Набавка услуга одржавања јединственог менаџмент информационог система – МИС

Tehnička specifikacija JN 34-2026.docx Техничка спецификација Предмет јавне набавке Предмет јавне набавке су услуге одржавања постојећег Менаџмент информационог система – МИС (МИС 1 МИС 2 и МИС 3) у оквиру свих инструмената претприступне помоћи ИПА (ИПА I, ИПА II и ИПА III). Министарство финансија је прибавило систем за електронско управљање процесима финансијске реализације уговора у оквиру ИПА компоненте I и ИПА II, a систем је потом надограђен проширивањем постојећих модула и функционалности, као и увођењем нових модула, како би се обезбедио континуитет управљања свим процесима у оквиру свих инструмената претприступне помоћи ИПА (ИПА I, ИПА II и ИПА III). Систем представља трајну јединствену базу свих уговора за пројекте финансиране у оквиру ИПА компоненти, током целог животног циклуса пројекта, обезбеђује ригорозну контролу уноса и измене података уз могућност праћења измена, чување свих релевантних података о унетим уговорима и увид у исте. Циљ услуге одржавања која је предмет ове техничке документације јесте да се ова намена система очува током целог периода експлоатације – кроз континуирано отклањање евентуалних грешака, прилагођавање система изменама прописа, као и техничка подршка корисницима - без прекида континуитета рада који би угрозио праћење уговора финансираних из средстава Европске уније. Преглед модула система Предмет одржавања обухвата све модуле система МИС (МИС 1, МИС 2 и МИС 3), међусобно повезану целину. Следећа табела даје сумарни преглед модула који су предмет одржавања. Модул Кратак опис Програмирање (Акциони програми, финансијски споразуми) Евиденција финансијских споразума План јавних набавки Планирање тендера и припрема тендерске документације Регистар конкурсне документације и регистар евалуације Евиденција тендерске документације Регистар уговора Централна евиденција свих потписаних уговора Управљање уговорима Праћење спровођења уговора, обрада захтева и извештаја уговарача Финансијско управљање Управљање банковним рачунима и захтевима за средствима према Националном фонду и Европској комисији Рачуноводство Рачуноводствено евидентирање и извештавање Управљање неправилностима Пријава неправилности Евиденција ревизија и ревизорских налаза Електронска евиденција ревизија, ревизорских извештаја, налаза и препорука. Праћење неправилности - Централна евиденција Централна евиденција правних и физичких лица идентификованих у процесу управљања неправилности Извештавање за програме прекограничне сарадње Достављање захтева за плаћање, финансијских и наративних извештаја, израда декларација и писама одобрења за програме са Црном Гором, БиХ и Северном Македонијом Извештавање и извоз података Генерисање стандардних извештаја и извоз резултата претраге Интеграција са BI платформом Размена података са Платформом за консолидацију података и пословно извештавање Наручиоца Табела 1. Преглед модула система Техничка архитектура и инфраструктура Систем је развијен као апликација трослојне архитектуре (презентациони слој, слој пословне логике и слој за приступ подацима), са wеб интерфејсом доступним на енглеском језику. Систем је инсталиран на постојећој хардверској инфраструктури Наручиоца: ORACLE EXADATA DATABASE X8M-2 system 1/8 eight rack (два DB сервера и 250 TB RAW простора на три storage-a i XT серверима) i ORACLE INTEL x86 сервер (dual procesor, 64 GB RAM). Систем је заснован на Oracle технологији и интегрисан је са Платформом за консолидацију података и пословно извештавање Наручиоца, која је такође изграђена на Oracle технологији. Изабрани понуђач услуге одржавања мора поседовати техничка знања и искуство у раду са наведеном Oracle инфраструктуром (база података, апликативни сервер, Exadata platforma) како би могао одговорно да преузме обавезе администрације и отклањања грешака. Корисници и улоге система Систему приступају запослени Министарству финансија који раде на пословима управљања средствима Европске уније, као и овлашћена лица партнерских институција