НАБАВКА УСЛУГА ОРГАНИЗОВАЊА СКУПОВА

Tehnicka specifikacija strucni skupovi ALIMS 2026 PZ.docx OTVORENI POSTUPAK JAVNE NABAVKE SA OZNAKOM OP – U BROJ 33/2026 – NABAVKA USLUGA ORGANIZOVANJA SKUPOVA TEHNIČKA SPECIFIKACIJA Predmet nabavke i opis usluga Predmet javne nabavke obuhvata usluge planiranja, organizacije i realizacije ukupno tri (3) stručna događaja, zatim organizaciju i sprovođenje ukupno pet (5) edukativnih aktivnosti za potrebe Naručioca, i konačno, realizaciju komunikacione kampanje iz oblasti javnog zdravlja, uz obezbeđivanje svih pratećih logističkih, tehničkih, organizacionih i komunikacionih usluga za sve navedene aktivnosti. Aktivnosti koje su predmet ove javne nabavke realizuju se u skladu sa nadležnostima Agencije za lekove i medicinska sredstva Srbije (ALIMS) u oblasti obezbeđivanja kvaliteta, bezbednosti i efikasnosti lekova i medicinskih sredstava, međunarodne regulatorne saradnje, stručnog usavršavanja zaposlenih i partnera ALIMS-a i drugih zainteresovanih strana, kao i unapređenja institucionalnih kapaciteta ove ustanove i zdravstvenog sistema Srbije i društva u celini, a u skladu sa relevantnim domaćim i međunarodnim standardima i praksama. Prvi stručni događaj odnosi se na organizaciju jednodnevne međunarodne konferencije posvećene podizanju svesti o opasnostima od falsifikovanih i substandardnih lekova i medicinskih sredstava za humanu i veterinarsku upotrebu i planiran je za realizaciju tokom nedelje 7-11. decembra 2026. godine, u skladu sa dinamikom i planom aktivnosti Naručioca Uz ovaj skup se organizuje i pridružena komunikaciona kampanja, koja se sprovodi u Beogradu tokom nedelje 7-11. decembra 2026. uz plasman informacija na teritoriji cele Srbije, ali i šire putem medija i interneta. Drugi skup je posvećen edukaciji o nadležnostima ALIMS i planiran je za nedelju 09-14. novembra 2026. Treći skup je stručni skup iz oblasti u nadležnosti ALIMS i planiran je za nedelju 23-27. novembra 2026. Od ukupnog broja edukativnih aktivnosti, četiri (4) aktivnosti realizovaće se u prostorijama Naručioca u Beogradu, dok će jedna (1) edukativna aktivnost biti organizovana van prostorija Naručioca, u Kragujevcu, u skladu sa programom i potrebama realizacije aktivnosti. Ove aktivnosti su planirane za period od 02. novembra do 11. decembra 2026. Ponuđač u ponudi mora da eksplicitno navede lokaciju održavanja svakog navedenog skupa. Predmet nabavke obuhvata naročito: organizaciju stručnih događaja i edukativnih aktivnosti, koordinaciju sa domaćim i međunarodnim partnerima, predavačima i učesnicima, obezbeđivanje konferencijskih prostora i prateće infrastrukture, tehničku, audio-vizuelnu i IT podršku, organizaciju lokalnog i međunarodnog prevoza, uključujući rezervaciju i kupovinu avio-karata, organizaciju smeštaja i transfera za učesnike i predavače, pripremu, dizajn i distribuciju edukativnih, promotivnih i konferencijskih materijala, organizaciju keteringa i pratećih usluga posluženja, realizaciju foto i video produkcije događaja, sprovođenje komunikacionih aktivnosti u vezi sa realizacijom događaja i edukacija, koordinaciju svih aktivnosti i izveštavanje Naručioca o realizaciji usluga. Aktivnosti se realizuju u skladu sa nadležnostima Naručioca u oblasti obezbeđivanja kvaliteta, bezbednosti i efikasnosti lekova i medicinskih sredstava, kao i u cilju unapređenja stručnih i institucionalnih kapaciteta kroz međunarodnu saradnju, edukaciju i razmenu znanja sa relevantnim domaćim i međunarodnim institucijama i organizacijama. Teme edukativnih aktivnosti, termini realizacije, dinamika održavanja i ciljne grupe mogu biti preciznije definisani od strane Naručioca tokom realizacije ugovora, u skladu sa potrebama i planovima rada Naručioca. Svi događaji i edukativne aktivnosti organizuju se na osnovu programa i instrukcija koje dostavlja Naručilac, u rokovima definisanim tokom realizacije ugovora. Ponuđač je u obavezi da obezbedi visok nivo profesionalnosti, kvaliteta usluge i koordinacije, u skladu sa važećim propisima Republike Srbije, relevantnim međunarodnim standardima i pravilima struke. Sve usluge definisane ovom tehničkom specifikacijom predstavljaju jedinstvenu i integrisanu uslugu organizacije, koordinacije i realizacije stručnih događaja, edukativnih aktivnosti i pratećih aktivnosti. Količine navedene u tehničkoj specifikaciji predstavljaju maksimalne potrebe Naručioca za potrebe formiranja ukupne cene ponude i planiranja realizacije aktivnosti. I MEĐUNARODNA KONFERENCIJA 1. KONFERENCIJSKE SALE I PRATEĆE PROSTORIJE Opis Jedinica mere Količina KONFERENCIJSKA SALA Ponuđač je u obavezi da obezbedi konferencijski prostor za realizaciju skupa – međunarodne konferencije - okvirnog kapaciteta 200 učesnika u nedelji 7-11. decembra 2026. Ponuđač mora da eksplicitno navede lokaciju održavanja. Konferencijska sala mora da ispunjava sledeće uslove: površine od minimalno 350m2 da ima najmanje 200 uniformnih stolica da omogućava različite postavke sedenja u skladu sa formatom događaja i instrukcijama Naručioca; da bude klimatizovana, sa adekvatnom ventilacijom, osvetljenjem i tehničkom infrastrukturom; da poseduje prostor za govornike, moderatore i govornicu; da poseduje stabilnu internet konekciju (Wi-Fi) dovoljnog kapaciteta za nesmetano funkcionisanje događaja; da bude lako dostupna lokacija sa obezbeđenim pristupom za osobe sa invaliditetom; da omogućava postavljanje dodatne tehničke opreme, signalizacije i vizuelnog obeležavanja prostora u skladu sa potrebama Naručioca; da ima dovoljan broj lako dostupnih toaleta (minimum dve muške i tri ženske kabine) da poseduje osnovne tehničke i bezbednosne uslove za nesmetanu realizaciju događaja. Za potrebe realizacije međunarodne konferencije, ponuđač je u obavezi da obezbedi uslove za simultano prevođenje, uključujući adekvatan prostor za prevodioce i tehničke mogućnosti za instalaciju opreme za simultani prevod u samoj sali. Ponuđač je u obavezi da obezbedi i adekvatan prostor za predstavnike medija, uključujući mogućnost nesmetanog praćenja događaja kamerama, postavljanja tehničke opreme i realizacije izjava i intervjua i u samoj sali, u skladu sa programom događaja i instrukcijama Naručioca. Način realizacije: prostor mora biti dostupan za pripremu i tehničku montažu pre početka događaja, kao i za demontažu po završetku događaja; ponuđač je odgovoran za koordinaciju sa osobljem objekta tokom pripreme i realizacije događaja. 