Услуге архивирања документације

OPIS PREDMETA NABAVKE JN 31-2026.docx ОПИС ПРЕДМЕТА НАБАВКЕ ЈН 31/2026 Предмет јавне набавке број 31/2026 су услуге архивирања документарног материјала, у складу са свим важећим нормативима за предметну услугу и законском регулативом Републике Србије, а које обухватају следеће услуге: - Иницијално преузимање комплетне спаковане архиве из постојећег архивског депоа -паковање документације у архивске кутије, пописивање предмета, преузимање, евидентирање, транспорт и измештање нове пословне документације, из седишта Наручиоца -наставак активности на изради архивске књиге и годишње вођење архиве - достава пословне документације према потребама Наручиоца истог или наредног дана -скенирање пословне документације и доставу исте електронским путем у случају потребе наручиоца - сортирање документације које се врши према облику, врсти, години настанка документа и организационој јединици наручиоца у чијој надлежности је исти (паковање документације се врши у стандардне архивске кутије) - пружање саветодавне помоћи приликом израде архивске књиге и листе категорија, као и да даје упутства и смернице наручиоцу у вези са предметном услугом Предметне услуге ће се извршавати сукцесивно, према динамици и потребама Наручиоца. По свакој извршеној услузи, овлашћена лица Корисника и Пружаоца услуге ће потписивати Записник о квантитативном и квалитативном пријему услуга којим ће се вршити примопредаја извршених услуга, односно којим ће се констатовати квалитативни и квантитативни пријем извршене услуге на месечном или тромесечном нивоу. РОК ИЗВРШЕЊА УСЛУГА : Прво преузимање и измештање документарног материјала из постојећег архивског депоа, Пружалац услуге је дужан да започне у року од 7 дана од закључења уговора. Услуга преузимања, евидентирања и транспортовања документације из седишта Наручиоца на захтев, вршиће се по потреби на месечном или тромесечном нивоу. Рок за електронску доставу скениране документације је 24 сата од пријема захтева Корисника услуге за максималан број скениране документације до 50 страна. За скенирање обимније документације Корисник услуге ће утврдити примерен рок у договору са Пружаоцем услуге Рок за доставу тражене документације на адресу Корисника услуге је 48 сати од усменог или писаног захтева одговорног лица Наручиоца. Корисник услуге може у случају хитности, захтевати доставу документације у току наредног дана. Добављач је у обавези да укупну количину документације коју захтева Наручилац архивира и чува током читавог периода важења уговора, доставља документацију (скенирано, путем електронске поште или физичком доставом на захтевану локацију) по захтеву Наручиоца у уговореним роковима. Obrazac struktre ponuđene cene jn 31-2026.docx ОБРАЗАЦ СТРУКТУРЕ ПОНУЂЕНЕ ЦЕНЕ ЈН 31/2026 Р.бр. О П И С Цена у динарима без пдв-а Цена у динарима са пдв-ом 1 Пружање помоћи при изради архивске књиге и годишње вођење архиве ( цена по метру) 2 Пружање помоћи при изради листе категорија 3 Пружање помоћи при изради Општег аката о начину евидентирању, класификовања, архивирања и чувања 4 Пружање помоћи при изради Општег аката о начину евидентирања заштите и коришћења електронских докумената 5 Услуга првог преузимања и измештања документације из постојећег архивског депоа – цена за 3000 кутија 6 Услуга преузимања, евидентирања и транспортовања документације из седишта наручиоца, на захтев по договореној динамици (цена по кутији) 7 Месечно складиштење (цена по кутији) 8 Архивска кутија – амбалаже (цена по комаду) 9 Улагање (цена по предмету) 10 Пописивање предмета (цена по предмету) 11 Доставе наредног дана у оквиру радног времена – превоз и истовар до 5 кутија у једном доласку – седиште Наручиоца (цена по кутији) 12 Доставе у року од 48 сати у оквиру радног времена – превоз и истовар до 5 кутија у једном доласку – седиште Наручиоца (цена по кутији) 13 Скенирање и достава документа путем емаил-а до 50 страна (цена по страни) 14 Безбедно уништавање пословне документације (цена по кутији) УКУПНА ЦЕНА: Напомена: Укупна цена из Обрасца структуре цене служи за рангирање понуда, а оквирни споразум ће се закључити на максималну вредност у износу од 8.000.000,00 динара без ПДВ-а. Вредност појединачних уговора ће бити утврђена у складу са потребама Наручиоца. Јединичне цене су фиксне за све време трајања оквирног споразума. Kriterijumi za dodelu ugovora.pdf КРИТЕРИЈУМИ ЗА ДОДЕЛУ УГОВОРА И ОСТАЛИ ЗАХТЕВИ НАБАВКЕ 1 Наручилац: РЕПУБЛИЧКА ДИРЕКЦИЈА ЗА ИМОВИНУ РЕПУБЛИКЕ СРБИЈЕ 102199586 Назив поступка: Услуге архивирања документације Референтни број: 