Ангажовање истраживачке јединице или институције високог нивоа/Engagement of a high-level research unit or institution

Uputstvo ponuđačima kako da sačine ponudu.pdf 1УПУТСТВО ПОНУЂАЧИМА КАКО ДА САЧИНЕ ПОНУДУ УПУТСТВО ПОНУЂАЧИМА КАКО ДА САЧИНЕ ПОНУДУ Део конкурсне документације који се формира путем Портала Подаци о наручиоцу Наручилац: ИНСТИТУТ ЗА НУКЛЕАРНЕ НАУКЕ ВИНЧА - ИНСТИТУТ ОД НАЦИОНАЛНОГ ЗНАЧАЈА ЗА РЕПУБЛИКУ СРБИЈУ-УНИВЕРЗИТЕТ У БЕОГРАДУ Порески идентификациони број (ПИБ): 101877940 Адреса: МИКЕ ПЕТРОВИЋА АЛАСА БР. 12-14 - ВИНЧА 11351 ГРОЦКА Интернет страница: www.vinca.rs Основни подаци о поступку Назив поступка: Ангажовање истраживачке јединице или институције високог нивоа/Engagement of a high-level research unit or institution Референтни број: У-0091 Врста поступка: Отворени поступак Врста предмета набавке: Услуге Опис: Рок за подношење: 28.08.2026 10:00 Карактеристике поступка јавне набавке (инструменти и технике) Закључује се уговор о јавној набавци. 2УПУТСТВО ПОНУЂАЧИМА КАКО ДА САЧИНЕ ПОНУДУ Опис предмета / партија Ангажовање истраживачке јединице или институције високог нивоа/Engagement of a high-level research unit or institution Опис набавке: Ангажовање истраживачке јединице или институције високог нивоа/Engagement of a high-level research unit or institution Наручилац је дефинисао критеријуме за доделу уговора на основу: Цене Начин рангирања прихватљивих понуда: Аутоматско рангирање Електронска комуникација и размена података на Порталу јавних набавки У поступку се захтева електронска комуникација. Понуда / пријава се подноси путем Портала јавних набавки на начин описан у овом упутству. Корисник заинтересован за поступак јавне набавке комуницира са наручиоцем искључиво путем Портала јавних набавки. Корисник Портала јавних набавки може да се заинтересује за објављен поступак јавне набавке тако што је преузео конкурсну документацију или означио своју заинтересованост. Документацији у овом поступку јавне набавке на Порталу јавних набавки приступа се на страници поступка: https://jnportal.ujn.gov.rs/tender-eo/384903 Радње у поступку јавне набавке које можете спроводити на тој страници поступка: - слање захтева за додатним информацијама или појашњењем у вези са документацијом о набавци као и указивање наручиоцу на евентуално уочене недостатке и неправилности у документацији о набавци vidi opšte uputstvo za korisnike Portala - формирање групе понуђача vidi opšte uputstvo za korisnike Portala - припрема и подношење понуде vidi opšte uputstvo za korisnike Portala - попуњавање е-Изјаве о испуњености критеријума за квалитативни избор привредног субјекта vidi opšte uputstvo za korisnike Portala - додела права на поступак (лицу у привредном субјекту) vidi opšte uputstvo za korisnike Portala - слање захтева за заштиту права vidi opšte uputstvo za korisnike Portala - додела овлашћења пуномоћнику за заступање у поступку заштите права vidi opšte uputstvo za korisnike Portala Привредни субјект може путем Портала јавних набавки да тражи од наручиоца додатне информације или појашњења у вези са документацијом о набавци, при чему може да укаже наручиоцу уколико сматра да постоје недостаци или неправилности у документацији о набавци, и то најкасније 8 дана пре истека рока за подношење. Сандуче електронске поште у поступку vidi opšte uputstvo za korisnike Portala Корисник заинтересован за поступак током трајања поступка јавне набавке путем сандучета електронске поште на Порталу добија следеће информације: o Измене конкурсне документације o Додатне информације или појашњења у вези са документацијом о набавци 3УПУТСТВО ПОНУЂАЧИМА КАКО ДА САЧИНЕ ПОНУДУ o Измене електронског каталога o Одлука о додели / обустави o Објављени огласи о јавној набавци Корисник односно привредни субјект који учествује у поступку кроз сандуче путем Портала прима: o Потврда о успешно поднетој понуди / пријави o Потврда о успешно поднетој измени / допуни понуде / пријаве o Потврда о опозиву понуде / пријаве o Позив за подношење понуда o Позив за учешће у е-лицитацији o Записник о отварању понуда Корисник прима копије порука и на адресу е-поште са којом се регистровао на Порталу. Припремање и подношење понуде / пријаве Привредни субјект сачињава понуду/пријаву на Порталу јавних набавки према структури и садржини коју је дефинисао Наручилац приликом припреме поступка јавне набавке на Порталу. Привредни субјект који подноси понуду / пријаву мора да буде регистрован на Порталу са најмање једним, а пожељно више корисника (односно корисничких налога). vidi opšte uputstvo za korisnike Portala Понуђач који је самостално поднео понуду не може истовремено да учествује у заједничкој понуди или као подизвођач, нити исто лице може учествовати у више заједничких понуда. Понуђач може да поднесе само једну понуду осим у случају када је дозвољено или се захтева подношење понуде са варијантама. Детаљно упутство о припреми понуде путем Портала: vidi opšte uputstvo za korisnike Portala Рок за подношење понуда или пријава: 28.08.2026 10:00 Језици на којима понуде или пријаве могу бити поднете: Српски Енглески - Енглисх Опис делова понуде који могу да се поднесу на страном језику Целокупна понуда може бити поднета и на енглеском језику, укључујући и доказе. Изјава о интегритету У обрасцу понуде/пријаве понуђач/кандидат мора изјавом о интегритету да потврди под пуном материјалном и кривичном одговорношћу да је своју понуду/пријаву поднео независно, без договора са другим понуђачима/кандидатима или заинтересованим лицима и да гарантује тачност података у понуди/пријави. Припремање и подношење заједничке понуде / пријаве На страници поступка јавне набавке на Порталу привредни субјект може да креира групу привредних субјеката (понуђача / кандидата) ради подношења заједничке понуде/пријаве. Члан групе привредних субјеката који подноси понуду / пријаву мора бити овлашћен за подношење заједничке понуде / пријаве у име групе. Овлашћење за подношење понуде / пријаве у име групе привредних субјеката, чланови групе дају путем Портала јавних набавки. Сви чланови групе треба да буду регистровани корисници Портала јавних набавки. Више о формирању групе привредних субјеката: vidi opšte uputstvo za korisnike Portala Понуду / пријаву припрема и подноси члан групе овлашћен за подношење заједничке понуде / пријаве у име групе привредних субјеката. 