израђен је, имплементиран и уведен у оперативно коришћење систем електронског управљања документима, који се састоји од следећих софтверских/апликативних решења: • Aпликација за вођење основне евиденције архивског пословања • Aпликација за вођење основне евиденције канцеларијског пословања – писарница - Произвођач и власник изворног програмског кода апликације за вођење основне евиденције архивског пословања је привредно друштво SafeDoc, a назив апликације је SafeDoc Archeion. - Произвођач и власник изворног програмског кода апликације за вођење основне евиденције канцеларијског пословања – писарница је привредно друштво faData, а назив апликације је faDoc. Понуђач који није власник изворног програмског кода може као доказ доставити потврду, сагласност или овлашћење издато од стране власника изворног програмског кода, из којег се недвосмислено може утврдити да је овлашћен за пружање услуга одржавања предметног софтверског решења. Предмет јавне набавке је услуга редовног одржавања система, што подразумева: 1. Интервентно одржавање - укључује минималну подршку: 8 радних сати у току 5 радних дана подршке (тзв. 8x5 подршка) пружених преко емаил -а и (опционо) мобилног телефона, као канала подршке. - У колико дође до критичне грешке у самом раду апликација (односно до грешке која доводи до немогућности њиховог коришћења), Добављач је дужан да у року од максимално 2 (два) сата од тренутка пријаве квара започне са предузимањем активности усмерених ка решавању проблема. - укључује интервенцију Понуђача на локацији Наручиоца (уколико је природа проблема таква да активност није могуће спр овести даљинским путем), a на позив Наручиоца у случају застоја у раду, кoja ће се извршити најкасније у року од 24h од позива; 2. Корективно одржавање Под корективним одржавањем подразумевају се све активности везане за детектовање евентуалних грешака и про блема у свакодневном раду апликација (уочених од стране Извршиоца и/или Наручиоца), а који могу да угрозе свакодневно пословање Наручиоца и решавање истих у најкраћем року. Отклањање недостатака, неправилности и проблема који се могу десити у раду софтвера. Извршилац је у обавези да, у писаном облику, путем мејла, обавештава Наручиоца о активностима предузетим на отклањању узрока и решавања проблема. 3. Праћење система Извршилац ће обезбедити периодично праћење доступности система који је предмет овог Уговора, што подразумева анализу логова, са предлозима за унапређење по потреби. Обезбеђивање континуираног коришћења апликације од стране корисника, проверу исправности рада система, перформанси, и то најмање једном месечно. 4. Превентивно одржавање Као резултат праћења система, заједнички од стране стручног особља Наручиоца и Извршиоца биће идентификовани проблеми (који директно не угрожавају свакодневно пословање Наручиоца) и дефинисане активности у циљу предупређења проблема у раду апликације. Превентивно одржавање изводи се договорно уз сагласност Наручиоца и Извршиоца. 5. Периодично извештавање Извршилац ће, по потреби и на захтев Наручиоца, израдити полугодишњи извештај који садржи сумарни преглед обима и типа ангажовања у извештајном пери оду, као и податке о временима одазива и довођења система у исправно стање. 