укључених у програме прекограничне сарадње. Број корисника и њихова права приступа нису ограничени бројем корисничких лиценци, што значи да Изабрани понуђач мора бити у стању да подржи растући број корисника и улога без додатних трошкова лиценцирања. Нефункционални захтеви система Услуга одржавања мора обезбедити да систем трајно испуњава следеће нефункционалне захтеве дефинисане приликом надоградње система, који представљају полазну основу за дефинисање обима и квалитета услуга одржавања: Област Захтев Језик Веб интерфејс система доступан је на енглеском језику; ова карактеристика мора бити очувана кроз све измене и унапређења у оквиру одржавања Помоћ корисницима Систем обезбеђује опсежну онлајн помоћ са упутствима корак по корак, коју је Изабрани понуђач дужан да ажурира након сваке функционалне измене Валидација података Систем обухвата функционалност валидације унетих података и генерише јасне, разумљиве поруке о грешкама са упутством кориснику како да их отклони Перформансе Време одзива за критичне функционалности не дуже од 10 секунди, а у просеку не дуже од 1 секунде; сложени процеси који не могу да се изврше у овим оквирима могу се изводити на одложен начин Компатибилност Систем мора бити доступан у последње две објављене верзије најмање следећих прегледача: Internet Explorer/Edge, Google Chrome, Mozilla Firefox, и мора остати компатибилан са Платформом за консолидацију података и пословно извештавање Доступност Систем мора бити доступан 24/7, уз дозвољену недоступност мању од 60 минута месечно током планираних радова на хардверу, телекомуникационој инфраструктури и инфраструктури базе података. Опоравак Систем мора имати резервну базу података која се може активирати у случају отказа главне базе података. Безбедност Коришћење дигиталних сертификата за сигурност сервера; идентификација и аутентификација сваког корисника са приступом ограниченим на улогу и профил; изостављање осетљивих техничких података из порука корисницима; прекид сесије након периода неактивности. Одрживост Архитектура мора обезбедити агилност и брзину развоја, раздвајање слојева ради лакшег тестирања и контролисаног пуштања нових верзија у рад. Mодуларност и скалабилност Систем мора подржати надоградњу постојећих модула, додавање нових модула и повећање броја корисника и пословних процеса без ометања функционисања система. Табела 2. Нефункционални захтеви система Изабрани понуђач - пружалац услуга одржавања преузима обавезу да својим активностима (корективним, превентивним, адаптивним и перфективним) трајно очува испуњеност свих наведених захтева, а свако одступање дужан је да пријави Наручиоцу и предложи план отклањања. Циљ и обухват одржавања Обухват одржавања су услуге техничког и функционалног одржавања описаног система МИС (МИС 1, МИС 2 , МИС 3), од дана ступања на снагу уговора о одржавању. Циљ набавке је обезбеђивање непрекидног, безбедног и усклађеног функционисања система, отклањање уочених грешака, прилагођавање система изменама прописа, као и пружање подршке крајњим корисницима. Обухват одржавања односи се на систем МИС, као и на сву пратећу инфраструктуру (база података, апликативни сервер) у мери у којој је то неопходно за функционисање апликативног софтвера. Одржавање основне хардверске инфраструктуре (Exadata платформа, мрежна опрема) у надлежности је посебних уговора Наручиоца и није предмет ове набавке, осим у делу координације активности са администраторима те инфраструктуре. Врсте одржавања Услуге одржавања обухватају четири основне врсте активности, које се међусобно разликују по поводу настанка, начину обрачуна и приоритету извршења. Врста одржавања Опис Корективно Отклањање грешака, неправилности у раду и одступања од функционалних и техничких спецификација уочених током експлоатације система Превентивно Редовне активности којима се спречава настанак грешака и отказа: праћење перформанси, провера искоришћености ресурса базе података и апликативног сервера, редовно ажурирање безбедносних закрпа, тестирање процедура израде и опоравка резервних