31/2026 КРИТЕРИЈУМИ ЗА ДОДЕЛУ УГОВОРА И ОСТАЛИ ЗАХТЕВИ НАБАВКЕ Део конкурсне документације који је генерисан путем Портала у случају када је наручилац означио опцију аутоматског рангирања понуда на Порталу јавних набавки Назив предмета / партије: Услуге архивирања документације Наручилац је дефинисао критеријуме за доделу уговора на основу: Цене Изабран начин рангирања прихватљивих понуда: Аутоматско рангирање Примена жреба Уколико након рангирања на основу критеријума за доделу и резервних критеријума (ако су дефинисани) није могуће донети одлуку о додели уговора, наручилац ће уговор доделити понуђачу који буде извучен путем жреба. Наручилац ће обавестити све понуђаче који су поднели понуде о датуму када ће се одржати извлачење путем жреба. Жребом ће бити обухваћене само оне понуде које су најповољније након рангирања на основу критеријума за доделу и резервних критеријума (ако су дефинисани). Извлачење путем жреба наручилац ће извршити јавно, у присуству понуђача, и то тако што ће називе понуђача исписати на одвојеним папирима, који су исте величине и боје, те ће све те папире ставити у провидну кутију одакле ће прво извући само један папир. Понуђачу чији назив буде на извученом папиру ће бити додељен уговор. Након извлачења првог папира наручилац извлачи преостале папире један по један те сходно редоследу којим су извучени рангира преостале понуђаче. Понуђачима који не присуствују овом поступку, наручилац ће доставити записник извлачења путем жреба. Model okvirnog sporazuma 31-2026.docx МОДЕЛ ОКВИРНОГ СПОРАЗУМА СТРАНЕ У ОКВИРНОМ СПОРАЗУМУ: 1. РЕПУБЛИЧКА ДИРЕКЦИЈА ЗА ИМОВИНУ РЕПУБЛИКЕ СРБИЈЕ, Краља Милана 16, Београд, ПИБ: 102199586, матични број: 17114450, коју заступа в.д. директора Ивана Јаначковић (у даљем тексту: Наручилац) и 2. ______________________________________________________ са седиштем у ______________, улица _______________________, ПИБ________, матични број______________________ кога заступа ______________________________, директор (у даљем тексту: Добављач) СТРАНЕ У ОКВИРНОМ СПОРАЗУМУ КОНСТАТУЈУ: - да је Наручилац, на основу члана 52. и члана 66. Закона о јавним набавкама ("Службени гласник РС", број 92/23 у даљем тексту ЗЈН, и важећих подзаконских аката спровео отворени поступак јавне набавке број 31/2026 чији је предмет пружање услугa архивирања, ради закључења оквирног споразума са једним понуђачем на период од две године. - да је Добављач доставио понуду број (биће преузето из понуде) и Образац структуре понуђене цене који су саставни део Оквирног споразума; - да се на основу Одлуке о закључењу Оквирног споразума број (попуњава Наручилац), закључује Оквирни споразум о пружању услуге архивирања документације - добављач ће ангажовати подизвођача ________________________________ са седиштем у ___________, улица _______________, ПИБ ______________, матични број ______________, кога заступа _______________________, за послове _________________________________. - да наведени подизвођач потражује да се плаћањe врши непосредно подизвођачу (биће преузето из понуде); - да Оквирни споразум не представља обавезу Наручиоца на закључивање уговора о јавној набавци. Обавеза настаје закључењем појединачног уговора на основу овог оквирног споразума; - да ће Наручилац након ступања на снагу Оквирног споразума закључивати појединачне уговоре у складу са стварним потребама; - да се појединачни уговор закључује под условима из Оквирног споразума у погледу спецификације предмета набавке, ценe, начина и рока плаћања, места и начина пружања услуге; - да у складу са чланом 152. став 7. ЗЈН, обавезе које Наручилац преузима уговором о јавној набавци морају бити уговорене у складу са прописима којима се уређује буџетски систем, односно располагање финансијским средствима. ПРЕДМЕТ ОКВИРНОГ СПОРАЗУМА Члан 1. Предмет Оквирног споразума је утврђивање услова за закључeње уговора о пружању услуге архивирања документације, између Наручиоца и Добављача, у складу са понудом Добављача, која је саставни део Оквирног споразума, одредбама овог оквирног споразума и потребама Наручиоца. ВАЖЕЊЕ ОКВИРНОГ СПОРАЗУМА Члан 2. Оквирни споразум се закључује на период од две године и ступа на снагу даном потписивања обе стране. Током периода важења Оквирног споразума, може се закључити више појединачних уговора у зависности од потреба Наручиоца. ВРЕДНОСТ ОКВИРНОГ СПОРАЗУМА Члан 3. Вредност Оквирног споразума износи 8.000.000,оо динара без ПДВ, односно 9.600.000,оо динара са ПДВ. Појединачни уговори ће се извршавати према датим јединичним ценама из понуде Пружаоца услуге, које су фиксне (непроменљиве) за цео период важења оквирног споразума/уговора. У јединичну цену услуге из претходног става урачунати су сви трошкови Пружаоца услуге везани за извршење предмета услуге и који настану за време трајања Уговора. На цену услуга обрачунава се припадајући порез на додату вредност у складу са прописима Републике Србије. Уколико у време од увођења у посао Пружаоца услуге, односно у периоду дужем од шест месеци без кривице Пружаоца услуге настану знатни поремећаји на тржишту (званични подаци Завода за статистику), Пружалац услуге има право да захтева корекцију уговорене цене, а на основу месечног индекса потрошачких цена према званично објављеним подацима Републичког завода за статистику. У том случају, цена се може мењати, само уз писану сагласност уговорних страна. ФИНАНСИЈСКА ДОКУМЕНТАЦИЈА ЗА ПЛАЋАЊЕ Члан 4. Наручилац је дужан да изврши плаћање у року од 45 дана од дана пријема исправно испостављене е-фактуре. Извршилац је дужан да фактуру изда и региструје у складу са важећим законским прописима. Свака креирана и регистрована фактура мора да садржи тачне идентификационе податке о Наручиоцу, опис предметне услуге и број закљученог Уговора. Прилог е-фактуре је обострано потписан Записник о квалитативном пријему извршених услуга потписан од стране овлашћених лица Уговорних страна без примедби. Креирана и регистрована фактура доставља се преко Система е-фактура (СЕФ-а) у електронској форми на е-адресу Наручиоца. Јединствени број корисника јавних средстава (ЈБКЈС) за Поресску управи је 40700. У случају уочених неправилности код достављене фактуре, иста се враћа Извршиоцу путем Система е-фактура (СЕФ-а) уз напомену о разлозима враћања фактуре. Обавезе Наручиоца које доспевају у наредним буџетским годинама биће реализоване највише до износа финансијских средстава која ће Наручиоцу бити одобрена за наредну буџетску годину. Уколико је извршење дела оквирног споразума/уговора поверено подизвођачу, а није предвиђено непосредно плаћање подизвођачу у складу са чланом 131. став 5. ЗЈН, Добављач је дужан да достави доказ и изјаву подизвођача да је извршио плаћање подизвођачу његовоих потраживања у року од 60 дана од извршења плаћања од стране Наручиоца Добављачу. СРЕДСТВО ФИНАНСИЈСКОГ ОБЕЗБЕЂЕЊА Члан 5. Добављач је дужан да у тренутку закључења оквирног споразума, као средство финансијског обезбеђења преда Наручиоцу меницу за добро извршење посла са назначеним износом од 5% без ПДВ од вредности Оквирног споразума, оверену, потписану од стране лица овлашћеног за заступање и регистровану у складу са чланом 47а Закона о платном промету („Службени лист СРЈ”, бр. 3/2002 и 5/2003 и „Службени гласник РС”, бр. 43/2004, 62/2006,111/2009 , 31/2011 и 139/2014) и Одлуком НБС о ближим условима, садржини и начину вођења Регистра меница и овлашћења („Службени гласник РС”, бр. 56/2011, 80/2015, 76/2016, 82/2017 и 14/2020), са роком важења који је најмање 30 дана дужи од истека рока важности Оквирног споразума, односно од истека важности Уговора закљученог на основу Оквирног споразума. - Менично овлашћење да се меницa у износу од 5% без ПДВ од вредности оквирног споразума, без сагласности Добављача може поднети на наплату у случају неизвршења уговорних обавеза по закљученом оквирном споразуму/уговору; - копију картона депонованих потписа код банке на којим се јасно виде депоновани потпис и печат Добављача, оверен печатом банке са датумом овере, не старијим од 30 дана од дана закључења оквирног споразума. Потпис овлашћеног лица на меницама и меничном овлашћењу мора бити идентичан са потписом у картону депонованих потписа. У случају промене лица овлашћеног за заступање, менично овлашћење остаје на снази. По завршеном послу Наручилац ће предметну меницу вратити, на писани захтев Добављача. Наручилац може да реализује средство финансијског обезбеђења уколико Добављач не испуњава обавезе из Оквирног споразума, односно Уговорне обавезе. ПОЛИСА ОСИГУРАЊА Члан 6. Добављач је у понуди доставио важећу Полису осигурања од професионалне одговорности са осигураном сумом у минималном износу од 10.000.000,оо дин. Добављач је дужан да обезбеди важећу полису осигурања за све време важења закљученог Оквирног споразума, односно уговора. МЕСТО И РОК ПРЕУЗИМАЊА АРХИВЕ Члан 7. Прво преузимање и измештање документарног материјала из постојећег архивског депоа, Добављач је дужан да започне у року од 7 дана од закључења уговора. Услуга преузимања, евидентирања и транспортовања документарног материјала из седишта Наручиоца на захтев, вршиће се по потреби на месечном или тромесечном нивоу. Добављач је дужан да обезбеди одговарајући простор и опрему за смештај и заштиту документарног материјала, а који мора испуњавати следеће услове: редовна дезинсекција, дезинфекција и дератизација да поседује инвестиционо-техн.