Анализа техничког и оперативног стања машине СПС Рехмус

Uputstvo ponuđačima kako da sačine ponudu.pdf 1УПУТСТВО ПОНУЂАЧИМА КАКО ДА САЧИНЕ ПОНУДУ УПУТСТВО ПОНУЂАЧИМА КАКО ДА САЧИНЕ ПОНУДУ Део конкурсне документације који се формира путем Портала Подаци о наручиоцу Наручилац: Народна банка Србије Порески идентификациони број (ПИБ): 100041150 Адреса: Немањина 17 11000 Београд Интернет страница: www.nbs.rs Основни подаци о поступку Назив поступка: Анализа техничког и оперативног стања машине СПС Рехмус Референтни број: ЈН 362/2026 Врста поступка: Отворени поступак Врста предмета набавке: Услуге Опис: Услуга анализе техничког и оперативног стања машине СПС Рехмус. Рок за подношење: 17.08.2026 10:00 Карактеристике поступка јавне набавке (инструменти и технике) Закључује се уговор о јавној набавци. 2УПУТСТВО ПОНУЂАЧИМА КАКО ДА САЧИНЕ ПОНУДУ Опис предмета / партија Анализа техничког и оперативног стања машине СПС Рехмус Опис набавке: Анализа техничког и оперативног стања машине СПС Рехмус Наручилац је дефинисао критеријуме за доделу уговора на основу: Цене и критеријума квалитета Начин рангирања прихватљивих понуда: Аутоматско рангирање Електронска комуникација и размена података на Порталу јавних набавки У поступку се захтева електронска комуникација. Понуда / пријава се подноси путем Портала јавних набавки на начин описан у овом упутству. Корисник заинтересован за поступак јавне набавке комуницира са наручиоцем искључиво путем Портала јавних набавки. Корисник Портала јавних набавки може да се заинтересује за објављен поступак јавне набавке тако што је преузео конкурсну документацију или означио своју заинтересованост. Документацији у овом поступку јавне набавке на Порталу јавних набавки приступа се на страници поступка: https://jnportal.ujn.gov.rs/tender-eo/383095 Радње у поступку јавне набавке које можете спроводити на тој страници поступка: - слање захтева за додатним информацијама или појашњењем у вези са документацијом о набавци као и указивање наручиоцу на евентуално уочене недостатке и неправилности у документацији о набавци vidi opšte uputstvo za korisnike Portala - формирање групе понуђача vidi opšte uputstvo za korisnike Portala - припрема и подношење понуде vidi opšte uputstvo za korisnike Portala - попуњавање е-Изјаве о испуњености критеријума за квалитативни избор привредног субјекта vidi opšte uputstvo za korisnike Portala - додела права на поступак (лицу у привредном субјекту) vidi opšte uputstvo za korisnike Portala - слање захтева за заштиту права vidi opšte uputstvo za korisnike Portala - додела овлашћења пуномоћнику за заступање у поступку заштите права vidi opšte uputstvo za korisnike Portala Привредни субјект може путем Портала јавних набавки да тражи од наручиоца додатне информације или појашњења у вези са документацијом о набавци, при чему може да укаже наручиоцу уколико сматра да постоје недостаци или неправилности у документацији о набавци, и то најкасније 6 дана пре истека рока за подношење. Сандуче електронске поште у поступку vidi opšte uputstvo za korisnike Portala Корисник заинтересован за поступак током трајања поступка јавне набавке путем сандучета електронске поште на Порталу добија следеће информације: o Измене конкурсне документације o Додатне информације или појашњења у вези са документацијом о набавци o Измене електронског каталога o Одлука о додели / обустави 3УПУТСТВО ПОНУЂАЧИМА КАКО ДА САЧИНЕ ПОНУДУ o Објављени огласи о јавној набавци Корисник односно привредни субјект који учествује у поступку кроз сандуче путем Портала прима: o Потврда о успешно поднетој понуди / пријави o Потврда о успешно поднетој измени / допуни понуде / пријаве o Потврда о опозиву понуде / пријаве o Позив за подношење понуда o Позив за учешће у е-лицитацији o Записник о отварању понуда Корисник прима копије порука и на адресу е-поште са којом се регистровао на Порталу. Припремање и подношење понуде / пријаве Привредни субјект сачињава понуду/пријаву на Порталу јавних набавки према структури и садржини коју је дефинисао Наручилац приликом припреме поступка јавне набавке на Порталу. Привредни субјект који подноси понуду / пријаву мора да буде регистрован на Порталу са најмање једним, а пожељно више корисника (односно корисничких налога). vidi opšte uputstvo za korisnike Portala Понуђач који је самостално поднео понуду не може истовремено да учествује у заједничкој понуди или као подизвођач, нити исто лице може учествовати у више заједничких понуда. Понуђач може да поднесе само једну понуду осим у случају када је дозвољено или се захтева подношење понуде са варијантама. Детаљно упутство о припреми понуде путем Портала: vidi opšte uputstvo za korisnike Portala Рок за подношење понуда или пријава: 17.08.2026 10:00 Језици на којима понуде или пријаве могу бити поднете: Српски Енглески - Енглисх Опис делова понуде који могу да се поднесу на страном језику цела понуда Изјава о интегритету У обрасцу понуде/пријаве понуђач/кандидат мора изјавом о интегритету да потврди под пуном материјалном и кривичном одговорношћу да је своју понуду/пријаву поднео независно, без договора са другим понуђачима/кандидатима или заинтересованим лицима и да гарантује тачност података у понуди/пријави. Припремање и подношење заједничке понуде / пријаве На страници поступка јавне набавке на Порталу привредни субјект може да креира групу привредних субјеката (понуђача / кандидата) ради подношења заједничке понуде/пријаве. Члан групе привредних субјеката који подноси понуду / пријаву мора бити овлашћен за подношење заједничке понуде / пријаве у име групе. Овлашћење за подношење понуде / пријаве у име групе привредних субјеката, чланови групе дају путем Портала јавних набавки. Сви чланови групе треба да буду регистровани корисници Портала јавних набавки. Више о формирању групе привредних субјеката: vidi opšte uputstvo za korisnike Portala Понуду / пријаву припрема и подноси члан групе овлашћен за подношење заједничке понуде / пријаве у име групе привредних субјеката. У случају заједничке понуде / пријаве подаци о члановима групе део су обрасца понуде / пријаве. 