1.1.1. Konferencijska sala za realizaciju međunarodne konferencije kapaciteta za 200 učesnika – trajanje 1 dan* sala/dan 1 *Napomena: Konačna organizacija i raspored prostora biće usklađeni sa programom događaja i odobreni od strane Naručioca. 1.2 PRATEĆI PROSTORI 1.2. Prateći prostor za potrebe organizacije događaja Za potrebe realizacije međunarodne konferencije, ponuđač je u obavezi da obezbedi adekvatan prostor ispred sale – pristupni foaje, za potrebe registracije, kafe pauze i ručak, minimalne kvadrature 100m2, uključujući mogućnost brendiranja prostora i postavljanja dodatnih stolova za distribuciju edukativnih materijala - publikacija. Ponuđač je takođe u obavezi da obezbedi adekvatan poseban prostor za predstavnike medija, za potrebe konferencije za medije i realizaciju individualnih izjava i intervjua, minimalne kvadrature 20m2, sa uslovima za postavljanje prateće tehničke opreme medija i samog ponuđača (kamere, osvetljenje, ozvučenje) u skladu sa programom događaja i instrukcijama Naručioca. 1.2.1. Prateći prostor za potrebe organizacije događaja – pristupni foaje* prostor/dan 1 1.2.2. Prateći prostor za potrebe realizacije medijskih aktivnosti* prostor/dan 1 *Napomena: Prateći prostori za potrebe organizacije događaja i realizacije medijskih aktivnosti moraju biti funkcionalno povezani sa glavnim konferencijskim prostorom i dostupni tokom trajanja skupa, uz mogućnost nesmetane koordinacije organizacionih i medijskih aktivnosti u skladu sa programom događaja i instrukcijama Naručioca. 2. AUDIOVIZUELNA OPREMA, TEHNIČKA PODRŠKA, PRATEĆI MATERIJALI, FOTO I VIDEO PRODUKCIJA I BRENDING PROSTORA Opis Jedinica mere Količina Ponuđač je u obavezi da za potrebe realizacije međunarodne konferencije obezbedi kompletnu audio-vizuelnu opremu, tehničku i IT podršku, prateće tehničke resurse, foto i video produkciju, kao i usluge pripreme i realizacije vizuelnog obeležavanja i brendinga prostora, neophodne za nesmetanu realizaciju programa događaja. Obezbeđena oprema, tehnička podrška i produkcioni resursi moraju biti prilagođeni veličini prostora, broju učesnika i formatu događaja, uz obezbeđivanje visokog nivoa funkcionalnosti, pouzdanosti i tehničke stabilnosti tokom celokupnog trajanja aktivnosti. Ponuđač je u obavezi da obezbedi: audio-vizuelnu opremu odgovarajućih tehničkih karakteristika; tehničku i IT podršku tokom pripreme i realizacije događaja; montažu, testiranje i demontažu opreme; dovoljan broj tehničkih lica za podršku tokom trajanja događaja; rezervnu opremu za ključne tehničke komponente; koordinaciju sa Naručiocem, predavačima i organizacionim timom u vezi sa tehničkim zahtevima i realizacijom programa; profesionalno fotografisanje i video snimanje događaja; obradu, montažu i isporuku foto i video materijala; Transport i postavljanje promotivnih i konferencijskih materijala i elemenata vizuelnog identiteta događaja. Za potrebe realizacije međunarodne konferencije, ponuđač je u obavezi da obezbedi tehničke uslove za simultano prevođenje i mogućnost hibridnog/daljinskog praćenja događaja putem odgovarajuće online platforme. Sva oprema i tehnička rešenja moraju biti tehnički ispravni, kompatibilni sa standardnim uređajima i priključcima i obezbeđeni u skladu sa važećim tehničkim i bezbednosnim standardima. 2.1 AUDIOVIZUELNA OPREMA* 2.1.1. LCD video projektori sa HDMI priključkom, minimum 5000 ANSI lumena ili ekvivalent komad/dan 4 2.1.2. Laptop uređaji za potrebe prezentacija i realizacije programa događaja (minimum 15.6”, 16GB RAM, SSD, Windows 11 ili ekvivalent) komad/dan 3 2.1.3. Projekciona platna odgovarajućih dimenzija u skladu sa veličinom konferencijske sale komad/dan 4 2.1.4. Monitori za govornike i moderatore minimalne dijagonale 24’’ komad/dan 2 2.1.5. Sistem profesionalnog ozvučenja prilagođen veličini prostora i broju učesnika, sa pratećom audio opremom set/dan 1 2.1.6. Dodatni rezervni mobilni set ozvučenja 1 2.1.7. Govornice sa stalkom za laptop i pratećim mikrofonima komad/dan 1 2.1.8. Laserski pokazivači sa funkcijom daljinskog upravljanja prezentacijama komad/dan 1 2.1.9. Konferencijski mikrofoni za govornike i panel diskusije komad/dan 9 2.1.10. Bežični mikrofoni za publiku i interakciju sa učesnicima komad/dan 4 2.1.11. Stanice za punjenje uređaja i produžni kablovi sa zaštitom komplet/dan 5 2.2 TEHNIČKA PODRŠKA I PRATEĆI MATERIJALI I REŠENJA 2.2.1. Tehnička podrška tokom pripreme i realizacije međunarodne konferencije, uključujući upravljanje audio-vizuelnom opremom, projekcijom, osvetljenjem i ozvučenjem, uz prisustvo tehničkih lica tokom trajanja događaja i tokom pripreme prostora pre početka događaja** lice/dan 5 2.2.2. Stabilna Wi-Fi internet konekcija u svim prostorijama namenjenim realizaciji međunarodne konferencije, minimalne brzine 200/200 Mbps ili ekvivalent, prilagođena broju učesnika i tehničkim potrebama događaja usluga/dan 1 2.2.3. Platforma za hibridno/praćenje na daljinu međunarodne konferencije putem globalno dostupnog komercijalnog softverskog rešenja prema uobičajenim industrijskim standardima (npr. Zoom, MS Teams ili ekvivalent), kapaciteta do 200 korisnika usluga/dan 1 2.2.3. Tehnička podrška za hibridno/praćenje na daljinu međunarodne konferencije*** usluga 1 2.2.4. Sto za registraciju učesnika sa stolicama, postavljen ispred konferencijske sale tokom trajanja događaja komad/dan 3 2.2.5. Angažovanje osoblja za registraciju i koordinaciju učesnika tokom trajanja događaja, i prinošenje mikrofona tokom trajanja sesija lice/dan 6 2.2.6. Postavljanje promotivnih elemenata vizuelnog identiteta događaja i transport i pakovanje konferencijskih materijala. lice/dan 5 *Napomena: Neophodno je obezbediti rezervne jedinice za ključnu tehničku opremu koje se mogu upotrebiti za zamenu opreme u roku koji ne ugrožava nesmetanu realizaciju programa događaja. **Napomena: Ponuđač je u obavezi da obezbedi kontinuiranu tehničku podršku tokom trajanja događaja, uključujući blagovremenu montažu, testiranje i funkcionalnost opreme, kao i rešavanje tehničkih problema u realnom vremenu, u koordinaciji sa Naručiocem i organizacionim timom. ***Napomena: Posebno za segment