Услуге дигитализације фондовске геолошке документације

Tehnička specifikacija.docx ТЕХНИЧКЕ СПЕЦИФИКАЦИЈЕ: Дигитализација фонда архивске грађе Предмет набавке је набавка услуге дигитализације специфициране архивске грађе Наручиоца на локацији Понуђача у року не дужем од 12 месеци почев од дана увођења у посао. Наручилац ће изабраног понуђача увести у посао у року од најкасније 60 дана од дана закључења уговора. Под дигитализацијом архивске грађе подразумевају се следеће услуге: преузимање документације на локацији наручиоца, изношење из објекта и одношење и враћање документације наручиоцу услуге на локацију преузимања након дигитализације отварање регистратора и других облика повезивања материјала и враћање у првобитно стање чување документације у архивском депоу у периоду обраде; скенирање архивске грађе; оптичко препознавање карактера ( OCR-овање); унос мета података; предаја дигитализоване документације са припадајућим метаподацима и електронским пописом на шифрованим спољним носачима података, у основној и резервној копији и успостављање платформе е-архиве која се попуњава документацијом коју Наручилац достави за унос. Спецификација архивске грађе (процењене количине): Формати који се скенирају Процењена количина A4 Оквирно 39.000 страна A3 Оквирно 1.500 страна Преко А3 формата Оквирно 480 страна Структура цене: Понуђач је дужан да у понуди искаже јединичну цену услуге по страни, посебно за сваки формат који је предмет дигитализације, и то за формат A4, формат A3 и формате преко A3, са исказаном ценом без ПДВ-а, износом ПДВ-а и укупном ценом са ПДВ-ом. Укупна понуђена цена обрачунава се на основу процењених количина из спецификације архивске грађе и понуђених јединичних цена, ради упоредивости понуда и избора најповољније понуде. Јединичне цене обухватају и трошкове припреме, шифровања и предаје дигитализоване документације, као и набавке спољних носача података за основну и резервну копију, без додатних трошкова за Наручиоца. Цена обухвата и обезбеђивање, инсталацију и конфигурацију платформе е-архиве, потребне трајне лиценце и унос документације и података које Наручилац достави и одобри током реализације уговора. Напомена: Горе наведене количине представљају оквирну процену броја страна по форматима, с обзиром на то да се архивска грађа састоји од различитих врста докумената, различитог броја страна, различитих формата, начина повезивања и степена очуваности. Стварне количине и формат документације утврђиваће се сукцесивно, приликом преузимања и обраде архивске грађе, у складу са динамичким планом реализације. Дигитализација архивске грађе вршиће се према стварно предатој и обрађеној количини, до висине обезбеђених, односно одобрених средстава у буџету Наручиоца, односно до утрошка уговорених средстава. Понуђач је дужан да током реализације уговора благовремено обавештава Наручиоца о степену извршења услуге и утрошку средстава. ОПИС АРХИВСКЕ ГРАЂЕ Под архивском грађом се подразумева страна документа одштампана, откуцана на писаћој машини, нацртана, или написана на хартији различитог квалитета, очуваности и формата која може бити упакована у регистратор, фасциклу, коверту и кутију или увезана у књигу или свеску, може бити део пројекта, елабората, или техничке документације. Увезана документација (повез) се не може разврставати или груписати по форматима. Документација је очувана и у добром стању и није подложна распадању. Део документације, старијег датума је претежно у лошем стању и мора бити третирана као осетљива грађа. Понуђач је дужан да обезбеди поверљивост преузете грађе и дигитализоване документације. Приступ код Понуђача дозвољен је искључиво лицима ангажованим на извршењу уговора, у обиму неопходном за извршење њихових задатака. Забрањено је уступање документације трећим лицима, њено коришћење у друге сврхе и умножавање изван потреба извршења уговора. ПОСТУПАК ДИГИТАЛИЗАЦИЈЕ - ФАЗЕ: Наручилац и Понуђач ће, у року не дужем од 15 дана