6. Приступ бази података За потребе приступа бази података креиран ДБ корисник са правом приступа табелама (само за читање) као и скица ЕР дијаграма из које се може видети начин повезивања табела. Извршилац ће пружити асистенцију приликом измена које су настале изменом организационе структуре Дирекције, а под тим се подразумева гашење сектора и служби и додавање нових сектора и служби. Извршилац ће пружити асистенцију за оспособљавање апликативних решења уколико услед већих хаварија информационог система Дирекције стручни тим Дирекције није у могућности да их самостално оспособи. Поверљивост информација - Добављач је обавезан да све информације које добије од Наручиоца, без обзира да ли су изричито означене као пословна тајна, третира строго поверљиво и да их, осим на основу претходне писане сагласности Наручиоца, не открива било ком трећем лицу. - Уговорне стране сагласно констатују да се давањем информација Добављачу од стране Наручиоца и њиховим коришћењем од стране Добављача не мења власништво над Информацијама. - Сви видови комуникације који су у вези са овим Уговором, укључујући, без ограничења, телефон, електронску преписку, писану пословну преписку, као и VPN приступ, обухваћени су обавезом чувања поверљивости. - Добављач је обавезан да предузме све разумне мере потребне за очување поверљивости информација, укључујући, без ограничења, техничке, кадровске и организационе мере заштите. - Обавеза чувања поверљивости из овог члана Уговора ј е на снази за све време важења овог Уговора и по његовом престанку без икаквог временског ограничења. Све активности описане овом спецификацијом се могу реализовати даљинским путем, односно посредством VPN конекције, коју ће Наручиоц обезбедити Добављачу. OBRAZAC STRUKTURE CENE SA UPUTSTVOM KAKO DA SE POPUNI.pdf ОБРАЗАЦ СТРУКТУРЕ ЦЕНЕ СА УПУТСТВОМ КАКО ДА СЕ ПОПУНИ ЈН број ОП-28/26 Укупна цена мора да садржи све основне елементе структуре цене, тако да понуђена укупна цена покрива трошкове које понуђач има у реализацији набавке. Укупна нето цена (без ПДВ) одржавања за 12 месеци уписује се у образац понуде. Р.бр Услуге одржавања: Износ у динарима 1. Нето цена одржавања за 1 (један) месец 2. Износ ПДВ-а за одржавање за 1 (један) месец 3. Бруто цена (са ПДВ-ом) за одржавање за један месец 4. Укупна нето цена (без ПДВ) одржавања за 12 месеци 5. Укупан износ ПДВ-а за одржавање за 12 месеци 6. Укупна бруто цена (са ПДВ-ом) за одржавање за 12 месеци ________________________________ (Потпис овлашћеног лица) Упутство како да се попуни образац: У табели све износе уписати у динарима: - под р.бр. 1. уписати нето цену одржавања за 1 (један) месец; - под р.бр. 2. уписати износ ПДВ-а за нето цену одржавања за 1 (један) месец; - под р.бр. 3. уписати бруто цену (нето цена + ПДВ) за одржавање за 1 (један) месец; - под р.бр. 4. уписати нето цену одржавања за 12 месеци; - под р.бр. 5. уписати износ ПДВ-а за нето цену одржавања за 12 месеци; - под р.бр. 6. уписати бруто цену (нето цена + ПДВ) за одржавање за 12 месеци; Обавезно попунити све тражене позиције. Kriterijumi za dodelu ugovora.pdf КРИТЕРИЈУМИ ЗА ДОДЕЛУ УГОВОРА И ОСТАЛИ ЗАХТЕВИ НАБАВКЕ 1 Наручилац: ДИРЕКЦИЈА ЗА ГРАЂЕВИНСКО ЗЕМЉИШТЕ И ИЗГРАДЊУ БЕОГРАДА ЈП БЕОГРАД (ВРАЧАР) 100293512 Назив поступка: Одржавање система електронског управљања документима Референтни број: ОП-28/26 КРИТЕРИЈУМИ ЗА ДОДЕЛУ УГОВОРА И ОСТАЛИ ЗАХТЕВИ НАБАВКЕ Део конкурсне документације који је генерисан путем Портала у случају када је наручилац означио опцију аутоматског рангирања понуда на Порталу јавних набавки Назив предмета / партије: Одржавање система електронског управљања документима Наручилац је дефинисао критеријуме за доделу уговора на основу: Цене Изабран начин рангирања прихватљивих понуда: Аутоматско рангирање Model ugovora - Održavanje sist. elekt. upravlj.dokumentima .docx Модел уговора УГОВОР О ЈАВНОЈ НАБАВЦИ УГОВОРНЕ СТРАНЕ: Наручилац: Дирекција за грађевинско земљиште и изградњу Београда Ј.П, Београд, Његошева 84, коју заступа в.