hibridnog/praćenja na daljinu međunarodne konferencije potrebno je realizovati sledeće: tehničku probu najmanje jedan radni dan pre događaja; individualno testiranje veze sa udaljenim govornicima; rezervnu internet vezu; administratora platforme; tehničku podršku udaljenim govornicima; mogućnost snimanja; dvojezične audio-kanale kada se koristi simultani prevod; plan nastavka programa u slučaju prekida veze. 2.3. FOTO MATERIJAL 2.3.1. Profesionalno fotografisanje međunarodne konferencije* usluga/događaj 1 2.3.2. Obrada i isporuka minimum obrađenih fotografija** fotografija 300 *Napomena: Ponuđač je u obavezi da obezbedi profesionalne usluge fotografisanja tokom realizacije događaja, uključujući fotografisanje ključnih segmenata programa, učesnika, govornika, panel diskusija, registracije, pratećih aktivnosti i atmosfere događaja prema instrukcijama Naručioca. Usluga obuhvata: angažovanje profesionalnog fotografa sa iskustvom u fotografisanju konferencija i stručnih događaja, korišćenje profesionalne fotografske opreme, **Napomena: Ponuđač je u obavezi da obezbedi profesionalne usluge obrade i isporuke obrađenih fotografija: najmanje 20 odabranih i obrađenih fotografija u roku od 2–3 sata nakon događaja; Selekcija 300 fotografija, Obradu 300 fotografija, Isporuku 300 fotografija u digitalnom formatu, u visokoj rezoluciji i u formatu prilagođenom za digitalnu upotrebu. Rok za dostavljanje konačnog obrađenog foto materijala je najkasnije 5 dana od završetka događaja. 2.4. VIDEO MATERIJAL 2.4.1. Profesionalno video snimanje međunarodne konferencije, uključujući snimanje ključnih segmenata događaja, izjava do 5 učesnika i organizatora* usluga 1 2.4.2. Obrada i montaža promotivnog video materijala u trajanju do 5 minuta, sa isporukom finalnog i sirovog video materijala Snimak 1 *Napomena: Ponuđač je u obavezi da obezbedi profesionalnu video ekipu i odgovarajuću video, audio i rasvetnu opremu za potrebe realizacije svih događaja. Usluga obuhvata: snimanje ključnih segmenata događaja; snimanje panela, govornika, učesnika i pratećih aktivnosti; snimanje izjava/intervjua prema potrebi Naručioca – do pet izjava; obradu, montažu i postprodukciju video materijala; dodavanje osnovne grafike, titlova (srpski i engleski jezik) i logotipa prema instrukcijama Naručioca; isporuku finalnog video materijala u digitalnom formatu pogodnom za web i prezentacione svrhe; dostavljanje sirovog video materijala Naručiocu. Video materijal mora biti snimljen profesionalnom opremom minimalne rezolucije Full HD, poželjno 4K ili ekvivalentno. Rok za dostavljanje finalnog video materijala je najkasnije 10 dana od završetka događaja. 2.5. DIZAJN, AKREDITACIJE I SERTIFIKATI 2.5.1. Dizajnerski paket za međunarodnu konferenciju* paket 1 2.5.2. Priprema i izrada akreditacija** Akreditacija 200 2.5.3. Priprema i izrada sertifikata*** Sertifikat 200 *Napomena: Paket obuhvata: izradu osnovnog vizuelnog identiteta međunarodne konferencije, uključujući ključni vizual, tipografiju, kolorističko rešenje i pravila primene; razradu digitalnog vizuala u najviše pet dimenzija ili formata za internet, elektronske pozive i najavu događaja. dizajn programa/agende, obima do osam strana; dizajn akreditacija, sa najviše četiri različite kategorije učesnika; izradu obrasca prezentacije u programu PowerPoint ili ekvivalentnom formatu; Ponuđač je u obavezi da sva dizajnerska rešenja i pripremu materijala realizuje u skladu sa instrukcijama, komunikacionim i vizuelnim smernicama Naručioca, uz obavezno prethodno odobrenje Naručioca pre finalne izrade i produkcije materijala. Rok za dostavljanje finalnog materijala je najkasnije 5 dana pre događaja. **Napomena: Ponuđač je dužan da pre događaja pripremi i izradi personalizovane akreditacije za sve učesnike, predavače i organizatore pojedinačno – koje podrazumevaju: pripremu za štampu 200 akreditacija štampu 200 akreditacija ***Napomena: Ponuđač je dužan da pre događaja pripremi i izradi personalizovane sertifikate za sve učesnike, predavače i organizatore pojedinačno – koje podrazumevaju: pripremu za štampu 200 sertifikata štampu 200 sertifikata, A4, full color, 80 gramski papir, plastifikacija 3. RUČAK, PAUZE I OSTALE POTREBE OSVEŽENJA I HRANE Opis Jedinica mere Količina Ponuđač je u obavezi da za potrebe realizacije događaja obezbedi usluge keteringa, kafe pauza i posluženja za učesnike, predavače i organizacioni tim, u skladu sa programom događaja i instrukcijama Naručioca. Usluge moraju biti organizovane u skladu sa važećim standardima bezbednosti hrane i profesionalnim standardima za realizaciju konferencijskih i stručnih događaja, uz obezbeđivanje dovoljnog broja uslužnog osoblja, adekvatnog inventara i kontinuiranog održavanja higijene prostora tokom trajanja događaja. Ponuđač je u obavezi da obezbedi: ručak za učesnike događaja u formi švedskog stola ili ekvivalentnog samouslužnog modela; organizaciju kafe pauza tokom trajanja događaja; posluženje za govornike i učesnike panela; opcije za posebne režime ishrane u skladu sa potrebama učesnika. 3.1. RUČAK 3.1.1. Ručak za učesnike međunarodne konferencije, predavače i organizatore u formi švedskog stola ili ekvivalentnog samouslužnog modela* osoba/dan 200 3.1.2. Piće uz ručak za učesnike međunarodne konferencije** osoba/dan 200 3.1.3. Osoblje – kelneri i podrška u transportu, posluženju i raspremanju, oprema i posuđe*** osoba/dan 15 *Napomena: Meni treba da obuhvati raznovrstan izbor sveže pripremljenih salata (minimum 5–7 vrsta), najmanje 2–3 glavna jela, uključujući minimum jedno mesno i jedno vegetarijansko jelo, više vrsta priloga, izbor peciva i hleba, dezert (voće i/ili kolače). Ponuđač je u obavezi da obezbedi i opcije prilagođene posebnim režimima ishrane (vegetarijanski, posni, bezglutenski i sl.), u skladu sa potrebama učesnika. Hrana mora biti sveže pripremljena, zdravstveno bezbedna i proizvedena u skladu sa važećim propisima i standardima bezbednosti hrane (HACCP standard ili ekvivalent). **Napomena: Piće uključuje gaziranu i negaziranu vodu i bezalkoholna pića – dva gazirana i jedno negazirano. ***Napomena: Ponuđač je dužan za obezbeđivanje dovoljnog broja uslužnog osoblja – kelnera u reprezentativnoj uniformnoj odeći, i osoblja zapodršku u transportu, posluženju i raspremanju, kao I dovoljne količine adekvatnog inventara (opreme i posuđa) i kontinuiranu dopunu hrane i pića tokom trajanja posluženja. 