интегрисани финансијско-рачуноводствени информациони систем

FRIS - opis predmeta nabavke i tehnička specifikacija.docx ОПИС ПРЕДМЕТА НАБАВКЕ И ТЕХНИЧКА СПЕЦИФИКАЦИЈА ПРЕДМЕТ И ЦИЉ НАБАВКЕ Министарство за европске интеграције (у даљем тексту: Наручилац) има потребу за набавком, имплементацијом и пуштањем у рад интегрисаног финансијско-рачуноводственог информационог система (у даљем тексту: ФРИС). ФРИС треба да обезбеди подршку финансијско-рачуноводственом пословању Наручиоца, управљању програмским активностима, пројектима и различитим изворима финансирања, уз интеграцију са релевантним екстерним системима и усклађеност са важећим прописима. ФРИС, као јединствен, интегрисан и модуларан информациони систем мора омогућавати централизовано управљање финансијским, рачуноводственим и пратећим административним процесима Наручиоца, односно треба да обезбеди подршку буџетском и финансијском пословању, управљању програмским активностима, пројектима и различитим изворима финансирања, уз јединствено окружење за евиденцију, обраду, контролу, књижење и извештавање над финансијским подацима. Такође, треба да обезбеди поуздан, безбедан и континуиран рад, могућност истовременог коришћења од стране више корисника, јединствену базу података, конфигурабилност система у складу са потребама Наручиоца, као и могућност будућег проширења и интеграције са другим информационим системима те доследну примену пословних правила, потпуну следљивост свих пословних промена, висок ниво заштите, интегритета и расположивости података, као и потпуну евиденцију активности корисника и системских процеса. Наручилац, као директни корисник буџетских средстава, обавља финансијско пословање у складу са следећим правним актима: Законом о буџетском систему; Законом о буџету Републике Србије за текућу годину; Законом о електронском фактурисању; Законом о електронским отпремницама; Законом о роковима измирења новчаних обавеза у комерцијалним транскацијама Законом о платама државних службеника и намештеника Законом о порезу на доходак грађана Уредбом о буџетском рачуноводству; Правилником о стандардном класификационом оквиру и контном плану за буџетски систем; Правилником о извршењу буџета; Правилником о централном регистру фактура; Правилником о начину и посупку обављања платног промета у оквиру консолидованог рачуна трезора; Правилником о начину припреме, састављања и подношења финансијских извештаја корисника буџетских средстава и корисника средстава организација за обавезно социјално осигурање; другим релевантним подзаконским актима; Наручилац припада групи директних буџетских корисника који немају сопствени рачун већ своје пословање обављају преко рачуна извршења буџета за извор финансирања као и преко евиденционих донаторских подрачуна у складу са донаторским изворима финансирања. Наручилац не води главну књигу већ има обавезу вођења помоћних књига и евиденција као и обавезу усклађивања помоћних евиденција са Главном књигом трезора која се води у Управи за трезор. Наручилац води пословне књиге буџетског рачуноводства, управља апропријацијама, пројектима и програмским активностима, реализује национална и међународна средства финансирања, укључујући ИПА програме и друге донаторске пројекте, израђује финансијске извештаје и обезбеђује размену података са информационим системима Министарства финансија и Управе за трезор. Основа за вођење буџетског рачуноводства јесте готовинска основа. Трансакције и остали догађаји евидентирају се у тренутку када се готовинска средства приме, односно исплате сем у ситуацијама примљених средстава од донација, хуманитарне помоћи и финансијске помоћи Европске уније у девизама које се евидентирају као приход у моменту конвертовања и уплате тих средстава у динарима на прописани уплатни рачун јавног прихода, односно у моменту евидентирања динарске противвредности плаћања извршеног у девизама из средстава донација, хуманитарне помоћи и финансијске помоћи Европске уније преко подрачуна извршења буџета Републике Србије. Финансијски извештаји припремају се на принципима Међународних рачуноводствених стандарда за јавни сектор и садрже информације о извору средстава прикупљених у току одређеног периода, намени за коју су средства искоришћена у салду готовинских средстава, на дан извештавања. Финансијско извештавање се врши периодично – тромесечно кроз извештаје о извршењу буџета – образац 5 и годишње кроз извештаје о извршењу буџета – обрасци 5 и Биланс стања – образац 1 (oбрасци су саставни део Правилника о начину припреме, састављања и подношења финансијских извештаја корисника буџетских средстава и корисника средстава организација за обавезно социјално осигурање). Специфичност финансијког пословања Наручиоца огледа се у томе што припада групи директних буџетских корисника који немају сопствени рачун али има отворене посебне динарске подрачуне у Управи за трезор Обилићев венац који служе за реализацију пројеката прекограничне сарадње (група рачуна 725 и 726) и на које се током године преко СПИРИ система преносе како средства суфинансирања тако и донаторска средства, док се сам чин плаћања крајњим добављачима са ових рачуна одвија преко посебног електронског система плаћања Управе за трезор. Крајем године се врши повраћај неутрошених средстава са тих подрачуна и врши се корекција расхода по свим изворима финансирања