д. директора Марија Лековић, (у даљем тексту: Јавно предузеће). и Понуђач: __________________, са седиштем у ___________, улица _______________, ПИБ ______________, матични број _______________, рачун број ______________ код ___________ банке, кога заступа _______________________. (уколико је поднета заједничка понуда, навести податке за сваког члана групе привредних субјеката) - __________________из_____________, улица ___________________ бр. ___, ПИБ: _____________, матични број _____________, - __________________из_____________, улица ___________________ бр. ___, ПИБ: _____________, матични број _____________, (у даљем тексту: Добављач). Предмет уговора: Одржавање система електронског управљања документима Уводне одредбе Уговорне стране сагласно констатују: - да је наручилац у складу са чл. 91. Закона о јавним набавкама („Сл. гласник РС“, бр. 91/19), на основу Одлуке о спровођењу поступка јавне набавке бр. 41684/1-08 од 17.9.2026. године спровео отворени поступак јавне набавке чији су предмет услуге, Одржавање система електронског управљања документима, редни број јавне набавке ОП-28/26. - да је добављач доставио понуду бр. _________ од ___.___.2026. године, која у потпуности испуњава услове из Конкурсне документације, (у даљем тексту: понуда). - да је наручилац донео одлуку о додели уговора бр. __________ од __.__. 2026. године. - добављач ће ангажовати подизвођача ________________________________ са седиштем у ___________, улица _______________, ПИБ ______________, матични број _______________, рачун број ______________ код ___________ банке, кога заступа _______________________, за послове____________________________________________________________________.За део уговора који извршава подизвођач, наручилац ће плаћање вршити непосредно подизвођачу, сходно одредбама члана 3. овог уговора. Члан 1. Предмет овог уговора је пружање услуге Одржавање система електронског управљања документима, (у даљем тексту: услуге), у свему према техничкој спецификацији из конкурсне документације и понуди. Члан 2. Укупна цена услуге месечног oдржавања износи ______________ динара без ПДВ, односно ________________ динара са ПДВ; Укупна цена за 12 месеци износи _______________ динара без ПДВ, односно ________________ динара са ПДВ. Цена је фиксна и не може се мењати. Цена укључује све зависне трошкове које добављач има у реализацији уговора о јавној набавци, у складу са техничком спецификацијом. Члан 3. Наручилац се обавезује да плаћање врши у року до 45 дана од дана испостављања уредног рачуна, потписаног од стране представника наручиоца, а на основу записника. Рачун ће се испостављати до 5-тог у месецу, за претходни месец, у износу месечног одржавања. Обавезе које доспевају у 2026. години биће реализоване, уколико буду одобрена средства за ту намену. Плаћање се врши уплатом на рачун добављача. . Члан 4. Добављач и Наручилац ће по испоруци услуге, сачинити Записник о месечном одржавању. Добављач ће, након сачињавања Записника о месечном одржавању, Наручиоцу испоставити рачун за испоручену услугу. Добављач се обавезује да ће услугу која је предмет овог уговора пружати на високом професионалном нивоу, са пажњом доброг стручњака, у свему у складу са техничком спецификацијом, понудoм и захтевима наручиоца. Члан 5. Комуникација уговорних страна вршиће у писаној форми, путем електронске поште или усменог позива уз сачињавање белешке. Уговорне стране ће, по потписивању уговора, разменити податке о контакт особама преко којих ће се остваривати комуникација у вези примене одредби овог уговора. Члан 6. Добављач се обавезује да у моменту потписивања уговора достави наручиоцу бланко сопствену меницу за добро извршење посла, која мора бити евидентирана у Регистру меница и овлашћења Народне банке Србије, о чему се као доказ доставља листинг са сајта НБС (не захтев за регистрацију). Меница мора бити оверена печатом и потписана од стране лица овлашћеног за заступање, а уз исту мора бити достављено попуњено и оверено менично овлашћење – писмо, са клаузулом „без протеста“ и назначеним износом од 10% укупне цене без ПДВ. Уз меницу мора бити достављена копија картона