3.2. KAFE PAUZA I VODA ZA PREDAVAČE 3.2.1. Organizacija dve kafe pauze za učesnike međunarodne konferencije, predavače i organizatore * osoba/dan 200 3.2.2. Voda za govornike i predavače tokom realizacije međunarodne konferencije** bočica 30 *Napomena: Kafe pauze za potrebe međunarodne konferencije treba da obuhvate mineralnu i običnu vodu, kafu, čaj, najmanje 3 vrste voćnog soka i jednan gazirani i lagano posluženje (pecivo, kolače, voće ili slično), uz obezbeđivanje dovoljnog broja uslužnog osoblja i kontinuirane dopune tokom trajanja pauze. **Napomena: Voda za govornike i predavače tokom realizacije međunarodne konferencije, uključuje gaziranu i negaziranu vodu u staklenim bočicama od 250ml, uz obezbeđene čaše za posluženje i menja se između panela. 4. MEĐUNARODNI I LOKALNI PREVOZ UČESNIKA, PREDAVAČA I EKSPERATA Opis Jedinica mere Količina Ponuđač je u obavezi da za potrebe realizacije međunarodne konferencije obezbedi usluge organizacije, koordinacije i realizacije međunarodnog i lokalnog prevoza učesnika, predavača, eksperata i predstavnika partnerskih institucija. Usluga obuhvata organizaciju i koordinaciju međunarodnih dolazaka i odlazaka, lokalnog transfera, komunikaciju sa učesnicima i predavačima, podršku u vezi sa organizacijom putovanja, koordinaciju izmena termina, relacija i organizacije putovanja u skladu sa dinamikom aktivnosti i instrukcijama Naručioca. 4.1. LOKALNI TRANSFER 4.1.1. Obezbeđivanje putničkog kombi vozila kapaciteta minimum 5 putnika, sa profesionalnim vozačem, za potrebe organizacije transfera međunarodnih učesnika i predstavnika delegacija na relacijama aerodrom – hotel – mesto održavanja događaja – hotel – aerodrom, uključujući organizaciju transfera tokom dolaska i odlaska učesnika za potrebe realizacije međunarodne konferencije u trajanju od 3 dana* vozilo 2 4.1.2. Obezbeđivanje tri (3) putnička kombi vozila kapaciteta minimum 8 putnika, sa profesionalnim vozačima, za potrebe organizacije transfera zaposlenih Naručioca i učesnika tokom dana održavanja prvog skupa, na relacijama hotel – mesto održavanja događaja – hotel i Agencija – mesto održavanja događaja – Agencija u toku jednog dana** vozilo 3 *Napomena: Potrebno je organizovati transfer za maksimalno 15 predstavnika međunarodnih delegacija od aerodroma do hotela, od hotela do mesta održavanja događaja, kao i povratne transfere nakon završetka aktivnosti. **Napomena: Potrebno je organizovati transfer za maksimalno 20 zaposlenih Naručioca od sedišta Agencije do mesta održavanja događaja i nazad tokom dana održavanja prvog skupa. Ponuđač je u obavezi da obezbedi tačnost, pouzdanost i pravovremenost prevoza, kao i mogućnost operativnih izmena u realnom vremenu, u skladu sa potrebama Naručioca. Vozila koja se angažuju za potrebe realizacije aktivnosti moraju biti tehnički ispravna, registrovana i osigurana u skladu sa važećim propisima Republike Srbije, klimatizovana i odgovarajućeg kapaciteta i nivoa komfora za prevoz putnika. 4.2. AVIO-PREVOZ/MEĐUNARODNI TRANSPORT* 4.2.1. Organizacija međunarodnog prevoza na relaciji Vašington – Beograd – Vašington povratno putovanje/putnik 1 4.2.2. Organizacija međunarodnog prevoza na relaciji Dablin – Beograd – Dablin povratno putovanje/putnik 1 4.2.3. Organizacija međunarodnog prevoza na relaciji Rim – Beograd – Rim povratno putovanje/putnik 1 4.2.4. Organizacija međunarodnog prevoza na relaciji Bratislava – Beograd – Bratislava povratno putovanje/putnik 1 4.2.5. Organizacija međunarodnog prevoza na relaciji Strazbur – Beograd – Strazbur povratno putovanje/putnik 1 4.2.6. Organizacija međunarodnog prevoza na relaciji Ženeva – Beograd – Ženeva povratno putovanje/putnik 1 4.2.7. Organizacija međunarodnog prevoza na relaciji Kopenhagen – Beograd – Kopenhagen povratno putovanje/putnik 1 4.2.8. Organizacija međunarodnog prevoza na relaciji Podgorica – Beograd – Podgorica povratno putovanje/putnik 1 4.2.9. Organizacija međunarodnog prevoza na relaciji Zagreb – Beograd – Zagreb povratno putovanje/putnik 1 4.2.10. Organizacija međunarodnog prevoza na relaciji Santjago – Beograd – Santjago povratno putovanje/putnik 1 4.2.11. Organizacija međunarodnog prevoza na relaciji Rijad – Beograd – Rijad povratno putovanje/putnik 1 4.2.12. Organizacija međunarodnog prevoza na relaciji Skoplje – Beograd – Skoplje povratno putovanje/putnik 1 4.2.13. Organizacija međunarodnog prevoza na relaciji Tel Aviv – Beograd – Tel Aviv povratno putovanje/putnik 1 4.2.14. Organizacija međunarodnog prevoza na relaciji Sarajevo – Beograd – Sarajevo povratno putovanje/putnik 1 4.2.15. Organizacija međunarodnog prevoza na relaciji Sofija – Beograd – Sofija povratno putovanje/putnik 1 *Napomena: Aktivnosti, događaji i međunarodni dolasci okvirno su planirani za realizaciju tokom nedelje 7-11 decembra 2026. godine, u skladu sa dinamikom i planom aktivnosti Naručioca. Navedene relacije i broj putnika predstavljaju okvirne potrebe Naručioca za potrebe formiranja ukupne cene ponude. Organizacija međunarodnog prevoza može se realizovati putem avio-prevoza ili drugim odgovarajućim vidovima transporta, u skladu sa relacijom, organizacionim potrebama i instrukcijama Naručioca. Međunarodni avio-prevoz se odnosi na ekonomsku klasu, sa jednim čekiranim prtljagom. Za potrebe realizacije aktivnosti koje uključuju dolaske iz zemalja Evrope i regiona, uz prethodno odobrenje Naručioca, moguće je organizovati prevoz i drugim vidovima transporta (drumski prevoz, organizovani transfer i sl.), ukoliko se time ne ugrožava kvalitet, dinamika i organizacija realizacije aktivnosti. Ponuđač je u obavezi da u ponuđenu cenu uključi sve troškove organizacije, koordinacije i realizacije međunarodnog i lokalnog prevoza, uključujući troškove rezervacija, organizacije putovanja, koordinacije itinerera i operativne podrške tokom realizacije aktivnosti. Količine navedene u ovom segmentu predstavljaju maksimalne potrebe Naručioca. Konačan broj učesnika, broj noćenja, termini, utvrđuju se tokom realizacije ugovora, na osnovu pisanih instrukcija Naručioca. Plaćanje i priznavanje izvršenja usluge vrši se na osnovu stvarno realizovanih i dokumentovanih usluga, u skladu sa prihvaćenim jediničnim cenama i uslovima ugovora. 