и контима. ФУНКЦИОНАЛНИ ЗАХТЕВИ Финансијско и буџетско књиговодство ФРИС треба да обезбеди потпуну подршку вођењу финансијског и буџетског књиговодства Наручиоца, у складу са важећим прописима Републике Србије, односно да омогући вођење главне и свих неопходних помоћних књига, уз јединствену евиденцију, обраду и праћење свих пословних промена насталих током пословања, и то: - евиденцију и књижење свих пословних промена по прописаним буџетским класификацијама, организационим јединицама, програмским активностима, пројектима и изворима финансирања; - евиденцију програмских активности и пројеката у складу са Законом о буџету Републике Србије, као и унос, праћење и контролу апропријација по програмским активностима, пројектима и изворима финансирања; - евиденцију шифри и подшифри евиденционих рачуна и њихово повезивање са одговарајућим финансијским трансакцијама и књижењима; - аутоматско и ручно књижење пословних промена, уз могућност формирања, измене и обраде налога за књижење, као и аутоматско затварање класа 4, 5, 7 и 8; - аутоматски обрачун и књижење резултата по програмским активностима и пројектима, као и аутоматски пренос почетних стања у наредну пословну годину на основу завршних књижења, а по завршетку обрачунског периода; - вођење дневника књижења са хронолошким приказом свих трансакција и пословних промена, уз могућност претраге, филтрирања и анализе података по различитим критеријумима; - потпуну следљивост свих књижења и измена, како би у сваком тренутку било могуће утврдити време настанка промене, корисника који је извршио радњу и основу настале измене. Управљање пројектима, програмским активностима и изворима финансирања ФРИС треба да обезбеди подршку управљању пројектима, програмским активностима и различитим изворима финансирања, уз могућност вођења засебних корисничких целина и праћења финансијских токова током целокупног животног циклуса пројекта, односно да омогући прецизну расподелу прихода, расхода, обавеза и плаћања по програмским активностима, пројектима и изворима финансирања, као и њихово јединствено праћење и извештавање, и то: - вођење више засебних корисничких целина, укључујући ИПА пројекте и друге организационе целине које послују преко посебних подрачуна. За сваку корисничку целину потребно је омогућити евиденцију програмских активности, пројеката, извора финансирања, апропријација и припадајућих подрачуна, уз њихово међусобно повезивање и доследну примену у свим финансијско-рачуноводственим процесима; - расподелу једног финансијског документа, укључујући фактуре и друге књиговодствене исправе, на више програмских активности, пројеката и извора финансирања, уз аутоматски обрачун и евиденцију сразмерних износа; - праћење реализације прихода, расхода, преузетих обавеза и плаћања по свакој програмској активности, пројекту и извору финансирања, као и аутоматско повезивање књижења и финансијских трансакција са одговарајућим корисничким целинама; - претрагу, филтрирање и анализу финансијских података по програмским активностима, пројектима, изворима финансирања, корисничким целинама и другим релевантним критеријумима, као и генерисање финансијских извештаја на нивоу појединачних корисничких целина и на нивоу Наручиоца. Управљање финансијским документима, обавезама и плаћањима (ликвидатура) ФРИС треба да обезбеди евиденцију, обраду и праћење финансијских докумената током њиховог целокупног пословног циклуса, од тренутка пријема или настанка документа, преко контроле, књижења и реализације плаћања, до архивирања и припреме за дуготрајно електронско чување као и повезаност сваког финансијског документа са одговарајућим књижењима, програмским активностима, пројектима и изворима финансирања, уз могућност праћења његовог статуса током целокупног процеса обраде, и то: - евиденцију улазних рачуна, књижних одобрења, књижних задужења и других финансијских докумената; - евиденцију и праћење преузетих обавеза, као и реализацију плаћања на основу преузетих обавеза, независно од начина настанка финансијског документа; - повезивање финансијских докумената са уговорима, наруџбеницама, одлукама и другим документима који представљају основ за настанак финансијске обавезе, чиме се обезбеђује потпуна следљивост поступка од настанка обавезе до њене реализације; - евиденцију и праћење авансних плаћања, њихово повезивање са коначним обрачуном, као и контролу расположивих средстава пре реализације плаћања; - повезивање финансијских евиденција са електронским документима и другим прилозима који представљају основ за књижење или плаћање; - квалификовану валидацију електронских потписа и електронских печата над електронским документима, у складу са важећим прописима; - припрему електронских докумената и припадајућих метаподатака за дуготрајно електронско чување, као и трајно чување потврда о извршеним валидацијама; - подршку за дефинисање и праћење токова обраде, кроз доделу статуса, праћење тока обраде и евиденцију извршених активности; - могућност истовременог рада више корисника, уз одговарајућу контролу приступа и овлашћења; - генерисање платних налога и припрему података за реализацију плаћања путем информационих система Управе за трезор. Зараде, накнаде и друга примања ФРИС треба да обезбеди подршку обрачуну зарада, накнада и других примања запослених и лица ангажованих ван радног