4УПУТСТВО ПОНУЂАЧИМА КАКО ДА САЧИНЕ ПОНУДУ Код попуњавања обрасца понуде групе понуђача на Порталу јавних набавки треба да се наведе вредност или проценат вредности набавке те предмет или количину предмета набавке коју ће извршавати сваки члан групе према споразуму. Код попуњавања обрасца пријаве групе кандидата ти подаци наводе се ако су познати. Сви чланови групе привредних субјеката треба да попуне Изјаву о испуњености критеријума за квалитативни избор привредног субјекта. Припрема понуде / пријаве са подизвођачем Уколико понуда/пријава укључује подизвођаче, они треба да буду регистровани корисници Портала јавних набавки, али не треба да дају сагласност привредном субјекту за подношење понуде/пријаве путем Портала. Привредни субјект који намерава да извршење дела уговора повери подизвођачу, дужан је за сваког појединог подизвођача наведе: 1) податке о подизвођачу (назив подизвођача, адреса, матични број, порески идентификациони број, име особе за контакт). 2) податке о делу уговора који ће се поверити подизвођачу (по предмету или у количини, вредности или проценту). 3) податак да ли подизвођач захтева да му наручилац непосредно плаћа доспела потраживања за део уговора који је он извршио. Привредни субјект је дужан да за сваког подизвођача у понуди / пријави достави Изјаву о испуњености критеријума за квалитативни избор привредног субјекта. Припрема докумената у оквиру понуде / пријаве Привредни субјект учитава документе понуде / пријаве према дефинисаној структури. Подржани формати и величина докумената прописани су Упутством за коришћење Портала јавних набавки. У случају да поједини документ превазилази величину омогућену на Порталу јавних набавки, препоручено је коришћење компресије докумената или дељење документа у мање делове и учитавање мањих и/или компресованих докумената на Портал јавних набавки. Документе које учитава у оквиру понуде / пријаве привредни субјект не сме да криптује. Портал јавних набавки криптује понуде / пријаве и њихове делове и чува тајност садржине понуда / пријава као и информацију о идентитету привредног субјекта до датума и времена отварања понуда. Привредни субјект може да припрема, учитава на Портал (Страница поступка  Понуде или Пријаве  Припрема документације) документе које намерава да прилаже у оквиру понуде / пријаве. vidi opšte uputstvo za korisnike Portala Наручилац је дефинисао да уз понуде / пријаве за предмет / партије захтева следеће документе. За предмет / партију:  Анализа техничког и оперативног стања машине СПС Рехмус Наручилац захтева да понуђач у својој понуди / пријави приложи следеће документе: Образац понуде / пријаве - Портал аутоматски формира попуњени образац понуде / пријаве на основу података које је привредни субјект уписао на Порталу. Образац структуре понуђене цене - Понуђач уноси цене у динарима или еврима са и без ПДВ-а, у складу са Обрасцем структуре понуђене цене. Изјава о испуњености критеријума за квалитативни избор привредног субјекта - Портал аутоматски формира попуњени образац Изјаве на основу података које је привредни субјект уписао на Порталу. Уз сваки тражени документ привредни субјект може да учита више докумената, ако се документ састоји од више делова. Приликом учитавања докумената на Портал јавних набавки привредни субјект на Порталу означава да ли је поједини документ понуде поверљив (у складу са чланом 38. Закона о јавним набавкама), наводи правни основ на основу којег су документи означени поверљивим и образлаже разлог(е) поверљивости. У случају да одређени документ има само поједине делове поверљиве, пре учитавања тог документа на Портал, потребно је да привредни субјект издвоји поверљиве делове у засебни документ, означи га поверљивим, и тако га учита на Портал јавних набавки. Делове који нису поверљиви, потребно 5УПУТСТВО ПОНУЂАЧИМА КАКО ДА САЧИНЕ ПОНУДУ је раздвојити у засебни документ или документе и тако их учитати на Портал јавних набавки. Нити један део електронске понуде / пријаве не потписује се, није потребан печат нити је потребно скенирање докумената. Изјава о испуњености критеријума за квалитативни избор привредног субјекта Изјава о испуњености критеријума за квалитативни избор привредног субјекта попуњава се електронски на Порталу. Део конкурсне документације Критеријуми за квалитативни избор привредног субјекта са упутством формиран је путем Портала и приложен конкурсној документацији. Начин попуњавања е-Изјаве путем Портала: vidi opšte uputstvo za korisnike Portala Попуњавање Изјаве путем Портала, према дефинисаним критеријумима спроводи се на страници поступка под Пријаве / Понуде  Нова Изјава или Изјаве у припреми за ажурирање изјаве. Чланови групе, подизвођачи или други субјекти чије капацитете привредни субјект користи попуњавају сваки своју е-Изјаву, а привредни субјект може да преузме попуњену е-Изјаву путем Портала и да ју приложи уз понуду / пријаву. Делови понуде / пријаве које није могуће доставити електронским путем У случају да део или делове понуде / пријаве није могуће доставити електронским средствима путем Портала јавних набавки (в. члан 45. став 3. Закона о јавним набавкама), привредни субјект је дужан да наведе у понуди / пријави тачан део или делове понуде / пријаве које подноси средствима која нису електронска. Део или делове понуде / пријаве које није могуће доставити електронским средствима путем Портала јавних набавки привредни субјект подноси Наручиоцу до истека рока за подношење понуда / пријава путем поште, курирске службе или непосредно, у коверти или кутији, затвореној на начин да се приликом отварања може са сигурношћу да утврди да се први пут отвара. Део или делове понуде / пријаве које није могуће доставити електронским средствима путем Портала јавних набавки привредни субјект подноси на адресу: Народна банка Србије Немањина 17 11000 Београд Србија Са назнаком: Део понуде / пријаве за јавну набавку: Анализа техничког и оперативног стања машине СПС Рехмус Референтни број: ЈН 362/2026 Број понуде: НЕ ОТВАРАТИ Приликом припреме понуде / пријаве на Порталу, привредни субјект наводи део или делове понуде / пријаве које ће доставити не-електронским начинима. На полеђини коверте или на кутији треба навести назив и адресу привредног субјекта. У случају да део или делове понуде / пријаве подноси група привредних субјеката, на коверти је потребно назначити да се ради о групи привредних субјеката и навести називе и адресу свих чланова групе. Део или делови понуде / пријаве сматрају се благовременим уколико су примљени од стране наручиоца до 17.08.2026 до 10:00 часова. Наручилац ће привредном субјекту предати потврду пријема. У потврди о пријему Наручилац ће навести датум и време пријема. Део или делове понуде / пријаве које Наручилац није примио у року одређеном за подношење понуда / пријава, односно који је примљен по истеку дана и сата до којег се понуде / пријаве могу подносити, сматраће се неблаговременим. 