5. USLUGE PREVODIOCA Opis Jedinica mere Količina Ponuđač je u obavezi da za potrebe realizacije međunarodne konferencije obezbedi usluge simultanog prevođenja, uključujući angažovanje profesionalnih prevodilaca, tehničku podršku i svu neophodnu opremu za nesmetano odvijanje programa događaja. Usluga simultanog prevođenja mora biti organizovana u skladu sa programom događaja i potrebama Naručioca, uz obezbeđivanje kontinuiteta, kvaliteta prevoda i tehničke ispravnosti opreme tokom trajanja svih sesija. 5.1. Angažovanje minimum dva profesionalna simultana prevodioca za rad u paru (ENG–SRB–ENG)* usluga/dan 1 5.2. Obezbeđivanje kabine za simultano prevođenje sa pratećom tehničkom opremom** komplet/dan 1 5.3. Obezbeđivanje slušalica i prijemnika za učesnike prema potrebama događaja** slušalice/osoba 120 5.4. Obezbeđivanje mikrofona i prateće tehničke opreme za potrebe simultanog prevođenja** Komad 2 *Napomena: Prevodioci moraju imati relevantno iskustvo u pružanju usluga simultanog prevođenja na međunarodnim konferencijama i stručnim skupovima. **Napomena: Ponuđač je u obavezi da obezbedi instalaciju, testiranje i tehničku ispravnost opreme pre početka događaja, kao i tehničku podršku tokom celokupnog trajanja usluge. 6. USLUGA SMEŠTAJA Opis Jedinica mere Količina Ponuđač je u obavezi da za potrebe realizacije međunarodne konferencije obezbedi usluge organizacije, rezervacije i koordinacije smeštaja za inostrane učesnike, predavače, stručnjake, predstavnike partnerskih institucija i druge učesnike koje odredi Naručilac. Usluga podrazumeva koordinaciju svih aktivnosti vezanih za smeštaj učesnika, uključujući upravljanje rezervacijama, organizaciju prijave i odjave gostiju, podršku u vezi sa izmenama rezervacija, komunikaciju sa hotelima i obezbeđivanje adekvatnih smeštajnih kapaciteta koji ispunjavaju propisane standarde kvaliteta, bezbednosti i komfora. Smeštaj mora biti organizovan tako da omogućava efikasan pristup mestu održavanja događaja i nesmetano učešće učesnika tokom realizacije svih programskih aktivnosti. 6.1. Obezbeđivanje smeštaja za potrebe realizacije međunarodne konferencije, u hotelu kategorije minimum 3 zvezdice, u jednokrevetnim sobama ili dvokrevetnim sobama za pojedinačno korišćenje, na bazi noćenja sa doručkom* noćenje 20 *Napomena: Tehnički zahtevi: smeštaj mora biti organizovan u hotelu kategorije minimum 3*; sobe moraju imati sopstveno kupatilo, internet konekciju, klimatizaciju i standardnu hotelsku opremu; smeštaj mora uključivati uslugu noćenja sa doručkom; hotel mora biti na lokaciji koja omogućava jednostavan pristup mestu održavanja aktivnosti; mora biti omogućena fleksibilnost u organizaciji prijave i odjave gostiju u skladu sa rasporedom dolazaka i odlazaka učesnika; ponuđač je u obavezi da obezbedi podršku i koordinaciju u slučaju izmena rezervacija i promena dinamike dolazaka. Način realizacije: rezervacije se realizuju na osnovu spiskova i dinamike koje dostavlja Naručilac; ponuđač je dužan da obezbedi potvrdu rezervacija i kontinuiranu komunikaciju sa smeštajnim objektima; konačan broj učesnika, broj noćenja i raspored smeštaja biće definisani u skladu sa potrebama Naručioca tokom realizacije aktivnosti. Količine navedene u ovom segmentu predstavljaju maksimalne potrebe Naručioca. Konačan broj učesnika, broj noćenja, termini, utvrđuju se tokom realizacije ugovora, na osnovu pisanih instrukcija Naručioca. Plaćanje i priznavanje izvršenja usluge vrši se na osnovu stvarno realizovanih i dokumentovanih usluga, u skladu sa prihvaćenim jediničnim cenama i uslovima ugovora. II USLUGA REALIZACIJE KOMUNIKACIONE KAMPANJE 1. USLUGE PLANIRANJA, KOORDINACIJE I SPROVOĐENJA STRUČNE KOMUNIKACIONE KAMPANJE Opis Jedinica mere Količina Ponuđač je u obavezi da obezbedi usluge planiranja, koordinacije i sprovođenja stručne komunikacione kampanje na temu falsifikovanih i substandardnih lekova i medicinskih sredstava u nedelji 7-11. decembra 2026.* Ponuđač je u obavezi da obezbedi: planiranje i koordinaciju komunikacionih aktivnosti; pripremu komunikacionih i informativnih materijala; koordinaciju medijskih aktivnosti i odnosa sa medijima; logističku i organizacionu podršku tokom realizacije komunikacionih aktivnosti; Komunikacione aktivnosti realizuju se u skladu sa komunikacionim ciljevima, instrukcijama i smernicama Naručioca. 1.1. Izrada komunikacione strategije i operativnog plana kampanje u saradnji sa Naručiocem* Paket 1 1.2. Izrada poziva, najava i obaveštenja za medije i zainteresovane strane** komada 10 1.3. Izrada informativnih dokumenata*** dokument 5 1.4. Izrada paketa za medije i zainteresovane strane**** Paket 1 1.5. Upravljanje odnosima sa medijima i zainteresovanim stranama***** Usluga 1 *Napomena:U nedelji kada se realizuje međunarodna konferencija - 7-11 decembra 2026., se takođe pokreće i komunikaciona kampanja čija je kulminacija sama konferencija. Ponuđač je dužan da izradi komunikacionu strategiju i detaljan operativni plan kampanje, u saradnji sa Naručiocem. Strategija mora da obuhvati najmanje: kratak pregled konteksta i komunikacionog problema; definisanje opšteg i posebnih ciljeva kampanje; identifikaciju i segmentaciju ciljnih grupa; procenu potreba i specifičnosti komunikacije sa svakom ciljnom grupom; ključne poruke za svaku ciljnu grupu; preporučene komunikacione kanale i formate; plan komunikacionih i medijskih aktivnosti; plan događaja lansiranja kampanje; plan odnosa sa medijima; dinamiku pripreme, odobravanja i objavljivanja sadržaja; raspodelu odgovornosti između ponuđača i Naručioca; postupak odobravanja materijala; identifikaciju komunikacionih rizika; protokol reagovanja na netačne ili krizne informacije; merljive pokazatelje realizacije i uspešnosti kampanje; metodologiju monitoringa i završnog izveštavanja. Operativni plan mora da sadrži: kalendar aktivnosti, rokove, odgovorne osobe, potrebne ulazne podatke, očekivane rezultate način dokazivanja realizacije svake aktivnosti. **Napomena: Ponuđač izrađuje do 10 poziva, najava i obaveštenja za medije koji sadrže ključne informacije o kampanji. Ponuđač priprema materijale u formatu pogodnom za elektronsku distribuciju i objavljivanje na komunikacionim kanalima Naručioca. ***Napomena: Ponuđač