4УПУТСТВО ПОНУЂАЧИМА КАКО ДА САЧИНЕ ПОНУДУ У случају заједничке понуде / пријаве подаци о члановима групе део су обрасца понуде / пријаве. Код попуњавања обрасца понуде групе понуђача на Порталу јавних набавки треба да се наведе вредност или проценат вредности набавке те предмет или количину предмета набавке коју ће извршавати сваки члан групе према споразуму. Код попуњавања обрасца пријаве групе кандидата ти подаци наводе се ако су познати. Сви чланови групе привредних субјеката треба да попуне Изјаву о испуњености критеријума за квалитативни избор привредног субјекта. Припрема понуде / пријаве са подизвођачем Уколико понуда/пријава укључује подизвођаче, они треба да буду регистровани корисници Портала јавних набавки, али не треба да дају сагласност привредном субјекту за подношење понуде/пријаве путем Портала. Привредни субјект који намерава да извршење дела уговора повери подизвођачу, дужан је за сваког појединог подизвођача наведе: 1) податке о подизвођачу (назив подизвођача, адреса, матични број, порески идентификациони број, име особе за контакт). 2) податке о делу уговора који ће се поверити подизвођачу (по предмету или у количини, вредности или проценту). 3) податак да ли подизвођач захтева да му наручилац непосредно плаћа доспела потраживања за део уговора који је он извршио. Привредни субјект је дужан да за сваког подизвођача у понуди / пријави достави Изјаву о испуњености критеријума за квалитативни избор привредног субјекта. Припрема докумената у оквиру понуде / пријаве Привредни субјект учитава документе понуде / пријаве према дефинисаној структури. Подржани формати и величина докумената прописани су Упутством за коришћење Портала јавних набавки. У случају да поједини документ превазилази величину омогућену на Порталу јавних набавки, препоручено је коришћење компресије докумената или дељење документа у мање делове и учитавање мањих и/или компресованих докумената на Портал јавних набавки. Документе које учитава у оквиру понуде / пријаве привредни субјект не сме да криптује. Портал јавних набавки криптује понуде / пријаве и њихове делове и чува тајност садржине понуда / пријава као и информацију о идентитету привредног субјекта до датума и времена отварања понуда. Привредни субјект може да припрема, учитава на Портал (Страница поступка  Понуде или Пријаве  Припрема документације) документе које намерава да прилаже у оквиру понуде / пријаве. vidi opšte uputstvo za korisnike Portala Наручилац је дефинисао да уз понуде / пријаве за предмет / партије захтева следеће документе. За предмет / партију:  Ангажовање истраживачке јединице или институције високог нивоа/Engagement of a high-level research unit or institution Наручилац захтева да понуђач у својој понуди / пријави приложи следеће документе: Образац понуде / пријаве - Портал аутоматски формира попуњени образац понуде / пријаве на основу података које је привредни субјект уписао на Порталу. Образац структуре понуђене цене - Понуђач је дужан да попуни све ставке из Обрасца структуре цене и исти достави уз понуду. Није потребно оверавати. Изјава о испуњености критеријума за квалитативни избор привредног субјекта - Портал аутоматски формира попуњени образац Изјаве на основу података које је привредни субјект уписао на Порталу. Модел уговора или оквирног споразума - Потребно је попунити основне податке у Моделу уговора, није потребно оверавати. Уз сваки тражени документ привредни субјект може да учита више докумената, ако се документ састоји од више делова. 5УПУТСТВО ПОНУЂАЧИМА КАКО ДА САЧИНЕ ПОНУДУ Приликом учитавања докумената на Портал јавних набавки привредни субјект на Порталу означава да ли је поједини документ понуде поверљив (у складу са чланом 38. Закона о јавним набавкама), наводи правни основ на основу којег су документи означени поверљивим и образлаже разлог(е) поверљивости. У случају да одређени документ има само поједине делове поверљиве, пре учитавања тог документа на Портал, потребно је да привредни субјект издвоји поверљиве делове у засебни документ, означи га поверљивим, и тако га учита на Портал јавних набавки. Делове који нису поверљиви, потребно је раздвојити у засебни документ или документе и тако их учитати на Портал јавних набавки. Нити један део електронске понуде / пријаве не потписује се, није потребан печат нити је потребно скенирање докумената. Изјава о испуњености критеријума за квалитативни избор привредног субјекта Изјава о испуњености критеријума за квалитативни избор привредног субјекта попуњава се електронски на Порталу. Део конкурсне документације Критеријуми за квалитативни избор привредног субјекта са упутством формиран је путем Портала и приложен конкурсној документацији. Начин попуњавања е-Изјаве путем Портала: vidi opšte uputstvo za korisnike Portala Попуњавање Изјаве путем Портала, према дефинисаним критеријумима спроводи се на страници поступка под Пријаве / Понуде  Нова Изјава или Изјаве у припреми за ажурирање изјаве. Чланови групе, подизвођачи или други субјекти чије капацитете привредни субјект користи попуњавају сваки своју е-Изјаву, а привредни субјект може да преузме попуњену е-Изјаву путем Портала и да ју приложи уз понуду / пријаву. Делови понуде / пријаве које није могуће доставити електронским путем У случају да део или делове понуде / пријаве није могуће доставити електронским средствима путем Портала јавних набавки (в. члан 45. став 3. Закона о јавним набавкама), привредни субјект је дужан да наведе у понуди / пријави тачан део или делове понуде / пријаве које подноси средствима која нису електронска. Део или делове понуде / пријаве које није могуће доставити електронским средствима путем Портала јавних набавки привредни субјект подноси Наручиоцу до истека рока за подношење понуда / пријава путем поште, курирске службе или непосредно, у коверти или кутији, затвореној на начин да се приликом отварања може са сигурношћу да утврди да се први пут отвара. Део или делове понуде / пријаве које није могуће доставити електронским средствима путем Портала јавних набавки привредни субјект подноси на адресу: ИНСТИТУТ ЗА НУКЛЕАРНЕ НАУКЕ ВИНЧА - ИНСТИТУТ ОД НАЦИОНАЛНОГ ЗНАЧАЈА ЗА РЕПУБЛИКУ СРБИЈУ-УНИВЕРЗИТЕТ У БЕОГРАДУ МИКЕ ПЕТРОВИЋА АЛАСА БР. 12-14 - ВИНЧА 11351 ГРОЦКА Србија Са назнаком: Део понуде / пријаве за јавну набавку: Ангажовање истраживачке јединице или институције високог нивоа/Engagement of a high-level research unit or institution Референтни број: У-0091 Број понуде: НЕ ОТВАРАТИ Приликом припреме понуде / пријаве на Порталу, привредни субјект наводи део или делове понуде / пријаве које ће доставити не-електронским начинима. На полеђини коверте или на кутији треба навести назив и адресу привредног субјекта. У случају да део или делове понуде / пријаве подноси група привредних субјеката, на коверти је потребно назначити да се ради о групи привредних субјеката и навести називе и адресу свих чланова групе. 