од дана закључења Уговора, дефинисати Динамички план реализације који мора садржати адресу локације са које се преузима архивска грађа, количину грађе која се преузима (број страна, формат, осетњивост грађе..), очекивани рок за реализацију преузете количине. Динамички план реализације може се мењати у току уговорног периода уз сагласност обеју уговорних страна. Архивска грађа ће се обрађивати искључиво у просторијама Понуђача. Обавеза Понуђача је да дигитализацију архивске грађе врши по фазама поступка дигитализације описаним у следећим тачкама: 1. Преузимање документације Обавеза Наручиоца је да, у складу са Динамичким планом реализације, омогући Понуђачу благовремено преузимање грађе на основу писаног захтева за преузимање, који се доставља путем електронске поште у року не дужем од 5 дана. У супротном ће се сматрати да Наручилац није омогућио преузимање архивске грађе; Наручилац је у обавези, да пре предаје документације на скенирање Понуђачу, обезбеди писану спецификацију свих типова докумената који се скенирају(неограничен број типова), листу потребних атрибута за унос по типу документа (3 мета податка по типу документа), као и на који начин исте лоцирати у документу. Под документом се подразумева логички повезан скуп папира који се у архиву заједно чувају, попут фасцикле, регистратора и слично. У супротном ће се сматрати да Наручилац није омогућио преузимање архивске грађе; Приликом преузимања документације потписаће се радни налог о преузимању архивске грађе између представника Понуђача и одговорног лица Наручиоца. У супротном ће се сматрати да Наручилац није омогућио преузимање архивске грађе; Понуђач мора да поседује адекватан простор за смештај преузете архивске грађе (Улазни магацин); Обавеза Понуђача је да транспортује грађу са дефинисане локације Наручиоца до места обраде у својим просторијама. Транспортни трошкови иду на терет Понуђача. 2. Припрема материјала Отпрашивање грађе у својству припреме за скенирање и обраду. Понуђач мора да поседује адекватан простор намењен отпрашивању преузете архивске грађе (у ту сврху може се користити и Улазни магацин); Припрема материјала за скенирање се мора вршити у посебно одређеном простору Понуђача. (Просторија за припрему долазног материјала); Дигитализација документације захтева техничку припрему сваког документа, раздвајање груписаних папира, повезаних, захефтаних или лепљених, као и скидање металних делова хефталица, спајалица и др.; Документација која прође процес техничке припреме мора задржати оригинални хронолошки редосле. 3. Скенирање Обавеза Понуђача је да обезбеди скенере одговарајућег формата и функционалности минималне оптичке резолуције од 300 dpi у црно-белој или 200 dpi у боји којима ће извршити дигитализацију архивска грађе Наручиоца; Скенирање листова мањих формата може се вршити на проточним скенерима једино уколико се не нарушева интегритет оригинала. У противном, морају се обрађивати на скенерима са плочом (flеtbеd); Због специфичног начина креирања техничке документације и захтева за јединственим хронолошким садржајем, као резултат процеса дигитализације морају се креирати скенирани фајлови који ће имати идентичан садржај и хронологију као оригинали. Фајлови се организују и предају на начин прописан тачком 7, уз очување везе са изворном документацијом; Током обраде и до предаје Наручиоцу, Понуђач је дужан да примени мере заштите од неовлашћеног приступа, измене, губитка и оштећења дигитализоване документације; Документација се мора скенирати у дигиталном PDF-S формату у резолуцији од минимум 300 dpi у црно-белој или 200 dpi у боји. 4. Оптичко препознавање карактера (Optical Character Recognition, OCR) Обавеза Понуђача је да сваку скенирану Страну документације OCR-uje, односно да је, путем софтвера за препознавање текста, преведе у дигитални текст. Документ треба да буде снимљен у PDF-S формату; Документација је на српском језику на ћириличном или латиничном писму; Старија документација је куцана на писаћим машинама. Неопходно је да Понуђач поседује софтвер за препознавање текста са квалитетно развијеним интерфејсом за обраду ћириличног и латиничног писма. 