НАБАВКА ИНФОРМАЦИОНОГ СИСТЕМА ЗА ФУНКЦИЈЕ ФИНАНСИЈА РАЦУНОВОДСТВА И КАДРОВА

Tehnicka specifikacija Novi ERP - 22.09.2026..docx TEHNIČKA SPECIFIKACIJA ZA OP – D BROJ 10/2026 – NABAVKA INFORMACIONOG SISTEMA ZA FUNKCIJE FINANSIJA, RAČUNOVODSTVA I KADROVA S A D R Ž A J 1.Uvod (pozadina projekta) 2.Softverska specifikacija 1.Finansije 2.Kadrovska evidencija i obračun zarada 3.Nabavka 4.Prodaja 5.Magacinsko poslovanje 6.Lokalizacija (usklađenost sa propisima, zakonima i poslovanjem u Republici Srbiji) 7.Tehnologija 8.Integracije 9.Veštačka inteligencija 10.Bezbednost i usklađenost 11.Skalabilnost i održivost 12.Opšti zahtevi 13.Količina potrebnih licenci 14.Instalacija i obuka 3.Monitoring sistema Uvod Analiza poslovnih KPI Analiza uzroka problema Nadgledanje IT servisa Otklanjanje grešaka 4.Hardverska specifikacija 5.Opis zahteva - Funkcionalnosti Finansije Kadrovska evidencija i obračun zarada Nabavka Prodaja Magacinsko poslovanje Matični podaci (master data) 2.1.Opšti principi matičnih podataka 2.1.1.Klasifikacija matičnih podataka – dobra, usluge i radovi Dobra (artikli) Usluge Radovi Generičke šifre za osnovna sredstva i sitan inventar 2.2.Šifarnik artikala (dobra) 2.2.1.Tipovi artikala 2.2.2.Šifriranje artikala 2.2.3.Grupe i podgrupe artikala 2.2.4.Inventory i non-inventory artikli 2.2.5.Atributi artikala 2.2.6.Jedinice mere i konverzije 2.2.7.Važni artikli i kontrola kvaliteta 2.2.8.Laboratorijski sitan inventar 2.2.9.Generički artikli 2.2.10.Kreiranje i upravljanje šiframa artikala (workflow) 2.3.Šifarnik usluga 2.3.1.Vrste usluga 2.3.2.Šifriranje i klasifikacija usluga 2.3.3.Atributi usluga 2.3.4.Planiranje i nabavka usluga 2.3.5.Kreiranje i održavanje šifara usluga 2.4.Šifarnik radova 2.4.1.Evidencija i klasifikacija radova 2.4.2.Atributi radova 2.4.3.Planiranje i realizacija radova 2.4.4.Povezanost sa ostalim modulima 2.5.Šifarnik poslovnih partnera (kupci i dobavljači) 2.5.1.Osnovni principi vođenja poslovnih partnera 2.5.2.Integracija sa APR – Agencijom za privredne registre 2.5.3.Uloge poslovnih partnera 2.5.4.Atributi poslovnih partnera 2.5.5.Kontakti i komunikacija 2.5.6.Dodatni parametri i klasifikacije 2.5.7.Statusi i kontrola korišćenja 2.5.8.Kreiranje i održavanje šifri poslovnih partnera 3.Magacinsko poslovanje 3.1.Struktura i tipovi magacina 3.2.Prijem robe 3.2.1.Rezervacija u procesu nabavke / prijema robe 3.2.2.Uticaj kontrole kvaliteta na rezervacije 3.3.Karantin i kontrola kvaliteta 3.3.1.Primena kontrole kvaliteta 3.3.2.Karantin 3.3.3.Ograničenje karantina 3.3.4.Ishodi kontrole kvaliteta 3.4.Izdavanje i potrošnja robe 3.4.1.Izdavanje iz centralnih magacina A)Obični artikli B)Važni artikli (laboratorijski materijal) 3.4.2.Konverzija jedinica (raspakivanje) 3.4.3.Potrošnja u priručnim magacinima A)Režijska potrošnja B)Potrošnja po radnom nalogu 3.4.4.Rezervacije u priručnim magacinima 3.4.5.Povrat robe u magacine A)Povrat običnih artikala B)Povrat važnih artikala (laboratorijski materijal) C)Opšta pravila 3.5.Interni transferi 3.6.Posebni režimi (laboratorijski materijal) 3.6.1.Laboratorijski sitan inventar 3.6.2.Specifičnosti IT magacina i servisnih naloga 3.6.3.Upravljanje serijama, rokovima i pravilima izdavanja 3.6.4.Pravilo izdavanja laboratorijskog materijala – FEFO 3.6.5.Rok trajanja nakon otvaranja 3.6.6.Produženje roka trajanja 3.7.Popis i korekcija 3.7.1.Planiranje i realizacija popisa 3.7.2.Popis po serijama i rokovima 3.7.3.Obrada razlika 3.7.4.Posebni režimi 3.7.5.Audit i kontrola 3.8.Izveštavanje i analitika magacinskog poslovanja 3.8.1.Pregled stanja zaliha 3.8.2.Promet zaliha (kretanje robe) 3.8.3.Praćenje serija i rokova trajanja 3.8.4.Analiza potrošnje 3.8.5.Praćenje rezervacija 3.8.6.Izveštaj o kontroli kvaliteta 3.8.7.Analiza odstupanja i korekcija 3.8.8.Fleksibilnost izveštavanja 3.9. Obeležavanje i štampanje nalepnica za artikle Tehnologija Bezbednosni i regulatorni zahtevi Skalabilnost i dugoročna održivost Generalne stvari Moderna tehnologija 6.Integracije 7.Faze projekta 1.Analiza i definisanje rešenja 2.Razvoj i testiranje rešenja 3.Uvođenje rešenja 4.Puštanje rešenja u produkciju 5.Podrška i održavanje nakon puštanja rešenja u produkciju (eng. Hypercare) 6.Upravljanje projektnim aktivnostima 8.Rokovi 9.Garantni period ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Uvod (pozadina projekta) Digitalizacija poslovnih funkcija danas predstavlja jedan od ključnih pravaca razvoja organizacija, sa ciljem unapređenja efikasnosti, transparentnosti i kvaliteta upravljanja. U tom smislu, savremeni informacioni sistemi imaju važnu ulogu u podršci poslovnim procesima, pre svega kroz povezivanje podataka, automatizaciju aktivnosti i omogućavanje donošenja odluka na osnovu pouzdanih informacija. U prethodnom periodu ostvaren je značajan napredak u digitalizaciji pojedinih procesa i usluga, naročito kroz uvođenje elektronskih servisa i određenih integracionih rešenja. Međutim, postojeći informacioni sistem i dalje se delimično oslanja na parcijalna i međusobno nedovoljno povezana rešenja, koja u potpunosti ne odgovaraju savremenim potrebama u pogledu integracije, automatizacije i napredne analitike. Dodatni izazov predstavlja činjenica da je postojeće ERP rešenje razvijeno pre više decenija i da je nastalo u potpuno drugačijem tehnološkom okruženju. Kao takvo, ima ograničene mogućnosti daljeg razvoja, integracije sa drugim sistemima i uvođenja savremenih funkcionalnosti, što se posebno odražava na efikasnost upravljanja finansijama, izveštavanjem i kontrolnim procesima. Istovremeno, postoji jasna potreba za daljim unapređenjem i automatizacijom poslovnih procesa, uključujući upravljanje dokumentacijom, elektronsku razmenu podataka i primenu naprednijih analitičkih alata. U takvom okruženju, ERP sistem treba da ima centralnu ulogu i predstavlja pouzdanu osnovu za upravljanje finansijama i računovodstvom, ali i za povezivanje sa drugim poslovnim funkcijama. Uvođenje savremenog ERP rešenja omogućilo bi objedinjavanje podataka na jednom mestu, standardizaciju ključnih finansijskih i računovodstvenih procesa, smanjenje manuelnog rada i operativnih grešaka, kao i unapređenje izveštavanja u skladu sa internim i regulatornim zahtevima. Takođe, moderan ERP sistem predstavlja osnov za dalju automatizaciju i