6УПУТСТВО ПОНУЂАЧИМА КАКО ДА САЧИНЕ ПОНУДУ Део или делови понуде / пријаве сматрају се благовременим уколико су примљени од стране наручиоца до 28.08.2026 до 10:00 часова. Наручилац ће привредном субјекту предати потврду пријема. У потврди о пријему Наручилац ће навести датум и време пријема. Део или делове понуде / пријаве које Наручилац није примио у року одређеном за подношење понуда / пријава, односно који је примљен по истеку дана и сата до којег се понуде / пријаве могу подносити, сматраће се неблаговременим. Неблаговремени део или делове понуде / пријаве Наручилац ће по окончању поступка отварања вратити неотворене Понуђачу, са назнаком да су поднети неблаговремено. Попуњавање обрасца понуде Предмет / Партија:  Ангажовање истраживачке јединице или институције високог нивоа/Engagement of a high-level research unit or institution Цена се исказује у динарима, са и без пореза на додату вредност, са урачунатим свим трошковима које понуђач има у реализацији предметне јавне набавке. Дозвољено је исказати цену и у следећој валути: EUR Примена жреба Уколико након рангирања на основу критеријума за доделу и резервних критеријума (ако су дефинисани) није могуће донети одлуку о додели уговора, наручилац ће уговор доделити понуђачу који буде извучен путем жреба. Наручилац ће обавестити све понуђаче који су поднели понуде о датуму када ће се одржати извлачење путем жреба. Жребом ће бити обухваћене само оне понуде које су најповољније након рангирања на основу критеријума за доделу и резервних критеријума (ако су дефинисани). Извлачење путем жреба наручилац ће извршити јавно, у присуству понуђача, и то тако што ће називе понуђача исписати на одвојеним папирима, који су исте величине и боје, те ће све те папире ставити у провидну кутију одакле ће прво извући само један папир. Понуђачу чији назив буде на извученом папиру ће бити додељен уговор. Након извлачења првог папира наручилац извлачи преостале папире један по један те сходно редоследу којим су извучени рангира преостале понуђаче. Понуђачима који не присуствују овом поступку, наручилац ће доставити записник извлачења путем жреба. Рок и начин плаћања Исплата услуга биће извршена у 3 дела: 30% на крају прве трећине периода ангажовања, 40% на крају друге трећине периода ангажовања, и 30% на крају последње трећине периода ангажовања за пружене услуге. Понуда мора бити важећа 30 дана од дана отварања понуда. Након уноса свих података привредни субјект генерише образац понуде / пријаве и може да прегледа податке понуде / пријаве пре него поднесе понуду / пријаву. Начин измене и допуне понуде / пријаве vidi opšte uputstvo za korisnike Portala Начин опозива понуде / пријаве vidi opšte uputstvo za korisnike Portala - 7УПУТСТВО ПОНУЂАЧИМА КАКО ДА САЧИНЕ ПОНУДУ Отварање понуда / пријава Подаци везани уз отварање понуда / пријава како је наведено у позиву Датум: 28.08.2026 Локално време: 10:00 Место: Управна зграда Института "Винча" Подаци о овлашћеним лицима и поступку отварања: Наручилац није искључио јавност из поступка отварања понуда. На страници поступка Понуде  Отварање понуда понуђач може пратити одбројавање до отварања понуда. Након што Портал отвори понуде формира се записник о отварању понуда који је могуће преузети на страници поступка а истовремено се шаље понуђачима. Појашњења понуде / пријаве, облик и начин достављања доказа Након отварања понуда / пријава наручилац може да захтева додатна објашњења која ће му помоћи при прегледу, вредновању и упоређивању понуда / пријава, а може да врши и контролу (увид) код понуђача, односно његовог подизвођача. Ако су подаци или документација, коју је привредни субјект доставио непотпуни или нејасни, наручилац може, поштујући начела једнакости и транспарентности, у примереном року који није краћи од пет дана, да путем Портала јавних набавки захтева од привредног субјекта, да достави неопходне информације или додатну документацију. vidi opšte uputstvo za korisnike Portala Рок за доношење одлуке Одлуку о додели уговора или одлуку о обустави наручилац доноси у року од 30 дана од истека рока за подношење понуда. Заштита права Захтев за заштиту права може да поднесе привредни субјект, односно понуђач који је имао или има интерес за доделу уговора у конкретном поступку јавне набавке и који указује да је због поступања наручиоца противно одредбама ЗЈН оштећен или би могла да настане штета услед доделе уговора, противно одредбама ЗЈН (у даљњем тексту: подносилац захтева). Захтев за заштиту права подноси се електронским путем преко Портала јавних набавки истовремено наручиоцу и Републичкој комисији за заштиту права у поступцима јавних набавки (у даљем тексту: Републичка комисија). Подношење захтева за заштиту права електронским путем vidi opšte uputstvo za korisnike Portala Кораци: - Упишите референтни број захтева - Подаци о подносиоцу захтева, наручиоца и поступку за који се подноси захтев аутоматски се повлаче из система - Уколико подносилац захтева радње у поступку предузима преко пуномоћника може овластити пуномоћника путем Портала јавних набавки - Уколико се захтев подноси у име групе понуђача подносилац захтева треба да учита овлашћење осталих чланова групе или споразум из којег је развидно да има право да поднесе захтев у име групе - Дефинишите да ли се захтев за заштиту права односи на предмет набавке у целини или на поједину партију предмета набавке (означите партије) - Документи које је потребно учитати са вашег рачунара: - Документ захтева за заштиту права (уз захтев можете такође учитати додатну документацију) - Доказ о уплати таксе 8УПУТСТВО ПОНУЂАЧИМА КАКО ДА САЧИНЕ ПОНУДУ Прецизне информације о