6УПУТСТВО ПОНУЂАЧИМА КАКО ДА САЧИНЕ ПОНУДУ Неблаговремени део или делове понуде / пријаве Наручилац ће по окончању поступка отварања вратити неотворене Понуђачу, са назнаком да су поднети неблаговремено. Попуњавање обрасца понуде Предмет / Партија:  Анализа техничког и оперативног стања машине СПС Рехмус Цена се исказује у динарима, са и без пореза на додату вредност, са урачунатим свим трошковима које понуђач има у реализацији предметне јавне набавке. Критеријуми квалитета Назив: рок одзива на позив за извршење услуге Јединица мере: сат Опис и појашњење критеријума и докази потребни за проверу: Исказује се у сатима и рачуна се од момента пријема писаног позива представника Корисника. Максимална дозвољена вредност: 96,00 Остали захтеви набавке (који нису наведени изнад као критеријуми) Назив: Рок извршења услуге Јединица мере: календарски дан Опис и појашњење критеријума и докази потребни за проверу: Исказује се у календарским данима и рачуна се од дана пријема писаног позива представника Корисника. Максимална дозвољена вредност: 45,00 За предмет / партију користи се аутоматско рангирање понуда. Наручилац је критеријуме, описе и формулу дефинисао путем Портала. Опис критеријума за доделу уговора као и осталих захтева набавке / резервних критеријума наведен је у документу Критеријуми за доделу уговора и остали захтеви набавке. Резервни критеријуми Уколико две или више понуда и након примене појединачних елемената критеријума, имају једнак број пондера, уговор ће бити додељен понуђачу који је понудио краћи рок извршења услуге. Примена жреба Уколико након рангирања на основу критеријума за доделу и резервних критеријума (ако су дефинисани) није могуће донети одлуку о додели уговора, наручилац ће уговор доделити понуђачу који буде извучен путем жреба. Наручилац ће обавестити све понуђаче који су поднели понуде о датуму када ће се одржати извлачење путем жреба. Жребом ће бити обухваћене само оне понуде које су најповољније након рангирања на основу критеријума за доделу и резервних критеријума (ако су дефинисани). Извлачење путем жреба наручилац ће извршити јавно, у присуству понуђача, и то тако што ће називе понуђача исписати на одвојеним папирима, који су исте величине и боје, те ће све те папире ставити у кутију одакле ће прво извући само један папир. Понуђачу чији назив буде на извученом папиру ће бити додељен уговор. Након извлачења првог папира наручилац извлачи преостале папире један по један те сходно редоследу којим су извучени рангира преостале понуђаче. Понуђачима који не присуствују овом поступку, наручилац ће доставити записник извлачења путем жреба. 7УПУТСТВО ПОНУЂАЧИМА КАКО ДА САЧИНЕ ПОНУДУ Рок и начин плаћања Минимум 15, максимум 45 дана. НАПОМЕНА: ПРИВРЕДНИ СУБЈЕКТИ СУ ДУЖНИ ДА ОДРЕДЕ ТАЧАН БРОЈ ДАНА У ЗАДАТОМ РАСПОНУ ПРИЛИКОМ КРЕИРАЊА ОБРАСЦА ПОНУДЕ. Понуда мора бити важећа 70 дана од дана отварања понуда. Након уноса свих података привредни субјект генерише образац понуде / пријаве и може да прегледа податке понуде / пријаве пре него поднесе понуду / пријаву. Начин измене и допуне понуде / пријаве vidi opšte uputstvo za korisnike Portala Начин опозива понуде / пријаве vidi opšte uputstvo za korisnike Portala - Отварање понуда / пријава Подаци везани уз отварање понуда / пријава како је наведено у позиву Датум: 17.08.2026 Локално време: 10:00 Место: Београд, Немањина 17 Подаци о овлашћеним лицима и поступку отварања: Поступак отварања понуда је јаван. У поступку отварања понуда могу учествовати опуномоћени представници привредног субјекта. Наручилац није искључио јавност из поступка отварања понуда. На страници поступка Понуде  Отварање понуда понуђач може пратити одбројавање до отварања понуда. Након што Портал отвори понуде формира се записник о отварању понуда који је могуће преузети на страници поступка а истовремено се шаље понуђачима. Појашњења понуде / пријаве, облик и начин достављања доказа Након отварања понуда / пријава наручилац може да захтева додатна објашњења која ће му помоћи при прегледу, вредновању и упоређивању понуда / пријава, а може да врши и контролу (увид) код понуђача, односно његовог подизвођача. Ако су подаци или документација, коју је привредни субјект доставио непотпуни или нејасни, наручилац може, поштујући начела једнакости и транспарентности, у примереном року који није краћи од пет дана, да путем Портала јавних набавки захтева од привредног субјекта, да достави неопходне информације или додатну документацију. vidi opšte uputstvo za korisnike Portala Рок за доношење одлуке Одлуку о додели уговора или одлуку о обустави наручилац доноси у року од 180 дана од истека рока за подношење понуда. Имајући у виду да се очекују страни привредни субјекти, потребно је више времена за стручну оцену понуда. 8УПУТСТВО ПОНУЂАЧИМА КАКО ДА САЧИНЕ ПОНУДУ Заштита права Захтев за заштиту права може да поднесе привредни субјект, односно понуђач који је имао или има интерес за доделу уговора у конкретном поступку јавне набавке и који указује да је због поступања наручиоца противно одредбама ЗЈН оштећен или би могла да настане штета услед доделе уговора, противно одредбама ЗЈН (у даљњем тексту: подносилац захтева). Захтев за заштиту права подноси се електронским путем преко Портала јавних набавки истовремено наручиоцу и Републичкој комисији за заштиту права у поступцима јавних набавки (у даљем тексту: Републичка комисија). Подношење захтева за заштиту права електронским путем vidi opšte uputstvo za korisnike Portala Кораци: - Упишите референтни број захтева - Подаци о подносиоцу захтева, наручиоца и поступку за који се подноси захтев аутоматски се повлаче из система - Уколико подносилац захтева радње у поступку предузима преко пуномоћника може овластити пуномоћника путем Портала јавних набавки - Уколико се захтев подноси у име групе понуђача подносилац захтева треба да учита