integraciju sa drugim digitalnim rešenjima, čime se stvara stabilna i skalabilna platforma za budući razvoj. Zbog svega navedenog, prepoznata je potreba za uvođenjem novog, savremenog ERP rešenja, koje će omogućiti bolje povezivanje sistema, unapređenje efikasnosti rada, veću kontrolu i transparentnost, kao i lakšu integraciju sa postojećim i budućim digitalnim servisima. Detaljna lista zahteva će biti definisana tokom faze Analize i definicije rešenja. Izvršilac usluge treba da aktivno predlaže mogućnosti sličnih i naprednijih funkcija u odnosu na zahteve Agencije – neophodan je proaktivan pristup izvršioca usluge radi ispunjenja kompletnih zahteva Agencije. Realizacija ovog projekta predstavlja važan korak ka uspostavljanju stabilnog i održivog informacionog sistema, koji će dugoročno podržati dalji razvoj i digitalnu transformaciju organizacije. Celokupno rešenje treba da bude usklađeno sa svim važećim propisima i zakonima Republike Srbije. Softverska specifikacija 1. Finansije Ponuđeno rešenje mora da ima funkcionalnost integrisanog glavnog knjigovodstva zasnovanog na jedinstvenom kontnom planu, sa automatskim knjiženjem dokumenata kroz sistem posting grupa i definisanih pravila knjiženja. Ponuđeno rešenje mora da ima funkcionalnost budžetiranja i planiranja po dimenzijama (npr. cost center, projekat, profitni centar), uz mogućnost praćenja odstupanja u realnom vremenu. Ponuđeno rešenje mora da ima funkcionalnost standardizovanih finansijskih procesa sa detaljnim audit tragom (change log, user tracking). Ponuđeno rešenje mora da ima funkcionalnost korišćenja globalnih i dodatnih dimenzija za analitičko izveštavanje. Ponuđeno rešenje mora da ima funkcionalnost elektronskih dokumenata i integracije sa lokalnim servisima (SEF, e-otpremnica), uz mogućnost proširenja putem API-ja ili dodatnih modula. Ponuđeno rešenje mora da ima funkcionalnost upravljanja osnovnim sredstvima sa klasifikacijom, amortizacionim knjigama i različitim metodama amortizacije. Ponuđeno rešenje mora da ima funkcionalnost automatskog obračuna amortizacije (računovodstvene i poreske). Ponuđeno rešenje mora da ima funkcionalnost upravljanja avansima i njihovog zatvaranja kroz sistem. Ponuđeno rešenje mora da ima funkcionalnost bankarskih operacija uključujući uvoz bankarskih izvoda i generisanje naloga za plaćanje. Ponuđeno rešenje mora da ima funkcionalnost automatskog zatvaranja otvorenih stavki (customer/vendor ledger entries). Ponuđeno rešenje mora da ima funkcionalnost naprednog finansijskog izveštavanja (account schedules, financial reports). 2. Kadrovska evidencija i obračun zarada Ponuđeno rešenje mora da ima funkcionalnost upravljanja osnovnim podacima o zaposlenima (ime, jmbg, adresa, kontakt, račun banke, stepen stručne spreme, specijalizacije, doktorati, masteri, dužina radnog staža, podaci o inostranoj diplomi, datum zaposlenja u Alimsu i datum prestanka zaposlenja u Alimsu, prekid radnog staža u Agenciji, mirovanje staža u Agenciji, radno pravni status zaposlenog određeno/neodrđeno/pripravnik/porodilja/trudnica/opšta ili posebna nega, radno mesto prema sistematizaciji, koeficijent, uvećani koeficijent na osnovu završene specijalizacije i doktorata, istorija izmena (audit trail), minuli rad, prekovremeni rad, terenski rad, rad vikendom, bolovanje od 65% / 100% po Kolektivnom Ugovoru, i dr.) Ponuđeno rešenje mora da ima funkcionalnost i upravljanje organizacionom strukturom Agencije. Ponuđeno rešenje mora da ima funkcionalnost evidencije radnog vremena i odsustava uz mogućnost integracije sa eksternim sistemima (godišnji odmori, bolovanja, plaćena / neplaćena odsustva, evidencija prisutnosti, službena putovanja, međunarodna saradnja, terenski rad, službena odsustva po pozivu nadležnih Ministarstava, KITEU, vlada RS, PKS, RSJP, farmaceutske industrije, dobrovoljni davalac krvi, prisustvovanje raspravi po sudskom pozivu, gostovanja zaposlenih na radnom mestu u PR, evidencijia odsustva zbog ovbavljanja prakse na fakultetima specijalizacija / doktorat, odsustvovanje zaposlenog zbog imenovanja u upravni / nadzorni odbor državnog organa RS, propusnice za rad vikendom, evidencija prisutnosti zaposlenog u slučaju kada izgubi / zaboravi / oštećenja evidencione kartice, evidencije prekovremenog rada, evidencije rada vikendom i dr.)- Integracija se očekuje da se uradi preko API-ja gde su dostupni. Ponuđeno rešenje mora da ima funkcionalnost Sistematizacije radnih mesta: Definisanje radnih mesta, koeficijenti po radnim mestima, uslovi (obrazovanje, iskustvo, engleski jezik, specijalizacija), povezivanje sa zaposlenima, istorija izmena sistematizacije i dr. Ponuđeno rešenje mora da ima funkcionalnost u izradi kadrovskih izveštaja: Izveštaj za direktora, izveštaj za SZO, izveštaj za Vladu RS, izveštaji za nadležna ministarstva, kvartalni izveštaj, mesečni izveštaj, nedeljni izveštaj, godišnji izveštaj, izveštaj prema zadatim filterima (specijalizacije, doktorati, masteri, prema polu, prema starosnoj strukturi, prema stepenu stručne spreme, prema organizacionim jedinicama, prema godinama staža, pregled roditelja, pregled prema radnom statusu, pregled ukupnog staža, minuli rad, po radnom odnosu, po vrsti ugovora o radu, pregled zaposlenih kojima istice ugovor, pregled prema vrsti odsustva, sistematizacija po radniku / po radnom mestu, pregled vozila zaposlenih, pregled dana GO / PP zaposlenih, pregled slava / rođendana / verskih / državnih praznika, nacionalnost, pregled prema dostavljenim sertifikatima o sprevedenom stručnom usavršavanju i dr.) eksport u WORD, EXCEL i PDF. Ponuđeno rešenje mora da ima funkcionalnost Kontrola pristupa: pun pristup / uvid u svoj sektor / zaposleni – samo lični podaci. Obavezno isprogramirati LOG AKTIVNOSTI (ko je šta menjao). Ponuđeno rešenje mora da ima funkcionalnost Integracije: trezor, e-pisarnica / e-sanduče, poreska uprava i dr.