року(овима) за заштиту права Захтев за заштиту права може да се поднесе у току целог поступка јавне набавке, осим ако ЗЈН није другачије одређено, а најкасније у року од десет дана од дана објављивања на Порталу јавних набавки одлуке наручиоца којом се окончава поступак јавне набавке у складу са ЗЈН. Захтев за заштиту права којим се оспоравају радње наручиоца у вези са одређивањем врсте поступка, садржином јавног позива и конкурсном документацијом сматраће се благовременим ако је примљен од стране наручиоца најкасније три дана пре истека рока за подношење понуда, односно пријава, без обзира на начин достављања. Захтев за заштиту права којим се оспоравају радње наручиоца предузете након истека рока за подношење понуда подноси се у року од десет дана од дана објављивања одлуке наручиоца на Порталу јавних набавки, односно од дана пријема одлуке у случајевима када објављивање на Порталу јавних набавки није предвиђено ЗЈН. Након истека рока за подношење захтева за заштиту права, подносилац захтева не може да допуњава захтев изношењем разлога у вези са радњама које су предмет оспоравања у поднетом захтеву или оспоравањем других радњи наручиоца са којима је био или могао да буде упознат пре истека рока за подношење захтева за заштиту права, а које није истакао у поднетом захтеву. Захтевом за заштиту права не могу да се оспоравају радње наручиоца предузете у поступку јавне набавке ако су подносиоцу захтева били или могли да буду познати разлози за његово подношење пре истека рока за подношење захтева, а подносилац захтева га није поднео пре истека тог рока. Ако је у истом поступку јавне набавке поново поднет захтев за заштиту права од стране истог подносиоца захтева, у том захтеву не могу да се оспоравају радње наручиоца за које је подносилац захтева знао или могао да зна приликом подношења претходног захтева. Предмет оспоравања у поступку заштите права не могу да буду евентуални недостаци или неправилности документације о набавци на које није указано у складу са чланом 97. ЗЈН. Наручилац објављује обавештење о поднетом захтеву за заштиту права на Порталу јавних набавки најкасније наредног дана од дана пријема захтева за заштиту права. Подношење захтева за заштиту права задржава наставак поступка јавне набавке од стране наручиоца до окончања поступка заштите права. Захтев за заштиту права мора да садржи податке из члана 217. ЗЈН. Уколико подносилац захтева радње у поступку предузима преко пуномоћника, уз захтев за заштиту права доставља овлашћење за заступање у поступку заштите права. Подносилац захтева који има боравиште или пребивалиште, односно седиште у иностранству дужан је да у захтеву за заштиту права именује пуномоћника за примање писмена у Републици Србији, уз навођење свих података потребних за комуникацију са означеним лицем. Приликом подношења захтева за заштиту права наручиоцу подносилац захтева је дужан да достави доказ о уплати таксе. Доказ је сваки документ из кога се може да се утврди да је трансакција извршена на одговарајући износ из члана 225. ЗЈН и да се односи на предметни захтев за заштиту права. Валидан доказ о извршеној уплати таксе, у складу са Упутством о уплати таксе за подношење захтева за заштиту права Републичке комисије, објављен је на сајту Републичке комисије. Такса износи 120.000 динара. Instructions_to_Tenderers_English.docx INSTRUCTIONS TO TENDERERS HOW TO DRAW UP A TENDER Part of the tender documents generated through the Portal Information concerning the contracting authority Contracting authority: VINČA INSTITUTE OF NUCLEAR SCIENCES - NATIONAL INSTITUTE OF THE REPUBLIC OF SERBIA - UNIVERSITY OF BELGRADE Tax identification number (PIB): 101877940 Address: MIKE PETROVIĆA ALASA 12-14 - VINČA 11351 GROCKA Website: www.vinca.rs Basic information about the procedure Procedure title: Engagement of a high-level research unit or institution Reference number: U-0091 Type of procedure: Open procedure Type of subject-matter of procurement: Services Description: Time limit for submission: 28.08.2026 10:00 Characteristics of the public procurement procedure (instruments and techniques) A public procurement contract shall be concluded. INSTRUCTIONS TO TENDERERS HOW TO DRAW UP A TENDER1 Description of the subject-matter / lot Engagement of a high-level research unit or institution Description of the procurement: Engagement of a high-level research unit or institution The contracting authority has defined the contract award criteria on the basis of: Price Method of ranking admissible tenders: Automatic ranking Electronic communication and exchange of data on the Public Procurement Portal Electronic communication is required in the procedure. The tender / request to participate shall be submitted through the Public Procurement Portal in the manner described in these instructions. A user interested in the public procurement procedure shall communicate with the contracting authority exclusively through the Public Procurement Portal. A user of the Public Procurement Portal may express interest in a published public procurement procedure by downloading the tender documents or marking their interest. The documents in this public procurement procedure are available on the procedure page of the Public Procurement Portal: https://jnportal.ujn.gov.rs/tender-eo/384903 Actions in the public procurement procedure that may be carried out on that procedure page: sending a request for additional information or clarification regarding the procurement documents, as well as drawing the contracting authority's attention to any observed deficiencies or irregularities in the procurement documents see the general instructions for users of the Portal forming a group of tenderers see the general instructions for users of the Portal preparing and submitting a tender see the general instructions for users of the Portal completing the e-Declaration of fulfilment of criteria for qualitative selection of an economic operator see the general instructions for users of the Portal granting procedure rights (to a person within the economic operator) see the general instructions for users of the Portal submitting a request for legal protection see the general instructions for users of the Portal granting authorisation to a proxy for representation in