Услуга развоја и имплентације новог информационог система Завода за заштиту природе Србије

Tehnicka specifikacija.docx ТЕХНИЧКА СПЕЦИФИКАЦИЈА 1. ПРЕДМЕТ НАБАВКЕ Предмет јавне набавке је развој, имплементација и пуштање у рад новог, јединственог и интегрисаног информационог система Завода за заштиту природе Србије, намењеног подршци кључним стручним, управним, теренским и административним пословима Завода. Завод у свом раду тренутно користи наменски развијен информациони систем, више специјализованих апликација и GIS решења, као и већи број Excel евиденција, локалних датотека, електронске и папирне документације. Постојеће информационо окружење развијано је током дужег временског периода, при чему су поједине функционалности технички или функционално застареле, а одређени број пословних процеса и евиденција се реализују изван централног информационог система. Предмет набавке није само техничка замена постојећих апликација, већ успостављање новог интегрисаног информационог окружења које мора да омогући стандардизацију и функционално унапређење постојећих процеса, централизовано управљање подацима и документацијом и њихово међусобно повезивање. Нови информациони систем мора да обухвати најмање следеће функционалне области: Управљање предметима и припадајућом документацијом Вођење стручних регистара, каталога, шифарника и евиденција Планирање, организацију, реализацију и праћење теренских активности Интерни портал за запослене Централизовано управљање просторним подацима Интерни GIS портал Јавни GIS портал Извештавање и аналитику Систем обавештавања корисника Централизовано управљање корисницима, улогама и правима приступа Безбедносну заштиту у домену превенције phishing напада Централизовано управљање шифарницима Понуђач понудом мора да обухвати анализу, миграцију, стандардизацију и консолидацију релевантних података из постојећих информационих система, Excel евиденција и GIS датотека Наручиоца. У оквиру пројекта мора бити успостављена јединствена централна GIS база као референтно место за чување, одржавање и коришћење просторних података Завода, функционално повезана са другим деловима информационог система. Крајњи резултат мора бити потпуно функционалан, интегрисан информациони систем који представља јединствену информациону основу за даљу дигитализацију, развој и унапређење послова Завода. 2. ПОЛАЗНО СТАЊЕ Подаци и документација којима Завод располаже тренутно се налазе у информационом систему, базама података, Excel табелама, GIS датотекама, локалним документима и папирним евиденцијама. Такав начин рада отежава повезивање и поновно коришћење података, доводи до потребе за вишеструким ручним уносом истих или сродних података и отежава обезбеђивање њихове ажурности, потпуности и међусобне усаглашености. Поједине стручне евиденције и пословни процеси воде се потпуно или делимично изван централног информационог система, а одређене функционалности постојећег система више се не користе или не одговарају актуелним потребама корисника. Посебно је потребно унапредити управљање просторним подацима. Просторни подаци Завода налазе се у различитим GIS датотекама, локалним базама и другим изворима, без јединствене централне GIS базе и јединственог механизма за њихово ажурирање, контролу и коришћење. С обзиром на природу послова Завода, GIS мора бити интегрални део новог информационог система и мора бити функционално повезан са предметима, стручним регистрима и осталим евиденцијама. 3. ОПШТИ ЗАХТЕВИ ЗА НОВИ ИНФОРМАЦИОНИ СИСТЕМ Понуђач је дужан да развије нов информациони систем заснован на савременим web технологијама и модуларној архитектури. Нови информациони систем мора да обезбеди: Јединствено и централизовано управљање релевантним подацима Приступ подацима у складу са додељеним правима корисника Смањење потребе за паралелним вођењем локалних и Excel евиденција Избегавање вишеструког уноса истих података Претрагу и филтрирање података по више критеријума Функционално повезивање различитих модула Аутоматизовано извештавање и аналитичке прегледе Сигурносну заштиту информационог система Централизовано управљање корисницима и правима приступа 3.1. Архитектура система Нови информациони систем мора бити реализован као web апликација са јасно раздвојеним презентационим, апликативним и слојем података. Кориснички интерфејс мора омогућити рад путем стандардних web прегледача без потребе за инсталацијом посебне апликације на корисничким рачунарима. Кориснички интерфејс мора бити прегледан, уједначен и прилагођен различитим величинама екрана. Систем мора користити релациону базу података одговарајућег капацитета и карактеристика. 3.2. Истовремени рад корисника и перформансе Нови информациони систем мора бити пројектован и димензионисан за истовремени рад већег броја корисника без значајног пада перформанси при редовном пословном оптерећењу. Систем мора обезбедити несметан рад при обављању уобичајених корисничких операција, укључујући: Претрагу података Отварање предмета Приступ шифарницима Приступ документацији Рад са GIS приказима Генерисање извештаја 3.3. Прилагодљивост организационој структури Нови информациони систем мора подржати организациону структуру Наручиоца и омогућити њено накнадно прилагођавање без измене програмског кода. Систем мора омогућити: Хијерархијско дефинисање организационих јединица Произвољан број нивоа организационе хијерархије Повезивање корисника са организационим јединицама Доделу једне или више улога кориснику Управљање правима приступа у зависности од организационе припадности, улоге и врсте података Измену организационе структуре 3.4. Инсталација на инфраструктури Наручиоца (on-premise) Нови информациони систем мора бити инсталиран на инфраструктури коју обезбеђује Наручилац, односно на инфраструктури која је Наручиоцу стављена на располагање. Нови информациони систем не сме имати обавезне зависности од јавних cloud сервиса трећих страна, осим сервиса чије коришћење Наручилац изричито одобри. Систем мора подржавати рад у виртуелизованом серверском окружењу. Понуђач мора омогућити да Интерни и Јавни GIS модул морају бити инсталирани на геосерверу без додатног трошка за Наручиоца. 