- Pošto CROSO ne nudi otvoreni API za direktnu integraciju — prijava/odjava zaposlenih vrši se isključivo kroz portal, uz upotrebu kvalifikovanog elektronskog sertifikata. U okviru ovog zahteva potrebno je omogućiti isključivo generisanje Excel ili XML fajla u propisanom formatu, koji se zatim ručno učitava na CROSO portal. Ponuđeno rešenje mora da ima funkcionalnost Pravni osnov. Sistem mora biti usklađen sa: Zakon o radu, Zakon o javnim agencijama, Zakon o budžetskom sistemu, Interni Akti Agencije (Kolektivni ugovor, Sistematizacija i dr.) Ponuđeno rešenje mora da ima funkcionalnost Tehnički zahtevi: Web aplikacija, Backup podataka (dnevni), zaštita podataka o ličnosti, mogućnost logovanja preko SSO ili sličnog sistema, audit trail za sve izmene Ponuđeno rešenje mora da ima funkcionalnost Dodatne funkcionalnosti (opciono): Podsetnici (istek Ugovora, jubilarne nagrade, rođendani, starosna penzija, slave, državni i verski praznici, promena broja dana GO prema uslovima iz Kolektivnog ugovora i iz Sistematizacije i dr.) Ponuđeno rešenje mora da ima funkcionalnost Evidencija obuka i sertifikata, evidencija disciplinskih postupaka, evidencija sukoba interesa zaposlenih, evidencija otkaza i dr. Ponuđeno rešenje mora da ima funkcionalnost pracenje radno pravnog statusa zaposlenog. Ponuđeno rešenje mora da ima funkcionalnost obračuna zarada u skladu sa lokalnim zakonodavstvom Republike Srbije (putem standardnog modula ili lokalizacije). Ponuđeno rešenje mora da ima funkcionalnost automatskog knjiženja obračuna zarada u glavnu knjigu. Ponuđeno rešenje mora da ima funkcionalnost generisanja zakonskih izveštaja i poreskih prijava. 3. Nabavka Ponuđeno rešenje mora da ima funkcionalnost upravljanja dobavljačima (vendor master data). Ponuđeno rešenje mora da ima funkcionalnost kompletnog procure-to-pay procesa (ponuda, porudžbina, prijem, faktura). Ponuđeno rešenje mora da ima funkcionalnost automatskog povezivanja dokumenata (document flow linking). Ponuđeno rešenje mora da ima funkcionalnost upravljanja cenovnicima i rabatima dobavljača. Ponuđeno rešenje mora da ima funkcionalnost praćenja statusa porudžbina i isporuka. Ponuđeno rešenje mora da ima funkcionalnost obračuna dodatnih troškova nabavke (item charges). 4. Prodaja Ponuđeno rešenje mora da ima funkcionalnost upravljanja kupcima (customer master data). Ponuđeno rešenje mora da ima funkcionalnost order-to-cash procesa (ponuda/profaktura, faktura). Ponuđeno rešenje mora da ima funkcionalnost upravljanja cenama kroz cenovne politike. Ponuđeno rešenje mora da ima funkcionalnost automatskog generisanja i štampe dokumenata. Ponuđeno rešenje mora da ima funkcionalnost prodajnih analiza i izveštavanja po dimenzijama. 5. Magacinsko poslovanje Ponuđeno rešenje mora da ima funkcionalnost upravljanja artiklima (item master data) sa više jedinica mere. Ponuđeno rešenje mora da ima funkcionalnost klasifikacije artikala (item categories, attributes). Ponuđeno rešenje mora da ima funkcionalnost praćenja zaliha u realnom vremenu (inventory ledger entries). Ponuđeno rešenje mora da ima funkcionalnost vrednovanja zaliha (FIFO, Average, Specific). Ponuđeno rešenje mora da ima funkcionalnost naprednog skladišnog upravljanja (warehouse management: bins, picks, put-aways). Ponuđeno rešenje mora da ima funkcionalnost upravljanja serijama i lotovima (lot/serial tracking). Ponuđeno rešenje mora da ima funkcionalnost planiranja nabavke (MRP / planning worksheet). 6. Lokalizacije (usklađenost sa propisima, zakonima i poslovanjem u Republici Srbiji) Ponuđeno rešenje mora da sadrži funkcionalnost lokalizovanog finansijskog modula usklađenog sa važećim propisima Republike Srbije, uključujući PDV obračune, poreske evidencije i finansijsko izveštavanje, uz redovne nadogradnje u skladu sa zakonskim izmenama. Ponuđeno rešenje mora da sadrži funkcionalnost integracije sa Sistemom elektronskih faktura (SEF) za automatsko slanje, prijem, evidenciju i praćenje statusa efaktura u skladu sa zakonom Republike Srbije. Ponuđeno rešenje mora da sadrži funkcionalnost lokalizovanog obračuna PDVa, uključujući domaći, inostrani, avansni, odloženi i reverzni PDV, u skladu sa važećim poreskim propisima Ponuđeno rešenje mora da sadrži funkcionalnost lokalizovanog obračuna plata i zarada, uključujući bruto/neto obračun, doprinose, poreze, godišnje odmore, bolovanja i ostala primanja u skladu sa zakonodavstvom Republike Srbije. Ponuđeno rešenje mora da sadrži funkcionalnost automatskog generisanja zakonskih obrazaca i izveštaja vezanih za obračun zarada (PPPO, Mobrazac, interni izveštaji), uz mogućnost elektronskog izvoza. Ponuđeno rešenje mora da sadrži funkcionalnost evidencije zaposlenih i HR podataka sa kontrolom pristupa i audit tragom svih izmena u skladu sa GDPR i lokalnim propisima. 7. Tehnologija Ponuđeno rešenje mora da bude u potpunosti implementirano u onpremise režimu, instalirano i pokretano isključivo na sopstvenoj infrastrukturi klijenta, bez obavezne zavisnosti od cloud ili SaaS servisa trećih strana. Ponuđeno rešenje mora da sadrži funkcionalnost kompletnog rada sistema u lokalnom okruženju, uključujući bazu podataka, aplikativni sloj, integracije i bezbednosne mehanizme, bez slanja podataka van infrastrukture klijenta Naručioca. Ponuđeno rešenje mora da sadrži funkcionalnost lokalnog upravljanja korisnicima, bezbednošću i pravima pristupa, nezavisno od eksternih identitetskih servisa. Ponuđeno rešenje mora da sadrži funkcionalnost lokalizovanog finansijskog i računovodstvenog modula, usklađenog sa važećim zakonima Republike Srbije, koji se koristi u onpremise okruženju. Ponuđeno rešenje mora da sadrži funkcionalnost integracije sa Sistemom elektronskih faktura (SEF) implementirane u onpremise arhitekturi, uz kontrolisanu i auditovanu komunikaciju sa eksternim državnim sistemima. Ponuđeno rešenje mora da sadrži funkcionalnost lokalizovanog obračuna PDVa i poreskih evidencija, primenljivih u onpremise instalaciji, sa mogućnošću ručnih i automatskih ažuriranja. Ponuđeno rešenje mora da sadrži funkcionalnost lokalizovanog obračuna zarada, uključujući sve zakonske obaveze Republike Srbije, pri čemu se svi podaci obrađuju i čuvaju isključivo u lokalnoj bazi klijenta. Ponuđeno rešenje mora da sadrži funkcionalnost generisanja zakonskih obrazaca i izveštaja za obračun plata, dostupnih iz onpremise sistema bez zavisnosti od cloud servisa. Ponuđeno rešenje mora da sadrži funkcionalnost kontrolisanih nadogradnji u onpremise okruženju, koje se izvršavaju u skladu sa internim procedurama klijenta Naručioca. Ponuđeno rešenje mora da sadrži funkcionalnost instalacije sigurnosnih ispravki i zakonskih izmena bez automatskog preuzimanja iz javnih cloud repozitorijuma. Ponuđeno rešenje mora da bude u potpunosti funkcionalno, podržano i održivo u onpremise režimu rada, kao centralni ERP sistem klijenta, bez vremenskih ili funkcionalnih ograničenja vezanih za cloud model korišćenja. Ponuđeno rešenje mora da sadrži filtere za pretragu podataka sistema – pored jednostavnih pretraga po jednom parametru, neophodno je obezbediti složeno filtriranje ukrštajući više istovremenih parametara pretrage, na jednom pregledu (listi, npr lista dobavljača, kupaca, stavke artikala). Ponuđeno rešenje mora da obezbedi da se svaki podatak unosi samo jednom na jednom mestu u aplikaciji, i kao takav koristi u ostalim delovima sistema. 