документацију у погледу мера заштите од пожора са сагласношћи МУП-а и елаборат заштите од пожора са сагласношћу МУП-а да поседује стабилни систем за аутоматску детекцију и дојаву пожара да поседује довољан број ПП апарата да поседује уграђен спринклер систем да поседује противпровални систем да поседује противпаничну расвету РОК ЗА ДОСТАВЉАЊЕ АРХИВЕ Члан 8. Рок за доставу тражене документације на адресу Наручиоца је 48 сати од усменог или писаног захтева одговорног лица Наручиоца. Наручилац може у случају хитности, захтевати доставу документације у току наредног дана. Рок за електронску доставу скениране документације је 24 сата од пријема захтева Корисника услуге за максималан број скениране документације до 50 страна. За скенирање обимније документације Корисник услуге ће утврдити примерен рок у договору са Пружаоцем услуге КВАЛИТЕТ Члан 9. Добављач је дужан да услугу која је предмет Оквирног споразума врши у свему према важећим нормативима и стандардима који важе за ову врсту услуга, а све у складу са прописаним техничким захтевима из конкурсне документације. МЕРЕ ЗАШТИТЕ Члан 10. Добављач је дужан да приликом пружања услуга који су предмет овог уговора, примењује све потребне мере заштите у складу са одредбама Закона о безбедности и здрављу на раду („Службени гласник РС“ број 101/2005, 91/2015 и 113/2017- и др. Закон). НАЧИН СПРОВОЂЕЊА КОНТРОЛЕ И ОБЕЗБЕЂИВАЊА ГАРАНЦИЈЕ КВАЛИТЕТА Члан 11. За све извршене услуге, овлашћена лица Корисника и Пружаоца услуге ће потписивати Записник о квантитативном и квалитативном пријему услуга којим ће се вршити примопредаја извршених услуга, односно којим ће се констатовати квалитативни и квантитативни пријем извршених услуга, на месечном или тромесечном нивоу. Уколико овлашћено лице Корисника услуге утврди да нису испоштовани сви захтеви, одмах ће изнети примедбу. Пружалац услуге је обавезан да поступи по примедби овлашћеног лица корисника услуге а најкасније у року од 3 (словима: три) дана од момента пријема рекламације о свом трошку, у супротном на основу Записникa о квантитативном и квалитативном пријему услуга, који садржи примедбе Корисника услуге, Пружалац услуге не може извршити фактурисање, а Корисник услуге има право наплате средства финансијског обезбеђења за добро извршење посла. Лице задужено за реализацију уговорних обавеза код Наручиоца је (попуњава Наручилац). Лице одговорно за праћење реализације Уговора код Добављача је (биће преузето из понуде). НАЧИН И УСЛОВИ ЗАКЉУЧЕЊА ПОЈЕДИНАЧНИХ УГОВОРА Члан 12. Након закључења Оквирног споразума са једним Добављачем, када настане потреба за предметом набавке, Наручилац ће упутити Добављачу позив за закључење уговора. Добављач је дужан да се у року од пет дана одазове позиву за закључење појединачног уговора. Приликом закључивања појединачних уговора не могу се мењати битни услови из Оквирног споразума. У току трајања оквирног споразума Наручилац може закључити више појединачних уговора у складу са својим потребама. Уговори о јавној набавци који се закључују на основу оквирног споразума, морају се доделити пре завршетка трајања оквирног споразума, с тим да се трајање појединих уговора, закључених на основу оквирног споразума не мора подударати са трајањем Оквирног споразума, већ по потреби може трајати краће или дуже. Уговор се закључује под условима из оквирног споразума у погледу спецификације предмета набавке, ценe, начина и рока плаћања, места и начина извођења радова. Уговор закључен на основу Оквирног споразума не може да садржи суштинске измене Оквирног споразума. ЗАШТИТА ПОДАТАКА НАРУЧИОЦА Члан 13. Добављач је дужан да у току важења Оквирног споразума као и приликом реализације Уговора чува као поверљиве све информације од неовлашћеног коришћења и откривања као пословну тајну, који могу бити злоупотребљени у безбедносном смислу. ПРОМЕНА ПОДАТАКА Члан 14. Добављач је дужан да без одлагања обавести Наручиоца о било којој промени у вези са испуњеношћу услова из спроведеног поступка која наступи током важења Оквирног споразума, односно током важења уговора и да је документује на прописани начин. ВИША СИЛА Члан 15. У случају више силе- непредвиђених догађаја ван контроле уговорних страна, који спречавају било коју уговорну страну да изврши своје обавезе по овом уговору, уговорне стране се ослобађају обавеза из овог Уговора у мери у којој је услед