4. КЉУЧНЕ ФУНКЦИОНАЛНЕ ЦЕЛИНЕ 4.1. Управљање предметима и документацијом Нови информациони систем мора омогућити формирање и вођење јединственог електронског предмета у оквиру којег се обједињују сви релевантни подаци, документи, учесници, активности, рокови, статуси и други подаци настали током животног циклуса предмета. Електронски предмет мора представљати јединствено место са којег овлашћени корисник може да добије комплетан преглед предмета и приступ свим повезаним информацијама. Правна регулатива Приликом израде и имплементације овог модула, Давалац услуге је дужан да се придржава свих важећих законских и подзаконских аката Републике Србије, а посебно: Закона о канцеларијском пословању и Уредбе о категоријама канцеларијског пословања. Закона о заштити података о личности („Сл. гласник РС“, бр. 87/2018) – нарочито у погледу заштите осетљивих података (ЈМБГ, адресе, лични подаци подносилаца). Закона о електронском документу, електронској идентификацији и услугама од поверења у електронском пословању. Закона о информационој безбедности. 4.1.1. Евиденција предмета Нови информациони систем мора омогућити: Формирање новог предмета Евидентирање основних и додатних података о предмету Дефинисање врсте и категорије предмета Евидентирање подносиоца и других релевантних учесника Евидентирање надлежне организационе јединице и одговорног лица Евидентирање датума пријема, покретања, решавања и других релевантних датума Доделу и измену статуса предмета Евидентирање историје промена статуса Повезивање сродних предмета Повезивање предмета са стручним регистрима и евиденцијама Повезивање предмета са просторним подацима Приказ хронологије активности на предмету 4.1.2. Ток обраде предмета Нови информациони систем мора омогућити: Доделу предмета организационој јединици Доделу предмета конкретном кориснику Прослеђивање предмета другом кориснику или организационој јединици Евидентирање активности извршених у поступку Праћење започетих, реализованих и нерешених предмета Евидентирање напомена и интерних коментара Преглед тренутног статуса и фазе предмета Преглед претходних активности на предмету Контролисано закључивање предмета 4.1.3. Управљање роковима Нови информациони систем мора омогућити евидентирање и праћење рокова повезаних са предметом или појединачном активношћу и мора омогућити: Дефинисање рока Приказ преосталог времена до истека рока Издвајање предмета код којих рок истиче Издвајање предмета код којих је рок прекорачен Аутоматско обавештавање надлежних корисника о приближавању рока Аутоматско обавештавање о истеку или прекорачењу рока Извештавање о предметима према статусу рокова 4.1.4. Управљање документацијом Нови информациони систем мора омогућити електронско управљање документацијом повезаном са предметима и мора омогућити: Додавање једног или више докумената предмету Категоризацију докумената према врсти Евидентирање релевантних метаподатака Преглед и преузимање документа Контролу приступа документацији Претрагу докумената по релевантним метаподацима Сви документи повезани са предметом морају бити доступни из прегледа предмета, у складу са правима приступа корисника. 4.1.5. Претрага предмета Нови информациони систем мора омогућити једноставну и напредну претрагу предмета по једном или више критеријума, а критеријуми претраге морају обухватити најмање следеће категорије: Број предмета Врсту предмета Статус Датум или период Подносиоца Организациону јединицу Одговорног корисника Систем мора омогућити комбиновање више критеријума претраге, сортирање резултата и приказ резултата у табеларном облику. 4.2. Стручни регистри, каталози и евиденције Нови информациони систем мора да обезбеди централизовано и контролисано вођење стручних регистара, каталога и евиденција из надлежности Завода. Стручни регистри и каталози морају представљати заједничку основу за коришћење стручних података у предметима, теренским активностима, GIS функционалностима, извештавању и другим деловима информационог система. У оквиру система морају бити реализоване најмање следеће стручне целине: Централни регистар заштићених природних добара Шифарник ботанике Zoo шифарници Шифарник геологије 4.2.1. Централни регистар заштићених природних добара Понуђач је дужан да реализује наменски модул за централну евиденцију заштићених природних добара. Централни регистар мора представљати јединствено место за евидентирање, одржавање, претрагу и коришћење података о заштићеним природним добрима. Овај модул мора омогућити: Јединствену идентификацију сваког евидентираног природног добра Унос и измену основних и стручних података Категоризацију података применом одговарајућих шифарника Евидентирање статуса и других релевантних обележја природног добра Евидентирање релевантних датума Повезивање са документацијом Повезивање са предметима Повезивање са просторним подацима Повезивање са теренским активностима Повезивање са другим стручним ентитетима Додавање фотографија и других прилога Евидентирање извора података Претрагу и филтрирање по више критеријума Извоз података у одговарајуће формате Из записа о заштићеном природном добру мора бити омогућен непосредан приступ повезаним предметима, документима и теренским активностима, у складу са правима приступа корисника. Правна регулатива Овај модул мора бити у потпуности усклађен са следећим законским и подзаконским актима Републике Србије: Закон о заштити природе („Службени гласник РС“, бр. 36/09, 88/10, 91/10 - испр., 14/16, 95/18 - др. закон и 71/21) Правилник о Регистру заштићених природних добара („Службени гласник РС“, бр. 81/2010) 4.2.2. Шифарник ботанике Понуђач је дужан да реализује посебан модул - шифарник биљних врста и синонима. Шифарник ботанике мора се користити као јединствена референтна евиденција у свим модулима у којима се користе подаци о биљним врстама. Овај модул мора омогућити: Јединствену евиденцију биљних врста Евидентирање научног и других релевантних назива Евидентирање једног или више синонима Категоризацију и класификацију према релевантним стручним критеријумима Означавање статуса појединачног податка Претрагу по називу, синониму и другим атрибутима Коришћење података у другим модулима без поновног ручног уноса Контролисано додавање и измену података Када се биљна врста користи у другом делу система, мора бити повезана са одговарајућим записом у централном шифарнику. 