Одржавање САП лиценци (шифра: ОП-У-46/2026)

Specifikacija.docx СПЕЦИФИКАЦИЈА у отвореном поступку јавне набавке услуга – одржавање SAP лиценци (шифра: ОП-У-46/2026) Предмет набавке су услуге одржавања SAP лиценци, за потребе органа Града, посебних организација и служби, за период од годину дана. Органи Града, посебне организације и службе располажу са следећим типовима и количинама лиценци: Тип лиценце Количина SAP S/4HANA Enterprise Management for ERP customers 1 SAP Professional User 150 SAP Project User 50 SAP Developer User 1 SAP HANA Runtime DB 1 ОДРЖАВАЊЕ SAP ЛИЦЕНЦИ (SAP ENTERPRISE SUPPORT) Услуге одржавања обухватају: произвођачко одржавање, корисничку подршку оперативног рада система и промену процедура на захтев корисника и вршиће се у периоду од годину дана. ПРОИЗВОЂАЧКО ОДРЖАВАЊЕ SAP ERP ЛИЦЕНЦИ (SAP ENTERPRISE SUPPORT) Услуге произвођачког одржавања описане су у генералним условима одржавања софтвера компаније SAP SE, Walldorf, Република Немачка. Ниво услуга је „SAP Enterprise Support“. Опсег услуга „SAP Enterprise Support“ је: - константна побољшања и иновације; - нове верзије лиценцираног софтвера и алати и поступци за надоградњу; - пакети за подршку, пакети за проширења и пакети за исправку; - ажурирање технологије у циљу подршке нових верзија оперативних система и база података треће стране; - подршка за управљање променама софтвера преко материјала, информација, алата за копију клијента, алата за копију ентитета и алата за поређење прилагођавања; - удаљена подршка SAP архитекте пословног решења ради подршке при процени могућности за иновације; - надзор компоненти и ресурса система SAP Early Watch Alert; - приступ смерницама за рад (SAP Note) преко интернет портала; - обрада захтева за подршком ради отклањања, заобилажења или избегавања грешке; - континуирана провера квалитета. КОРИСНИЧКА ПОДРШКА ОПЕРАТИВНОГ РАДА СИСТЕМА Корисничка подршка оперативног рада система за период од годину дана, обухвата подршку за најмање следеће имплементиране функционалности SAP система: Буџетско рачуноводство Главна књига Контни план-поставке Контни план-матични подаци Евидентирање пословних промена по систему двојног књиговодства Припрема налога за књижења:- брисање- поновни унос Књижење налога:- јединствени број- попуна потребних поља- нема брисања након књижења Сторнирање налога Аутоматско књижење аналитике у главну књигу- добављачи- основна средства Локална и ино валуте-поставке Курсне разлике Периоди књижења Периодични уноси Извештаји:- закључни лист- аналитичке картице- дневник књижења Извештаји главне књиге:- Капитални издаци- Новчани токови- Биланс стања- Биланс прихода и расхода- Извршење буџета- Коришћење буџетских резерви- Гаранције Интегрисање са главном књигом Трезора Постављање органа Града, посебних организација и служби, као организационих целина. Креирање подбиланса за орган, односно посебну организацију и службу Рачуноводство добављача Добављачи-основне поставке Добављачи-матични подаци Добављачи-дупли унос фактура Добављачи-књижна одобрења Добављачи-аванс Добављачи-обавештење о авансу при уносу фактуре Добављачи-умањење фактуре за аванс Налози за плаћање- више фактура у један налог- једна профактура у више налога Делимична плаћања Књига улазних рачуна Аналитичке картице добављача Добављачи-ПДВ Рачуноводство купаца Купци-основне поставке Купци-матични подаци Купци-профактуре Купци-делимичне уплате Књига излазних рачуна Аналитичке картице купаца Купци-ПДВ Рачуноводство основних средстава Основна средства-матични подаци Повезивање са главним основним средством Праћење основних средстава у току употребног века и након расхода Пренос основних средстава између локација/лица Амортизација:- симулација- извршење Праћене промене на основним средствима и извештавање- набавка, докапитализација, трансфер, поклон Ревалоризационе резерве Аутоматизација пописа (бар-код) Благајничко пословање Благајна-основне поставке Благајна-више врста:- динарска- бензин (бонови)- путарина (бонови) Благајна-промет Благајна-дневник благајне и признаница Банковни изводи Књижење извода Накнадна обрада Плаћања Исплате из SAP-а-генерисање електронског формата Исплате из SAP-а-основне поставке Управљање буџетом Интеграција буџета са рачуноводством Извршење буџета Креирање резервација Праћење реализације средстава планирано/остварено по позицијама Контрола доступности средстава Пробијање буџета Пренос резервисаних средстава у наредне године Формирање резервације за више година унапред Планирање квота Контрола извршења квота Управљачко рачуноводство Централизовање процеса Праћење трошкова Праћење послова који трају одређени период и захтевају додатну аналитику трошкова Алокација индиректних трошкова на стварне Корисничка подршка обухвата: • Послове везане за техничко - административну подршку оперативног рада система у одржавању имплементираних функционалности SAP система: Обезбеђење непрекидног рада свих наведених SAP система; Праћење SAP инфраструктуре (SAP landscape management); Управљање „случајевима подршке“ (issue management); Праћење рада система и уочавање могућих проблема у раду система те препоруке, интервенције и подешавања на систему на основу праћења рада система; Download, тестирање и инсталација patch-eva, инсталација закрпи/ SAP Nota и закрпи SW базе, инсталација support package-a; Провера рада система након инсталација patch-eva или других промена параметара система на којем се покрећу SAP системи; Надзирање ауторизације SAP корисника - Праћење система упозорења и обавештавања (Alert monitor – трансакција RZ20); Праћење приступа корисника систему и ресурсима (Logging, Auditing); Праћење системског лога; Извршити дообуку корисника за: процесе ажурирања система, S Usera, администрацију и ауторизацију система (упутства у писаној форми); Праћење функционалности транспортног система; Периодични надзор свих компонената (анализа логова, health check и слично) те анализа и прикупљање података о стању и перформансама у сврху побољшања рада система; Стављање система у функцију у случају хаварије (Disaster Recovery); Провера рада система након инсталација закрпи или других промена параметара система на којем се покрећу SAP системи, Дефинисање, спровођење и праћење извршавања backup-а и базе података; Осигурање расположивости системских image-a и backup-a ради провођења restore операција; Подршка постојећим интерфејсима ка не-SAP апликацијама; Анализа базе (тенденција раста, попуњеност табела). Подршку пословним процесима приликом коришћења SAP система (апликативна подршка): Консултантске услуге везане за употребу стандардних SAP функционалности и специфичних решења развијених за потребе корисника услуга Помоћ при исправљању насталих грешака од стране корисника на трансакционом систему Помоћ у периодичним обрадама, затварање / отварање пословне године Одржавање постојећих интерфејса Доедукација кључних корисника Наручиоца Помоћ Стручном тиму у решавању инцидената и проблема везаних за функционисање SAP продукционих система, a пo потреби и самостално решавање проблема; Пренос знања на Стручни тим и крајње кориснике; Редизајн одређених и креирање нових извештаја Оптимизирање постојећих SAP функционалности за све SAP постојеће модуле према препорукама најбоље пословне праксе Редизајнирање постојећих SAP функционалности по потреби и у договору са Стручним тимом Усклађивање постојећих SAP функционалности у свим ERP модулима у складу са променама у законској регулативи Подршка везана за рад трансакционог система. ПРОМЕНА ПРОЦЕДУРА НА ЗАХТЕВ КОРИСНИКА Промена процедура на захтев корисника (Change Request), у периоду од годину дана, планира се у укупном трајању од максимално 1462 човек/сати. Промена процедура на захтев корисника тј. иновирање модула подразумева прилагођавање SAP ERPS/4HANA апликативног решења потребама корисника насталим на захтев корисника за додатним функционалностима апликативног SAP система и потребама за