8. Integracije Ponuđeno rešenje mora da ima funkcionalnost standardnih REST API servisa za integraciju. Ponuđeno rešenje mora da ima funkcionalnost integracije sa Microsoft alatima kao što su Power BI, Word, Excel i Outlook. Ponuđeno rešenje mora da ima funkcionalnost razmene podataka putem web servisa. 9. Veštačka inteligencija Ponuđeno rešenje mora da ima funkcionalnost podrške za AI asistenciju kroz integraciju sa eksternim AI servisima (npr. Microsoft AI servisi, Copilot). Ponuđeno rešenje mora da ima funkcionalnost automatizacije rutinskih procesa kroz pravila i workflow engine. 10. Bezbednost i usklađenost Ponuđeno rešenje mora da ima funkcionalnost role-based pristupa (permission sets). Ponuđeno rešenje mora da ima funkcionalnost audit log-a i praćenja promena (change log). Ponuđeno rešenje mora da ima funkcionalnost backup-a baze podataka kroz SQL Server mehanizme. Ponuđeno rešenje mora da ima funkcionalnost usklađenosti sa GDPR i lokalnim zakonodavstvom. 11. Skalabilnost i održivost Ponuđeno rešenje mora da ima funkcionalnost modularnog proširenja kroz ekstenzije bez izmene standardnog koda. Ponuđeno rešenje mora da ima funkcionalnost podrške za veliki broj korisnika i transakcija kroz skaliranje infrastrukture. Ponuđeno rešenje mora da ima funkcionalnost nadogradnje sistema bez gubitka postojećih prilagođavanja (extension model). 12. Opšti zahtevi Ponuđeno rešenje mora da ima funkcionalnost potpune integracije svih modula u jedinstvenu bazu podataka. Ponuđeno rešenje mora da ima funkcionalnost modernog korisničkog interfejsa (web-based UI). Ponuđeno rešenje mora da ima funkcionalnost integracije sa Microsoft ekosistemom (Office 365, Teams, SharePoint). Dokumentacija integrisane platforme za ERP mora da obuhvati korisnička uputstva za standardno funkcionisanje sistema i lokalizaciju. 13. Količina potrebnih licenci U cilju uspešne implementacije i adekvatnog testiranja sistema, naručilac u fazi testiranja projekta predviđa ograničen broj korisničkih pristupa koji će se koristiti tokom inicijalnog podešavanja, konfiguracije i provere funkcionalnosti rešenja. Ovi pristupi namenjeni su ključnim korisnicima i članovima projektnog tima, kako bi se obezbedilo nesmetano sprovođenje svih aktivnosti u okviru implementacije. U skladu sa navedenim, potrebno je obezbediti korisničke pristupe za poslovni softver prema sledećim specifikacijama: Tri (3) licence sa punim pristupom svim funkcionalnostima sistema, uključujući napredne operacije i administraciju poslovnih procesa; Dve (2) licence sa ograničenim pristupom, namenjene za pregled podataka, izveštavanje i osnovni unos informacija; Ponuđač je dužan da u ponudi jasno navede: model licenciranja i godišnja iznos pretplate po licenci i ukupno za traženi broj licenci uslove korišćenja i eventualna ograničenja opcije za proširenje broja korisnika u budućnosti Ponuđač je dužan da obezbedi da navedene licence budu funkcionalne tokom garantnog perioda od 12 meseci. Funkcionalnost podrazumeva da za navedeni broj pristupa Naručioc može bez smetnji i u punom kapacitetu koristi rešenje nakon puštanja u produkciju i da vrši nesmetan rad. Sve licence treba da budu u potpunosti kompatibilne sa ponuđenim rešenjem i dostupne za korišćenje odmah po implementaciji sistema. Po završetku faze analize, u saradnji sa izabranim ponuđačem, biće detaljno sagledane stvarne potrebe naručioca, uključujući broj krajnjih korisnika, njihove uloge i obim korišćenja sistema, na osnovu čega će se definisati konačan broj i struktura potrebnih licenci, uz mogućnost daljeg prilagođavanja u skladu sa razvojem poslovanja. Po završetku ove faze Naručilac će nabaviti definisane količine licenci. 14. Instalacija i obuka 1. Ponuđač mora da izvrši instalaciju i obuku ključnih korisnika za korišćenje ponuđenih softverskih modula. Za svaki modul Naručilac će obezbediti ključne korisnike koji će aktivno učestvovati u implementaciji platforme za ERP (2-3 ključna korisnika po modulu). Ključni korisnici će vršiti obuku ostalih krajnjih korisnika. 2. Ponuđač mora da izvrši obuku aplikativnog administratora Naručioca da aplikativno održava softverski podsistem – administracija korisnika, prava pristupa korisnika, definisanje inicijalnih lozinki i slično. 3. Ponuđač će izvršiti podešavanje svih programskih aplikacija na serveru i klijentskim računarima. Monitoring sistema Uvod Usled kritičnosti samog sistema koji je predmet ove nabavka, potrebno je ponuditi i adekvatno rešenje od renomiranog proizvođača za nadziranje i monitoring rada celog rešenja, koje će biti dostavljeno kao deo celokupnog sistema. Digitalizacija je donela kao ključne elemente kvalitet korisničkog iskustva, performanse aplikacija i brzo otklanjanje problema u radu istih. Zbog navedenog, kritična za korisničko zadovoljstvo i uspeh svih zaintresovanih strana kroz rešenja za napredno nadgledanje performansi aplikacija (tzv. Observability rešenja). Ova rešenja pomažu organizacijama da poboljšaju kvalitet korisničkog iskustva, skraćuju vreme potrebno za otklanjanje problema (MTTR), povećavaju dostupnost aplikacija, servisa i generalno IT usluga, otkrivaju anomalnije u radu aplikacija i servisa i predviđaju potencijalne probleme u radu. Takođe, ova rešenja često pružaju uvid u podatke korisne mimo operativnog IT konteksta, uključujući uvid u uticaj performansi aplikacija na ponašanje korisnika i same poslovne procese. Usvajanje rešenja za napredno nagdledanje performansi aplikacija (tzv. Observability rešenja) postaje sve važnije zbog niza faktora, uključujući: • Rastući trend i potreba za digitalnom