4.2.3. Zoo шифарници Понуђач је дужан да реализује посебан модул - шифарник животињских врста и синонима. Zoo шифарници морају се користити као јединствене референтне евиденције у свим функционалним целинама у којима се користе подаци о животињским врстама. Овај модул мора омогућити: Јединствену евиденцију животињских врста Евидентирање научног и других релевантних назива Евидентирање једног или више синонима Категоризацију и класификацију према релевантним стручним критеријумима Означавање статуса појединачног податка Претрагу по називу, синониму, групи и другим атрибутима Коришћење података у другим модулима без поновног ручног уноса Контролисано додавање и измену података Када се животињска врста користи у другом делу система, мора бити повезана са одговарајућим записом у централном шифарнику. 4.2.4. Шифарник геологије Понуђач је дужан да реализује посебан модул - шифарник геологије. Шифарник геологије мора се користити као јединствена референтна евиденција у свим модулима у којима се користе подаци о геологији. Овај модул мора омогућити: Јединствену евиденцију геолошких појава Категоризацију и класификацију према релевантним стручним критеријумима Означавање статуса појединачног податка Претрагу по називу и другим атрибутима Коришћење података у другим модулима без поновног ручног уноса Контролисано додавање и измену података Када се геолошка појава користи у другом делу система, мора бити повезана са одговарајућим записом у централном шифарнику. 4.3. Дигитализација теренског рада Нови информациони систем мора да подржи планирање, организацију, реализацију и праћење теренских активности као интегрални део основне web апликације. Подаци о теренском раду морају бити непосредно повезани са предметима, стручним регистрима и каталозима, просторним подацима и документацијом. Систем мора омогућити: Формирање теренске активности Дефинисање врсте и сврхе активности Евидентирање планираног датума или периода реализације Дефинисање локације тј. подручја Одређивање једног или више учесника Одређивање одговорног лица Повезивање теренске активности са предметом Повезивање са заштићеним природним добром или другим стручним ентитетом Повезивање са подацима из ботаничких, zoo и геолошких шифарника Дефинисање и измену статуса активности Евидентирање датума стварне реализације Унос описа реализованих активности Унос резултата, налаза, запажања и закључака Додавање фотографија и друге документације Повезивање налаза са постојећим стручним подацима Преглед историје теренских активности Систем мора обезбедити календарски и табеларни преглед планираних и реализованих теренских активности. Овлашћеним корисницима мора бити омогућено филтрирање активности најмање према: Запосленом Организационој јединици Периоду Статусу Врсти активности Локацији Подаци настали у оквиру теренске активности морају бити доступни за даље коришћење у регистрима, предметима, GIS функционалностима и извештајима без поновног ручног уноса истих података. 4.4 Интерни портал за запослене Нови информациони систем мора да обухвати интерни портал намењен запосленима Завода који ће представљати јединствено место за приступ основним кадровским подацима, личним подацима запослених, законима и интерним актима, као и новостима и обавештењима од значаја за рад Завода. Приступ појединим функционалностима и подацима мора бити контролисан у складу са додељеним корисничким улогама и правима приступа. 4.4.1. Основна кадровска евиденција Нови информациони систем мора омогућити централизовано вођење основне кадровске евиденције запослених у Заводу. Кадровска евиденција мора обухватити најмање следеће функционалности: Евидентирање основних идентификационих и контакт података запослених Евидентирање организационе јединице којој запослени припада Евидентирање радног места и назива послова Евидентирање датума заснивања радног односа Евидентирање врсте радног односа и радног статуса Евидентирање релевантних података о стручној спреми и квалификацијама Преглед и претрагу запослених према релевантним критеријумима Контролисан унос, измену и ажурирање кадровских података од стране овлашћених корисника Приступ целокупној кадровској евиденцији мора бити ограничен на овлашћене кориснике, у складу са додељеним правима приступа. 4.4.2. Преглед личних података запослених Интерни портал мора омогућити сваком запосленом приступ сопственим личним и кадровским подацима који се воде у информационом систему. Ова функционалност мора омогућити: Приказ основних личних података запосленог Приказ контакт података Приказ података о организационој јединици и радном месту Приказ основних података о радном односу Приказ других релевантних података из кадровске евиденције који су предвиђени за увид запосленом Систем мора обезбедити да сваки запослени има приступ искључиво сопственим личним и кадровским подацима. Приступ подацима других запослених мора бити онемогућен, осим за кориснике са одговарајућим административним или кадровским овлашћењима. 4.4.3. Преглед закона и интерних аката Интерни портал мора обезбедити централизовано место за објављивање, чување и преглед закона, подзаконских прописа и интерних аката релевантних за рад Завода. Ова функционалност мора омогућити: Евидентирање и објављивање закона и подзаконских прописа Евидентирање и објављивање правилника, одлука, упутстава и других интерних аката Категоризацију докумената према врсти Евидентирање назива, датума и других релевантних података о документу Преглед и преузимање објављених докумената Претрагу докумената према називу, врсти и другим релевантним критеријумима Додавање нових и ажурирање постојећих докумената од стране овлашћених корисника Означавање важећих и неважећих докумената Објављени документи морају бити доступни запосленима у складу са дефинисаним правима приступа. Управљање садржајем и измене докумената морају бити омогућени искључиво овлашћеним корисницима. 4.4.4. Новости и обавештења – огласна табла Интерни портал мора обезбедити електронску огласну таблу Завода намењену централизованом информисању запослених о новостима, активностима и другим обавештењима од значаја за рад организације. Огласна табла мора омогућити: Креирање и објављивање новости и обавештења Евидентирање наслова, садржаја и датума објаве Категоризацију обавештења према врсти Додавање докумената и других прилога уз обавештење Хронолошки приказ објављених новости и обавештења Издвајање важних обавештења Претрагу и преглед претходно објављених обавештења Измену, архивирање и уклањање обавештења од стране овлашћених корисника Запосленима мора бити омогућен једноставан приступ актуелним обавештењима, док креирање, објављивање и управљање садржајем огласне табле мора бити ограничено на овлашћене кориснике. 