односа, у складу са важећим прописима Републике Србије, односно да омогући обрачун различитих врста примања, генерисање потребних обрачуна и извештаја, као и припрему података за исплату и размену са релевантним екстерним системима, и то: - обрачун девизних зарада за запослене у дипломатско-конзуларним представништвима и Мисији Републике Србије при Европској унији; - обрачун трошкова службених путовања у земљи и иностранству, уз подршку различитим врстама трошкова, обрачуну дневница и другим елементима обрачуна; - обрачун накнада за лица ангажована ван радног односа, укључујући уговоре о делу, уговоре о привременим и повременим пословима, ауторске и друге облике уговора, као и обрачун припадајућих пореза, доприноса и других законом прописаних обавеза; - креирање, евиденцију и обрачун административних и других обустава из зарада и накнада, како за лица у радном односу, тако и за лица ангажована ван радног односа, уз њихово укључивање у обрачун и исплату примања; - генерисање исплатних листа, обрачунских прегледа и других извештаја, као и припрему података за размену са системом еПорези и другим релевантним информационим системима. Извештавање и аналитике ФРИС треба да обезбеди свеобухватне могућности финансијског, буџетског и аналитичког извештавања, уз подршку законски прописаним извештајима, интерним извештајима Наручиоца и извештајима по програмским активностима, пројектима, корисничким целинама и изворима финансирања, односно да омогући креирање извештаја на основу података из система, уз могућност претраге, филтрирања и извоза података, и то: - креирање бруто биланса по програмским активностима, пројектима и изворима финансирања, као и креирање збирног бруто биланса и закључног листа на нивоу сваке појединачне корисничке целине; - креирање консолидованог збирног бруто биланса на нивоу свих корисничких целина, уз могућност идентификације, елиминације и корекције података који се дуплирају приликом консолидације; - израду законом прописаних финансијских извештаја, укључујући Биланс стања (Образац 1), Извештај о извршењу буџета (Образац 5), као и других извештаја неопходних за потребе Наручиоца (oбрасци су саставни део Правилника о начину припреме, састављања и подношења финансијских извештаја корисника буџетских средстава и корисника средстава организација за обавезно социјално осигурање); - креирање аналитичких, сумарних и упоредних извештаја; - претрагу и филтрирање података по различитим критеријумима; - извоз извештаја и података у стандардне формате, укључујући Excel, PDФ и CSV. Интеграције са екстерним информационим системима ФРИС треба да обезбеди интеграцију са екстерним информационим системима неопходним за несметано обављање финансијско-рачуноводствених послова Наручиоца, уз поуздану и безбедну размену података, у циљу смањења ручног уноса и елиминисања дуплирања података, односно генерисање и размену података са информационим системима Министарства финансија и Управе за трезор, укључујући Систем е фактура и е отпремница, СПИРИ, ЦРФ, еПорези, ИСПФИ и друге релевантне системе, у складу са прописаним форматима и техничким спецификацијама. Поред наведеног, систем треба да омогући увоз и извоз података у стандардизованим форматима, као и миграцију података и архиве из постојећег информационог система Наручиоца. Интеграције треба да омогуће поуздану размену података, контролу успешности извршених размена, евиденцију грешака и могућност поновног покретања неуспешних процеса, како би се обезбедио континуитет пословања и интегритет података. Администрација система ФРИС треба да обезбеди: - централизовано управљање корисничким налозима, улогама и правима приступа, уз могућност дефинисања различитих нивоа овлашћења у складу са организационом структуром и пословним процесима Наручиоца те администрацију корисника, доделу и измену овлашћења, као и конфигурацију организационих и функционалних параметара система; - администрацију шифарника, параметара и других конфигурационих елемената неопходних за несметано функционисање система, уз могућност њиховог одржавања и ажурирања од стране овлашћених корисника; - једноставну администрацију корисничких налога и конфигурационих подешавања, без потребе за интервенцијом произвођача или испоручиоца система, осим у случајевима измена које подразумевају развој нових функционалности. ТЕХНИЧКИ ЗАХТЕВИ ФРИС треба да буде заснован на модерној, модуларној и проширивој архитектури која омогућава једноставно одржавање, надоградњу и будући развој система без значајних измена основне архитектуре решења. ФРИС треба да користи јединствену базу података и да обезбеди јединствено пословно окружење за све функционалне целине, уз доследну примену пословних правила и очување интегритета података. ФРИС треба да буде конфигурабилан, тако да овлашћени корисници могу самостално да управљају шифарницима, параметрима система, организационом структуром, корисничким улогама и другим конфигурационим елементима, без потребе за изменама програмског кода. Архитектура система треба да обезбеди јасно раздвајање презентационог, апликативног и слоја података, како би се омогућило једноставније одржавање, надоградња и интеграција система. ФРИС треба да буде пројектован тако да омогући интеграцију са другим информационим системима путем стандардизованих програмских интерфејса (API), као