transformacijom, kao ključni element donose aplikacije i njihovu dostupnost/performantnost. • Dodatnu kompleksnost u arhitekturi aplikacija, međusobnim integracijama; upotreba mikroservisinih tehnologija (microservices); korišćenje lokalnih, hibridnih, klaud (cloud) i multicloud rešenja. • Sve veća brzina izmena aplikacija, kao i sve više integracija sa različitim sistemima. • Veliki broj i raznovrsnost načina korišćenja IT usluga organizacije. Rešenja za napredno nadgledanje performansi aplikacija omogućavanju praćenje i analizu dostupnosti aplikacija, performansi aplikacija i uvid u korisničko iskustvo. Široko su rasprostranjeni i korišćeni od strane IT administratora, helpdesk operatera, programera i drugih zaposlenih koji su odgovorni za dostupnost IT servisa i aplikacija. Dodatno, ovi alati obezbeđuju prikupljanje, agregaciju i analizu podataka za nadgledanje i procenu performansi aplikacija. Ovi alati imaju sve veću primenu pri rešavanju kompleksnih problema u složenom aplikativnom okriženju, što zahteva da ova rešenja poseduju nekoliko ključnih mogućnosti: Analiza poslovnih KPI (KPI) Poslovna analiza povezuje uspeh poslovanja organizacije sa stanjem ključnih aplikacija i njihovim performansama u svakodnevnom radu. Poslovna analiza ide dalje od statistike performansi i dostupnosti. Pruža uvid poslovnim korisnicima o ponašanju i kvalitetu usluga prema krajnjim korisnicima, uključujući vlasnike digitalnih kanala i programere aplikacija. Analiza uzroka problema Analiza uzroka problema utvrđuje verovatni uzrok problema, a zatim utvrđuje vezu između uzroka i posledice. Veliki deo aktivnosti ovih alata fokusira se na otkrivanje i pružanje uvida u osnovne uzroke. Verovatni uzrok (npr. kvar ili degradacija) treba da bude grafički prikazan sa entitetima (npr. aplikacija, usluge ili infrastruktura) na koje utiče ili koji će biti pogođeni. Ova metodologija podržava diferencijaciju između uzroka i posledice i daje prioritet popravljanju uzroka, umesto da pokušava da popravi prolazne simptome. Nadgledanje IT servisa Ova funkcija podrazumeva praćenje ispunjenja dogovorenih ciljeva u vezi sa odzivom i dostupnošću aplikacija kao celine (sa svim komponentama koje učestvuju u njihovoj isporuci). To uključuje utvrđivanje pridržavanja ugovorenih nivoa dostupnosti i performansi. Često navedene u obliku ugovora o nivou usluge (SLA), ove funkcije pružaju vidljivost vlasnicima aplikacija, kao i IT operacijama i DevOps timovima, o dostupnosti/performansama ključnih usluga. Dodatno, metrike pružaju zajednički pogled koji omogućava komunikaciju između različitih timova fokusiranih na pojedine tehnologije. Uključivanje nadzora infrastrukture u praćenje performansi aplikacija odražava potrebu koju mnoge organizacije imaju u pogledu objedinjenog pogleda na IT servise. Pošto ova rešenja često podrazumevaju instalaciju agenata na servere ili virtuelne mašine, radi prikupljanja telemetrije iz aplikacija, jako je važno da je taj proces u što većoj meri olakšan i automatizovan. Otklanjanje grešaka Otklanjanje grešaka u aplikaciji i distribuirano profilisanje je process identifikacije izvora defekata i grešaka u računarskom i programskom kodu i ublažavanje degradacije performansi. Otklanjanje grešaka u aplikaciji je primarna aktivnost programera aplikacija, a ponekad i timova za podršku aplikacijama, u procesu pronalaženja uzroka neželjenih efekata programa. Distribuirano profilisanje se fokusira na identifikaciju i lokalizaciju izvora degradacije performansi u infrastrukturi koju čine aplikacije, usluge i infrastruktura. Imajući u vidu važnost rešenja koje je predmet ove nabavke, neophodno je obezbediti i rešenje za konsolidovano nadgledanje performansi aplikacija i servisa koje čine to rešenje kao i virtuelizovane i fizičke infrastrukture na kojoj će da se hostuje rešenje. Rešenje za nadgledanje performansi aplikacija treba da ispunjava sledeće uslove: 1. Rešenje mora biti u potpunosti instalirano na lokalnoj infrastrukturi (onpremise). 2. Rešenje mora podržavati instalaciju minimalno na Linux OS (RHEL, Ubuntu Oracle Linux) ili na Openshift container platformi, ili na kombinaciji ovih platformi. 3. Rešenje mora podržavati visokodostupnost kritičnih komponenti sistema. 4. Rešenje mora podržavati integraciju sa MS Active Directory za autentikaciju i autorizaciju baziranu na AD grupama. 5. Rešenje mora imati predefinisane dashboard-e i mogućnost lakog kreiranja dodatnih dashboard-a bez kodiranja od strane administratora ili regularnih korisnika sistema. 6. Rešenje mora da podržava minimalno nadgledanje širokokorišćenih operativnih sistema i virtuelizacionih platformi (mora biti u mogućnosti da prikuplja relevantne performantne metrike): Windows OS, Linux OS, VMWare vSphere, Docker, Kubernetes, Openshift. 7. Rešenje mora da podržava skupljanje telemetry i runtime tracing za aplikacije razvijene, minimalno, u sledećim programskim jezicima i framework: .NET, JAVA, JavaScript. 8. Rešenje mora da podržava slanje notifikacija/alerta na email, Slack, MS Teams ili Webhooks. 9. Rešenje mora podržavati nadgledanje sledećih tehnologija i platformi: Oracle DB, MS SQL server, Kafka, MongoDB, Sybase, WebLogic, WebSphere, Jboss, PostgreSQL, Tomcat. 10. Rešenje mora da ima jedinstvenog agenta za sve tehnologije i mora da podržava jednostavan način instalacije agenta na svim podržanim operativnim sistemima (remote push, single installer runtime.....). 11. Rešenje mora da podržava automatsko otkrivanje konfiguracije operativnog sistema i aplikativni stek na hostu. Kad se automatski otkrije tehnologija koja je pokrenuta, potrebno je automatski pokrenuti nadgledanje te tehnologije time što će se pokrenuti odgovarajući senzor od strane agenta. 12. Rešenje mora da podržava automatsko čuvanje i vizuelizaciju otkrivenih infrastrukturnih komponenata u formi Dynamic graph, koji će biti automatski ažuriran pri svakoj promeni infrastrukturnih komponenata. 13. Rešenje mora da podržava distribuirano praćenje poziva između dva sistema, povezivanjem informacija iz svih sistema koji učestvuju u prosleđivanju poziva i obezbeđivanjem steka poziva i metričkih informacija potrebnih za analizu trajanja pojedinačnih koraka i identifikaciju grešaka i potencijalnih problema. 