izrađuje pet informativnih dokumenata, svaki obima do četiri strane formata A4. Informativni dokumenti namenjuju se različitim ciljnim grupama, koje mogu uključivati: građane i pacijente starijeg uzrasta; mlade; farmaceute i druge stručnjake u zdravstvenom sistemu; predstavnike državnih organa, regulatornih tela i drugih institucija; predstavnike privrede. Teme i strukturu svakog dokumenta odobrava Naručilac. Informativni dokumenti treba da sadrže, u zavisnosti od ciljne grupe: objašnjenje pojmova falsifikovanih i substandardnih lekova i medicinskih sredstava; prikaz mogućih rizika po zdravlje; informacije o bezbednim i zakonitim kanalima nabavke; upozorenja u vezi sa kupovinom putem neproverenih internet stranica i društvenih mreža; osnovne pokazatelje za prepoznavanje sumnjivog proizvoda ili ponude; preporučene korake u slučaju sumnje; informacije o ulozi nadležnih institucija; podatke o načinu prijavljivanja sumnjivih proizvoda; ključne poruke prilagođene ciljnoj grupi; kontakt-podatke i izvore dodatnih informacija koje odobri Naručilac. Sadržaj mora biti stručan, tačan, razumljiv i prilagođen nivou znanja ciljne grupe. Svi zdravstveni, regulatorni i stručni navodi podležu prethodnoj proveri i odobrenju Naručioca. Ponuđač dostavlja dokumente u editabilnom formatu i u formatu spremnom za elektronsku distribuciju. ****Napomena: Ponuđač izrađuje i priprema jedan objedinjeni paket za medije i zainteresovane strane koji obuhvata: odobreno saopštenje; osnovne informacije o kampanji; informativne dokumente za različite ciljne grupe; program događaja lansiranja kampanje; ključne poruke; dokument pitanja i odgovora; odobrene fotografije i logotipe koje obezbeđuje Naručilac; kontakt-podatke za dodatne informacije. Paket se dostavlja u elektronskom formatu i priprema za distribuciju medijima i zainteresovanim stranama najkasnije 5 dana pre lansiranja kampanje. *****Napomena: Ponuđač je u obavezi da, u koordinaciji sa Naručiocem, obezbedi upravljanje odnosima sa medijima i zainteresovanim stranama tokom pripreme i realizacije kampanje. Usluga obuhvata najmanje: izradu i ažuriranje liste relevantnih medija i kontakata; izradu i ažuriranje liste zainteresovanih strana; distribuciju odobrenih poziva, najava, saopštenja i drugih materijala; komunikaciju sa redakcijama i novinarima; praćenje potvrda prisustva predstavnika medija; koordinaciju zahteva za izjave, intervjue i gostovanja; organizaciju i usaglašavanje termina za izjave predstavnika Naručioca; pripremu kratkih instrukcija i ključnih poruka za predstavnike Naručioca pre nastupa; koordinaciju komunikacije sa državnim institucijama, zdravstvenim ustanovama, stručnim udruženjima, međunarodnim partnerima i drugim zainteresovanim stranama; odgovaranje na organizaciona pitanja zainteresovanih strana; evidentiranje svih medijskih i drugih relevantnih upita; prosleđivanje stručnih pitanja Naručiocu; blagovremeno upozoravanje Naručioca na netačne, problematične ili krizne informacije; vođenje evidencije o sprovedenim komunikacionim aktivnostima. USLUGA ORGANIZACIJE DOGAĐAJA – LANSIRANJA KAMPANJE Opis Jedinica mere Količina Ponuđač je u obavezi da obezbedi usluge planiranja, koordinacije i sprovođenja događaja - lansiranja komunikacione kampanje na temu falsifikovanih i substandardnih lekova i medicinskih sredstava.* 2.1. Ponuđač je u obavezi da obezbedi usluge planiranja događaja kojim se zvanično lansira komunikaciona kampanja na temu falsifikovanih i substandardnih lekova i medicinskih sredstava.* Usluga 1 2.2. Organizacija lansiranja kampanje za predstavnike zainteresovanih strana i medija* Događaj 1 2.3. Fotografisanje događaja lansiranja kampanje i dostavljanje obrađenih fotografija Fotografije 100 *Napomena: Događaj lansiranja kampanje organizuje se u Beogradu, u trajanju od približno 60 minuta, za najviše 50 učesnika. Ponuđač mora da eksplicitno navede lokaciju održavanja događaja. Program događaja treba da obuhvati najmanje: registraciju i prijem učesnika; uvodno obraćanje moderatora; kraća obraćanja predstavnika ALIMS-a; predstavljanje ciljeva, ključnih poruka i planiranih aktivnosti kampanje; obraćanja drugih predstavnika institucija ili partnera, kada je predviđeno; mogućnost za pitanja predstavnika medija; podelu promotivnih i informativnih materijala; fotografisanje i medijsko praćenje; umrežavanje zainteresovanih strana. Ponuđač je u obavezi da obezbedi operativnu podršku događaju, koja obuhvata najmanje: izradu detaljnog scenarija i minutnog plana događaja; pripremu predloga liste učesnika u saradnji sa Naručiocem; pripremu i distribuciju poziva; vođenje evidencije pozvanih lica; praćenje i evidentiranje potvrda prisustva; slanje podsetnika učesnicima; koordinaciju dolaska govornika i drugih učesnika; prijem, registraciju i usmeravanje učesnika; distribuciju informativnih i promotivnih materijala koje odobri ili obezbedi Naručilac; koordinaciju predstavnika medija; evidentiranje zahteva za izjave i intervjue; koordinaciju fotografisanja i dokumentovanja događaja; pružanje organizacione podrške moderatoru i govornicima; prikupljanje osnovnih podataka o realizaciji i odzivu učesnika; izradu izveštaja o događaju. Tokom pripreme i realizacije događaja Ponuđač mora da angažuje najmanje pet lica za podršku u realizaciji. Izveštaj o realizovanom događaju dostavlja se najkasnije pet radnih dana nakon održavanja događaja. USLUGA MONITORINGA REALIZOVANIH AKTIVNOSTI I IZRADU ZAVRŠNOG IZVEŠTAJA Opis Jedinica mere Količina Ponuđač je u obavezi da prati realizaciju svih komunikacionih, medijskih i organizacionih aktivnosti, prikuplja i sistematizuje dokaze o njihovom sprovođenju, analizira ostvarene rezultate i izradi završni izveštaj o realizaciji kampanje. 