и једноставно додавање нових функционалности и интеграција без нарушавања постојећих пословних процеса и функционалности. ФРИС може бити реализован као локално инсталиран (on-premise), cloud или SaaS систем. У случају локалне инсталације, серверске компоненте морају бити компатибилне са Microsoft Hyper-V виртуелизационим окружењем и оперативним системом Microsoft Windows Сервер 2025. Уколико се користе серверске компоненте које раде на оперативном систему који није Microsoft Windows, испоручилац је у обавези да, о сопственом трошку, обезбеди све потребне лиценце, као и комплетну техничку подршку за тај оперативни систем током целокупног животног века система. У случају локалне инсталације на Microsoft инфраструктури, серверске компоненте морају бити компатибилне са Microsoft Windows Сервер 2022 или новијим, док клијентски део, уколико није реализован као веб апликација, мора бити компатибилан са оперативним системом Microsoft Windows 11 или новијим. Уколико је клијентски део реализован као веб апликација, неопходно је обезбедити потпуну функционалност и компатибилност са актуелним верзијама интернет прегледача Google Chrome, Microsoft Edge и Mozilla Firefox. Безбедност, расположивост и поузданост система ФРИС треба да обезбеди висок ниво безбедности, интегритета и поверљивости података, уз примену механизама аутентфикације, ауторизације и контроле приступа у складу са додељеним корисничким овлашћењима. Подаци морају бити заштићени од неовлашћеног приступа, измене или губитка, односно потребна је доследна примена безбедносних политика у свим функционалним целинама система. Систем мора обезбедити доступност од најмање 99,5% на годишњем нивоу. ФРИС треба да обезбеди вођење ревизорског трага (audit trail) за све значајне активности у систему, укључујући евиденцију пријаве и одјаве корисника, измена података, креирања и брисања записа, као и других активности од значаја за праћење рада система. Ревизорски траг треба да садржи најмање податке о кориснику, датуму и времену извршене активности, врсти активности и, где је применљиво, претходној и новој вредности измењених података. ФРИС треба да обезбеди вођење системских логова, механизме за резервно копирање и враћање података, као и очување интегритета података у случају прекида рада или других непредвиђених околности. Потребно је обезбедити континуитет рада система, праћење исправности његовог функционисања и евидентирање системских грешака ради њихове анализе и отклањања. Лиценцирање Добављач је у обавези да обезбеди трајну лиценцу за коришћење понуђеног система, која обухвата најмање 10 именованих и истовремених корисника. Уколико решење подразумева употребу додатних софтверских компоненти, база података, миддлеwаре-а или других производа трећих страна, потребно је обезбедити све лиценце неопходне за несметан рад система у оквиру понуђеног система. ФРИС треба да омогућава једноставно проширење броја корисничких лиценци и функционалности система, без потребе за изменама основне архитектуре решења. Имплементација, миграција, обука и документација Добављач је у обавези да изврши инсталацију, конфигурацију и пуштање система у рад, као и миграцију постојећих података и архиве из информационог система који је тренутно у употреби, уз очување интегритета, потпуности и конзистентности података. Систем треба да буде имплементиран и доступан за корисничко тестирање најкасније током последњег квартала 2026. године, како би након успешно спроведеног тестирања био спреман за продуктивно коришћење од почетка 2027. године. Имплементација треба да обухвати анализу и потврду захтева, инсталацију и конфигурацију система, миграцију података, реализацију потребних интеграција, тестирање, отклањање уочених недостатака и пуштање система у продукциони рад. Добављач је дужан да се придржава Динамичког плана реализације који приказује кључне фазе, активности и рокове који је Наручилац припремио и који је саставни део конкурсне документације - Модел уговора. По завршетку имплементације потребно је организовати обуку корисника у просторијама Наручиоца. Обука мора бити реализована најкасније у року од 15 дана од дана завршетка имплементације система и треба да обухвати све функционалности неопходне за самосталан рад корисника. Непосредно након реализације обуке, Добављaч мора доставити детаљно корисничко и административно упутство на српском језику у писаном облику и видео презентацију обуке. Документација треба да садржи опис функционалности система, упутства за администрацију, конфигурацију и одржавање система, као и сва друга упутства неопходна за несметано коришћење и администрацију система. Гаранција и техничка подршка Добављач је у обавези да обезбеди гарантни рок у трајању од најмање 12 месеци од дана завршеткa имплементације предметног информационог система и потписивања одговарајућег записника. Током гарантног рока, Добављач је дужан да отклања све недостатке, неисправности и грешке у раду система које нису настале неправилним коришћењем од стране Наручиоца, без додатне накнаде. Техничка подршка мора бити организована путем тикетинг система који омогућава пријаву, праћење статуса и евиденцију свих пријављених проблема и захтева. За сваку пријаву потребно је обезбедити јединствени идентификатор, евиденцију времена пријаве, времена одзива, статуса решавања и времена