the protection of rights proceeding see the general instructions for users of the Portal An economic operator may, through the Public Procurement Portal, request additional information or clarification from the contracting authority regarding the procurement documents and may point out any deficiencies or irregularities it considers to exist in the procurement documents, no later than 8 days before expiry of the time limit for submission. Electronic mailbox in the procedure see the general instructions for users of the Portal During the public procurement procedure, a user interested in the procedure receives the following information through the electronic mailbox on the Portal: Amendments to the tender documents INSTRUCTIONS TO TENDERERS HOW TO DRAW UP A TENDER2 Additional information or clarifications regarding the procurement documents Amendments to the electronic catalogue Contract award / discontinuation decision Published public procurement notices A user, i.e. an economic operator participating in the procedure, receives through the mailbox on the Portal: Confirmation of successfully submitted tender / request to participate Confirmation of successfully submitted amendment / supplement to the tender / request to participate Confirmation of withdrawal of the tender / request to participate Invitation to tender Invitation to participate in an electronic auction Minutes of the opening of tenders The user also receives copies of messages at the email address used to register on the Portal. Preparation and submission of a tender / request to participate The economic operator draws up the tender / request to participate on the Public Procurement Portal in accordance with the structure and content defined by the contracting authority when preparing the public procurement procedure on the Portal. An economic operator submitting a tender / request to participate must be registered on the Portal with at least one, and preferably several, users (i.e. user accounts). see the general instructions for users of the Portal A tenderer that has submitted an individual tender may not simultaneously participate in a joint tender or as a subcontractor, and the same person may not participate in more than one joint tender. A tenderer may submit only one tender, except where submission of variants is permitted or required. Detailed instructions for preparing a tender through the Portal: see the general instructions for users of the Portal Time limit for submission of tenders or requests to participate: 28.08.2026 10:00 Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: Serbian English - English Description of parts of the tender that may be submitted in a foreign language The entire tender may also be submitted in English, including the evidence. Declaration of integrity In the tender / request to participate form, the tenderer / candidate must, by means of a declaration of integrity and under full material and criminal liability, confirm that it submitted its tender / request to participate independently, without agreement with other tenderers / candidates or interested persons, and that it guarantees the accuracy of the information contained in the tender / request to participate. Preparation and submission of a joint tender / request to participate On the public procurement procedure page on the Portal, an economic operator may create a group of economic operators (tenderers / candidates) for the purpose of submitting a joint tender / request to participate. A member of the group of economic operators submitting the tender / request to participate must be authorised to submit the joint tender / request to participate on behalf of the group. The members of the group grant authorisation to submit the tender / request to participate on behalf of the group of economic operators through the Public Procurement Portal. All members of the group must be registered users of the Public Procurement Portal. For more information about forming a group of economic operators: see the general instructions for users of the Portal INSTRUCTIONS TO TENDERERS HOW TO DRAW UP A TENDER3 The tender / request to participate shall be prepared and submitted by the member of the group authorised to submit the joint tender / request to participate on behalf of the group of economic operators. In the case of a joint tender / request to participate, information about the members of the group forms part of the tender / request to participate form. When completing the tender form for a group of tenderers on the Public Procurement Portal, the value or percentage of the procurement value and the subject-matter or quantity of the procurement to be performed by each member of the group in accordance with the agreement must be stated. When completing the request to participate form for a group of candidates, such information shall be stated if known. All members of the group of economic operators must complete the Declaration of fulfilment of criteria for qualitative selection of an economic operator. Preparation of a tender / request to participate with a subcontractor Where the tender / request to participate includes subcontractors, they must be registered users of the Public Procurement Portal, but they are not required to give consent to the economic operator for submission of the tender / request to participate through the Portal. An economic operator intending to entrust performance of part of the contract to a subcontractor must state the following for each subcontractor: information about the subcontractor (name of subcontractor, address, company registration number, tax identification number and name of the contact person); information about the part of the contract to be entrusted to the subcontractor (by subject-matter or by quantity, value or percentage); whether the subcontractor requests that the contracting authority directly pay it the due receivables for the part of the contract it has performed. The economic operator must submit, for each subcontractor included in the tender / request to participate, a Declaration of fulfilment of criteria for qualitative selection of an economic operator. Preparation of documents within the tender / request to participate