више силе немогуће извршити обавезе, за период док виша сила траје. Виша сила подразумева екстремне и ванредне догађаје који се не могу предвидети, који су се догодили без воље и утицаја страна у уговору и који нису могли бити спречени од стране погођене вишом силом. Уговорна страна која је погођена вишом силом дужна је да одмах писаним путем обавести другу уговорну страну о настанку, процењеном или очекиваном трајању више силе, уз достављање доказа о постојању исте. Уколико виша сила делује 30 (тридесет) узастопних дана од дана наступања, свака уговорна страна има право на раскид Уговора. За време трајања више силе свака Уговорна страна сноси своје трошкове и ни један трошак, или губитак једне и/или обе стране, који је настао за време трајања више силе, или у вези дејства више силе, се не сматра штетом коју је обавезна да надокнади друга страна, ни за време трајања више силе, ни по њеном престанку. ИЗМЕНЕ ТОКОМ ТРАЈАЊА ОКВИРНОГ СПОРАЗУМА/ УГОВОРА Члан 16. Наручилац може током трајања оквирног споразума/ уговора о јавној набавци у складу са одредбама чл. 154-161. ЗЈН да измени оквирни споразум/уговор без спровођења поступка јавне набавке, уколико за то постоје оправдани разлози. Уколико се током важења оквирног споразума/уговора појави потреба за пружањем услуга које нису описане у Обрасцу структуре понуђене цене, а неопходни су за реализацију предмета набавке, Наручилац ће закључити измену Оквирног споразума/анекс Уговора. Оквирни споразум/уговор може бити продужен уколико након истека важења исток нису утрошења расположива средства прецизирана као максимална вредност Оквирног споразума/уговора и то до утрошка истих, а о чему ће бити сачињен анекс, при чему цене из обрасца понуде остају исте. ЗАВРШНЕ ОДРЕДБЕ Члан 17. За све што није регулисано овим оквирним споразумом примењиваће се одредбе Закона који регулишу облигационе односе ("Сл. лист СФРЈ", бр. 29/78, 39/85, 45/89 - одлука УСЈ и 57/89, "Сл. лист СРЈ", бр. 31/93, "Сл. гласник РС", бр. 18/20). Члан 18. Све спорове који проистекну у реализацији овог оквирног споразума, стране у овом оквирном споразуму ће решавати споразумно, у супротном уговарају надлежност Привредног суда у Београду. Члан 19. Рок важења појединачних уговора закључених на основу Оквирног споразума биће дефинисан појединачним уговорима. Члан 20. Оквирни споразум се закључује у 6 (шест) истоветних примерака од којих по 3 (три) припада свакој страни у Оквирном споразуму. ДОБАВЉАЧ НАРУЧИЛАЦ , директор MODEL UGOVORA JN 31-2026.docx МОДЕЛ УГОВОРА О ПРУЖАЊУ УСЛУГА АРХИВИРАЊА ДОКУМЕНТАЦИЈЕ Уговорне стране: КОРИСНИК УСЛУГЕ: РЕПУБЛИЧКА ДИРЕКЦИЈА ЗА ИМОВИНУ РЕПУБЛИКЕ СРБИЈЕ, Краља Милана 16, Београд, ПИБ: 102199586, матични број: 17114450, коју заступа в.д. директора Ивана Јаначковић (у даљем тексту: Корисник услуге) и ПРУЖАЛАЦ УСЛУГЕ: __________________________________________________________, ул.____________, бр.____, матични број___________, ПИБ ___________, кога заступа __________________, _________ са подизвођачем / учесником у заједничкој понуди ______________________________________________из_______________, улица _________________________, бр ____, ПИБ: ________________, матични број_______________, бр. текућег рачуна ______________________ (Банка: ___________________), кога заступа ___________________, (у даљем тексту: Пружалац услуга) Уговорне стране сагласно констатују: да је Наручилац/корисник услуге у складу са Законом о јавним набавкама („Сл. гласник РС” бр. 92/23) спровео отворени поступак јавне набавке ЈН 31/2026, са циљем закључења оквирног споразума са једним добављачем за услуге архивирања документације –складиштење, чување, архивирање предмета и управљање документацијом да је Привредни субјект (у даљем тексту: Пружалац услуге), на основу Jавног позива и конкурсне документације, који су објављени на Порталу јавних набавки, Порталу службених гласила Републике Србије и база прописа, доставио Понуду бр. _____________ од __.__.2026. године (у даљем тексту Понуда); да Наручилац са Пружаоцем услуга закључио Оквирни споразум број _______________од __.__.2026.