отклањања проблема. Пријављени проблеми категоришу се према нивоу приоритета, у зависности од њиховог утицаја на рад система: Висок приоритет – Наручилац није у могућности да користи цео систем или његове кључне функционалности. Рок за одзив износи највише 1 сат, а рок за отклањање проблема 1 радни дан. Средњи приоритет – Постоје значајне тешкоће у коришћењу основних функционалности система. Рок за одзив износи највише 4 сата, док рок за отклањање проблема не може бити дужи од 3 радна дана. Низак приоритет – Појединачне функционалности система нису доступне, али је рад система у целини омогућен. Рок за одзив износи највише 12 сати, а рок за отклањање проблема 5 радних дана. Остали захтеви – Захтеви који не утичу значајно на функционисање система. Рок за одзив износи највише 24 сата, а рок за отклањање проблема 15 радних дана. Добављач је у обавези да током гарантног рока обезбеђује исправке уочених недостатака, као и ажурирања система која су неопходна ради отклањања грешака, унапређења стабилности и обезбеђивања несметаног функционисања испорученог система, као и усклађивање система са евентуалним изменама закона и подзаконских аката, а све без додатних трошкова за Наручиоца. Наручилац задржава право да у року од 4 (четири) године након истека гарантног рока, крајем текуће године или почетком наредне године, захтева од Добављача закључење анeкса уговора којим ће се Добављач обавезати да пружа услуге годишњег одржавања и подршке система, а по цени коју је Добављач понудио за сваку годину након истека гарантног рока и која не сме бити већа од 20% вредности испорученог система на годишњем нивоу. Услуга годишњег одржавања и подршке обухвата: Корективно одржавање и техничку подршку у складу са претходно описаним тикетинг системом; Редовна усклађивања система са законским и другим регулаторним променама; Мање функционалне исправке. Мање функционалне исправке подразумевају: исправку грешака у приказу података на екранима и извештајима; корекцију образаца припремљених за штампу; оптимизацију брзине рада појединачних модула и претрага; исправке које се односе на измене условљене променама шифарника; мање измене корисничког интерфејса (редослед колона, поља, додатни филтери); корекције у експорту података у Excel, PDF или друге формате; исправке грешака у обрачунима које настају само у специфичним случајевима коришћења; подешавање постојећих извештаја према потребама корисника без креирања нових комплексних извештаја. Рок испоруке Добављач је у обавези да Наручиоцу испоручи, инсталира, конфигурише и стави у продукциони рад функционалан ФРИС који у потпуности испуњава функционалне, техничке и друге захтеве дефинисане овом техничком спецификацијом у року од највише два месеца од дана закључења уговора. Испорука обухвата успешно извршену инсталацију и конфигурацију система, реализацију свих уговорених интеграција са екстерним информационим системима, као и спроведено функционално тестирање и отклањање евентуално уочених недостатака, спроведену обуку корисника, достављање корисничког и административног упутства на српском језику у електронском облику. Добављач је у обавези да миграцију постојећих података и архиве уз очување њиховог интегритета и конзистентности изврши у року од три месеца од од пуштања система у продукциони рад. Напомена: Процењена вредност набавке базирана је на цени рачуноводтвено информационог система који је успешно имплементиран. FRIS - obrazac strukture cene.xlsx # Sheet1 Интегрисани финансијско рачуноводствени систем р.бр. | Спецификација цене | Цена без пдв | Цена са пдв 1 | Цена финасијско – рачуноводственог информационог система 2 | Цена годишњег редовног одржавања и техничке подршкe у првој години након истека гарантног рока 3 | Цена годишњег редовног одржавања и техничке подршкe у другој години након истека гарантног рока 4 | Цена годишњег редовног одржавања и техничке подршкe у трећој години након истека гарантног рока 5 | Цена годишњег редовног одржавања и техничке подршкe у четвртој години након истека гарантног рока 6 | Укупно | 0 | 0 FRIS - kriterijum za dodelu.docx КРИТЕРИЈУМ ЗА ДОДЕЛУ УГОВОРА Критеријуми за доделу уговора су: ЦЕНА Максималан број пондера по овом критеријуму је 60 пондера. Понуда са најнижом понуђеном ценом добиће, по овом елементу критеријума, максималних 60 пондера. Вредновање осталих понуда за овај елемент критеријума вршиће се по следећој формули: најнижа понуђена цена × 60 цена понуде која се пондерише Цена која ће се пондерисати – понуђена цена, представља збир следећих понуђених цена без ПДВ: Цена финасијско – рачуноводственог информационог система који је успешно имплементиран; Цена годишњег редовног одржавања и техничке подршку у првој години након истека гарантног рока; Цена годишњег редовног одржавања и техничке подршку у другој години након истека гарантног рока; Цена годишњег редовног одржавања и техничке подршку у трећој години након истека гарантног рока; Цена годишњег редовног одржавања и техничке подршку у четвртој години након истека гарантног рока. Напомена: уколико је гарантни рок понуђача дужи од 12 месеци, понуда цена годишњег редовног одржавања треба да обухвати цене годишњег редовног одржавања закључно са 2031. годином РАДНО ИСКУСТВО - РЕФЕРЕНЦА: Максималан број пондера по овом критеријуму је 20 пондера Радно искуство – референца односи се на укупан број буџетских корисника код којих је Понуђач успешно имплементираo и/или пружао подршку и одржавање финансијско рачуноводственог информационог система током 2024/2025/2026 године Понуда са највећом референцом добиће по овом елементу критеријума, максималних 20 пондера. Вредновање осталих понуда за овај елемент критеријума вршиће се по следећој формули: Референца понуде која се пондерише × 20 Највећа референца Докази потребни за проверу: Референтна/е потврда/е буџетских корисника код којих је Понуђач током 2024/2025/2026 успешно имплементирао и/или пружао подршку и одржавање финансијско рачуноводственог информационог система. Понуђач је у обавези да Референтну/е потврду/е достави уз своју понуду. Образац Референтне потврде је саставни део Конкурсне документације. ГАРАНТНИ РОК: Максималан број пондера по овом критеријуму је 20 пондера. Понуда са најдуже понуђеним гарантним роком добиће, по овом елементу критеријума, максималних 20 пондера. Вредновање осталих понуда за овај елемент критеријума вршиће се по следећој формули: Гарантни рок понуде која се пондерише × 20 Најдуже понуђени гарантни рок Резервни критеријум: У случају да две или више понуда имају исти број пондера предност ће се дати понуђачу који је понудио краћи рок за отклањање проблема средњег приоритета. Понуђач је у обавези да у понуди наведе понуђени рок за отклањање проблема средњег приоритета (видети страну 9 документа Опис предмета набавке и техничка спецификација). FRIS - model ugovora.docx МОДЕЛ УГОВОРА У складу са чланом 151. Закона о јавним набавкама („Службени гласник РС”, бр. 91/19 и 92/23), Министарство за европске интеграције, Београд, ул. Немањина бр. 34, које заступа министар Немања Старовић, (у даљем тексту: Наручилац), с једне стране и ______________________________________________________ (назив понуђача), ________________________________________________ (адреса и општина), ПИБ и матични број: ______________, кога заступа _________________________, (у даљем тексту: Добављач), с друге стране, закључили су УГОВОР О ЈАВНОЈ НАБАВЦИ ИНТЕГРИСАНОГ ФИНАНСИЈСКО-РАЧУНОВОДСТВЕНОГ ИНФОРМАЦИОНОГ СИСТЕМА Уговорне стране констатују да је: Наручилац у отвореном поступку јавне набавке, ЈН 4/26, извршио прикупљање понуда за набавку интегрисаног финансијско- рачуноводственог информационог система - ФРИС; Добављач, у својству понуђача, доставио понуду број __________ од _____________ године која је саставни део овог Уговора; Наручилац доделио уговор о јавној набавци Добављачу Одлуком о додели уговора број_________________ од ________________ године. ПРЕДМЕТ УГОВОРА, ЦЕНА И УСЛОВИ ПЛАЋАЊА Члан 1. Предмет овог уговора је набавка интегрисаног финансијско-рачуноводственог информационог система (у даљем тексту: ФРИС) у свему у складу са Описом предмета набавке и техничком спецификацијом из конкурсне документације и понудом Добављача, које чине саставни део овог уговора. Реализације уговора вршиће се кроз следеће фазе: Фаза анализе и конфигурације система - обухвата анализу пословних процеса, израду детаљног пројектног плана и спецификацију конфигурације и инсталацију конфигурације система са конфигурацијом шифарника, корисничких улога и параметара и реализацију потребних интеграција са екстерним системима. Фаза тестирања – обухвата интерно тестирање система од стране добављача, корисничко тестирање и отклањање уочених недостатака са финалном оптимизацијом Фаза пуштања система у рад – обухвата обуку корисника, пуштање система у продукциони рад, испоруку корисничке и административне документације и примопредају система. тестирање система са кључним корисницима Наручиоца, потребне корекције и подешавања, инсталацију у продукционом окружењу Наручиоца, обуке корисника и подршку транзицији са старог на нови систем. Детаљан приказ фаза реализације дат је у Динамичком плану реализације уговора Наручиоца који је саставни део овог уговора (Прилог 1). Уговор се сматра закљученим даном потписивања од стране Добављача. Лице које је код Добављача задужено за комуникацију са Наручиоцем, а у вези са реализацијом овог уговора је _____________________, телефон________________, имејл__________________. Члан 2. Уговор ће се сматрати успешно реализованим након што Добављач испуни све уговорене обавезе, а Наручилац потврди да је систем успешно имплементиран, да су реализоване све уговорене функционалности, да су спроведени миграција података, обука корисника и испорука документације, као и да систем испуњава све функционалне и техничке захтеве дефинисане овом техничком спецификацијом. Потписивањем записника о успешно извршеној примопредаји система потврђује се да су испуњени сви захтеви дефинисани овим уговором и да су створени услови за редовно коришћење система. Члан 3. Укупна уговорена цена, односно вредност набавке предметног информационог система износи __________ динара без ПДВ-а, односно ____________ динара са ПДВ-ом. Укупна цена је фиксна и не може се мењати. У укупну цену из става 1. овог члана урачунати су сви трошкови Добављача у вези са реализацијом предмета овог уговора. Члан 4. Плаћање ће се вршити у року од 30 дана по пријему фактура. Свака достављена фактура мора да садржи број и датум закљученог уговора. Наручилац ће исплату уговорене вредности Добављачу вршити сукцесивно по фазама и то: 30% уговорене вредности