4.5. Интегрисани GIS систем GIS мора представљати интегрални део новог информационог система. Понуђач је дужан да успостави јединствену централну GIS базу као референтно место за чување, одржавање, управљање и коришћење просторних података Завода. Централна GIS база мора омогућити консолидацију релевантних постојећих просторних података. GIS систем мора омогућити размену WMS и WFS сервиса. У овом домену, систем мора обезбедити: Централизовано чување просторних података Организацију просторних података по логичким целинама и слојевима Повезивање просторних и атрибутивних података Повезивање просторних објеката са стручним регистрима и евиденцијама Управљање видљивошћу слојева у зависности од права корисника Претрагу на основу просторних и атрибутивних критеријума Приказ релевантних пословних података непосредно из GIS приказа 4.6. Интерни GIS портал Понуђач је дужан да у оквиру новог информационог система развије интерни GIS портал намењен запосленима Завода. Интерни GIS портал мора омогућити преглед просторних података без обавезне употребе специјализованог desktop GIS софтвера. Портал мора омогућити најмање: Интерактивни приказ Укључивање и искључивање слојева Претрагу просторних објеката Претрагу по атрибутивним подацима Приказ атрибутивних података изабраног објекта Идентификацију објеката на карти Повезивање са стручним шифарницима Анализу просторних података по више параметара Могућност увоза и извоза просторних података Могућност уноса више врста просторних података: тачака, линија и полигона Приказивање 3Д модела терена уз могућност промене подлоге Штампање картографског материјала 4.7. Јавни GIS портал Понуђач је дужан да у оквиру новог информационог система развије јавни GIS портал за објављивање просторних података које Наручилац означи као јавно доступне. Јавни GIS портал мора користити податке из централног GIS система, уз јасно раздвајање интерних и јавно доступних података. Јавни GIS портал мора омогућити најмање: Интерактивни приказ Укључивање и искључивање слојева Идентификацију објеката на карти Преглед јавно доступних атрибутивних података изабраног објекта 4.8. Извештавање и аналитика Нови информациони систем мора омогућити аутоматизовано генерисање извештаја и обезбедити следеће: Унапред дефинисане извештаје Филтрирање према релевантним критеријумима Груписање и сортирање података Извоз најмање у PDF и Excel формат Извештаји морају поштовати права приступа корисника подацима. 4.9. Управљање корисницима, улогама и правима приступа Нови информациони систем мора обезбедити централизовану администрацију корисничких налога, улога и права приступа и мора подржати: Креирање и администрацију корисничких налога Активирање и деактивирање налога Доделу корисника организационој јединици Доделу једне или више улога Ограничење видљивости података према организационој припадности Преглед додељених улога и права Систем мора омогућити аутентификацију путем корисничког имена и лозинке. 4.10. Нотификације и обавештавање корисника Нови информациони систем мора омогућити аутоматизовано обавештавање корисника о релевантним догађајима. Нотификације морају бити доступне унутар апликације, а систем мора омогућити и слање одабраних врста нотификација путем електронске поште. Систем мора подржати нотификације најмање за: Доделу и уклањање са предмета Приближавање рока Истек или прекорачење рока 4.11. Евиденција активности и системски логови Нови информациони систем мора обезбедити евидентирање релевантних активности корисника и системских догађаја. Евиденција мора, у зависности од врсте активности, садржати најмање: Корисника Датум и време Врсту активности Податак или ентитет над којим је активност извршена Податак о извршеној промени Овлашћеним администраторима мора бити омогућена претрага и преглед логова према релевантним критеријумима. 4.12. Шифарници Нови информациони систем мора обезбедити централизовано управљање шифарницима и другим референтним подацима. Систем мора омогућити: Преглед шифарника Додавање нових вредности Измену вредности Дефинисање редоследа приказа Коришћење истог шифарника у више модула Вредност шифарника која је већ коришћена у пословним подацима не сме бити физички обрисана на начин који нарушава интегритет постојећих евиденција. 5. НЕФУНКЦИОНАЛНИ И БЕЗБЕДНОСНИ ЗАХТЕВИ Нови информациони систем мора бити пројектован и реализован тако да обезбеди поуздан, безбедан, контролисан и дугорочно одржив рад. Захтеви из овог поглавља примењују се на све компоненте система. 5.1. Безбедност приступа Приступ интерним функционалностима мора бити дозвољен искључиво аутентификованим и овлашћеним корисницима. У овом домену систем мора обезбедити: Безбедну аутентификацију Контролу права приступа Онемогућавање приступа функционалностима за које корисник нема право Контролисано управљање корисничким сесијама 5.2. Управљање корисничким налозима Нови информациони систем мора омогућити: Креирање налога Измену података налога Активирање и деактивирање налога Доделу и укидање улога 5.3. Заштита комуникације и података Комуникација између корисника и система мора бити заштићена применом актуелних безбедносних протокола. Приступни подаци и друге безбедносно осетљиве информације не смеју се чувати у отвореном облику. Нови информациони систем мора бити заштићен од уобичајених безбедносних ризика карактеристичних за web апликације кроз имплементацију модула за сајбер заштиту и превенцију phishing напада. 