депонованих потписа који је издат од стране пословне банке коју понуђач наводи у меничном овлашћењу – писму. Рок важења меничног овлашћења је најмање 60 дана дужи од рока важења уговора. Наручилац ће активирати меницу за добро извршење посла у случају да добављач не буде извршавао своје уговорене обавезе у роковима и на начин предвиђен уговором. Наручилац се обавезује да три дана пре достављања менице на наплату о томе обавести добављача. Наручилац ће одмах након извршења свих уговорних обавеза од стране добављача, добављачу вратити неискоришћену меницу и менично овлашћење. Уколико током важења Уговора настану околности због којих се претходно достављени инструмент обезбеђења не може искористити, добављач се обавезује да на писани захтев наручиоца одмах достави нови инструмент обезбеђења у форми и садржини прихватљивој за наручиоца, са роком важења 30 дана дужим од рока важења уговора. Члан 7. Потраживања из овог уговора не могу се уступати другим правним лицима или физичким лицима, нити се на њима може успостављати заложно право, односно не могу на било који други начин бити коришћена као средство обезбеђења према трећим лицима. Члан 8. Уговор се може раскинути споразумно, са отказним роком од 90 дана. Отказни рок тече од дана писменог споразума о раскиду уговора. Свака од уговорних страна има право на раскид овог уговора, под условом да друга страна и по протеку рока од осам дана од дана пријема писмене опомене да не испуњава обавезе из овог уговора, не поступи по примедбама из исте опомене. У случају из претходног става, уговорна страна која је доставила опомену, писменим путем обавештава другу уговорну страну да су стекли услови за раскид овог уговора, услед чега сматра овај уговор раскинутим. У случају једностраног раскида уговора, страна која је скривила раскид, дужна је да другој уговорној страни надокнади штету. Члан 9. Овај уговор ступа на снагу даном потписивања обе уговорне стране, а примењује се од 01.01.2027. године и важи 12 месеци од дана почетка примене уговора. Члан 10. Промене уговора важиће само уколико су сачињене у писаној форми, уз обострану сагласност уговорних страна, о чему ће бити сачињен анекс уговора. Члан 11. Уговорне стране су сагласне да ће се на међусобне односе који нису дефинисани уговором и ЗЈН, примењивати одредбе Закона о облигационим односима. Члан 12. Уговорне стране су сагласне да ће све евентуалне спорове који проистекну из уговора решавати споразумно. У случају да настали спор није могуће решити споразумом, уговорне стране су сагласне да ће за њихово решавање бити надлежан Привредни суд у Београду. Поверљивост информaција Члан 13. Добављач је обавезан да све информације које добије од Наручиоца, без обзира да ли су изричито означене као пословна тајна, третира строго поверљиво и да их, осим на основу претходне писане сагласности Наручиоца, не открива било ком трећем лицу. Уговорне стране сагласно констатују да се давањем информација Добављачу од стране Наручиоца и њиховим коришћењем од стране Добављача не мења власништво над Информацијама. Сви видови комуникације који су у вези са овим Уговором, укључујући, без ограничења, телефон, електронску преписку, писану пословну преписку, као и VPN приступ, обухваћени су обавезом чувања поверљивости. Добављач је обавезан да предузме све разумне мере потребне за очување поверљивости информација, укључујући, без ограничења, техничке, кадровске и организационе мере заштите. Обавеза чувања поверљивости из овог члана Уговора је на снази за све време важења овог Уговора и по његовом престанку без икаквог временског ограничења. Члан 14. Овај уговор је закључен у 6 (шест) истоветних примерака, од којих су 2 (два) примерка за добављача, а преостала 4 (четири) за наручиоца. За НАРУЧИОЦА За ДОБАВЉАЧА директор директор