The economic operator uploads tender / request to participate documents according to the defined structure. Supported formats and document sizes are prescribed by the Instructions for use of the Public Procurement Portal. If an individual document exceeds the size permitted on the Public Procurement Portal, it is recommended to compress the document or divide it into smaller parts and upload the smaller and/or compressed documents to the Portal. Documents uploaded within the tender / request to participate must not be encrypted by the economic operator. The Public Procurement Portal encrypts tenders / requests to participate and their parts, and preserves the confidentiality of their contents and the identity of the economic operator until the date and time of opening of tenders. The economic operator may prepare and upload to the Portal (Procedure page -> Tenders or Requests to participate -> Preparation of documents) the documents it intends to attach within the tender / request to participate. see the general instructions for users of the Portal The contracting authority has defined the following documents to be required with tenders / requests to participate for the subject-matter / lot. For the subject-matter / lot: Engagement of a high-level research unit or institution The contracting authority requires the tenderer to attach the following documents to its tender / request to participate: Tender / request to participate form - The Portal automatically generates the completed tender / request to participate form based on the information entered by the economic operator on the Portal. Offered price structure form - The tenderer must complete all items in the price structure form and submit it with the tender. Certification is not required. Declaration of fulfilment of criteria for qualitative selection of an economic operator - The Portal automatically generates the completed Declaration form based on the information entered by the economic operator on the Portal. Contract or framework agreement model - The basic information in the Contract model must be completed. Certification is not required. INSTRUCTIONS TO TENDERERS HOW TO DRAW UP A TENDER4 For each required document, the economic operator may upload several documents if the document consists of several parts. When uploading documents to the Public Procurement Portal, the economic operator marks on the Portal whether an individual tender document is confidential (in accordance with Article 38 of the Public Procurement Law), states the legal basis on which the documents are marked confidential and explains the reason(s) for confidentiality. If only certain parts of a document are confidential, before uploading the document to the Portal the economic operator must separate the confidential parts into a separate document, mark it as confidential and upload it in that form to the Public Procurement Portal. Parts that are not confidential must be separated into a separate document or documents and uploaded in that form to the Public Procurement Portal. No part of the electronic tender / request to participate is signed; no seal is required and documents do not need to be scanned. Declaration of fulfilment of criteria for qualitative selection of an economic operator The Declaration of fulfilment of criteria for qualitative selection of an economic operator is completed electronically on the Portal. The part of the tender documents entitled Criteria for qualitative selection of an economic operator with instructions is generated through the Portal and attached to the tender documents. Method of completing the e-Declaration through the Portal: see the general instructions for users of the Portal Completion of the Declaration through the Portal, in accordance with the defined criteria, is carried out on the procedure page under Requests to participate / Tenders -> New Declaration or Declarations in preparation for updating the declaration. Members of the group, subcontractors or other entities whose capacities the economic operator relies on complete their own e-Declaration, and the economic operator may download the completed e-Declaration through the Portal and attach it to the tender / request to participate. Parts of the tender / request to participate that cannot be submitted electronically Where a part or parts of the tender / request to participate cannot be submitted by electronic means through the Public Procurement Portal (see Article 45(3) of the Public Procurement Law), the economic operator must specify in the tender / request to participate the exact part or parts being submitted by non-electronic means. The part or parts of the tender / request to participate that cannot be submitted electronically through the Public Procurement Portal shall be submitted to the contracting authority before expiry of the time limit for submission of tenders / requests to participate, by post, courier service or directly, in an envelope or box sealed in such a manner that, upon opening, it can be established with certainty that it is being opened for the first time. The part or parts of the tender / request to participate that cannot be submitted electronically through the Public Procurement Portal shall be submitted to the following address: VINČA INSTITUTE OF NUCLEAR SCIENCES - NATIONAL INSTITUTE OF THE REPUBLIC OF SERBIA - UNIVERSITY OF BELGRADE MIKE PETROVIĆA ALASA 12-14 - VINČA 11351 GROCKA Serbia Marked as: Part of tender / request to participate for public procurement: Engagement of a high-level research unit or institution Reference number: U-0091 Tender number: DO NOT OPEN When preparing the tender / request to participate on the Portal, the economic operator states the part or parts of the tender / request to participate that will be submitted by non-electronic means. INSTRUCTIONS TO TENDERERS HOW TO DRAW UP A TENDER5 The name and address of the economic operator must be stated on the reverse side of the envelope or on the box. Where a part or parts of the tender / request to participate are submitted by a group of economic operators, the envelope must indicate that it concerns a group of economic operators and state the names and addresses of all members of the