копија, провера интегритета података. Адаптивно Прилагођавање система изменама законске и подзаконске регулативе која уређује спровођење ИПА I, ИПА II и ИПА III инструмената, као и изменама у окружењу (верзије базе података, оперативног система, прегледача) неопходним за несметан рад система. Перфективно (унапређујуће) Мања унапређења постојећих функционалности на захтев Наручиоца (измене извештаја, додатна поља за претрагу, мања проширења корисничког интерфејса) која не представљају развој новог модула. Табела 3. Врсте одржавања Обим услуга одржавања по областима Поред поделе по врсти одржавања, услуге се могу посматрати и кроз области деловања изабраног понуђача, а које обухватају следеће активности: Област Активности у оквиру одржавања Апликативно одржавање Отклањање грешака на свим модулима система, одржавање интеграција са Платформом за консолидацију података и пословно извештавање Наручиоца, одржавање механизама нотификација, извештаја и извоза података Администрација система и базе података Aдминистрација Oracle базе података и апликативног сервера, управљање корисничким налозима и правима приступа по улогама, праћење и оптимизација перформанси, управљање капацитетима Безбедност Праћење безбедносних рањивости, примена безбедносних закрпа, управљање дигиталним сертификатима Резервне копије и опоравак Дефинисање и спровођење политике израде резервних копија, периодично тестирање процедура опоравка извештавање о успешности опоравка процеса Корисничка подршка Пријем и евиденција пријава корисника (инциденти, упити, захтеви) путем дефинисаног канала комуникације, класификација приоритета, праћење статуса до затварања пријаве Ажурирање документације Ажурирање техничке и функционалне документације, корисничких упутстава и упутстава за администраторе након сваке измене система Управљање верзијама Вођење евиденције издања, тестирање измена на тест окружењу пре пребацивања у продукцију, координација термина имплементације са Наручиоцем Табела 4. Обим услуга одржавања по областима Животни циклус пријаве / инцидента Свака пријава (инцидент, упит или захтев за измену) пролази кроз следеће фазе: Пријем – корисник или представник Наручиоца пријављује проблем преко дефинисаног канала комуникације; пријава добија јединствени идентификатор. Класификација – Изабрани понуђач у договору са Наручиоцем одређује тип пријаве (инцидент, упит, захтев за измену) и ниво приоритета. Анализа – утврђивање узрока проблема, укључујући, по потреби, репродукцију грешке на тест окружењу. Решавање – израда и имплементација привременог решења и/или трајног решења, уз тестирање пре имплементације у продукционо окружење. Верификација – потврда од стране Наручиоца да је проблем отклоњен, односно да је захтев реализован у складу са очекивањима. Затварање – затварање пријаве уз евидентирање узрока и предузетих мера ради касније анализе и извештавања. Радна окружења Изабрани понуђач спроводи активности одржавања користећи најмање три одвојена окружења: развојно окружење (за израду и иницијално тестирање измена), тест окружење (за функционално тестирање и тестирање од стране Наручиоца) и продукционо окружење (у којем систем користе крајњи корисници). Измене се у продукционо окружење имплементирају искључиво након успешно завршеног тестирања на тест окружењу и сагласности Наручиоца, осим у случају критичних инцидената када је, уз накнадно обавештавање и документовање, дозвољена хитна интервенција директно у продукционом окружењу ради скраћења времена недоступности система. Безбедносни захтеви Одржавање се спроводи у складу са безбедносним захтевима дефинисаним за систем: коришћење дигиталних сертификата за сигурност сервера, идентификација и аутентификација сваког корисника са приступом ограниченим на функције и податке који одговарају његовој улози, изостављање осетљивих техничких података (адресе, портови, имена сервера, трагови грешака) из порука које се приказују корисницима, прекидање корисничких сесија након подесивог периода неактивности. Поред тога, изабрани понуђа је дужан да: прати објављене безбедносне рањивости за коришћене технологије (Oracle база података, апликативни сервер, оперативни систем) и предлаже Наручиоцу план примене безбедносних закрпа; одмах обавештава Наручиоца о сваком уоченом безбедносном инциденту или сумњи на неовлашћен приступ подацима, у складу са интерним процедурама Наручиоца за пријаву безбедносних инцидената. Резервне копије и опоравак од катастрофе Изабрани понуђач учествује у дефинисању и спровођењу политике израде резервних копија у координацији са администраторима инфраструктуре Наручиоца, укључујући препоруку циљаних вредности тачке и циљаног времена опоравка података и система након отказа усклађених са пословним захтевима система. Изабрани понуђач периодично учествује у тестирању процедуре опоравка и доставља Наручиоцу извештај о резултатима тестирања, уоченим недостацима и предложеним мерама унапређења. Обука и трансфер знања Изабрани понуђач је дужан да током трајања уговора обезбеди трансфер знања ка запосленима Наручиоца, у обиму и на начин који се договори са Наручиоцем, а најмање кроз: годишњу обуку администратора система о новим функционалностима уведеним у оквиру перфективног и адаптивног одржавања, ажурна корисничка упутства и онлајн помоћ за све модуле, и одговоре на упите Наручиоца о начину функционисања појединих пословних процеса у систему. Циљ ове обавезе је смањење зависности Наручиоца од једног извршиоца и очување интерног знања о систему. Управљање изменама Свака измена апликативног софтвера, конфигурације или структуре базе података спроводи се кроз формализовану процедуру управљања изменама, која обухвата: подношење захтева за измену од стране Наручиоца процену утицаја и ризика измене од стране Изабрани понуђач одобрење измене од стране овлашћеног лица Наручиоца имплементацију на тест окружењу, тестирање имплементацију у продукционо окружење у термину усаглашеном са Наручиоцем Изабрани понуђач води евиденцију свих захтева за измену и њиховог статуса. Управљање верзијама и издањима Изабрани понуђач води јединствену евиденцију верзија апликативног софтвера, са јасно дефинисаним садржајем сваке верзије. Пре имплементације нове верзије у продукционо окружење, Изабрани понуђач доставља Наручиоцу списак измена и план имплементације, укључујући процену потребног времена недоступности система, уколико је примењиво. Наручилац задржава право да одложи имплементацију верзије уколико планирани термин није у складу са пословним потребама. Место пружања услуге Услуге одржавања пружају се у просторијама Наручиоца и/или удаљеним приступом у складу са безбедносном политиком Наручиоца, која дефинише услове за безбедан удаљени приступ продукционом окружењу. Наручилац задржава право да накнадно дефинише тачне услове и место пружања услуга на лицу места, када природа инцидента (нпр. потреба за радом на хардверској инфраструктури или присуством на обуци корисника) то захтева. Ниво услуге Изабрани понуђач је дужан да успостави канал комуникације преко ког Наручилац пријављује инциденте и захтеве, са могућношћу праћења статуса пријаве, класификације приоритета и историје решавања. Приоритет инцидента одређује се споразумно између Наручиоца и Изабраног понуђача у тренутку пријаве, у складу са следећом табелом: Ниво приоритета Опис / критеријум Време реаговања Време решавања Критичан Систем у целини или кључна функционалност (нпр. унос и обрада уговора, генерисање извештаја, пријава у систем) недоступни свим или већини корисника; немогућност рада Наручиоца. до 1 сат до 4 сата (привремено решење) / до 1 радног дана (трајно решење) Висок Битно ограничена функционалност једног или више модула, грешка онемогућава обављање појединих пословних процеса, али постоји заобилазно решење или систем је делимично употребљив. до 2 сата до 1 радног дана (привремено) / до 3 радна дана (трајно) Средњи Грешка не утиче значајно на рад система (нпр. неисправан приказ, грешка у споредној функционалности, проблем у извештају који није временски критичан). до 4 сата до 5 радних дана Низак Упити, предлози за унапређење, мање