5.4. Модул за безбедну размену администраторске документације, заштићену текстуалну, аудио и видео колаборацију Намењен за два администратора система, са примарном сврхом безбедне и заштићене размене документације и фајлова који се односе на безбедносне атрибуте система, са могућношћу интерне текстуалне, аудио и видео колаборације, on-premise, преко инфраструктуре Наручиоца. Модул се имплементира on-premise на инфраструктури Наручиоца Модул мора да буде доступан као web базирана апликација, десктоп базирана апликација (Windows и Linux) и мобиле (Android и iOS) базирана апликација Неопходно је да модул омогући комплетно брендирање и визуелни идентитет прилагођен потребама Наручиоца Модул мора да омогући безбедносну контролу над подацима које корисници користе и похрањују у оквиру информационог система, смештајући све генерисане извештаје и аналитике из софтверског система у безбедно и локално (on-premise) cloud базирано окружење на инфраструктури Наручиоца са циљем безбедне и контролисане размене података (интерне и екстерне) а у свему према одредбама важећег Закона о информационој безбедности ("Сл. гласник РС", бр. 91/2025) и Законом о заштити података о личности ("Сл. гласник РС", бр. 87/2018) Неопходно је да омогући синхронизацију фајлова и дељење помоћу мобилних, desktop и web клијената на нивоу инфраструктуре Наручиоца, омогућавајући и размену документације и фајлова са терена и екстерних локација, коришћењем интерне инфраструктура Наручиоца услед безбедносних аспеката. Складиштење података мора бити засновано на објектима и датотекама Брзо проналажење информација користећи функције претраживања Интеграција са инфраструктуром Наручиоца користећи LDAP, SAML 2.0 и Kerberos аутентификација Шифровање података у мировању и у транзиту уз подршку за спољне системе за управљање кључевима Верзионисање фајлова и извештаја који се експортују и мењају у реалном времену Безбедност претраживача (CSP 3.0, колачићи истог сајта, заштита од напада на време) Безбедносна заштита у домену brute-force протекције, CSP and SCC Политика лозинки у складу са NIST-ом Софтверска и хардверска двострука аутентификација Претрага по целом тексту за подржане формате датотеке Могућност интеграције са антивирусним софтверима File sync и share функционалност кроз широки спектар уређаја и платформи, интерних и third party Напредне функционалности: SAML аутентификација, подршка за Windows Network Drive, password полисе над лозинкама, audit-ready логовање, управљање workflow-ом Подршка за WebAuthn, омогућавајући password-less аутентификацију и подршку за Windows Hello, као и FIDO2 кључеве и друге уређаје за аутентификацију Web интерфејс са широким спектром custom-изације као последица једноставности у коришћењу Приступ свим подацима у оквиру платформе, без обзира где се подаци налазе похрањени, локално и удаљено (remotely) Интегрисана могућност за будућа проширења у домену колаборације и комуникације са подршком за календар, контакте, e-mail, безбедне audio и video конференције, као и менаџмент системе за едитовање office докумената Подршка на апликативном нивоу за: Activity - Омогућава корисницима да похрањују акције и промене повезане са њиховим фајловима и гледају их online, или кроз клијентске уређаје или кроз пријем email поруке Admin audit log - Омогућава способност похрањивања логова у домену logging file accesses или других осетљивих акција Antivirus - Проверава присуство вируса у тренутку upload-а фајлова, обавештава корисника (на екрану или путем emailа) и одстрањује фајл уколико је он заражен Approval - Одобрење или одбијање фајлова заснованих на workflow-овима дефинисаним од стране администратора Automated file tagging - Аутоматски додељује тагове најновијим фајловима који су upload-овани у односу на custom услове Brute-force settings - Искључивање IP адреса или опсега из интегрисаног built-in brute-force заштитног система. Неопходно је да омогући тестирање false positive сценарија проузрокованих од стране већег броја корисника са истих IP адреса. Client Push (Notify Push) - Back-end високих перформанси. Смањење оптерећења сервера од стране desktop клијената и web interface pooling-а све време достављајући тренутне нотификације корисницима. Collaborative tags - Омогућава дељење тагова између корисника Comments - Plugin са могућношћу додавања коментара на фајлове Contacts - Омогућава contacts GUI за интегрисани CardDAV сервер платформе. Корисницима мора да буде омогућено креирање сопствених група контаката са којима се често деле фајлови. Dashboard - Омогућен визуелни преглед који се може преподешавати са великим опсегом widget-а Data Request - Омогућава корисницима платформе експортовање или брисање њихових података. Администратори у овом захтеву морају бити обавештени путем emailа-а Default encryption module - Активацијом ове функционалности врши се енкрипција свих фајлова на транспарентан начин. Енкрипција се мора заснивати на AES 256 кључевима. Deleted files - Омогућава корисницима да поврате фајлове који су обрисани са њиховог налога. Enterprise External sites - Омогућава администраторима да додају link у оквиру менија web интерфејса који усмерава на екстерни website External storage - Омогућава администраторима да конфигуришу конекције ка екстерним сториџ уређајима (подршка за: FTP сервере, S3 или SWIFT object stores, Google Drive, Dropbox, WebDAV сервери) Federated file sharing - Омогућава дељење докумената између сервера који припадају независним локалним cloud окружењима, а који подржавају функционалност Federated Cloud Sharing API ради будуће интеграције са независним on-premise системима других Наручилаца Federation - Омогућава да се инстанца повеже са другим провереним серверима ради размене корисничких директоријума File access control - Омогућава администраторима потпуну контролу над фајловима и разменом података кроз функционалност дефинисања правила приступа и дефинисања рестрикција и ограничења по групи корисника, величином фајла који се може upload-овати, типу клијентског уређаја, IP адреси, временском периоду дана, или кроз коришћење регуларних експресија File retention - Омогућава аутоматско брисање фајлова после одређеног и предефинисаног временског интервала PDF viewer - Омогућава преглед PDF докумената директно у оквиру browser-а Files sharing - Омогућава корисницима да деле фајлове и фолдере у оквиру саме платформе или јавно путем linkа. Неопходно је да линк који се дели може бити временски ограничен избором ове опције од стране онога ко креира линк за приступ. Неопходно је да буде омогућен заштићен приступ линку кроз дефинисање лозинке за приступ. Неопходно је да линк приликом дељења може бити конвертован и прослеђен у формату QR кода за приступ. Files versions - Управљање верзијама докумената које се аутоматски креирају при свакој промени, за неограничен број историјских измена над