3.1. Monitoring realizacije komunikacione kampanje* Usluga 1 3.2. Izrada završnog izveštaja** Izveštaj 1 *Napomena: Ponuđač je dužan da sprovodi kontinuirani monitoring realizacije kampanje od početka pripremnih aktivnosti do završetka svih ugovorenih komunikacionih aktivnosti. Monitoring mora da obuhvati najmanje: praćenje realizacije svih aktivnosti predviđenih komunikacionom strategijom i operativnim planom; evidentiranje medijskih upita, izjava, intervjua i gostovanja; praćenje odziva zainteresovanih strana; praćenje broja pozvanih, prijavljenih i prisutnih učesnika na događaju; prikupljanje raspoloživih kvantitativnih i kvalitativnih pokazatelja; procenu usklađenosti realizovanih aktivnosti sa komunikacionim ciljevima; prikupljanje i arhiviranje dokaza o realizaciji. **Napomena: Ponuđač izrađuje jedan objedinjeni završni izveštaj o realizaciji komunikacione kampanje koji mora da sadrži najmanje: pregled konteksta i ciljeva kampanje; opis primenjene metodologije; pregled ciljnih grupa; pregled planiranih aktivnosti i detaljan pregled realizovanih aktivnosti; poređenje planiranih i ostvarenih rezultata; pregled izrađenih komunikacionih materijala; pregled odnosa sa medijima i komunikacije sa zainteresovanim stranama; izveštaj o događaju lansiranja kampanje; pregled aktivnosti povezanih sa međunarodnom konferencijom; kvalitativnu analizu rezultata; pregled i analizu medijskih objava; ocenu ostvarenja opšteg i posebnih ciljeva kampanje; zaključke i preporuke za dalje komunikacione aktivnosti Naručioca; priloge i dokaze o realizaciji. Izveštaj se dostavlja Naručiocu najkasnije dvadeset radnih dana nakon završetka poslednje ugovorene aktivnosti kampanje. III EDUKATIVNI SKUP 1. SALE I PRATEĆE PROSTORIJE Opis Jedinica mere Količina 1.1. GLAVNA SALA Ponuđač je u obavezi da obezbedi prostor za realizaciju edukativnog skupa - okvirnog kapaciteta 120 učesnika koji je planiran je za nedelju 09-14. novembra 2026. Ponuđač mora da eksplicitno navede lokaciju održavanja. Sala mora da ispunjava sledeće uslove: površine od minimalno 250m2 da ima najmanje 120 uniformnih stolica da omogućava različite postavke sedenja u skladu sa formatom događaja i instrukcijama Naručioca; da bude klimatizovana, sa adekvatnom ventilacijom, osvetljenjem i tehničkom infrastrukturom; da poseduje prostor za edukatore i govornicu; da poseduje stabilnu internet konekciju (Wi-Fi) dovoljnog kapaciteta za nesmetano funkcionisanje događaja; da bude lako dostupna lokacija sa obezbeđenim pristupom za osobe sa invaliditetom; da omogućava postavljanje dodatne tehničke opreme, signalizacije i vizuelnog obeležavanja prostora u skladu sa potrebama Naručioca; da ima dovoljan broj lako dostupnih toaleta (minimum dve muške i tri ženske kabine) da poseduje osnovne tehničke i bezbednosne uslove za nesmetanu realizaciju događaja. Način realizacije: prostor mora biti dostupan za pripremu i tehničku montažu pre početka događaja, kao i za demontažu po završetku događaja; ponuđač je odgovoran za koordinaciju sa osobljem objekta tokom pripreme i realizacije događaja. 1.1.1. Konferencijska sala za realizaciju edukativnog skupa kapaciteta za 120 učesnika – trajanje 1 dan* sala/dan 1 *Napomena: Konačna organizacija i raspored prostora biće usklađeni sa programom događaja i odobreni od strane Naručioca. 1.2 PRATEĆI PROSTORI Za potrebe realizacije edukativnog skupa, ponuđač je u obavezi da obezbedi adekvatan prostor ispred sale – pristupni foaje, za potrebe registracije, kafe pauze i ručak, minimalne kvadrature 60m2, uključujući mogućnost brendiranja prostora i postavljanja dodatnih stolova za distribuciju edukativnih materijala - publikacija. 1.2.1. Prateći prostor za potrebe organizacije događaja – pristupni foaje prostor/dan 1 *Napomena: Prateći prostor za potrebe organizacije događaja mora biti funkcionalno povezan sa glavnim prostorom i dostupan tokom trajanja skupa, uz mogućnost nesmetane koordinacije organizacionih aktivnosti u skladu sa programom događaja i instrukcijama Naručioca. 2. AUDIOVIZUELNA OPREMA, TEHNIČKA PODRŠKA, PRATEĆI MATERIJALI, FOTO I VIDEO PRODUKCIJA I BRENDING PROSTORA Opis Jedinica mere Količina Ponuđač je u obavezi da za potrebe realizacije edukativnog skupa obezbedi kompletnu audio-vizuelnu opremu, tehničku i IT podršku, prateće tehničke resurse, foto i video produkciju, kao i usluge pripreme i realizacije vizuelnog obeležavanja i brendinga prostora, neophodne za nesmetanu realizaciju programa događaja. Obezbeđena oprema, tehnička podrška i produkcioni resursi moraju biti prilagođeni veličini prostora, broju učesnika i formatu događaja, uz obezbeđivanje visokog nivoa funkcionalnosti, pouzdanosti i tehničke stabilnosti tokom celokupnog trajanja aktivnosti. Ponuđač je u obavezi da obezbedi: audio-vizuelnu opremu odgovarajućih tehničkih karakteristika; tehničku i IT podršku tokom pripreme i realizacije događaja; montažu, testiranje i demontažu opreme; dovoljan broj tehničkih lica za podršku tokom trajanja događaja; rezervnu opremu za ključne tehničke komponente; koordinaciju sa Naručiocem, predavačima i organizacionim timom u vezi sa tehničkim zahtevima i realizacijom programa; profesionalno fotografisanje i video snimanje događaja; obradu, montažu i isporuku foto i video materijala; postavljanje promotivnih i konferencijskih materijala i elemenata vizuelnog identiteta događaja. Sva oprema i tehnička rešenja moraju biti tehnički ispravni, kompatibilni sa standardnim uređajima i priključcima i obezbeđeni u skladu sa važećim tehničkim i bezbednosnim standardima. 2.1 AUDIOVIZUELNA OPREMA 2.1.1. LCD video projektori sa HDMI priključkom, minimum 5000 ANSI lumena ili ekvivalent: komad/dan 2 2.1.2. Laptop uređaji za potrebe prezentacija i realizacije programa događaja (minimum 15.6”, 16GB RAM, SSD, Windows 11 ili ekvivalent) komad/dan 1 2.1.3. Projekciona platna odgovarajućih dimenzija u skladu sa veličinom konferencijske sale komad/dan 2 2.1.4. Monitori za govornike i moderatore minimalne dijagonale 24’’ komad/dan 1 2.1.5. Sistem profesionalnog ozvučenja prilagođen veličini prostora i broju učesnika, sa pratećom audio opremom i set/dan 1 2.1.6. Dodatni rezervni mobilni set ozvučenja set/dan 1 2.1.7. Govornice sa stalkom za laptop i pratećim mikrofonima komad/dan 1 2.1.8. Laserski pokazivači sa funkcijom daljinskog upravljanja prezentacijama komad/dan 1 2.1.9. Konferencijski mikrofoni za govornike i panel diskusije komad/dan 4 2.1.10. Bežični mikrofoni za publiku i interakciju sa učesnicima komad/dan 2 2.1.11. Stanice za punjenje uređaja i produžni kablovi sa zaštitom komplet/dan 3 2.2 TEHNIČKA PODRŠKA I PRATEĆI MATERIJALI I REŠENJA 2.2.1. Tehnička podrška tokom pripreme i realizacije skupa, uključujući upravljanje audio-vizuelnom opremom, projekcijom, osvetljenjem i ozvučenjem, uz prisustvo tehničkih lica tokom trajanja događaja i tokom pripreme prostora pre početka događaja.