неусклађености које не утичу на функционалност. до 1 радног дана до 10 радних дана или по договору у оквиру наредног издања Табела 5. Категорије приоритета Време реаговања подразумева време од тренутка пријаве инцидента до потврде пријема и почетка рада на решавању. Време решавања подразумева време до обезбеђења привременог решења односно трајног отклањања узрока проблема. Подршка се пружа радним данима у периоду који дефинише Наручилац, с тим да се за инциденте приоритета Критично обезбеђује доступност сервиса 24/7. Времена из табеле рачунају се од тренутка регистрације пријаве, а паузирају се у периодима када је за наставак решавања потребна допунска информација или одобрење Наручиоца, о чему се води евиденција. Изабрани понуђач је дужан да својим активностима превентивног и корективног одржавања допринесе остварењу захтеване доступности Система од 24/7, уз дозвољену недоступност мању од 60 минута месечно током планираних радова. Планирани радови који захтевају недоступност система најављују се Наручиоцу најмање три радна дана унапред и спроводе се, по правилу, ван радног времена корисника (радним данима после 18ч или викендом). Непланирана недоступност система третира се као инцидент приоритета Критично, без обзира на узрок (апликативна грешка, грешка окружења, пропуст у администрацији базе података), осим ако је недоступност изазвана искључиво инфраструктуром ван одговорности Изабраног понуђача (нпр. хардвер, мрежа), о чему Изабрани понуђач доставља образложење Наручиоцу. Поред праћења појединачних рокова, квалитет услуге одржавања прати се и кроз следеће кључне индикаторе учинка, који се сагледавају на кварталном нивоу: Индикатор Циљна вредност (предлог) Проценат пријава решених у оквиру уговореног рока (по приоритету) ≥ 95% Проценат доступности система на месечном нивоу ≥ 99,86% (недоступност < 60 мин/месец) Проценат пријава враћених на дораду због неуспешне верификације ≤ 5% Просечно време до затварања пријава средњег и ниског нивоа у складу са уговореним роком Број поновљених инцидената за исти узрок тренд опадања из квартала у квартал Табела 6. Праћење квалитета услуге Рокови извршења уговора Понуђач је у обавези да се током реализације уговора придржава следећих рокова: 1)Рок за реализацију уговора почиње да тече од дана обостраног потписивања уговора 2)Трајање уговора је 24 месеци најраније почев од дана 10. октобра 2026. године. Захтеви у погледу начина, рока и услова плаћања Плаћање цене за услуге одржавања вршиће се месечно, тако што ће се у текућем месецу плаћати обавезе из претходног месеца. Понуђач је у обавези да достави рачун за извршене услуге у првој седмици сваког месеца за услуге извршене у претходном календарском месецу. Рок плаћања не може бити краћи од 15 (петнаест) нити дужи од 45 (четрдесет пет) дана од дана службеног пријема исправне фактуре/рачуна којом ће бити обухваћене услуге пружене у претходном месецу. Свака фактура мора садржати број и датум закључења уговора, а мора бити и регистрована у складу са Правилником о електронском фактурисању („Службени гласник РСˮ, бр. 47/23, 116/23, 65/24, 73/24, 101/24, 107/24, 56/25, 85/25, 30/26 и 71//26). Понуђачу није дозвољено да захтева аванс. Понуђач је дужан да уз фактуру достави и месечни извештај о извршеним услугама одржавања за тај месец, који потписом оверава овлашћено лице Наручиоца. Захтеви у погледу рока важења понуде Рок важења понуде не може бити краћи од 60 дана од дана отварања понуда. У случају истека рока важења понуде, Наручилац је дужан да у писаном облику затражи од Понуђача продужење рока важења понуде. Понуђач који прихвати захтев за продужење рока важења понуде не може мењати понуду. Валута и начин изражавања цене Цена мора бити исказана у динарима, са и без пореза на додату вредност, са урачунатим свим трошковима које Понуђач има у реализацији предметне јавне набавке, с тим да ће се за оцену понуде узимати у обзир цена без пореза на додату вредност. Цена је фиксна и не може се мењати. Ако је у понуди исказана неуобичајено ниска цена, Наручилац