документом, са подацима ко је и када коју верзију документа мењао. Files video player - Омогућава гледање видео фајлова директно у оквиру browser-а, за различите врсте видео формата First run wizard - Приказивање pop-up прозора приликом првог корисничког login-а кроз web интерфејс и неопходно је да садржи иницијалну поруку поздрава кориснику са linkом на стандардну web, desktop и мобилну апликацију Flow Notifications - Омогућава корисницима конфигурисање нотификација на нивоу сопствених налога Full Text Search - Интегрисана функционалност full-text претраге у оквиру платформе за све верзије коришћења (web, desktop и mobile) Full text search - Elasticsearch Platform integration – Функционална проширивост у домену интеграције са ElasticSearch платформом Full text search - Files - Функционална проширивост основној Full text search функционалности ради индексирања корисничких фајлова Enterprise Full text search - Files - Tesseract OCR - Функционална проширивост Full text search - Files функционалности ради омогућавања OCR-овања докумената пре индексирања Group folders - Преконфигурисани фолдери од стране администратора платформе који су доступни свима у оквиру једне или више група. Могуће дефинисање квота за сваку групу фолдера. Advanced permissions (ACLs) функционалност за сваки садржани фајл или фолдер, укључујући и наследна права и привилегије Guests - Омогућава бољу колаборацију са екстерним корисницима омогућавајући креирање guest налога. Гости могу приступити фајловима који су подељени са њима и не могу креирати нове фајлове изван оних који су подељени. Функционалносt да се приступ апликацијама доступних гостима могу временски ограничити. LDAP user and group backend - Повезује платформу са LDAP и AD за аутентификацију и provisioning функционалност Log Reader - Читач логова интегрисан у саму платформу са могућношћу интеграције са third party SIEM решењима и безбедносним софтверима имплементираним на локацији Наручиоца. Monitoring - Омогућава увид у корисне информације са сервера (оптерећење процесора, заузетост меморије, заузетост дискова, број корисника) са могућношћу интеграције са спољним системима и third party SIEM решењима и безбедносним софтверима имплементираним на локацији Наручиоца. Announcements - Омогућава пријем најновијих вести у оквиру корисничких нотификација Notifications - Обавештавање корисника о корисним догађајима које генеришу друге апликације Oauth 2.0 - Омогућава OAuth2 компатибилну аутентификацију са других web апликација Office Online integration - Ова функционалност омогућава повезивање платформе са постојећим MS Office Online сервером. OpenID Connect user backend - Омогућава конфигурисање OIDC сервера као user backend-а платформе Password policy - Омогућава администраторима да предефинишу одређене предуслове за лозинке (минимална дужина, минимална врста и тип карактера) Photos - Омогућава специфичан преглед свих слика у grid формату, могућност додавања прегледа слика у апликацију за фајлове, могућност додавања прегледа галерија слика на јавне linkове Enterprise Privacy - Центар за приватност омогућава приказ где се подаци складиште и ко им све може приступити (било да су подељени са другим лицима, или јер су у питању администратори) Provisioning API - Сет API-ја који омогућава да се кроз екстерне системе удаљено управља корисницима и групама, постављањем quote-а, заузетости капацитета, прегледа активних апликација и њихових детаља уз enable/disable функционалност Recommendations - Приказује фајлове за quick access или фајлове/фолдере са скорим активностима Right click - Омогућава отварање менија над фајловима и фолдерима коришћењем десног клика Share by mail - Омогућава дељење фајлова и линкова i QR кодова за приступ путем email-а Sharepoint - Подршка за екстерни storidž за Sharepoint SAML/Shibboleth authentication - Аутентификација корисника кроз SAML backend, попут Shibboleth и других типова SSO (Single Sign On) попут Kerberos. Support - Омогућава директан приступ техничкој подршци, опција „dedicated“ контакта као и прегледа постојеће претплате на лиценцу платформе Suspicious Login - Детекција и упозоравање на сумњиве IP конекције и логовања на платформу Terms of service - Захтева да корисници прихвате услове коришћења пре приступа подацима Text - Колаборативно едитовање докумената за markdown и текстуалне фајлове Two factor backup codes - Омогућава backup кодова за двоструку аутентификацију Two-factor TOTP Provider - Двострука аутентификација за TOTP (RFC 6238) Two-factor U2F - Двострука аутентификација за U2F уређаје Update notifications - Омогућава приказ update нотификација за администраторе User status - Омогућава корисницима постављање својих статуси у оквиру dashboard-а који је затим видљив другим корисницима Viewer - Омогућава приказ слика директно у оквиру browser-а, укључујући и slide show мод Enterprise Weather status - Омогућава приказ временске прогнозе и предикцију временске прогнозе у оквиру dashboard-а, са могућношћу аутоматске детекције локације WebDAV - Омогућава WebDAV endpoint Workflow engine - Обезбеђује механизам неопходан за напредни менаџмент фајлова кроз tagging функционалност Workflow external scripts - Прослеђује фајлове екстерним скриптама у зависности од дефинисаног сета правила Напредне функционалности модула: Могућност рада са неограниченим капацитетима за похрањивање података и неограничене количине фајлова Upload документа/фајлова кроз drag and drop функционалност, или кроз класичан upload документа Large file подршка Глобална скалабилност Auto upload функционалност за слике, видео и друге формате фајлова LAN синхронизација Проширивост и интегрисаност са другим апликацијама, Unified search функционалност на нивоу сервера File locking/checkout функционалност Multiple link shares функционалност Share note функционалност Dashboard функционалност са могућношћу потпуног прилагођавања потребама Наручиоца View PDF, Images, Video, Gallery функционалност Проширивост за audio/video/text chat функционалност Проширивост за groupware (календар, контакти, mail) функционалност Проширивост за интеграцију са календаром и контактима на мобилним уређајима Подршка за оnline office web/mobile апликација за учитавање фајлова Управљање базама знања Forms и surveys функционалност User-managed groups функционалност