* lice/dan 2 2.2.2. Stabilna Wi-Fi internet konekcija u svim prostorijama namenjenim realizaciji skupa, minimalne brzine 200/200 Mbps ili ekvivalent, prilagođena broju učesnika i tehničkim potrebama događaja usluga/dan 1 2.2.3. Sto za registraciju učesnika sa stolicama, postavljen ispred konferencijske sale tokom trajanja događaja komad/dan 1 2.2.4. Angažovanje osoblja za registraciju i koordinaciju učesnika tokom trajanja događaja, i prinošenje mikrofona tokom trajanja sesija lice/dan 4 2.2.5. Postavljanje promotivnih i konferencijskih materijala i elemenata vizuelnog identiteta događaja. lice/dan 2 *Napomena: Ponuđač je u obavezi da obezbedi kontinuiranu tehničku podršku tokom trajanja događaja, uključujući blagovremenu montažu, testiranje i funkcionalnost opreme, kao i rešavanje tehničkih problema u realnom vremenu, u koordinaciji sa Naručiocem i organizacionim timom. Neophodno je obezbediti rezervne jedinice za ključnu tehničku opremu koje se mogu upotrebiti za zamenu opreme u roku koji ne ugrožava nesmetanu realizaciju programa događaja. 2.3. FOTO MATERIJAL 2.3.1. Profesionalno fotografisanje edukativnog skupa* usluga 1 2.3.2. Obrada i isporuka obrađenih fotografija** fotografije 100 *Napomena: Ponuđač je u obavezi da obezbedi profesionalne usluge fotografisanja tokom realizacije događaja, uključujući fotografisanje ključnih segmenata programa, učesnika, govornika, registracije, pratećih aktivnosti i atmosfere događaja. Usluga obuhvata: angažovanje profesionalnog fotografa sa iskustvom u fotografisanju konferencija i stručnih događaja, korišćenje profesionalne fotografske opreme, **Napomena: Ponuđač je u obavezi da obezbedi profesionalne usluge obrade i isporuke obrađenih fotografija: Selekcija 100 fotografija, Obradu 100 fotografija, Isporuku 100 fotografija u digitalnom formatu, u visokoj rezoluciji i u formatu prilagođenom za digitalnu upotrebu. Rok za dostavljanje obrađenog foto materijala je najkasnije 5 dana od završetka događaja. 2.4. VIDEO MATERIJAL 2.4.1. Profesionalno video snimanje skupa* usluga 1 2.4.2. Obrada i montaža promotivnog video snimka u trajanju do 2 minuta, sa isporukom finalnog i sirovog video materijala snimak 1 *Napomena: Ponuđač je u obavezi da obezbedi profesionalnu video ekipu i odgovarajuću video, audio i rasvetnu opremu za potrebe realizacije skupa. Usluga obuhvata: snimanje ključnih segmenata skupa; snimanje govornika, učesnika i pratećih aktivnosti; snimanje izjava/intervjua prema potrebi Naručioca – do 3 izjave; obradu, montažu i postprodukciju video materijala; dodavanje osnovne grafike, titlova (srpski i engleski jezik) i logotipa prema instrukcijama Naručioca; isporuku finalnog video materijala u digitalnom formatu pogodnom za web i prezentacione svrhe dužine do dva minuta; dostavljanje sirovog video materijala Naručiocu. Video materijal mora biti snimljen profesionalnom opremom minimalne rezolucije Full HD, poželjno 4K ili ekvivalentno. Rok za dostavljanje finalnog video materijala je najkasnije 10 dana od završetka događaja. 2.5. DIZAJN, AKREDITACIJE I SERTIFIKATI 2.5.1. Dizajnerski paket za skup* paket 1 2.5.2. Priprema i izrada akreditacija** Akreditacija 120 2.5.3. Priprema i izrada sertifikata*** Sertifikat 120 *Napomena: Paket obuhvata: izradu osnovnog vizuelnog identiteta skupa, uključujući ključni vizual, tipografiju, kolorističko rešenje i pravila primene; razradu digitalnog vizuala u najviše pet dimenzija ili formata za internet, elektronske pozive i najavu događaja. Ponuđač je u obavezi da sva dizajnerska rešenja i pripremu materijala realizuje u skladu sa instrukcijama, komunikacionim i vizuelnim smernicama Naručioca, uz obavezno prethodno odobrenje Naručioca pre finalne izrade i produkcije materijala u roku od najkasnije 5 dana pre održavanja skupa. **Napomena: Ponuđač je dužan da pre događaja pripremi i izradi personalizovane akreditacije za sve učesnike, predavače i organizatore pojedinačno – koje podrazumevaju: pripremu za štampu 120 akreditacija štampu 120 akreditacija ***Napomena: Ponuđač je dužan da pre događaja pripremi i izradi personalizovane sertifikate za sve učesnike, predavače i organizatore pojedinačno – koje podrazumevaju: pripremu za štampu 120 sertifikata štampu 120 sertifikata 3. RUČAK, PAUZE I OSTALE POTREBE OSVEŽENJA I HRANE Opis Jedinica mere Količina Ponuđač je u obavezi da za potrebe realizacije skupa obezbedi usluge keteringa, kafe pauza i posluženja za učesnike, predavače i organizacioni tim, u skladu sa programom i instrukcijama Naručioca. Usluge moraju biti organizovane u skladu sa važećim standardima bezbednosti hrane i profesionalnim standardima za realizaciju konferencijskih i stručnih događaja, uz obezbeđivanje dovoljnog broja uslužnog osoblja, adekvatnog inventara i kontinuiranog održavanja higijene prostora tokom trajanja događaja. Ponuđač je u obavezi da obezbedi: ručak za učesnike skupa u formi švedskog stola ili ekvivalentnog samouslužnog modela; organizaciju kafe pauze tokom trajanja događaja; vodu za edukatore; opcije za posebne režime ishrane u skladu sa potrebama učesnika. 3.1. RUČAK 3.1.1. Ručak za učesnike skupa, predavače i organizatore u formi posluženja tipa švedskog stola* osoba/dan 120 3.1.2. Piće uz ručak za učesnike, predavače i organizatore skupa** osoba/dan 120 3.1.3. Osoblje – kelneri i podrška u transportu, posluženju i raspremanju, oprema i posuđe*** osoba/dan 5 *Napomena: Meni treba da obuhvati sendviče (3 vrste), povrće, dezert (voće i kolač). Ponuđač je u obavezi da obezbedi i opcije prilagođene posebnim režimima ishrane (vegetarijanski, posni, bezglutenski i sl.), u skladu sa potrebama učesnika. Hrana mora biti sveže pripremljena, zdravstveno bezbedna i proizvedena u skladu sa važećim propisima i standardima bezbednosti hrane (HACCP standard ili ekvivalent), **Napomena: Piće uključuje gaziranu i negaziranu vodu i bezalkoholna pića – dva gazirana i jedno negazirano. ***Napomena: Ponuđač je dužan za obezbeđivanje dovoljnog broja uslužnog osoblja – kelnera u reprezentativnoj uniformnoj odeći, i osoblja za podršku u transportu, posluženju i raspremanju, kao i dovoljne količine adekvatnog inventara (opreme i posuđa) i kontinuiranu dopunu hrane i pića tokom trajanja posluženj