овлашћење осталих чланова групе или споразум из којег је развидно да има право да поднесе захтев у име групе - Дефинишите да ли се захтев за заштиту права односи на предмет набавке у целини или на поједину партију предмета набавке (означите партије) - Документи које је потребно учитати са вашег рачунара: - Документ захтева за заштиту права (уз захтев можете такође учитати додатну документацију) - Доказ о уплати таксе Прецизне информације о року(овима) за заштиту права Захтев за заштиту права може да се поднесе у току целог поступка јавне набавке, осим ако ЗЈН није другачије одређено, а најкасније у року од десет дана од дана објављивања на Порталу јавних набавки одлуке наручиоца којом се окончава поступак јавне набавке у складу са ЗЈН. Захтев за заштиту права којим се оспоравају радње наручиоца у вези са одређивањем врсте поступка, садржином јавног позива и конкурсном документацијом сматраће се благовременим ако је примљен од стране наручиоца најкасније три дана пре истека рока за подношење понуда, односно пријава, без обзира на начин достављања. Захтев за заштиту права којим се оспоравају радње наручиоца предузете након истека рока за подношење понуда подноси се у року од десет дана од дана објављивања одлуке наручиоца на Порталу јавних набавки, односно од дана пријема одлуке у случајевима када објављивање на Порталу јавних набавки није предвиђено ЗЈН. Након истека рока за подношење захтева за заштиту права, подносилац захтева не може да допуњава захтев изношењем разлога у вези са радњама које су предмет оспоравања у поднетом захтеву или оспоравањем других радњи наручиоца са којима је био или могао да буде упознат пре истека рока за подношење захтева за заштиту права, а које није истакао у поднетом захтеву. Захтевом за заштиту права не могу да се оспоравају радње наручиоца предузете у поступку јавне набавке ако су подносиоцу захтева били или могли да буду познати разлози за његово подношење пре истека рока за подношење захтева, а подносилац захтева га није поднео пре истека тог рока. Ако је у истом поступку јавне набавке поново поднет захтев за заштиту права од стране истог подносиоца захтева, у том захтеву не могу да се оспоравају радње наручиоца за које је подносилац захтева знао или могао да зна приликом подношења претходног захтева. Предмет оспоравања у поступку заштите права не могу да буду евентуални недостаци или неправилности документације о набавци на које није указано у складу са чланом 97. ЗЈН. Наручилац објављује обавештење о поднетом захтеву за заштиту права на Порталу јавних набавки најкасније наредног дана од дана пријема захтева за заштиту права. Подношење захтева за заштиту права задржава наставак поступка јавне набавке од стране наручиоца до окончања поступка заштите права. 9УПУТСТВО ПОНУЂАЧИМА КАКО ДА САЧИНЕ ПОНУДУ Захтев за заштиту права мора да садржи податке из члана 217. ЗЈН. Уколико подносилац захтева радње у поступку предузима преко пуномоћника, уз захтев за заштиту права доставља овлашћење за заступање у поступку заштите права. Подносилац захтева који има боравиште или пребивалиште, односно седиште у иностранству дужан је да у захтеву за заштиту права именује пуномоћника за примање писмена у Републици Србији, уз навођење свих података потребних за комуникацију са означеним лицем. Приликом подношења захтева за заштиту права наручиоцу подносилац захтева је дужан да достави доказ о уплати таксе. Доказ је сваки документ из кога се може да се утврди да је трансакција извршена на одговарајући износ из члана 225. ЗЈН и да се односи на предметни захтев за заштиту права. Валидан доказ о извршеној уплати таксе, у складу са Упутством о уплати таксе за подношење захтева за заштиту права Републичке комисије, објављен је на сајту Републичке комисије. Износ таксе: 1. Ако се захтев за заштиту права подноси у складу са чланом 214. ст. 2. и 4. ЗЈН: - Такса износи 120.000 динара без обзира на износ процењене вредности набавке. 2. Ако се захтев за заштиту права подноси у складу са чланом 214. став 3. ЗЈН: - Такса износи 120.000 динара уколико процењена вредност набавке није већа од 120.000.000 динара; - Такса износи 0,1% процењене вредности набавке а највише 1.200.000 динара, ако је процењена вредност набавке већа од 120.000.000 динара; - Такса износи 120.000 динара ако збир процењених вредности свих оспорених партија није већи од 120.000.000 динара (уколико је јавна набавка обликована по партијама); - Такса износи 0,1% збира процењених вредности свих оспорених партија а највише 1.200.000 динара, ако је та вредност већа од 120.000.000 динара (уколико је јавна набавка обликована по партијама). Поступак заштите права понуђача регулисан је одредбама чл. 186. - 234. ЗЈН INSTRUCTION .docx INSTRUCTION TO BIDDERS ON PREPARING THE BID Part of the tender documents formed via the Portal Data about the contracting authority Contracting Authority: National Bank of Serbia Tax identification number (TIN): 100041150 Address: Nemanjina 17 11000 Belgrade Website: www.nbs.rs Basic data about the procedure Name of the procedure: Analysis of the technical and operational condition of SPS Rehmus machine Reference number: PP 362/2026 Type of procedure: Open procedure Type of the procurement subject: Services Description: Analysis of the technical and operational condition of SPS Rehmus machine Submission deadline: by 10:00 am on 17 August 2026 Characteristics of the public procurement procedure (instruments and techniques) The conclusion of a contract on public procurement. Description of the subject / lots Analysis of the technical and operational condition of SPS Rehmus machine Description of the procurement: Analysis of the technical and operational condition of SPS Rehmuc machine The contracting authority has defined the criteria for awarding the contract on the basis of: Price and quality criteria Manner of ranking acceptable bids: Automatic ranking Electronic communication and exchange of data on the Public Procurement Portal The procedure requires electronic communication. The bid/application is submitted via the Public Procurement Portal, in the manner described in this Instruction. A user interested in the public procurement procedure communicates with the contracting authority solely through the Public Procurement Portal. A