5. Унос мета података Индексирање документације опционо на нивоу регистратора — у имену PDF документа, према подацима са корица регистратора, до 150 карактера; на нивоу документа — до 3 индексна податка са прве стране документа, у имену PDF документа и припадајућем електронском попису. 6. Враћање грађе Обавеза Наручиоца је да, у складу са Динамичким планом реализације, омогући Понуђачу благовремено враћање грађе на основу писаног захтева за враћањe, који се доставља путем електронске поште; Приликом враћања документације потписаће се налог о враћању архивске грађе између представника Понуђача и одговорног лица предузећа Наручиоца; Обавеза Понуђача је да транспортује грађу од свог Излазног магацина до локације Наручиоца са које је грађу преузео. Транспортни трошкови иду на терет Понуђача. 7. Предаја и чување дигитализоване документације Понуђач је дужан да дигитализовану документацију, заједно са припадајућим метаподацима и електронским пописом предатих докумената, преда Наручиоцу на шифрованим спољним носачима података, у две истоветне копије — основној и резервној, на одвојеним носачима. Носаче података одговарајућег капацитета обезбеђује Понуђач, а трошкови су укључени у цену услуге. Документација се организује у јасну структуру фасцикли, уз очување везе са изворном документацијом и могућност претраживања текста обрађеног поступком OCR. Електронски попис садржи ознаку документа, припадајуће метаподатке и путању до одговарајућег фајла и предаје се у формату који омогућава преглед и претраживање без посебне платформе е-архиве. Предаја се врши записнички, овлашћеним лицима Наручиоца, сукцесивно у складу са динамичким планом реализације. Пре прихватања сваке предате целине, овлашћена лица Наручиоца проверавају комплетност, читљивост, могућност дешифровања и истоветност основне и резервне копије. Подаци за дешифровање достављају се овлашћеним лицима одвојено од носача података, уз потврду о пријему. Основна и резервна копија чувају се на одвојеним, обезбеђеним местима која одреди Наручилац. Приступ документацији и подацима за дешифровање омогућава се искључиво лицима која Наручилац писано овласти. Предате копије не смеју се мењати; за рад се користе посебне радне копије доступне само овлашћеним лицима. Попуњавање платформе е-архиве врши се искључиво на основу документације и припадајућих података које Наручилац достави за унос, уз писано одобрење овлашћеног лица Наручиоца. Понуђач није овлашћен да самостално уноси дигитализовану документацију у е-архиву, нити да врши аутоматски пренос или синхронизацију садржаја са носача података. Понуђач не сме да користи документацију у друге сврхе нити да је уступа трећим лицима. Након записничког прихватања сваке предате целине, дужан је да у року од 15 дана безбедно избрише све њене дигиталне копије са својих система и носача података, укључујући привремене и резервне копије, и достави Наручиоцу писану потврду о брисању. Ова обавеза не односи се на копије које су, на основу писаног одобрења Наручиоца, унете у платформу е-архиве на инфраструктури Наручиоца. Привремене копије настале код Понуђача ради одобреног уноса у е-архиву бришу се у истом року од записничког прихватања уноса. СОФТВЕРСКИ ПРОИЗВОД, ПРЕДЛОГ/ОПИС АПЛИКАТИВНОГ РЕШЕЊА ПЛАТФОРМE ЗА Е-АРХИВУ Понуђач је дужан да обезбеди комплетно, функционално и безбедно софтверско решење у виду веб-оријентисане апликације. Решење мора омогућити овлашћеним корисницима Наручиоца приступ уз помоћ стандардног веб-прегледача, без потребе за локалном инсталацијом софтвера, уз коришћење појединачних корисничких налога. Приступ се омогућава искључиво путем начина повезивања које одобри Наручилац и у складу са додељеним правима приступа; Локација података (Хостинг): Комплетно софтверско