ће поступити у складу са Законом. Средство финансијског обезбеђења Понуђач којем буде додељен уговор дужан је да најкасније у року од 15 (словима: петнаест) дана од дана закључења уговора преда Наручиоцу, као средство финансијског обезбеђења за добро испуњење уговорних обавеза, оригинал банкарску гаранцију за добро извршење обавеза у висини од 10% (словима: десет процената) од укупне уговорене цене без припадајућег износа пореза, која траје најмање 30 (словима: тридесет) дана дуже од истека рока важности уговора, односно испуњења уговорних обавеза. Поднета банкарска гаранција мора бити безусловна, неопозива и платива на први позив, без приговора и биће саставни део уговорног односа. Наручилац може да реализује средство финансијског обезбеђења уколико изабрани понуђач не извршава или неуредно извршава уговорне обавезе. По завршеном послу Наручилац ће предметно средство обезбеђења вратити изабраном понуђачу на његов писани захтев. Obrazac strukture cene JN 34-2026.docx ОБРАЗАЦ СТРУКТУРЕ ПОНУЂЕНЕ ЦЕНЕ Ред. бр. Назив услуге Цена без ПДВ-а Цена са ПДВ-ом Понуђена цена за услугу одржавања менаџмент информационог система - МИС за период од 1 месеца _______,___ динара _______,___ динара Понуђена цена за услугу одржавања менаџмент информационог система - МИС за период од 12 месеци _______,___ динара _______,___ динара Понуђена цена за услугу одржавања менаџмент информационог система - МИС за период од 24 месеца _______,___ динара _______,___ динара Понуђени рок плаћања од дана од дана службеног пријема рачуна/фактуре (не може бити краћи од 15 дана нити дужи од 45 дана од дана службеног пријема рачуна/фактуре) ________ дана Понуђени рок важења понуде од дана јавног отварања понуда (не може бити краћи од 60 дана) ________ дана Понуђач Датум: Потпис овлашћеног лица М. П. _____________________________ ________________________________ Напомене: У понуђену цену морају бити урачунати сви зависни и пратећи трошкови које понуђач има у реализацији предметне јавне набавке. Цена је фиксна и не може се мењати. Образац структуре цене понуђач мора да попуни и потпише, чиме потврђује да су тачни подаци који су у обрасцу наведени. Kriterijumi za dodelu ugovora.pdf КРИТЕРИЈУМИ ЗА ДОДЕЛУ УГОВОРА И ОСТАЛИ ЗАХТЕВИ НАБАВКЕ 1 Наручилац: Министарство финансија 108213413 Назив поступка: Набавка услуга одржавања јединственог менаџмент информационог система – МИС Референтни број: ЈН 34/2026 КРИТЕРИЈУМИ ЗА ДОДЕЛУ УГОВОРА И ОСТАЛИ ЗАХТЕВИ НАБАВКЕ Део конкурсне документације који је генерисан путем Портала у случају када је наручилац означио опцију аутоматског рангирања понуда на Порталу јавних набавки Назив предмета / партије: Набавка услуга одржавања јединственог менаџмент информационог система – МИС Наручилац је дефинисао критеријуме за доделу уговора на основу: Цене Изабран начин рангирања прихватљивих понуда: Аутоматско рангирање Резервни критеријуми Уколико буду постојале две или више понуда са истом понуђеном ценом, уговор ће бити додељен понуђачу који понудио дужи рок плаћања. Примена жреба Уколико након рангирања на основу критеријума за доделу и резервног критеријума није могуће донети одлуку о додели уговора, наручилац ће уговор доделити понуђачу који буде извучен путем жреба. Наручилац ће обавестити све понуђаче који су поднели понуде о датуму када ће се одржати извлачење путем жреба. Жребом ће бити обухваћене само оне понуде које су најповољније након рангирања на основу критеријума за доделу и резервног критеријума. Извлачење путем жреба Наручилац ће извршити јавно, у присуству понуђача, и то тако што ће називе понуђача исписати на одвојеним папирима, који су исте величине и боје, те ће све те папире ставити у провидну кутију одакле ће прво извући само један папир. Понуђачу чији назив буде на извученом папиру ће бити додељен уговор. Након извлачења првог папира Наручилац извлачи преостале папире један по један те сходно редоследу којим су извучени рангира преостале понуђаче. Понуђачима који не присуствују овом поступку, Наручилац ће доставити записник извлачења путем жреба.