File drop (user file upload) функционалност Video верификација Inter-server sharing функционалност Workspaces функционалност Подршка за keyboard/screen reader функционалност Подршка за WCAG 2.1 Подршка за dyslexia-friendly словне карактере Подршка за Access Control листе Content Workflow Automation подршка Approval Process Workflow подршка Подршка за cryptographic document signatures функционалност Automatic Script Execution функционалност Impersonate users функционалност Подршка за нотификације у реалном времену Monitoring web/api интерфејс функционалност Data Retention Policy подршка Compliance функционалности: audit trial, imprint and privacy links, built-in data-request/account deletion, terms-of-service Напредне безбедносне функционалности: server-side енкрипција, client side/end-to-end енкрипција, video верификација, brute force hacking протекција, NIST compliant password policy, WEB UI заштита са CSP 3.0, same-site cookie attribute, file access control, app access rights Напредна аутентификација: Enforcable двострука аутентификација (U2F/OTP/SMS Signal/Telegram нотификације), ML based suspicious login детекција, LDAP/AD, native SAML, auth via env variable, Kerberos Похрањивање података: File storage (Local/NFS), Object storage (S3/swift), CIFS/Windows shares, Sharepoint Подржани оперативни системи за десктоп и лаптоп уређаје: мин. Windows 8.1 (32 bit & 64 bit), Windows 10 (32 bit & 64 bit), macOS 10.10+ (64 bit), Linux (AppImage) Подржани оперативни системи за мобилне уређаје: мин. iOS 10+, Android 5+ 5.5. Модул за сајбер заштиту и превенцију phishing напада Нови информациони систем мора да обухвати развој и имплементацију засебног модула за сајбер заштиту и превенцију phishing напада, а у складу са одредбама усвојеног и важећег Закона о информационој безбедности ("Сл. гласник РС", бр. 91/2025). Модул мора да обухвати следеће функционалности: Неопходно је да модул омогући детекцију phishing покушаје идентификовањем сајтова са пољима за лозинку Неопходно је модул омогући упозоравање свих корисника у систему на сумњиве странице приликом коришћења претраживача за приступ новом информационом систему, повећавајући безбедност на интернету. Неопходно је да модул буде дизајниран тако да помогне корисницима у препознавању потенцијално штетних веб-сајтова који могу покушати да прикупе осетљиве информације, попут лозинки, кроз обмањујуће тактике. Неопходно је да модул поседује могућност интеграције са постојећим веб базираним прегледачима те да функционише тако што надгледа веб-странице ради присуства поља за лозинку и упозорава кориснике ако детектује страницу која би могла бити коришћена за крађу података за пријаву. Неопходно је да модул пружа суштински слој заштите тако што проактивно обавештава кориснике о ризицима пре него што унесу било какве личне информације. Неопходно је да модул поседује следеће минималне функционалности: Password Field Detection - Функционалност која активно скенира посећене веб-сајтове у потрази за уносним пољима за лозинку, означавајући их за преглед корисника. Ово је кључно за идентификовање страница које могу бити дизајниране да имитирају легитимне странице за пријаву. URL and Domain Analysis - Функционалност која анализира URL адресе како би корисницима помогао да препознају сумњиве домене који могу изгледати слично легитимним сајтовима (нпр. „amaz0n.com“ уместо „amazon.com“). Ове мање разлике често користе нападачи за обмањивање корисника. Non-intrusive Operation - Функционалност која детектује странице са пољима за лозинку, никада не прикупља стварне податке унетих образаца, лозинки или других личних података, чувајући приватност корисника и поштујући строге стандарде обраде података. Real-time Notifications - Функционалност која омогућава да корисници добијају обавештења у реалном времену када додатак детектује потенцијално сумњиви веб-сајт, омогућавајући им да одлуче да ли да наставе или напусте страницу. Customizable Whitelists - Функционалност која омогућава да корисници могу креирати беле листе за сајтове којима верују, минимизирајући непотребна обавештења и фокусирајући се на потенцијално непознате или ризичне сајтове. Неопходно је да модул након инсталације неприметно ради у позадини док корисници прегледају интернет те да када корисник наиђе на страницу која садржи поље за лозинку, врши брзу анализу, означавајући било који URL који не одговара познатим, провереним сајтовима. Ако се страница оцени као сумњива, додатак приказује јасно упозорење, обавештавајући кориснике о потенцијалним ризицима. Неопходно је да модул омогући да корисници добијају више информација о сајтовима пре уношења својих података, чиме се спречава неовлашћен приступ њиховим налозима. Неопходно је да модул анализира долазне е-поруке и веб садржај у реалном времену, откривајући злонамерне везе и прилоге. Неопходно је да модул блокира преузимање малициозног садржаја, спречавајући извршење штетних скрипти или датотека. Неопходно је да модул поседује могућност да из карантина "пусти" преузимање након провере фајла Неопходно је да модул приликом блокирања обавести (изврши нотификацију) корисника о извршеној блокади. Неопходно је да модул буде намењен основним и базичним корисницима свих нивоа техничког знања, укључујући и напредне кориснике који рукују осетљивим информацијама, нудећи лако разумљива упозорења о веб-сајтовима високог ризика. Неопходно је да модул покрије најмање 100 корисника Неопходно је да све системске поруке које генерише модул буду на српском језику како би сви корисници система могли да протумаче поруке Неопходно је да и Наручилац има могућност комплетне администрације система. Неопходно је да систем након препознавања аномалија, према предефинисаним правилима блокира малициозни садржај и попуњавање поља за логовање и о томе обавести корисника, те му тренутно забрани покретање малициозног веб линка и онемогући унос корисничких креденцијала. Неопходно је да корисник кроз нотификацију на browser-у буде обавештен о приступу потенцијално штетном садржају, и да приступ таквом садржају или пољу за логовање буде аутоматски онемогућен, уз могућност да се кориснику кроз исту нотификацију омогући тренутно обраћање администратору система за проверу наведених линкова и поља, са циљем омогућавања приступа (тзв. white-list-овање). Неопходно