group. A part or parts of the tender / request to participate shall be deemed timely if received by the contracting authority by 28.08.2026 at 10:00. The contracting authority shall provide the economic operator with a receipt confirmation. The receipt confirmation shall state the date and time of receipt. A part or parts of the tender / request to participate not received by the contracting authority within the prescribed submission period, or received after the expiry of the day and hour by which tenders / requests to participate may be submitted, shall be deemed late. Upon completion of the opening procedure, the contracting authority shall return the late part or parts of the tender / request to participate unopened to the tenderer, marked as submitted late. Completion of the tender form Subject-matter / Lot: Engagement of a high-level research unit or institution The price shall be stated in dinars, with and without value added tax, including all costs incurred by the tenderer in carrying out the subject public procurement. It is also permitted to state the price in the following currency: EUR. Application of drawing of lots If, following ranking on the basis of the award criteria and spare criteria (if defined), it is not possible to adopt a contract award decision, the contracting authority shall award the contract to the tenderer selected by drawing of lots. The contracting authority shall inform all tenderers that submitted tenders of the date on which the drawing of lots will be held. Only tenders ranked as the most advantageous after application of the award criteria and spare criteria (if defined) shall be included in the drawing of lots. The contracting authority shall conduct the drawing of lots publicly, in the presence of tenderers, by writing the names of the tenderers on separate pieces of paper of the same size and colour, placing all papers in a transparent box and first drawing only one paper. The contract shall be awarded to the tenderer whose name appears on the paper drawn. After drawing the first paper, the contracting authority shall draw the remaining papers one by one and rank the remaining tenderers according to the order in which they were drawn. Tenderers not attending this procedure shall be provided with the minutes of the drawing of lots. Payment deadline and method Payment for services shall be made in 3 instalments: 30% at the end of the first third of the engagement period, 40% at the end of the second third of the engagement period, and 30% at the end of the final third of the engagement period, for the services provided. The tender must remain valid for 30 days from the date of opening of tenders. After entering all information, the economic operator generates the tender / request to participate form and may review the tender / request to participate information before submitting the tender / request to participate. Method of amending and supplementing the tender / request to participate see the general instructions for users of the Portal Method of withdrawing the tender / request to participate see the general instructions for users of the Portal INSTRUCTIONS TO TENDERERS HOW TO DRAW UP A TENDER6 Opening of tenders / requests to participate Information related to the opening of tenders / requests to participate, as stated in the notice Date: 28.08.2026 Local time: 10:00 Place: Administrative building of the "Vinča" Institute Information about authorised persons and the opening procedure: The contracting authority has not excluded the public from the tender opening procedure. On the procedure page, Tenders -> Opening of tenders, the tenderer may follow the countdown to the opening of tenders. After the Portal opens the tenders, minutes of the opening of tenders are generated, which may be downloaded from the procedure page and are simultaneously sent to the tenderers. Clarifications of the tender / request to participate, form and method of submitting evidence After opening the tenders / requests to participate, the contracting authority may request additional explanations to assist it in reviewing, evaluating and comparing tenders / requests to participate, and may also conduct an inspection at the premises of the tenderer or its subcontractor. If the information or documentation submitted by the economic operator is incomplete or unclear, the contracting authority may, while respecting the principles of equality and transparency, request through the Public Procurement Portal that the economic operator submit the necessary information or additional documentation within an appropriate period of no less than five days. see the general instructions for users of the Portal Time limit for adopting a decision The contracting authority shall adopt a contract award decision or a decision on discontinuation of procedure within 30 days from expiry of the time limit for submission of tenders. Protection of rights A request for legal protection may be submitted by an economic operator, i.e. a tenderer that had or has an interest in the award of the contract in the specific public procurement procedure and alleges that, due to conduct of the contracting authority contrary to the provisions of the Public Procurement Law, it has suffered or could suffer damage as a result of the contract being awarded contrary to the provisions of the Public Procurement Law (hereinafter: the applicant). The request for legal protection shall be submitted electronically through the Public Procurement Portal simultaneously to the contracting authority and the Republic Commission for the Protection of Rights in Public Procurement Procedures (hereinafter: the Republic Commission). Electronic submission of a request for legal protection see the general instructions for users of the Portal Steps: Enter the reference number of the request. Information about the applicant, the contracting authority and the procedure for which the request is submitted is automatically retrieved from the system. If the applicant undertakes actions in the procedure through a proxy, it may authorise the proxy through the Public Procurement Portal. If the request is submitted on behalf of a group of tenderers, the applicant must upload the authorisation