user of the Public Procurement Portal may show interest in a published public procurement procedure by downloading the tender documents or by ticking a field to note that it is interested. The documents in this public procurement procedure on the Public Procurement Portal can be accessed on the page of the procurement procedure: https://jnportal.ujn.gov.rs/tender-eo/378085 Actions within the public procurement procedure that can be taken on the page of the procurement procedure are the following: send a request for additional information or clarification regarding documents about the procurement, as well as notify the contracting authority about potential defects or irregularities in tender documents see instruction form a group of bidders see instruction prepare and submit a bid see instruction fill in an e-Declaration about the fulfilment of criteria for qualitative selection of economic operator see instruction grant the rights to a procedure (to a person within the economic operator) see instruction send a request for the protection of rights see instruction authorise a proxy for representation in a procedure to protect the rights see instruction The economic operator may, through the Public Procurement Portal, request from the Contracting Authority additional information or clarifications regarding the procurement documentation and may draw the Contracting Authority's attention to any deficiencies or irregularities it considers to exist in the procurement documentation, no later than six days before the expiry of the deadline for the submission of bid. Electronic inbox in the procedure see instruction For the duration of the public procurement procedure, the user interested in a procedure will receive the following information via its electronic inbox on the Portal: Changes in tender documents Additional information and clarifications regarding procurement documents Changes in the electronic catalogue Decision on contract award/cancellation Publication of a notice about a public procurement. In its inbox on the Portal, the user, i.e. economic operator participating in the procedure, will receive the following: Confirmation of a successfully submitted bid/application Confirmation of a successfully submitted change/supplementation to the bid/application Confirmation of a bid/application recall Invitation to submit a bid Invitation to participate in an electronic bid Records of bid opening. The user will also receive copies of messages to the email it used to register on the Portal. Preparing and submitting a bid/application The economic operator composes a bid/application on the Public Procurement Portal in accordance with the structure and contents defined by the contracting authority when preparing the public procurement procedure on the Portal. The economic operator submitting the bid/application must register on the Portal with at least one, and preferably several users (user accounts). see instruction A bidder that has submitted an independent bid may not simultaneously participate in a joint bid or as a subcontractor, nor may the same person participate in more than one joint bid. A bidder may submit only one bid, except where the submission of variant bids is permitted or required. Detailed instructions on the preparation of a bid through the Public Procurement Portal: see instructions Deadline for the submission of bids or applications: by 10:00 am on 17 August 2026 Languages in which bids or applications may be submitted:Serbian English Description of bid parts which can be submitted in foreign language: The entire bid Statement of integrity: In the bid form/application form the bidder/candidate must confirm by its statement of integrity and under full material and criminal liability that it submitted its bid/application independently, without any agreement with other bidders/candidates or interested persons and that it guarantees the accuracy of the data in the bid/application. Preparing and submitting a joint bid/application On the page of the procurement procedure on the Portal, the economic operator can create a group of economic operators (bidders/candidates) in order to submit a joint bid/application. A member of a group of economic operators submitting the bid/application must have an authorisation to submit a joint bid/application on behalf of the group. The authorisation for submitting a bid/application on behalf of a group of economic operators is granted by group members through the Public Procurement Portal. All group members must be registered users of the Public Procurement Portal. More information about setting up a group of economic operators: see instruction The bid/application is prepared and submitted by a member of the group, authorised to submit a joint bid/application on behalf of a group of economic operators. In case of a joint bid/application, data about members of the group are part of the bid/application form. When filling in the bid form for a group of bidders on the Public Procurement Portal, you must state the value or the percentage of the value of the public procurement, the subject of the procurement or the quantity of the subjects of the procurement which each group member will perform according to the agreement. When filling in the application form for a group of candidates, these data are stated if they are known. All members of a group of economic operators must fill in the Declaration of fulfilment of criteria for qualitative selection of economic operator. Preparation of the bid/application with a subcontractor If the bid/application includes subcontractors, they must be registered users of the Public Procurement Portal, but they need not give their consent to the economic operator for submitting bids/applications through the Portal. The economic operator intending to outsource a part of the contract to a subcontractor is obligated to list the following data for each individual subcontractor: data about the subcontractor (subcontractor’s name, address, registration number, tax identification number, name of the contact person), data about the part of the contract to be outsourced to the subcontractor (by procurement subject or in terms of quantity, value or