усаглашавање решења са изменама прописа. У оквиру захтева за промену процедура могу се реализовати активности које обухватају анализу, пројектовање, развој, тестирање, израду документације, оптимизацију постојећих функционалности, израду нових функционалности, извештаја и интерфејса, интеграцију са другим информационим системима, као и друге активности неопходне за унапређење и даљи развој SAP окружења Наведене активности могу обухватити анализу постојећег стања система, идентификацију ризика и ограничења, процену могућности оптимизације и модернизације, анализу могућих сценарија даљег развоја SAP платформе у складу са препорукама произвођача решења, анализу, моделовање и унапређење пословних процеса, идентификацију уских грла и неефикасности у процесима, процесну аналитику засновану на подацима из пословних система, анализу утицаја предложених измена на пословне процесе и интеграције, као и израду препорука за оптимизацију и усклађивање процеса са добром SAP праксом. У циљу израде наведених анализа, Наручилац може захтевати и припрему специјализованих извештаја и процена које подржава произвођач решења, као што су SAP Readiness Check, SAP EarlyWatch Alert (EWA) извештаји или други расположиви SAP алати и извештаји за анализу стања система, перформанси, пословних процеса, техничке архитектуре и могућности модернизације SAP окружења. Резултат наведених активности је писани извештај који садржи опис затеченог стања, идентификоване ризике и ограничења, препоруке за унапређење система, као и предлог даљих активности и оквирни приступ реализацији препоручених мера. Као доказ извршења ових активности сматра се достављени извештај, студија, елаборат, записник или други одговарајући документ прихваћен од стране Стручног тима Наручиоца. Стручни тим, на захтев корисника, процењује оправданост захтева за промену процедура. Уколико је захтев оправдан, подноси захтев за промену процедура Добављачу. Добављач је дужан да изврши анализу могућности за реализацију захтева и да достави мишљење, оквирни рок за реализацију и процењени број човек/сати, на који сагласност даје Стручни тим. Obrazac strukture cene.docx ОБРАЗАЦ СТРУКТУРЕ ЦЕНЕ у отвореном поступку јавне набавке, шифра: ОП-У-46/2026 Понуђач: _____________________________________ У складу са чланом 93. Закона о јавним набавкама („Службени гласник РС“, бр. 91/19 и 92/23), прилажемо образац структуре цене: Табела 1. ПРОИЗВОЂАЧКО ОДРЖАВАЊЕ SAP ЛИЦЕНЦИ (SAP ENTERPRISE SUPPORT) Ред. број Врста услуге Јед. мере Количина Цена по јед. мере без ПДВ-а Цена по јед. мере са ПДВ-ом Укупна вредност без ПДВ-а (4*5) Укупна вредност са ПДВ-ом(4*6) Произвођачко одржавање SAP лиценци (SAP Enterprise support), у свему према Спецификацији месец 12 Табела 2. КОРИСНИЧКА ПОДРШКА ОПЕРАТИВНОГ РАДА СИСТЕМА Ред. број Врста услуге Јед. мере Количина Цена по јед. мере без ПДВ-а Цена по јед. мере са ПДВ-ом Укупна вредност без ПДВ-а (4*5) Укупна вредност са ПДВ-ом(4*6) Корисничка подршка оперативног рада SAP система, у свему према Спецификацији месец 12 Табела 3. ПРОМЕНА ПРОЦЕДУРА НА ЗАХТЕВ КОРИСИКА Ред. број Врста услуге Јед. мере Количина Цена по јед. мере без ПДВ-а Цена по јед. мере са ПДВ-ом Укупна вредност без ПДВ-а (4*5) Укупна вредност са ПДВ-ом(4*6) Промена процедура на захтев корисника SAP система (Change Request) човек/сат 1462 УКУПНА ВРЕДНОСТ ПОНУДЕ (Табела 1+ Табела 2+ Табела 3): _____________________________ динара без ПДВ-а. УКУПНА ВРЕДНОСТ ПОНУДЕ (Табела 1+ Табела 2+ Табела 3): _____________________________ динара са ПДВ-ом. Упутство како да се попуни образац структуре цене: У обрасцу структуре цене наводе се основни елементи понуђене цене: цена (јединична и укупна) у динарима са и без ПДВ-а. Цене се исказују на највише две децимале. Kriterijumi za dodelu ugovora.pdf КРИТЕРИЈУМИ ЗА ДОДЕЛУ УГОВОРА И ОСТАЛИ ЗАХТЕВИ НАБАВКЕ 1 Наручилац: СЛУЖБА ЗА ЗАЈЕДНИЧКЕ ПОСЛОВЕ ГРАДА НОВОГ САДА 103768035 Назив поступка: Одржавање САП лиценци (шифра: ОП-У-46/2026) Референтни број: XИX-405-3/26-158 КРИТЕРИЈУМИ ЗА ДОДЕЛУ УГОВОРА И ОСТАЛИ ЗАХТЕВИ НАБАВКЕ Део конкурсне документације који је генерисан путем Портала у случају када је наручилац означио опцију аутоматског рангирања понуда на Порталу јавних набавки Назив предмета / партије: Одржавање САП лиценци (шифра: ОП-У-46/2026) Наручилац је дефинисао критеријуме за доделу уговора на основу: Цене Изабран начин рангирања прихватљивих понуда: Аутоматско рангирање Остали захтеви набавке (који нису наведени изнад као критеријуми) Назив: Гарантни рок за извршене услуге Јединица мере: Месец Ограничења: Ограничена је минимална вредност коју понуђач може да понуди Минимална дозвољена вредност: 6,00 Ограничена је максимална вредност коју понуђач може да понуди Опис и појашњење критеријума и докази потребни за проверу: Гарантни рок за извршене услуге је минимум шест месеци од дана извршења услуге. Напомена: У овом делу наведени су остали захтеви набавке који нису претходно наведени као критеријуми за доделу уговора, а понуђач мора на њих да одговори приликом попуњавања електронског обрасца понуде. Ти захтеви могу да се односе на захтеве набавке, које наручилац сматра релевантним за закључење уговора и који се могу нумерички исказати- Резервни критеријуми Уколико након извршене стручне оцене понуда, две или више понуда имају исту најнижу понуђену цену, повољнијом ће се сматрати понуда која има дужи гарантни рок за извршене услуге. Примена жреба Уколико након рангирања на основу критеријума за доделу и резервних критеријума (ако су дефинисани) није могуће донети одлуку о додели уговора, наручилац ће уговор доделити понуђачу који буде извучен путем жреба. Наручилац ће обавестити све понуђаче који су поднели понуде о датуму када ће се одржати извлачење путем жреба. Жребом ће бити обухваћене само оне понуде које су најповољније након рангирања на основу критеријума за доделу и резервних критеријума (ако су дефинисани). Извлачење путем жреба наручилац ће извршити јавно, у присуству понуђача, и то тако што ће називе понуђача исписати на одвојеним папирима, који су исте величине и боје, те ће све те папире ставити у провидну кутију одакле ће прво извући само један папир. Понуђачу чији назив буде на извученом папиру ће бити додељен уговор. Након извлачења првог папира наручилац извлачи преостале папире један по један те сходно редоследу којим су извучени рангира преостале понуђаче. Понуђачима који не присуствују овом поступку, наручилац ће доставити записник извлачења путем жреба. Model ugovora.docx МОДЕЛ УГОВОРА о јавној набавци услуга – одржавање SAP лиценци (шифра: ОП-У-46/2026) Закључен у Новом Саду, дана __________________. године, између: Службе за заједничке послове Града Новог Сада, улица Жарка Зрењанина број 2, ПИБ: 103768035, матични број: 08839964, коју заступа Војислав Јоксовић, в.д. шефа Службе (у даљем тексту: Наручилац) и _____________________________________________________________________, матични број: _____________, ПИБ: _______________ са седиштем у _____________________, улица _______________________, коje заступа ___________________________ (у даљем тексту: Добављач) Уговорне стране сагласно констатују: - да је Наручилац, на основу Закона о јавним набавкама ("Службени гласник РС", бр. 91/19 и 92/23) и подзаконских аката којима се уређује поступак јавне набавке, спровео отворени поступак ради закључења уговора за набавку услуга – одржавање SAP лиценци (шифра: ОП-У-46/2026) - да је Добављач електронски, путем Портала јавних набавки, доставио прихватљиву понуду, која у потпуности одговара условима и спецификацији из конкурсне документације; - да је Наручилац Одлуком о додели уговора, број ____________ од ________ 2026. године, доделио уговор Добављачу; - да ће се реализација уговорене вредности у 2026. години вршити највише до износа средстава предвиђеног Планом јавних набавки Службе за заједничке послове за 2026. годину, а остатак неискоришћене уговорене