по потписивању уговора (аванс) у складу са достављеном профактуром добављача 50% уговорене вредности након успешне имплементације фазе тестирања а по достављеној фактури 20% након примопредаје система, достављaња коначне фактуре и потписивања записника о примопредаји. Износ накнаде за прву фазу исплатиће се авансно, а износи накнаде за преостале три фазе исплаћиваће се након завршених фаза на основу потписаних докумената, односно записника о прихватању појединачних фаза. Обавезе Наручиоца из овог уговора које доспевају у наредној буџетској години биће реализоване највише до износа средстава која ће Наручиоцу бити одобрена за наредну буџетску годину. СРЕДСТВА ОБЕЗБЕЂЕЊА Члан 5. Добављач је у тренутку закључења уговора као средство финансијског обезбеђења за добро извршење посла предао Наручиоцу: Бланко соло меницу, чији је број наведен у меничном овлашћењу, потписану од стране овлашћеног лица Добављача у складу са картоном депонованих потписа и оверену печатом, платива на први позив. Средство обезбеђења за добро извршење посла, односно меница издаје се у висини од 10% од укупне вредности уговора без ПДВ, са роком важности који је 30 (тридесет) дана дужи од дана истека рока за миграцију података, а у складу са Динамичким планом реализације; менично овлашћење; доказ о регистрацији менице; копију картона депонованих потписа, са оригиналном овером од стране пословне банке Добављача, с тим да овера не сме бити старија од 15 дана пре истека рока за доставу средства обезбеђења за добро извршење посла. У случају једностраног раскида уговора, Наручилац без сагласности Добављача подноси меницу на наплату. Члан 6. Добављач је у тренутку закључења Уговора као средство финансијског обезбеђења предао Наручиоцу оригинал банкарску гаранцију за авансно плаћање у висини плаћеног аванса у износу од 30 % од укупно уговорене цене, без ПДВ-а, која траје најмање 30 дана дуже од дана истека рока за миграцију података, а у складу са Динамичким планом реализације. Поднета банкарска гаранција је безусловна, неопозива и платива на први позив, без приговора и саставни је део овог уговора. Члан 7. Добављач је у тренутку закључења уговора као средство финансијског обезбеђења за отклањање недостатака у гарантном року предао Наручиоцу: Бланко соло меницу, чији је број наведен у меничном овлашћењу, потписану од стране овлашћеног лица Добављача у складу са картоном депонованих потписа и оверену печатом, платива на први позив. Средство обезбеђења за добро извршење посла, односно меница издаје се у висини од 5% од укупне вредности уговора без ПДВ, са роком важности који је 5 (пет) дана дужи од дана истека гарантног рока; менично овлашћење; доказ о регистрацији менице; копију картона депонованих потписа, са оригиналном овером од стране пословне банке Добављача, с тим да овера не сме бити старија од 15 дана пре истека рока за доставу средства обезбеђења за отклањање недостатака у гарантном року. У случају једностраног раскида уговора, Наручилац без сагласности Добављача подноси меницу на наплату. Члан 8. Наручилац задржава право да реализује средство финансијског обезбеђења уколико Добављач не извршава обавезе из овог уговора. РОК И МЕСТО ПРУЖАЊА УСЛУГА Члан 9. Крајњи рокови за извршење уговорених обавеза, односно за реализацију предметне набавке, а према појединим фазама, дефинисани су Динамичким планом реализације – Прилог 1 овог уговора. Према договору уговорних страна (путем електронске преписке лица задужених за комуникациу) могуће је и одступиње од рокова који су дефинисани за поједине фазе али све у оквиру крајњег рока од 60 дана од дана закључења уговора за примопредају система и потписивање записника. ОБУКА Члан 10. Добављач је у обавези да изврши обуку у складу са захтевима конкурсне документације и Динамичким планом реализације. ЗАПИСНИК О ПРИМОПРЕДАЈИ СА ДОКУМЕНТАЦИЈОМ Члан 11. Добављач је дужан да по завршетку имплементације предметног информационог система потпише и овери одговарајући записник са пратећом техничком документацијом о целокупном информационом систему. Добављач се обавезује да Наручиоцу достави Изворни код и техничку документацију за све функционалности и дораде развијене искључиво за потребе Наручиоца. У случају немогућности обезбеђивања уговореног од стране Добављача из разлога који нису били познати у тренутку закључења уговора (стечај, ликвидација или други разлози за престанак рада Добављача), Добављач је дужан да Наручиоцу стави на располагање Изворни код и техничку документацију неопходне за даљи рад и одржавање система, чиме Наручилац стиче право коришћења и измене изворног кода у сврху коришћења и одржавања система. ГАРАНЦИЈА Члан 12. Гаранција за предметни информациони систем је _______месеци. Гарантни рок за испоручено решење почиње да тече од дана комплетног пријема записника из претходног члана. Током гарантног рока, Добављач је дужан да отклања све недостатке, неисправности и грешке у раду система које нису настале неправилним коришћењем од стране Наручиоца, без додатне накнаде. Техничка подршка мора бити организована путем тикетинг система који омогућава пријаву, праћење статуса и евиденцију свих пријављених проблема и захтева. За сваку пријаву потребно је обезбедити јединствени идентификатор, евиденцију времена пријаве, времена одзива, статуса решавања и времена отклањања проблема. Пријављени