14. Rešenje mora da podržava profilisanje koda tokom izvršavanja za podržane jezike, sa mogućnošću da se pošalju notifikacije/alarmi u slučaju problema sa performansama i mogućnost povezivanja podataka profilisanja sa informacijama o praćenju poziva. 15. Rešenje mora da podržava praćenje performansi/iskustva krajnjeg korisnika za mobilne aplikacije (i Android i iOS platforme), sa mogućnošću lakog integrisanja agenata za praćenje u mobilnu aplikaciju korišćenjem obezbeđenih biblioteka za svaku platformu. 16. Rešenje mora da podržava praćenje performansi/iskustva krajnjeg korisnika za web lokacije ili portale, sa mogućnošću lakog omogućavanja detaljnog nadgledanja jednostavnim uključivanjem obezbeđenih JavaScript biblioteka u izvor stranice web lokacije. 17. Rešenje mora da podržava automatsko povezivanje metrika akcija krajnjeg korisnika sa metrikama pozadinskih sistema koji odgovaraju na zahteve korisnika. 18. Rešenje mora da podržava mogućnost automatskog grupisanja metrika i performansnih podataka na osnovu aplikacije, servisa ili krajnjih tačaka/hostova. 19. Rešenje mora da podržava postavljanje i praćenje SLO, bilo za vremenski period (npr. 1 mesec) ili za vremenski period (npr. poslednjih 30 dana). 20. Rešenje mora da podržava jednostavno pravljenje prilagođenih dashboard-a i pristup podacima preko REST API-ja kako bi postojala mogućnost integracije sa eksternim portalima. 21. Rešenje mora da podržava mogućnost automatskog praćenja promena (npr. primena nove verzije koda) praćenjem komponenti DevOps procesa i povezivanje metrike performansi sa ovom promenom radi lakše analize osnovnog uzroka u slučaju problema u vezi sa promenama. 22. Rešenje mora da podržava mogućnost automatske korelacije fizičke infrastrukture, virtuelizacionog steka, aplikativnog steka i aplikativnih runtime-ova za podržane tehnologije i jezike kako bi se prikazao pun status performansi na jednoj aplikaciji ili servisu i omogućio lak pristup metrikama i performansnim podacima za sve slojeve sa jednog dashboard-a. 23. Rešenje mora da podržava skladištenje podataka u sirovom formatu i pruža mogućnost kreiranja potpuno prilagođene analitike učinka na osnovu skupa unapred definisanih filtera, sa mogućnošću korišćenja prilagođenih labela za lakše filtriranje (npr. verzija izdanja ili tip okruženja: razvojno, produkciono itd.) 24. Rešenje mora da podržava sakupljanje kompletnog transakcijskog ponašanja aplikacije iz kompletnog skupa transakcija (ne iz uzorka). 25. Licenciranje rešenja mora biti primarno bazirano na broju agenata koji će biti instalirani, omogućujući da sistem bude licenciran u skladu sa trenutnim potrebama i lako proširiv. 26. Licenciranje ne sme zavisiti ili ograničavati broj korisnika koji koriste rešenje. 27. Licenciranje ne sme zavisiti od resursa (CPU, memorija, mreža) dodeljenih hostu gde je agent instaliran, a sve u cilju optimalnog korišćenja infrastrukture i mogućnosti proširivanja/smanjivanja dodeljenih resursa u skladu sa potrebama. 28. Model licenciranja mora omogućiti lako dodavanje novih licenci. 29. Potrebno je da ponuđač ponudi licence za praćenje 5 hostova. Hardverska specifikacija Server 1 komad • Server mora imati podršku za jedan ili dva Intel Xeon Processor Scalable procesora 4. generacije („Sapphire Rapids“), do 60 jezgara i 120 niti (po procesoru). Mora podržavati procesore sa brzinom do 3.7 GHz i TDP do 350W. Matična ploča mora biti namenjena za Intel platformu sa C741 „Emmitsburg“ čipsetom; • Server mora da ima minimum dva Intel Xeon Gold 6526Y 16C 195W 2.8GHz procesor, 195W toplotne disipacije i maksimalnom brzinom do 3.90 GHz; Server mora da ima minimum 256GB RAM (ostvarenih pomoću 8 modula od 32 GB) TruDDR5 5600MHz RDIMM memorije, podržan memorijski kapacitet od minimum 8TB i podršku za ECC (Error Correction Code), SDDC (Single Device Data Correction - for x4-based memory DIMMs), ADDDC (Adaptive Double-Device Data Correction - for 10x4-based memory DIMMs), Bounded Fault detection/correction i memory mirroring; • Server mora imati podršku za osam „single-wide“ ili tri „double-wide“ grafičkih kartica (GPU); • Server mora da ima minimum jedan dvoportni 10/25GbE SFP Ethernet mrežni adapter u Open Compute Project (OCP) 3.0 SFF obliku • Server mora da ima podršku za do deset (10) PCIe slotova, od kojih može biti 6h full height, 4x low-profile ili 8h full height. Do devet (9) slotova mora ima mogućnost da bude PCIe 5.0. • Server mora imati jedan (1) interni slot za RAID adapter; • Server mora imati podršku za do dva eksterno pristupačna diska debljine 7mm sa mogućnošću zamene u toku rada uređaja koji poseduju RAID funkcionalnost za podizanje operativnog sistema; • Server mora da podržava do 40 x 2.5" SAS/SATA/NVMe (AnyBay) diskova, maksimalnog kapaciteta do 1.228,8 TB (40 x 30.72 TB SAS SSD), do 20 x 3.5" diskova maksimalnog kapaciteta do 480 TB. Server mora podržavati do 20 onboard NVMe portova, do 36 NVMe diskova ukupno (bez oversubscription-a PCIe linija) • Server mora da ima minimum dva (2) GB M.2 VA 480GB Read Intensive SATA 6Gb NHS SSD diskau RAID 1 nizu, bez mogućnosti zamene u toku rada uređaja (Non-Hot Swappable); • Sigurnost i bezbednost servera mora da bude rešena uključenim TPM modulom uz podršku za TPM 2.0; • Server mora imati podršku za industrijski standardni algoritam Advanced Encryption Standard (AES) NI za bržu i jaču enkripciju; • Server mora da ima dva Platinum redundantna napajanja od minimum 1100W (230V), sa opcijom zamene u toku rada uređaja (Hot Swappable) i mora biti isporučen sa dva kabla 13A/100-250V, C13 to C14 dužine 2.8m; • Server mora imati minimum šest (6) redundantnih ventilatora koji se takođe mogu zameniti u toku rada uređaja; • Server mora imati mogućnost automatskog restarta u slučaju trenutnog gubitka struje; • Server mora imati ugrađenu dijagnostiku u UEFI čime se ubrzavaju „troubleshooting“ zadaci kako bi se smanjilo vreme servisiranja; • Server mora imati ugrađeni alat za monitorisanje sistemskih parametara, koji će slati obaveštenja i obavljati neophodne akcije oporavka u slučaju prekida rada kako bi se„downtime“ sveo na minimum; • Server mora posedovati mogućnost za aktivaciju opcionog menadžera za upravljanje potrošnjom struje i visinom temperature u data centru kroz jednostavnu konzolu. Ovaj menadžer mora nadgledati sobu, red, ormar i uređaj u data centru i slati obaveštenja i analize čime se postiže niža toplotna snaga i smanjene potrebe za hlađenjem; • Server mora da ima: • minimum 1x 3.2 USB port, 1x 2.0 USB port koji se može primeniti za upravljanje serverom, 1h port za eksterno dijagnostifikovanje i 1h opcioni VGA port (napred). • minimum 3x 3.2 USB porta, 1x VGA, minimum 1x RJ-45 port za upravljanje i 1h opcioni DB-9 COM serijski port (pozadi) • minimum 1x USB 3.2 G1 interni konektor za operativni sistem ili za potrebe licencnih ključeva.