вредности у 2027. години највише до износа средстава планираних Финансијским планом прихода и примања и расхода и издатака Службе за заједничке послове. Члан 1. Предмет овог уговора је набавка услуга – одржавање SAP лиценци на период од годину дана, у свему према Спецификацији Наручиоца, Обрасцу структуре цене и понуди Добављача, број ___________ од ___________________, који чине саставни део овог уговора. Наручилац је Служба за заједничке послове Града Новог Сада, а корисници су органи Града, посебне организације и службе. Услуге одржавања из става 1. овог члана обухватају: произвођачко одржавање, корисничку подршку и промену процедура на захтев корисника. Члан 2. Укупна уговорена вредност за услуге из члана 1. овог уговора износи ____________________ динара без пореза на додату вредност, што са порезом на додату вредност у износу од ________________ динара, износи укупно ________________ динара. Укупна уговорена вредност из става 1. овог члана обухвата услуге одржавања, у складу са свим захтевима из Спецификације Наручиоца. У укупну уговорену вредност урачунати су и сви други припадајући трошкови неопходни за реализацију предмета јавне набавке. Уговорена вредност за произвођачко одржавање износи ____________________ динара без пореза на додату вредност, што са порезом на додату вредност у износу од ________________ динара, износи укупно ________________ динара. Уговорена вредност за корисничку подршку износи ____________________ динара без пореза на додату вредност, што са порезом на додату вредност у износу од ________________ динара, износи укупно ________________ динара. Уговорена вредност за промену процедура на захтев корисника износи ____________________ динара без пореза на додату вредност, што са порезом на додату вредност у износу од ________________ динара, износи укупно ________________ динара. Наручилац задржава право да не реализује уговорену вредност из става 6. овог члана уколико за то не буде постојала потреба, односно у том делу и укупну уговорену вредност из става 1. овог члана. Наручилац задржава право да не реализује уговорену вредност из ст. 4. и 5. овог члана, ако у току важења Уговора престане потреба за вршењем услуга које су предмет Уговора. Члан 3. Добављач је дужан да обезбеди да обавезе у погледу одржавања SAP лиценци са HANA базом, врше лица наведена у Изјави о кључном техничком особљу, која се налази у прилогу овог уговора. Добављач може извршити замену лица из става 1. овог члана, само лицима која испуњавају минималне услове захтеване конкурсном документацијом за кључно техничко особље, о чему је дужан да обавести Наручиоца и Стручни тим, образован и именован Решењем Градског већа Града Новог Сада (у даљем тексту: Стручни тим). Члан 5. Гарантни рок за извршене услуге је ____ месеци од дана извршења услуге. У случају утврђених недостатака у квалитету извршених услуга, Стручни тим ће сачинити записник о рекламацији. Добављач мора записнички констатоване недостатке и примедбе на извршене услуге отклонити најкасније у року од 8 дана од дана сачињавања записника о рекламацији. Члан 6. Добављач је дужан да услуге одржавања из члана 1. став 3. овог уговора врши у периоду од годину дана, почев од дана закључења овог уговора. Произвођачко одржавање врши се на начин описан у генералним условима одржавања софтвера компаније SAP SE и Спецификацији. Ниво услуга је „SAP Enterprise Support“. О извршеним услугама произвођачког одржавања, након истека два месеца у ком се врши одржавање, сачињава се Записник о извршеним услугама произвођачког одржавања, који потписују Добављач и Стручни тим. Корисничка подршка подразумева подршку оперативног рада система у свему према Спецификацији. О пруженим услугама корисничке подршке, након истека месеца у ком се врши одржавање, сачињава се Записник о пруженој корисничкој подршци, који потписују Добављач и Стручни тим. Промена процедура на захтев корисника подразумева прилагођавање SAP ERP апликативног