percentage), data about whether the subcontractor requires that the contracting authority makes a direct payment of due receivables for the part of the contract performed by the subcontractor. For each subcontractor in the bid/application, the economic operator shall submit a Declaration of fulfilment of criteria for qualitative selection of economic operator. Preparation of documents within the bid/application The economic operator uploads documents for the bid/application according to the defined structure. The supported format and size of the documents are prescribed by the Instruction for the use of the Public Procurement Portal. If a document exceeds the size allowed for the Public Procurement Portal, we recommend compressing the document or splitting it into smaller documents and uploading smaller and/or compressed documents to the Public Procurement Portal. The documents uploaded as part of the bid/application must not be encrypted. The Public Procurement Portal encrypts bids/applications and their parts, and keeps the confidentiality of the contents of bids/applications, as well as information about the identity of the economic operator until the date and time of bid opening. The economic operator may prepare and upload to the Portal (Page of the procurement procedure  Bids or applications Document preparation) the documents it intends to submit within the bid/application. see instruction The contracting authority defined that along with the bids/applications for the subject/lots, it also requires the following documents. For the subject/lot:    Analysis of the technical and operational condition of SPS Rahmus machine The contracting authority requires that in its bid/application the bidder provides the following documents: Bid/application form – The Portal automatically creates the filled-in bid/application form based on the data which the economic operator entered on the Portal. Price structure form – The bidder enters the prices in RSD or EUR, inclusive and exclusive of VAT, in accordance with the Price structure form. Declaration of fulfilment of criteria for qualitative selection of economic operator – The Portal automatically creates the filled-in bid/application form based on the data which the economic operator entered on the Portal. With each requested document, the economic operator can upload several documents, if the document consists of several parts. When uploading documents to the Public Procurement Portal, the economic operator should mark if any document in the bid is confidential (in accordance with Article 38 of the Law on Public Procurements), state the legal basis under which these documents have been designated confidential and elaborate on the reason(s) of confidentiality. If only some parts of a document are confidential, before uploading the document to the Portal, the economic operator should put the confidential parts in a separate document, designate it as confidential, and upload it as such to the Public Procurement Portal. The parts that are not confidential should be divided into a separate document(s) and uploaded as such to the Public Procurement Portal. None of the parts of the electronic bid/application need to be signed, stamped or scanned. Declaration of fulfilment of criteria for qualitative selection of economic operator The Declaration of fulfilment of criteria for qualitative selection of economic operator is filled in electronically on the Portal. The part of the tender documents called Criteria for a qualitative selection of economic operator with the instruction is created via the Portal and added to the tender documents. The manner of filling in the e-Declaration through the Portal: see instruction Filling in the Declaration through the Portal, according to the defined criteria, is done on the page of the procurement procedure, under Applications/Bids  New Declaration or Declarations in preparation for updating the Declaration. Group members, subcontractors or other entities whose capacities are used by the economic operator, shall each fill in their e-Declaration, while the economic operator can download the filled-in e-Declaration via the Portal and submit it along with the bid/application. Parts of the bid/application that cannot be submitted electronically In case a part or parts of the bid/application cannot be submitted electronically via the Public Procurement Portal (see Article 45, paragraph 3 of the Law on Public Procurements), the economic operator is required to specify in its bid/application the exact part or parts of the bid/application that will be submitted non-electronically. The part(s) of the bid/application that cannot be submitted electronically via the Public Procurement Portal, shall be submitted by the economic operator to the contracting authority before the expiration of the deadline for the submission of bids/applications via post, a courier service or directly, in an envelope or a box closed in such a way that when it is opened it can be ascertained that it is being opened for the first time. The part(s) of the bid/application that cannot be submitted electronically via the Public Procurement Portal shall be submitted by the economic operator to the address: National Bank of Serbia Nemanjina 17, 11000 Belgrade, Serbia With the note: Part of bid/application for the public procurement: Analysis of the technical and operational condition of SPS Rehmus machine Ref No: PP 362/2026 Bid No: DO NOT OPEN When preparing the bid/application on the Portal, the economic operator specifies the part(s) of the bid/application that will be submitted non-electronically. The name and address of the economic operator should be specified on the back of the envelope or on the box. If a part(s) of the bid/application is submitted by a group of economic operations, the envelope must designate that it is a group of economic operators and state the names and addresses of all members of the group. The part(s) of the bid/application are considered timely if the contracting authority receives them by 10:00 am on 17 August 2026. The contracting authority delivers a confirmation of receipt to the economic operator. In the confirmation of receipt, the contracting authority