(interno) • Server mora biti 2U, prilagođen za ugradnju u 19'' ormar, sa uključenim šinama za montažu; Server mora da ima podršku za mobilnu aplikaciju za nadzor za Android i iOS; Server mora da podržava sledeće operativne sisteme: • Microsoft Windows 10 (x64) • Microsoft Windows 11 • Microsoft Windows Server 2019 • Microsoft Windows Server 2022 • Microsoft Windows Server 2025 • Red Hat Enterprise Linux 8.8 • Red Hat Enterprise Linux 8.10 • Red Hat Enterprise Linux 9.2 • Red Hat Enterprise Linux 9.3 • Red Hat Enterprise Linux 9.7 • Red Hat Enterprise Linux 10.0 • Red Hat Enterprise Linux 10.1 • SUSE Linux Enterprise Server 15 SP5 • SUSE Linux Enterprise Server 15 Xen SP5 • SUSE Linux Enterprise Server 16 • Ubuntu 20.04 LTS 64-bit • Ubuntu 24.04 LTS 64-bit • VMware ESXi 7.0 U3 • VMware ESXi 8.0 U3 • VMware ESXi 9.0 • Server mora imati minimum tri godine garancije koja uključuje servisne pozive i instalaciju delova koje je potrebno zameniti sa odgovorom na lokaciji korisnika u roku narednog radnog dana u toku radnih sati (9h5). Opis zahteva - Funkcionalnosti Finansije Funkcionalnost: Integrisano knjigovodstvo sa automatskim knjiženjem dokumenata ERP sistem mora omogućiti da se poslovni dokumenti nastali u nabavci, prodaji, magacinu, obračunu zarada, osnovnim sredstvima i drugim modulima automatski prenesu u finansijsko knjigovodstvo i proknjiže u glavnu knjigu. Knjiženje se mora vršiti prema unapred definisanim šemama kontiranja, uz mogućnost kontrole i izmene šema od strane ovlašćenih korisnika. Sistem mora obezbediti potpunu sledljivost od izvornog dokumenta do naloga knjiženja i obrnuto. Potrebno je omogućiti interne oznake vrste naloga za knjiženje po ustaljenom načinu obeležavanja (Početno stanje, Izvod tekući račun dinari, Izvodi devizni po valutama i podračunima, Izlazne fakture, Izlazne fakture godišnje po radnim jedinicama, Osnovna sredstva, Sitan inventar, Ulazne fakture osnovna sredstva, Ulazne fakture usluga, Ulazne fakture materijala, Blagajna dinarska, Blagajna devizna, Trebovanje materijala, Trebovanja režijska, Trebovanja po radnom nalogu, Prenosnice, Trebovanje publikacija, Obaveze za zarade, Obaveze za bolovanja, Upravni odbor, Ostala lična primanja, Autorski honorari, Etički odbor Srbije, Ispravke kod kupaca i dobavljača, Nalog zatvaranja klasa, Ispravke greške) uz mogućnost filtriranja naloga po vrsti. Svaki od dokumenata treba da ima različitu brojčanu seriju, na osnovu čega se mogu lako prepoznati tipovi dokumenata. Funkcionalnost: Budžetiranje, planiranje i praćenje odstupanja u realnom vremenu Sistem mora omogućiti definisanje budžeta i finansijskih planova po periodima (mesec/kvartal/godina), kontima, organizacionim jedinicama i dimenzijama, uz podršku za verzije budžeta i rebalanse. Poređenje plana i realizacije mora biti dostupno u realnom vremenu kroz standardne izveštaje i analitiku, uključujući prikaz odstupanja, procente odstupanja i trendove. Funkcionalnost: Više valuta ERP mora obezbediti funkcionalnost koja omogućava rad sa više valuta. Potrebno je napraviti unos deviznih izvoda sa više partija i podpartija uz mogućnost unosa različitih valuta, kao i evidentiranje kursnih razlika (na dnevnom/mesečnom nivou) uz automatsko knjiženje naloga. Takođe je potrebna evidencija devizne blagajne po različitim valutama uz automatsko knjiženje naloga. Funkcionalnost: Standardizovane finansijske procese sa praćenjem logova. Sistem mora obezbediti kontrolu pristupa po ulogama, evidenciju aktivnosti i zaštitu podataka u skladu sa internim politikama i relevantnim regulativama. Mora postojati automatizovano pravljenje rezervnih kopija i procedure oporavka, uz definisane nivoe pristupa i čuvanja podataka. Funkcionalnost: Neograničen broj dimenzija/atributa u sistemu ERP mora obezbediti da se poslovne transakcije mogu obeležavati dodatnim atributima/dimenzijama a što za krajnji cilj ima mogućnost praćenje poslovanja kroz ove atribute i dimenzije. Funkcionalnost: E dokumenta i Integracija sa SEF-om (za izlazne i ulazne račune) ERP mora podržati prijem ulaznih elektronskih faktura iz SEF-a, njihovu evidenciju, validaciju, povezivanje sa nabavnim dokumentima i knjiženje u skladu sa pravilima Narucioca. Za izlazne račune sistem mora omogućiti generisanje e-faktura, slanje na SEF, praćenje statusa (poslato, prihvaćeno, odbijeno, stornirano), slanje avansnih faktura za uplate kupcima. Potrebno je da ERP ima podržanu direktnu integraciju sa SEF-om. Funkcionalnost: Osnovna sredstva ERP sistem mora omogućiti vođenje centralnog registra osnovnih sredstava kroz standardizovane kartice osnovnog sredstva, koje obuhvataju najmanje sledeće podatke: jedinstveni identifikacioni broj osnovnog sredstva – inventarski broj, naziv i opis osnovnog sredstva, tip/kategoriju osnovnog sredstva (nekretnine, oprema, vozila, IT oprema, sitan inventar) i konto, uz mogućnost filtriranja za jedno osnovno sredstvo: serijski broj i proizvođača, datum nabavke i datum aktiviranja, lokaciju osnovnog sredstva, odgovorno lice / zaduženog zaposlenog. povezane dimenzije (mesto troška, organizaciona jedinica, projekat i sl.), status osnovnog sredstva (u upotrebi, u izgradnji, rashodovano, prodato). Kartica osnovnog sredstva predstavlja centralnu tačku za praćenje kompletnog životnog ciklusa sredstva. ERP mora podržati kompletan proces nabavke osnovnih sredstava, rashodovanja osnovnih sredstava, promene vrednosti osnovnih sredstava, amortizacije osnovnih sredstava, procenu kao i evidenciju revalorizacionih rezervi (evidentira se kao uvećanje vrednosti osnovnog sredstva), kao i popis osnovnih sredstava po licu i lokaciji. Popis se sprovodi kroz redovan godisnji popis krajem godine. Obuhvata sva osnovna sredstva koja su podeljena