решења потребама корисника за додатним функционалностима апликативног SAP ERP система и потребама за усаглашавање решења са изменама прописа. Стручни тим на захтев корисника процењује оправданост захтева за промену процедура из става 4. овог члана. Уколико је захтев из става 5. овог члана оправдан, Стручни тим подноси захтев за промену процедура Добављачу. Добављач је дужан да изврши анализу могућности за реализацију захтева и да достави мишљење и оквирни рок за реализацију са процењеним бројем човек/сати на који сагласност даје Стручни тим. О извршеним услугама из става 4. овог члана сачињава се Записник о извршеним променама процедура на захтев корисника који између осталог, садржи и обрачун реализованих човек/сати, који потписују Добављач и Стручни тим. Услуге одржавања из члана 1. став 3. овог уговора, врше се у просторијама корисника или са удаљене локације, у периоду који обухвата најмање време од 7:30 до 15:30 радним данима. Члан 7. Наручилац се обавезује да Добављачу уговорену вредност из члана 2. став 4. исплаћује двомесечно, у једнаким износима, у року од 45 дана од пријема уредне фактуре и Записника о извршеним услугама произвођачког одржавања, с тим што се фактура издаје након истека два месеца у којима се врши произвођачко одржавање. Наручилац се обавезује да Добављачу уговорену вредност из члана 2. став 5. исплаћује месечно, у једнаким износима, у року од 45 дана од пријема уредне фактуре и Записника о пруженој корисничкој подршци, с тим што се фактура издаје након истека месеца у ком се пружа корисничка подршка. Наручилац се обавезује да Добављачу накнаду за извршене услуге из члана 2. став 6. исплати у року од 45 дана од пријема уредне фактуре и Записника о извршеним променама процедура на захтев корисника. Фактура из ст. 1. – 3. овог члана треба да гласи на: Служба за заједничке послове Града Новог Сада, улица Жарка Зрењанина број 2, ПИБ: 103768035, са напоменом: у складу са уговором број XIX-405-3/26-158. Плаћање се врши уплатом на рачун Добављача наведен у фактури. Добављачу није дозвољено да захтева аванс. Фактура мора бити регистрована у складу са прописима којим се уређује фактурисање. Члан 8. Добављач гарантује да ће вршити услуге одржавања у свему под условима и на начин како је наведено у Спецификацији и у складу са овим уговором, а у супротном, сагласан је да Наручиоцу надокнади сву претрпљену штету која услед тога настане. У складу са ставом 1. овог члана Добављач је дужан да, у року од 15 дана од дана закључења овог уговора, као средство финансијског обезбеђења за добро извршење посла, достави неопозиву, безусловну, на први позив плативу и без приговора банкарску гаранцију на износ од 10% укупне уговорене вредности без пореза на додату вредност из члана 2. став 1. овог уговора. Банкарска гаранција мора да важи најмање 10 месеци од дана издавања. Наручилац има право да реализује средство финансијског обезбеђења за добро извршење посла у случају да Добављач не изврши било коју своју обавезу у роковима и на начин предвиђен Уговором и Спецификацијом, као и у случају да Добављач једнострано раскине Уговор. У случају да Добављач не достави средство финансијског обезбеђења за добро извршење посла у року и на начин предвиђен ст. 2. и 3. овог члана, Уговор се сматра раскинутим, о чему се Добављач обавештава писменим путем у року од пет дана од истека рока за достављање средства финансијског обезбеђења за добро извршење посла, а Наручилац има право да реализује банкарску гаранцију дату као средство обезбеђења за озбиљност понуде у поступку јавне набавке. Члан 9. На све што није дефинисано овим уговором примењују се одредбе Закона о облигационим односима. Члан 10. Уговорне стране су сагласне да све евентуалне спорове решавају споразумно, а у случају да споразум није могућ уговара се надлежност стварно надлежног суда у Новом Саду. Члан 11. Уговор је сачињен у осам истоветних примерка, од којих по четири задржава свака уговорна страна.