решење (апликација, база података и фајл систем) мора бити хостован на инфраструктури Министарства рударства и енергетике које ће обезбедити виртуални сервер са оперативним системом Microsoft windows server 2022 и омогућити удаљени приступ добављачу(или више сервера). Све остале лиценце потребне за рад базе и апликације морају бити достављене наручиоцу и бити трајне (perpetual); Приступ Понуђача инфраструктури Наручиоца омогућава се само уз претходно одобрење Наручиоца, у обиму и периоду неопходном за инсталацију, конфигурацију и одобрени унос документације, уз евидентирање приступа. Платформа се попуњава искључиво документацијом и припадајућим подацима које Наручиоц достави за унос, уз писано одобрење овлашћеног лица Наручиоца, у складу са тачком 7. Није дозвољен аутоматски пренос или синхронизација целокупног садржаја носача података са платформом е-архиве. Понуђач је дужан да креира појединачне административне и корисничке налоге. Приступ документацији у е-архиви омогућава се искључиво овлашћеним корисницима, у складу са правима приступа која одреди Наручилац. Платформа мора омогућити ограничење приступа по документу или групи докумената и евидентирање уноса, прегледа, преузимања, измена и промена права приступа. Административни налог сам по себи не даје право увида у садржај целокупне документације; права увида додељују се посебно. Законска усклађеност развоја: Платформа мора бити развијена у потпуности у складу са важећим законима Републике Србије, као и да обезбеди пуну правну сигурност за Наручиоца кроз имплементацију техничких мера које гарантују доказну вредност електронских докумената, интегритет и неповредивост архивске грађе током целог периода чувања, омогућавајући потпуну правну усклађеност са свим релевантним законским оквирима. Obrazac strukture cene.docx ОБРАЗАЦ СТРУКТУРЕ ЦЕНЕ Опис услуге Формат Јединица мере Јединична цена без ПДВ-а Јединична цена са ПДВ-ом Скенирање, OCR и обрада архивске грађе A4 страна Скенирање, OCR и обрада архивске грађе A3 страна Скенирање, OCR и обрада архивске грађе преко A3 страна Укупно: Образац структуре цене служи само за поређење понуда док ће се уговор закључити на процењену вредност јавне набавке. Kriterijumi za dodelu ugovora.pdf КРИТЕРИЈУМИ ЗА ДОДЕЛУ УГОВОРА И ОСТАЛИ ЗАХТЕВИ НАБАВКЕ 1 Наручилац: Министарство рударства и енергетике 108509991 Назив поступка: Услуге дигитализације фондовске геолошке документације Референтни број: ЈН - 19/26 КРИТЕРИЈУМИ ЗА ДОДЕЛУ УГОВОРА И ОСТАЛИ ЗАХТЕВИ НАБАВКЕ Део конкурсне документације који је генерисан путем Портала у случају када је наручилац означио опцију аутоматског рангирања понуда на Порталу јавних набавки Назив предмета / партије: Услуге дигитализације фондовске геолошке документације Наручилац је дефинисао критеријуме за доделу уговора на основу: Цене Изабран начин рангирања прихватљивих понуда: Аутоматско рангирање Примена жреба Уколико након рангирања на основу критеријума за доделу и резервних критеријума (ако су дефинисани) није могуће донети одлуку о додели уговора, наручилац ће уговор доделити понуђачу који буде извучен путем жреба. Наручилац ће обавестити све понуђаче који су поднели понуде о датуму када ће се одржати извлачење путем жреба. Жребом ће бити обухваћене само оне понуде које су најповољније након рангирања на основу критеријума за доделу и резервних критеријума (ако су дефинисани). Извлачење путем жреба наручилац ће извршити јавно, у присуству понуђача, и то тако што ће називе понуђача исписати на одвојеним папирима, који су исте величине и боје, те ће све те папире ставити у провидну кутију одакле ће прво извући само један папир. Понуђачу чији назив буде на извученом папиру ће бити додељен уговор. Након извлачења првог папира наручилац извлачи преостале папире један по један те сходно редоследу којим су извучени рангира преостале понуђаче. Понуђачима који не присуствују овом поступку, наручилац ће доставити записник извлачења путем жреба.