год. о пружању услуге архивирања документације, на период од две године да се овај уговор закључује под условима из Oквирног споразума у погледу спецификација предмета набавке, ценe, начина и рока плаћања, начина и обима пружања услуге; ПРЕДМЕТ УГОВОРА Члан 1. Предмет овог Уговора су услуге преузимања, складиштења, чувања, архивирања предмета и управљање документацијом, у складу са свим нормативима за предметну услугу и законском регулативом Републике Србије, а према захтевима и условима из конкурсне документације ЈН 31/2026, понуде и Обрасца структуре понуђене цене који чине саставни део овог Уговора. ВРЕДНОСТ УГОВОРА Члан 2. Укупна вредност Уговора за услуге из члана 1. овог Уговора без обрачунатог ПДВ-а износи (попуњава наручилац) (словима: _______________________ ) динара. Уговор ће се извршавати према датим јединичним ценама из понуде Пружаоца услуге, које су фиксне (непроменљиве) за цео период важења овог уговора. У јединичну цену услуге из претходног става урачунати су сви трошкови Пружаоца услуге везани за извршење предмета услуге и који настану за време трајања Уговора. На цену услуга обрачунава се припадајући порез на додату вредност у складу са прописима Републике Србије. Уколико у време од увођења у посао Пружаоца услуге, односно у периоду дужем од шест месеци без кривице Пружаоца услуге настану знатни поремећаји на тржишту (званични подаци Завода за статистику), Пружалац услуге има право да захтева корекцију уговорене цене, а на основу месечног индекса потрошачких цена према званично објављеним подацима Републичког завода за статистику. У том случају, цена се може мењати, само уз писану сагласност уговорних страна. НАЧИН ПЛАЋАЊА Члан 3. Наручилац је дужан да изврши плаћање у року од 45 дана од дана пријема исправно испостављене е-фактуре. Извршилац је дужан да фактуру изда и региструје у складу са важећим законским прописима. Свака креирана и регистрована фактура мора да садржи тачне идентификационе податке о Наручиоцу, опис предметне услуге и број закљученог Уговора. Прилог е-фактуре је обострано потписан Записник о квалитативном пријему извршених услуга потписан од стране овлашћених лица Уговорних страна без примедби. Креирана и регистрована фактура доставља се преко Система е-фактура (СЕФ-а) у електронској форми на е-адресу Наручиоца. Јединствени број корисника јавних средстава (ЈБКЈС) за Поресску управи је 40700. У случају уочених неправилности код достављене фактуре, иста се враћа Извршиоцу путем Система е-фактура (СЕФ-а) уз напомену о разлозима враћања фактуре. Обавезе Наручиоца које доспевају у наредним буџетским годинама биће реализоване највише до износа финансијских средстава која ће Наручиоцу бити одобрена за наредну буџетску годину. Уколико је извршење дела оквирног споразума/уговора поверено подизвођачу, а није предвиђено непосредно плаћање подизвођачу у складу са чланом 131. став 5. ЗЈН, Добављач је дужан да достави доказ и изјаву подизвођача да је извршио плаћање подизвођачу његовоих потраживања у року од 60 дана од извршења плаћања од стране Наручиоца Добављачу. РОК И МЕСТО ИЗВРШЕЊА УСЛУГЕ Члан 4. Пружалац услуге је у обавези да извршава услуге у периоду важења уговора у следећим роковима: Прво преузимање и измештање документарног материјала из постојећег архивског депоа, Пружалац услуге је дужан да започне у року од 7 дана од закључења уговора. Услуга преузимања, евидентирања и транспортовања документације из седишта Наручиоца на захтев, вршиће се по потреби на месечном или тромесечном нивоу Рок за електронску доставу скениране документације је 24 сата од пријема захтева Корисника услуге за максималан број скениране документације до 50 страна. За скенирање обимније документације Корисник услуге ће утврдити примерен рок у договору са Пружаоцем услуге Рок за доставу тражене документације на адресу Корисника услуге је 48 сати од усменог или писаног захтева одговорног лица Наручиоца. Корисник услуге може у случају хитности, захтевати доставу документације у току наредног дана. Место пружања услуге: Београд, пословно седиште корисника услуге ОБАВЕЗЕ КОРИСНИКА УСЛУГЕ Члан 5. Корисник услуге се обавезује да Пружаоцу услуге изврши исплату цене услуге из Уговора у складу са извршеним активностима из Уговора, на начин и у роковима утврђеним чланом 3. Уговора. Корисник услуга има право да, у случају немогућности плаћања из разлога који не зависе од воље Корисника,(нрп. Одлука Владе или Министарства финансија) обавезу из члана 3. овог уговора изврши након престанка ових околноси. Обавезе Наручиоца из Уговора које доспевају у наредној буџетској години биће реализоване највише до износа средстава која ће Наручиоцу бити одобрена за наредну буџетску годину. ОБАВЕЗЕ ПРУЖАОЦА УСЛУГЕ Члан 6. Пружалац услуге се обавезује: да обезбеди одговарајући простор и опрему за смештај и заштиту документарног материјала, а који мора испуњавати следеће услове: редовна дезинсекција, дезинфекција и дератизација да поседује инвестиционо-техн.