states the date and time of the receipt. The part(s) of the bid/application which the contracting authority did not receive within the bid submission deadline, i.e. which were received upon the expiry of the date and hour by which bids/applications were to be submitted, will be considered untimely. Untimely part(s) of the bid/application will be returned unopened to the bidder upon the completion of the bid opening procedure, with a note that they were untimely. Filling in the Bid Form Subject/Lot:   Analysis of the technical and operational condition of SPS Rehmus machine The price is expressed in dinars, inclusive and exclusive of VAT, including all costs which the bidder may incur during the realisation of the public procurement in question. Quality criteria Criterion: Response time to provide the services Unit: hour Description and clarification of the criterion and the necessary evidence: It is expressed in hours and calculated as of the receipt of a written request by the Beneficiary’s representative. Maximum allowed value: 96.00 Other procurement requirements (not listed above as the criteria) Item: Period for the performance of the service Unit of measurement:Calendar day Description and clarification of the criteria and evidence needed for verification: It is expressed in calendar days and calculated as of the receipt of a written request by the Beneficiary’s representative. Maximum allowed value:45.00 Automatic ranking of bids shall be used for the procurement subject / lot. The Contracting Authority has defined the criteria, descriptions and formula through the Portal. The description of the contract award criteria, as well as the other procurement requirements / spare criteria, is set out in the document Contract Award Criteria and Other Procurement Requirements. Spare criteria: If, after applying individual criterion elements, two or more bids have identical weights, the contract shall be awarded to the bidder who offered the shorter period for the performance of the service. Drawing lots If after the ranking based on the criteria for contract award and spare criteria (if defined) it is not possible to make a decision on the award of the contract, the contracting authority shall award the contract to the bidder by drawing lots. The contracting authority shall notify all the bidders who submitted bids on the date the draw will take place. The draw will cover only those bids that are most favourable after ranking based on the criteria for contract award and spare criteria (if defined). The contracting authority shall draw lots in public, in the presence of the bidders, by printing the names of the bidders on separate papers, which are the same size and colour, and putting them in a transparent box from which they will first draw only one paper. The bidder whose name is on the drawn paper shall be awarded a contract. After the first paper is drawn, the contracting authority shall pull out the remaining papers one by one and rank the remaining bidders in accordance with the order in which they were drawn. The contracting authority shall send those bidders who do not attend the procedure the Record on drawing lots. Payment term and manner Minimum 15 and maximum 45 days. NOTE: ECONOMIC OPERATORS SHALL BE OBLIGED TO DETERMINE THE EXACT NUMBER OF DAYS WITHIN THE GIVEN FRAME WHEN COMPLETING THE BID FORM. The bid must be valid 70 days after the bid opening day. After entering all data, the economic operator generates the bid/application form and can view the data in the bid/application before submitting the bid/application. Manner of amending and supplementing the bid/application see instruction Manner of recalling the bid/application see instruction Opening of bids/applications Data about the opening of bids/applications as stated in the invitation Date:17 August 2026 Local time: 10:00 am Location: Belgrade, Nemanjina 17 Data about authorised persons and the opening procedure: The bid opening procedure is public. On the page of the procurement procedure Bids Bid opening the bidder can see the countdown to bid opening. Once the Portal opens the bids, the record of bid opening is created, which can be downloaded from the page of the procurement procedure, and it is also sent to the bidders. Clarification of the bid/application, form and manner of submitting evidence Following bid/application opening, the contracting authority may request additional clarifications to help it review, evaluate and compare the bids/applications, and it can also perform control (insight) of the bidder or its subcontractor. If the data or documents submitted by the economic operator are incomplete or unclear, the contracting authority may, while respecting the principles of equality and transparency, and within a respectable deadline, which is not shorter than five days, request via the Public Procurement Portal that the economic operator provides the necessary information or additional documents. see instruction Deadline for decision making The contract award decision or the decision to discontinue the procurement procedure shall be made by the contracting authority within 180 days from the expiry of the deadline for bid submission. Considering that foreign economic operators are expected to participate, more time is required for the expert evaluation of bids. Protection of rights A request for the protection of rights may be submitted by an economic operator, or a bidder who had or has an interest to be awarded a specific contract for the public procurement procedure in question, and who points out that due to the acts of the contracting authority, in violation of the provisions of the LPP, the economic operator or a bidder has suffered damages or is likely to suffer damage due to the award of the contract contrary to the provisions of the LPP (hereinafter: applicant). The request for the protection of rights is submitted electronically through the Public Procurement Portal, simultaneously to the contracting authority and the Republic Commission for the Protection of Rights (hereinafter: the Republic Commission). Electronic submission of the request for the protection of rights see instruction Steps: Enter the reference number of the