na dve grupe prema lokaciji gde se nalaze. Za svaku grupu formira se popisna komisija. Komisije sa barkod citacima prolaze lokacije i popisuju sva osnovna sredstva. Nakon obilaska i fizickog popisa u sistemu popunjavaju popisane kolicine, formiraju predloge za rashod, dostvljaju sluzbi finansija predloge za izmene lokacija osnovnih sredstava. Paralelno tokom popisa se radi procena vrednosti imovine i u zavisnosti od dobijenih iznosa procenom eventulano se knjize i izmene vrednosti osnovnih sredstava. Procena se radi svake godine. Ovo je najkrace moguce opisan postupak popisa. Gore navedene podaci su neophodni da postoje u evidenicji osnovnih sredstava. Dodatno, potencijalni ponuđači moraju kroz fazu analize ponuditi najoptimalnije i rešenje koje će biti najlakše i najpreciznije, a koje se tiče popisa osnovnih sredstava. Spram bar kod čitača koje ALIMS poseduje, ponuđač je dužan da napravi adekvatne tabele i opciju automatskog popunjavanja podataka u čitač, kojim bi se nadalje mogle skenirati bar kod nalepnice na svakom osnovnom sredstvu i vršiti popis. Ponuđač može ponuditi i drugačije rešenje, tipa skeniranje bar kod nalepnica i popis osnovnih sredstava putem možda mobilnog telefona. Svako osnovno sredstvo u ALIMS ima na sebi nalepljenu nalepnicu sa bar kodom, inventarskim brojem i nazivom osnovnog sredstva. Nalepnice se štampaju direktno iz informacionog sistema, na printerima koji su predviđeni za tu svrhu. Potencijalni ponuđač mora da obezbedi povezivanje sa pomenutim bar kod printerima i da omogući da se iz sistema direktno štampaju nalepnice, na osnovu kojih će se kasnije vršiti popis osnovnih sredstava. Za slučaj da je na terenu oštećena bar kod nalepnica, potrebno je omogućiti ručno upisivanje osnovnog sredstva u bar kod čitač/informacioni sistem. Po završetku popisa, putem bar kod čitača (možda u naprednijoj verziji putem mobilnog telefona), potrebno je omogućiti da se jednim klikom učitaju popisani podaci iz bar kod čitača u informacioni sistem i da se izbace razlike između popisanih i nepopisanih osnovnih sredstava. Komisija za popis u tom momentu može još jednom proći lokacije/lica zaduženim osnovnim sredstvima, kako bi proverila da nije eventualno preskočila da popiše (učita u čitač) određeno osnovno sredstvo. Na kraju, neophodno je da za osnovna sredstva koja nisu pronađena proglasi manjak, kao i da određena osnovna sredstva predloži za rashod. Pored evidencije osnovnih sredstava ERP mora da obezbedi i vođenje evidencije sitnog inventara prema propisanim pravilima i zakonskim normama. Sitan inventar se vodi analiticki, zaposleni se zaduzuju reversima, belezi se i lokacija sitnog inventara. Na trosak se knjizi odmah prilikom nabavke. Napomena: Agencija deo materijala koji koristi laboratorija takodje tretira kao sitan inventar (kolone i laboratorijsko staklo) kod kojeg je evidencija i knjizenje drugacije i opisano je u delu magacinskog poslovanja i maticnih podataka. Sitan inventar se nabavlja i stoji na kontu sitnog inventara, zaduživanjem lica i lokacije reversom automatski se knjiži na trošak. Trenutna šema knjiženja: pri nabavci sitnog inventara – konto 43500 – dobavljač potražuje ; 10300 – sitan inventar u skladištu duguje pri izdavanju reversa – konto 10330 – alat i inventar u upotrebi duguje, konto 10300 – sitan inventar u skladištu potražuje, konto 51500 – trošak jednokratnog otpisa sitnog inventara duguje, konto 10390 – ispravka vrednosti sitnog inventara potražuje. Posebno se popisuje sitan inventar koji se nalazi u skladištu, a posebno sitan inventar koji se nalazi u upotrebi. Dve su popisne liste. Popis sitnog inventara u upotrebi se vrši po zaduženom licu i/ili po lokaciji. Sitan inventar se pri prijemu unosi pojedinačno, kao i osnovna sredstva i svaki ima svoj broj (broj sitnog inventara), kao što osnovno sredstvo ima inventarski broj osnovnog sredstva. Generički artikli predstavljaju osnov za planiranje, nabavku i praćenje realizacije, dok se pojedinačne kartice osnovnih sredstava formiraju nakon prijema i odnose se na konkretne, fizičke jedinice imovine. ERP sistem mora omogućiti: povezivanje svake pojedinačne kartice osnovnog sredstva sa izvornim dokumentima nabavke i prijema; mogućnost unosa dodatnih podataka (npr. model, serijski broj, lokacija, korisnik, pun naziv i sl.). mogućnost evidentiranja dodatnih ulaganja na postojećim osnovnim sredstvima, sa adekvatnim obračunom amortizacije Funkcionalnost: Automatski obračun računovodstvene i poreske amortizacije Sistem mora omogućiti obračun amortizacije po računovodstvenim pravilima i posebno po poreskim pravilima, uz održavanje amortizacionih stopa i grupa. Obračun mora biti periodičan (najmanje mesečni) i mora automatski generisati i knjižiti naloge amortizacije u glavnu knjigu, uz mogućnost pregleda po sredstvu, grupi, lokaciji i organizacionoj jedinici. Potrebno je omogućiti kreiranje i štampu popisnih listi. Popisne liste osnovnih sredstava mogu da se kreiraju po lokacijama/zaduženim radnicima/saradnicima, organizacionim jedinicama ili kombinacija. Rezultat popisa se direktno unosi u dokument popisa, može se vršiti „ručno“ ili uz pomoć čitača bar kodova, gde je moguće evidentirati sve promene. Ako se popis vrši elektronski, po unosu popisnih fajlova, sistem treba da da informaciju o eventualnim manjkovima ili viškovima, kao i o svim promenama na osnovnim sredstvima i njegovim lokacijama. Dokument se po prihvatanju automatski knjiži u glavnu knjigu i upisuju se promene u kartice osnovnih sredstava. Izveštaj o popisu daje mogućnost štampanja izveštaja o popisu po njegovom završetku. Rashod osnovnih sredstava koristi se za rashodovanje osnovnih sredstava gde se osnovna sredstva prebacuju u status Pasivan/rashodovan… tj sklanjaju se iz upotrebe. Ona ostaju u evidenciji, ali se ne vrši obračun amortizacije za njih i sadašnja vrednost im se svodi na nulu. U momentu rashodovanja postoji mogućnost da se za ta osnovna sredstva uradi obračun amortizacije, ali dokument generiše nalog za knjiženje i upisuje promene u karticu osnovnog sredstva te ažurira vrednost na osnovnom sredstvu i beleži datum rashodovanja kao i nabavnu, otpisanu i sadašnju vrednost u momentu rashodovanja. Funkcionalnost: Avansi u prodaji i nabavci ERP sistem mora omogućiti evidenciju i praćen