of the other members of the group or an agreement clearly showing that it is entitled to submit the request on behalf of the group. Specify whether the request for legal protection relates to the subject-matter of procurement as a whole or to an individual lot (select the lots). Documents to be uploaded from your computer: INSTRUCTIONS TO TENDERERS HOW TO DRAW UP A TENDER7 Request for legal protection document (additional documentation may also be uploaded with the request) Proof of payment of the fee Precise information on the time limit(s) for protection of rights A request for legal protection may be submitted throughout the entire public procurement procedure, unless otherwise provided by the Public Procurement Law, and no later than ten days from the date of publication on the Public Procurement Portal of the contracting authority's decision concluding the public procurement procedure in accordance with the Public Procurement Law. A request for legal protection challenging actions of the contracting authority relating to determination of the type of procedure, the content of the contract notice and the tender documents shall be considered timely if received by the contracting authority no later than three days before expiry of the time limit for submission of tenders or requests to participate, regardless of the method of delivery. A request for legal protection challenging actions of the contracting authority undertaken after expiry of the time limit for submission of tenders shall be submitted within ten days from the date of publication of the contracting authority's decision on the Public Procurement Portal, or from the date of receipt of the decision in cases where publication on the Public Procurement Portal is not provided for by the Public Procurement Law. After expiry of the time limit for submission of a request for legal protection, the applicant may not supplement the request by presenting reasons relating to the actions challenged in the submitted request or by challenging other actions of the contracting authority of which it was or could have been aware before expiry of the time limit for submitting the request, but which it did not raise in the submitted request. A request for legal protection may not challenge actions of the contracting authority undertaken in the public procurement procedure if the applicant knew or could have known the reasons for submitting the request before expiry of the time limit for submitting the request, but failed to submit it before expiry of that time limit. If, in the same public procurement procedure, another request for legal protection is submitted by the same applicant, that request may not challenge actions of the contracting authority of which the applicant knew or could have known when submitting the previous request. Possible deficiencies or irregularities in the procurement documents that were not pointed out in accordance with Article 97 of the Public Procurement Law may not be the subject of challenge in the protection of rights proceeding. The contracting authority shall publish a notice on the submitted request for legal protection on the Public Procurement Portal no later than the day following receipt of the request for legal protection. Submission of a request for legal protection suspends continuation of the public procurement procedure by the contracting authority until completion of the protection of rights proceeding. The request for legal protection must contain the information referred to in Article 217 of the Public Procurement Law. If the applicant undertakes actions in the procedure through a proxy, it shall submit with the request for legal protection an authorisation for representation in the protection of rights proceeding. An applicant whose residence, domicile or registered office is abroad must appoint in the request for legal protection a proxy for receiving mail in the Republic of Serbia, stating all information necessary for communication with the designated person. When submitting a request for legal protection to the contracting authority, the applicant must provide proof of payment of the fee. Proof may be any document from which it can be established that the transaction was executed in the appropriate amount referred to in Article 225 of the Public Procurement Law and that it relates to the request for legal protection concerned. Valid proof of payment of the fee, in accordance with the Instructions on payment of the fee for submitting a request for legal protection issued by the Republic Commission, is published on the website of the Republic Commission. The fee amounts to 120,000 RSD INSTRUCTIONS TO TENDERERS HOW TO DRAW UP A TENDER8 Izjava o ispunjenosti kriterijuma_standard form_EN MS SO.docx Pursuant to Article 118 paragraph 7 of the Public Procurement Law („Official Gazette of RS“, No. 91/19), Public Procurement Office determines the content of Standard form of Declaration of Fulfilment of Criteria for Qualitative Selection of Economic Operator (DFC) Part I: Information concerning the procurement procedure and the contracting authority/entity All information in DFC must be filled in by the economic operator Contracting authority/entity Answer Name: [ ] Subject matter of procurement Answer Title or short description of procurement: [ ] Reference to relevant notice published on the Public Procurement Portal: Notice number: [ ][ ][ ][ ]/S [ ][ ][ ]–[ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ], date []. File reference number attributed by contracting authority/entity (if applicable): [ ] Part II: Information concerning the economic operator A: Information about the economic operator Economic operator Answer Name: [ ] Tax identification number, if applicable: [ ] If no „Tax identification number” is applicable, indicate another identification number, if required and applicable: [ ] Postal address: [……] Contact person or persons: [……] Telephone: [……] E-mail: [……] Internet address (web address) (if applicable): [……] General information Answer Is the economic operator micro, small or medium legal entity or entrepreneur? Yes No Only in case the procurement is reserved: is the economic operator whose main aim is professional re