request; Data about the applicant, contracting authority and the procedure for which the Request is submitted are generated automatically; If the applicant acts in the procedure via a proxy, it can authorise the proxy through the Public Procurement Portal; If the Request is submitted on behalf of the group of bidders, the entity submitting the Request for the protection of rights should upload the authorisations of the other group members or the Agreement which shows that it has the right to submit the Request on behalf of the group; Define if the Request for the protection of rights relates to the procurement subject as a whole, or to a certain lot of the procurement subject (please mark the lots); The documents that need to be uploaded from your computer: the request for the protection of rights (along with the request you can also upload the additional documents); proof of the payment of a fee. Detailed information about the deadline(s) for the protection of rights: A request for protection of rights may be submitted throughout the course of the public procurement procedure, unless otherwise stipulated by the LPP, no later than 10 days from the day the decision of the contracting authority/entity on the completion of the public procurement in accordance with the LPP was published on the Public Procurement Portal. The request for protection of rights which disputes the actions of the contracting authority pertaining to determining the type of procedure, contents of the public call and tender documents shall be deemed timely if received by the contracting authority no later than ten days from the date of publication of the notice on the conduct of the negotiated procedure, i.e. from the date of receipt of the tender documents and/or any amendments thereto. The request for protection of rights which disputes the actions of the contracting authority undertaken after the deadline for submission of bids shall be submitted within ten days from the day the decision of the contracting authority was posted on the Public Procurement Portal, i.e. from the day of receipt of the decision in the cases when the LPP does not stipulate posting the decision on the Public Procurement Portal. After the expiry of the term for the submission of the request for protection of rights, the applicant cannot supplement the request by giving the reasons for the actions which are the subject of the dispute in the submitted request or by disputing other actions of the contracting authority of which it was or could have been informed before the expiry of the term for the submission the request for protection of rights, but it failed to mention in the submitted request. A request for protection of rights cannot dispute the actions of the contracting authority taken during the public procurement procedure if the applicant was or may have been aware of the reasons for submitting the mentioned request before the deadline for the submission of the request, yet the applicant failed to submit one before the deadline. If the same applicant has submitted another request for protection of rights in the same public procurement procedure, this request cannot dispute the actions of the contracting authority of which the applicant was aware or may have been aware when submitting the previous request. The subject of dispute in the procedure of the protection of rights cannot be possible deficiencies or irregularities of the procurement documents which were not pointed out pursuant to Article 97 of the LPP. The contracting authority shall post the notice on submitted request for protection of rights on the Public Procurement Portal the next day after the receipt of the request for protection of rights, at latest. Submitting a request for protection of rights suspends the public procurement procedure by the contracting authority until the procedure of protection of rights has been completed. The request for the protection of rights must include the data stipulated in Article 217 of the LPP. If the applicant acts in the proceedings through a proxy, it shall accompany the request for protection of rights by a power of attorney for representation in the protection of rights proceedings. The applicant who has temporary or permanent residence, or headquarters abroad shall name a proxy for receiving mail in the Republic of Serbia in the request for protection of rights, specifying all the information necessary for communication with the proxy. When submitting the request for protection of rights the applicant shall provide a proof of payment of the fee. The proof is any document from which it can be determined that the transaction has been processed in the amount referred to in Article 225 of the LPP and that it pertains to the request for protection of rights concerned. Valid proof on the executed payment of the fee in conformity with the Instructions for payment of fee for submitting the request for the protection of right issued by the authorised Republic Commission is posted on the webpage of the Republic Commission. Fee amounts: If the request for the protection of rights is submitted pursuant to Article 214, paragraphs 2 and 4 and Article 215 of the LPP: the fee shall be RSD 120,000.00 regardless of the estimated value of the procurement. If the request for the protection of rights is submitted pursuant to Article 214, paragraph 3 of the LPP: the fee shall be RSD 120,000.00 if the estimated value of the procurement does not exceed RSD 120,000,000.00; the fee shall be 0.1% of the estimated value of the procurement, maximum RSD 1,200,000.00, if the estimated value of the procurement exceeds RSD 120,000,000.00; the fee shall be RSD 120,000.00 if the sum of the estimated values of all the disputed lots does not exceed RSD 120,000,000.00 (if the procurement has been formed in lots); the fee shall be 0.1% of the sum of the estimated values of all the disputed lots, maximum RSD 1,200,000.00, if that value of the procurement exceeds RSD 120,000,000.00 (if the procurement has been formed in lots). The request for the protection of rights is regulated by the provision of Articles 186 to 234 of the LPP. Declaration of Fulfilment of Criteria.docx Pursuant to Article 118 paragraph