је да сваки корисник у оквиру нотификације на српском језику има могућност избора два нивоа одређивања приоритета у одобравању приступа веб линку, приступа садржају и уносу корисничких креденцијала, стандардни и приоритетни. Стандардни ниво подразумева случајеве који нису приоритетни и хитни са становишта корисника, и за који је, у случају провере и утврђивања да приступ линку/садржају/логин-у није малициозан, неопходно извршити одобравање (white-list-овање) од стране администратора система у року од максимално 2 сата од тренутка пријаве. Приоритетни ниво подразумева случајеве који су приоритетни и хитни са становишта корисника, а који обухватају критичне активности и процесе које директно утичу по редовно пословање и примарну делатност Наручиоца, и за који је, у случају провере и утврђивања да приступ линку/садржају/логин-у није малициозан, неопходно извршити одобравање (white-list-овање) од стране администратора система у року од максимално 15 минута од тренутка пријаве. Неопходно је да корисник буде упознат кроз нотификацију да избор степена приоритизације представља оперативни и организациони захтев са одређеним степеном одговорности у поступању, те да се ова опција користи искључиво и једино у случају одобравања које утиче на пословне процесе и брзину у спровођењу оперативних и организационих процедура у раду Наручиоца Неопходно је да једном омогућени (white-list-овани) приступи линку/садржају/логин-у буду надаље омогућени без интервенције администратора који врши одобравање и надзор система, а да корисник има јасну визуелну нотификацију да је приступ линку/садржају/логин-у одобрен од стране администратора. 5.6. Интегритет података Нови информациони систем мора обезбедити: Контролу обавезних података Валидацију вредности Контролу међусобне зависности података Очување веза између ентитета Спречавање неконтролисаног физичког брисања повезаних података Конзистентност података приликом истовременог рада више корисника 5.7. Резервне копије и опоравак Нови информациони систем мора омогућити прављење резервних копија свих података неопходних за опоравак система. Резервне копије морају обухватити најмање следеће категорије: Базе података Електронску документацију Конфигурационе податке GIS податке 5.8. Поузданост и расположивост, безбедносно тестирање развијеног информационог система Нови информациони систем мора обезбедити стабилан рад у условима редовног пословног оптерећења. Грешка у појединачној операцији не сме довести до нарушавања интегритета других података. Кориснику морају бити приказане разумљиве поруке о грешци без откривања непотребних интерних техничких информација. Техничке грешке морају бити евидентиране у системским логовима. Неопходно је да Понуђач, непосредно пре пуштања развијеног информационог система у продукцијски рад, спроведе безбедносно тестирање како би се утврдило да систем не садржи познате и експлоатабилне рањивости. Пуштање у рад без претходне провере безбедносног стања излаже Наручиоца ризику од неовлашћеног приступа, цурења података и прекида пословних процеса. Безбедносно тестирање омогућава да се слабости открију и отклоне док је систем још у контролисаном окружењу, а не након што постане доступан корисницима и спољним системима. Одговорност Понуђача да тестирање изврши сам произлази из чињенице да је он развио решење и најбоље познаје његову архитектуру, компоненте и тачке интеграције. Тестирање непосредно пред продукцију обухвата коначно стање система, укључујући последње измене, конфигурацију и примењене закрпе, па резултати одражавају стварни ниво заштите. На тај начин се проверава отпорност на уобичајене нападе, као што су неовлашћена аутентификација, инјекције, неисправна контрола приступа и излагање осетљивих података. Без ове провере гарантни рок и каснија подршка не могу поуздано покрити безбедносне пропусте који су постојали већ у тренутку пуштања у рад. Спровођење тестирања од стране Понуђача смањује ризик да се продукцијски инцидент припише непознатој или непровереној имплементацији. Зато је безбедносно тестирање непосредно пре пуштања у продукцијски рад неопходан услов за безбедан, усклађен и прихватљив почетак коришћења информационог система. 5.9. Перформансе Нови информациони систем мора обезбедити прихватљив одзив у редовном раду. Понуђач је дужан да приликом пројектовања и оптимизације система посебно обухвати: Претрагу великих скупова података Приступ предметима и документацији Рад са стручним регистрима GIS приказе Просторне претраге Генерисање извештаја Истовремени рад више корисника 5.10. Кориснички интерфејс Кориснички интерфејс новог информационог система мора бити уједначен у свим функционалним целинама. Систем мора обезбедити: Доследну навигацију Јасне називе функционалности и команди Уједначен рад са формама и табелама Јасно означена обавезна поља Валидацију пре чувања података Јасне поруке о резултату операције Минимизовање поновног уноса података Изглед корисничког интерфејса одобрава Корисник на предлог Понуђача. 5.11. Компатибилност Нови информациони систем мора бити доступан путем актуелних верзија стандардних web прегледача који се користе у пословном окружењу Наручиоца. 6. МИГРАЦИЈА И КОНСОЛИДАЦИЈА ПОСТОЈЕЋИХ ПОДАТАКА Понуђач је дужан да спроведе миграцију релевантних података на основу података достављених од стране Наручиоца у структуираним форматима из: Постојећих информационих система Excel и других структурираних евиденција GIS база и датотека Миграција мора да обухвати: Анализу извора података Анализу структуре и квалитета података Идентификацију података за миграцију Мапирање на нови модел Дефинисање правила трансформације Стандардизацију и консолидацију Миграцију пословних података Миграцију просторних података Проверу потпуности и исправности Подршку Наручиоцу у верификацији Приликом миграције морају бити очуване релевантне везе између података у мери у којој то постојећи извори омогућавају. Подаци који не одговарају новом моделу не смеју бити одбачени без претходног усаглашавања са Наручиоцем. Понуђач је дужан да пре коначне миграције изврши најмање једну пробну миграцију. Наручиоцу мора бити омогућена провера резултата пробне и коначне миграције. 7. РЕАЛИЗАЦИЈА ПРОЈЕКТА Реализација пројекта мора обухватити следеће активности: Развој и имплементација - Мо