документацију у погледу мера заштите од пожора са сагласношћи МУП-а и елаборат заштите од пожора са сагласношћу МУП-а да поседује стабилни систем за аутоматску детекцију и дојаву пожара да поседује довољан број ПП апарата да поседује уграђен спринклер систем да поседује противпровални систем да поседује противпаничну расвету Да преузме документацију и транспортује наменским возилима за сигуран и поуздан транспорт евидентира, означава, класификује, датира и архивира документарни материјал у складу са Архивском књигом и Листом категорија; издваја ради уништења безвредан документарни материјал којем је истекао рок чувања, у складу са актима корисника услуге; Да изради и доставља извештај са подацима о преузетој документацији који садржи архивске бројеве са регистраторске јединице Пружаоца услуге и да је достави Кориснику услуге ради ажурирања архивске књиге; Да за време трајања Уговора Кориснику услуге доставља e-mailom: _______________________@rdi.gov.rs архивирана документа у ПДФ формату, а по потреби и физички доставља документа на адресу Корисника услуге; Да води евиденцију о извршеном достављању документације ; Да учествује саветодавно приликом израде општих аката, архивске књиге и листе категорија, као и да даје упутства и смернице Кориснику услуге; Да неће употребљавати, користити нити на било који начин располагати документацијом Корисника услуге; Да ће дозволити овлашћеном лицу Корисника услуге увид у архивирану документацију и да ће о сваком захтеву лица које није овлашћено од стране Корисника услуге, обавестити Корисника услуге писаним путем. По прегледу документацији од стране овлашћеног лица сачиниће се одговарајући записник; Да сва знања до којих у раду са предметном документацијом дође, чува као пословну тајну и да их не саопштава било ком трећем лицу осим овлашћених лица Корисника услуге; Да приликом закључења Уговора обавести све своје запослене о поверљивости пословних докумената Корисника услуге, као и о чувању поверљивости података Корисника услуге; Да по истеку овог Уговора преда новом Пружаоцу услуге целокупну документацију уредно спаковану у архивским кутијама са припадајућим списковима и извештајима и осталом документацијом произашлом из извршења овог Уговора; ЗАКЉУЧИВАЊЕ И СТУПАЊЕ НА СНАГУ Члан 7. Овај Уговор сматра се закљученим када га потпишу законски заступници Уговорних страна, а траје до реализације уговорене вредности, а најкасније на период од једне године од дана ступања уговора на снагу. ОВЛАШЋЕНИ ПРЕДСТАВНИЦИ ЗА ПРАЋЕЊЕ УГОВОРА Члан 8. Овлашћени представници за праћење извршења овог Уговора су: - за Корисника услуге: _____________________ - за Пружаоца услуге: _____________________ Именовани су дужани да врши следеће послове: праћење степена и динамике извршења Уговора; праћење датума истека Уговора; праћење усаглашености уговорених и реализованих позиција и евентуалних одступања; Потписују Записнике о квалитативном и квантитативном пријему услуга. КВАНТИТАТИВНИ И КВАЛИТАТИВНИ ПРИЈЕМ Члан 9. Корисник услуге је у обавези да изврши квантитативан и квалитативан пријем предмета Услуге у погледу обима Услуге. Квантитативни и квалитативни пријем услуга биће одобрен кроз достављање и усвајање Записника о квантитативном и квалитативном пријему услуга – без примедби од стране Овлашћеног представника за праћење реализације услуге. За све извршене услуге, овлашћена лица Корисника и Пружаоца услуге ће потписивати Записник о квантитативном и квалитативном пријему услуга којим ће се вршити примопредаја извршених услуга, односно којим ће се констатовати квалитативни и квантитативни пријем извршених услуга, на месечном или тромесечном нивоу. Уколико овлашћено лице Корисника услуге утврди да нису испоштовани сви захтеви, одмах ће изнети примедбу. Пружалац услуге је обавезан да поступи по примедби овлашћеног лица корисника услуге а најкасније у року од 3 (словима: три) дана од момента пријема рекламације о свом трошку, у супротном на основу Записникa о квантитативном и квалитативном пријему услуга, који садржи примедбе Корисника услуге, Пружалац услуге не може извршити фактурисање, а Корисник услуге има право наплате средства финансијског обезбеђења за добро извршење посла. ВИША СИЛА Члан 10. У случају више силе- непредвиђених догађаја ван контроле уговорних страна, који спречавају било коју уговорну страну да изврши своје обавезе по овом уговору, уговорне стране се ослобађају обавеза из овог Уговора у мери у којој је услед више силе немогуће извршити обавезе, за период док виша сила траје. Виша сила подразумева екстремне и ванредне догађаје који се не могу предвидети, који су се догодили без воље и утицаја страна у уговору и који