проблеми категоришу се према нивоу приоритета, у зависности од њиховог утицаја на рад система, и то: Висок приоритет – Наручилац није у могућности да користи цео систем или његове кључне функционалности. Рок за одзив износи највише 1 сат, а рок за отклањање проблема 1 радни дан. Средњи приоритет – Постоје значајне тешкоће у коришћењу основних функционалности система. Рок за одзив износи највише 4 сата, док рок за отклањање проблема износи _______ радна дана. Низак приоритет – Појединачне функционалности система нису доступне, али је рад система у целини омогућен. Рок за одзив износи највише 12 сати, а рок за отклањање проблема 5 радних дана. Остали захтеви – Захтеви који не утичу значајно на функционисање система. Рок за одзив износи највише 24 сата, а рок за отклањање проблема 15 радних дана. Добављач је у обавези да током гарантног рока обезбеђује исправке уочених недостатака, као и ажурирања система која су неопходна ради отклањања грешака, унапређења стабилности и обезбеђивања несметаног функционисања испорученог система. Члан 13. Наручилац задржава право да у року од 5 (пет) година од закључења уговора, а по истеку гарантног рока, захтева од Добављача закључење анекса уговора којим ће се Добављач обавезати да пружа услуге годишњег одржавања и подршке система, а по понуђеној цени Добављача. Услуга годишњег одржавања и подршке обухвата: Корективно одржавање и техничку подршку у складу са претходно описаним тикетинг системом; Редовна одржавања у складу са законским и регулаторним променама; Мање функционалне исправке, које подразумевају исправку грешака у приказу података на екранима и извештајима, корекцију образаца припремљених за штампу, оптимизацију брзине рада појединачних модула и претрага, исправке које се односе на измене условљене променама шифарника, мање измене корисничког интерфејса (редослед колона, поља, додатни филтери), корекције у експорту података у Excel, PDF или друге формате, исправке грешака у обрачунима које настају само у специфичним случајевима коришћења, подешавање постојећих извештаја према потребама корисника без креирања нових комплексних извештаја. УГОВОРНА КАЗНА Члан 14. Уколико Добављач не испуњава своје уговорне обавезе у утврђеним роковима реализације по фазама, сагласан је да плати Наручиоцу износ од 0,2% од укупне уговорене вредности фаза из члана 4. став 2. алинеје 2. и 3. уговора, за сваки дан неоправданог закашњења. ЗАШТИТА ПОДАТАКА НАРУЧИОЦА Члан 15. Добављач је дужан да чува као поверљиве све информације које могу бити злоупотребљене у безбедносном смислу од неовлашћеног коришћења и откривања као пословну тајну. Добављач ће све податке које су му стављени на располагање током реализације овог уговора чувати и штитити као поверљиве односно, све информације које могу бити злоупотребљене у безбедносном смислу чуваће од неовлашћеног коришћења и откривања као пословну тајну, без обзира на степен те поверљивости. Члан 16. Свака од уговорних страна може једнострано раскинути уговор у случају када друга страна не испуњава или неблаговремено испуњава своје уговором преузете обавезе. О својој намери да раскине уговор, уговорна страна је дужна да писаним путем обавестити другу страну. Уговор ће се сматрати раскинутим по протеку рока од 15 дана од дана пријема писаног обавештења. ПРЕЛАЗНЕ И ЗАВРШНЕ ОДРЕДБЕ Члан 17. За све што није предвиђено овим уговором, примењиваће се одредбе Закона о облигационим односима. Члан 18. Потраживања из овог уговора не могу се уступати другим правним или физичким лицима, нити се на њима може успостављати заложно право, односно не могу на било који други начин бити коришћена као средство обезбеђења према трећим лицима. Члан 19. Све евентуалне спорове уговорне стране ће решавати споразумно, у супротном уговарају надлежност Привредног суда у Београду. Члан 20. Овај уговор сачињен је у два истоветна примерка, од којих свака уговорна страна задржава по један примерак. ДОБАВЉАЧ НАРУЧИЛАЦ ПРИЛОГ 1 ДИНАМИЧКИ ПЛАН РЕАЛИЗАЦИЈЕ Фаза Активност Носилац активности Рок Фаза 1 Уводни састанак и формирање пројектног тима Наручилац и Добављач Дан 1–3 по потписивању уговора Фаза 2 Анализа пословних процеса и потврда функционалних захтева Добављач уз учешће Наручиоца Дан 1–7 од уводног састанка Фаза 3 Израда детаљног пројектног плана и спецификације конфигурације Добављач До 10 дана од потписивања уговора Фаза 4 Инсталација и иницијална конфигурација система са конфигурацијом шифарника, корисничких улога и параматара Добављач До 25 дана по потписивању уговора Фаза 5 Реализација потребних интеграција са екстерним системима Добављач До 30 дана по потписивању уговора Фаза 6 Интерно тестирање система од стране Добављача Добављач До 35 дана по потписивању уговора Фаза 7 Корисничко тестирање (UAT) и отклањање уочених недостатака са финалном оптимизацијом Наручилац и Добављач До 45 дана по потписивању уговора Фаза 8 Обука корисника Добављач До 60 дана од поптисивања уговора Фаза 9 Пуштање система у продукциони рад Добављач По извршеној обуци Фаза 10 Испорука корисничке и административне документације Добављач По извршеној обуци Фаза 11 Примопредаја система и потписивање записника Наручилац и Добављач По успешном окончању свих активности Фаза 12 Миграција података из старог софтвера Добављач У прва три месеца од пуштања система у продукциони рад