нису могли бити спречени од стране погођене вишом силом. Уговорна страна која је погођена вишом силом дужна је да одмах писаним путем обавести другу уговорну страну о настанку, процењеном или очекиваном трајању више силе, уз достављање доказа о постојању исте. Уколико виша сила делује 30 (тридесет) узастопних дана од дана наступања, свака уговорна страна има право на раскид Уговора. За време трајања више силе свака Уговорна страна сноси своје трошкове и ни један трошак, или губитак једне и/или обе стране, који је настао за време трајања више силе, или у вези дејства више силе, се не сматра штетом коју је обавезна да надокнади друга страна, ни за време трајања више силе, ни по њеном престанку. НАКНАДА ШТЕТЕ Члан 11. Пружалац услуге је у складу са ЗОО одговоран за штету коју је претрпео Корисник услуге неиспуњењем, делимичним испуњењем или задоцњењем у испуњењу обавеза преузетих овим Уговором. ПОЛИСА ОСИГУРАЊА Члан 12. Пружалац услуге је у понуди доставио важећу Полису осигурања од професионалне одговорности са осигураном сумом у минималном износу од 10.000.000,оо дин. Пружалац услуге је дужан да обезбеди важећу полису осигурања за све време важења закљученог уговора . РАСКИД УГОВОРА Члан 13. Свака Уговорна стране може једнострано раскинути овај Уговор пре истека рока, у случају непридржавања друге Уговорне стране, одредби овог Уговора, неотпочињања или неквалитетног извршења Услуге која је предмет овог Уговора, достављањем писане изјаве о једностраном раскиду Уговора другој Уговорној страни и уз поштовање отказног рока од 15 (словима: петнаест) дана од дана достављања писане изјаве. ПОВЕРЉИВОСТ ПОДАТАКА И ИНФОРМАЦИЈА Члан 14. Пружалац услуге и сви извршиоци који су ангажовани на извршавању активности које су предмет овог Уговора, дужни су да чувају поверљивост свих података и информација садржаних у документацији, извештајима, предрачунима, техничким подацима и обавештењима, до којих дођу у вези са реализацијом овог Уговора и да их користе искључиво за обављање те Услугe. Информације, подаци и документација које је Корисник услуге доставио Пружаоцу услуге у извршавању предмета овог Уговора, Пружалац услуге не може стављати на располагање трећим лицима. ЗАВРШНЕ ОДРЕДБЕ Члан 15. Уколико у току трајања обавеза из овог Уговора дође до статусних промена код Уговорних страна, права и обавезе прелазе на одговарајућег правног следбеника. Ниједна Уговорна страна нема право да неку од својих права и обавеза из овог Уговора уступи, прода нити заложи трећем лицу без претходне писане сагласности друге Уговорне стране. Члан 16. Пружалац услуге је дужан да без одлагања, а најкасније у року од 5 (словима: пет) дана од дана настанка промене у било којем од података у вези са испуњеношћу услова из поступка јавне набавке, о насталој промени писмено обавести Корисника услуге и да је документује на прописан начин. Уговорне стране су обавезне да једна другу без одлагања обавесте о свим променама које могу утицати на реализацију овог Уговора. Члан 17. Уговорне стране су сагласне да се евентуалне измене и допуне овог Уговора изврше у писаној форми – закључивањем анекса у складу са Законом. Корисник услуге може, током трајања уговора о јавној набавци, у складу са одредбама чланова 156–161. Закона, да измени Уговор без спровођења поступка јавне набавке. Уколико се током важења оквирног споразума/уговора појави потреба за пружањем услуга које нису описане у Обрасцу структуре понуђене цене, а неопходни су за реализацију предмета набавке, Наручилац ће закључити измену Оквирног споразума/анекс Уговора. Оквирни споразум/уговор може бити продужен уколико након истека важења исток нису утрошења расположива средства прецизирана као максимална вредност Оквирног споразума/уговора и то до утрошка истих, а о чему ће бити сачињен анекс, при чему цене из обрасца понуде остају исте. Члан 18. Све неспоразуме који могу настати из овог Уговора, Уговорне стране ће настојати да реше споразумно, а уколико у томе не успеју Уговорне стране су сагласне спор настао из овог Уговора буде реен од стране стварно надлежног суда у Београду. Члан 19. На односе Уговорних страна, који нису уређени овим Уговором, примењују се одговарајуће одредбе ЗОО и других закона, подзаконских аката, стандарда и техничких норматива Републике Србије, примењивих с обзиром на предмет овог Уговора. Члан 20. Овај Уговор се закључује у 6 (словима: шест) примерака од којих свака Уговорна страна задржава по 3 (словима: три) идентична примерка Уговора. КОРИСНИК УСЛУГA ПРУЖАЛАЦ УСЛУГA ________________________ _____________________________