Skeniranje i mikrofilmovanje dokumentacije za elektronsko arhiviranje

Teh. specifikacija NOVO 21 10-1.doc Tehnička specifikacija za javnu nabavku - Skeniranje i mikrofilmovanje dokumentacije za elektronsko arhiviranje broj OP 00043/26 1. Predmet JN: Skeniranje i mikrofilmovanje dokumentacije za elektronsko arhiviranje Predmetna javna nabavka podrazumeva uslugu digitalizacije, odnosno skeniranja, i indeksiranja dokumentacije u papirnom obliku koja se nalazi u poslovnim jedinicama JP „Gradsko stambeno“ Beograd. 2. Kvalitet i tehnički standardi Ponuđač mora biti upoznat sa važećim pozitivnim propisima, standardima i tehničkim uslovima koji važe u Republici Srbiji. Ponuđač je u obavezi da poštuje sve pozitivne zakonske odredbe koje se odnose na predmet javne nabavke. Ponuđač se obavezuje da obezbedi ponuđeni kvalitet predmeta javne nabavke u skladu sa svojom ponudom, važećim pozitivnim propisima, normativima, obaveznim standardima, pravilima struke koji važe za tu vrstu usluga i odredbama ugovora. Ponuđač se obavezuje da obezbedi ponuđeni kvalitet predmeta javne nabavke tokom celokupnog trajanja ugovora. 3. Obim aktivnosti Predviđeno je da se digitalizovanje (skeniranje i indeksiranje) obavlja za poslovne jedinice JP „Gradsko stambeno“ Beograd, i to na sledećim adresama: Danijelova 33 (direkcija) – parcijalno Subotička 16 (PJ Zvezdara) Zaplanjska 16 a (PJ Voždovac) Procenjena količina arhivske građe koja je predmet digitalizacije (stranice registraturskog materijala) je: | Format do A3 | Format od A2 do A0 i veći | | Broj stranica | 8.000.000 | 80.000 | | Navedena arhivska građa je dostupna u uvezanom (ukoričenom) i neuvezanom obliku. Dokumentacija koja je ukoričena i koja se ne sme seći niti raskoričavati. Odnos broja stranica u uvezanom i neuvezanom obliku je okvirno 1:3. Količine u tabeli su okvirne. Ponuđač treba da ima u vidu da će se stvarne količine predmeta javne nabavke utvrditi Zapisnikom o primopredaji. Pored standardne poslovne, dokumentaciju čine i različiti tipovi dokumenata koji spadaju u tehničku dokumentaciju, svi tipovi projekata i sl. Dokumentacija koja će biti predmet digitalizacije mora se prvo detaljno popisati i evidentirati, arhivistički obraditi i posledično uskladiti sa postojećim aktima JP „Gradsko stambeno“ Beograd koji bliže definišu ovu oblast poslovanja, a koja će biti predstavljena Izvršiocu. Dokumentaciju kojoj, prema izvedenim radnjama, bude konstatovana isteklost propisanog roka čuvanja neophodno je izlučiti uz saglasnost nadležnog područnog Arhiva. Papirnoj dokumentaciji je potrebna tehnička priprema pre procesa digitalizacije: skidanje metalnih delova, heftalica, poveznica, spajalica i ostalo. Dokumentacija se digitalizuje po hronologiji nastanka, redosledu unutar registratora ili grupisanoj u dosije/predmet, osim ako ne postoje druge pisane instrukcije Naručioca. Digitalizaciju tehničke dokumentacije potrebno je uraditi opremom specijalizovanom za ove potrebe, a koji je definisana posebnim uslovima. U određenim situacijama tehničku dokumentaciju pored crteža sačinjava i dokumentacija A4 i A3 formata koja opisuje ili daje specifikaciju samog sadržaja na crtežu. U ovakvim situacijama je potrebno kreirati jedinstvene elektronske fascikle i jedinstvene TIF/PDF dokumente sa celokupnim sadržajem i neophodno je uključivati u proces digitalizacije nekoliko različitih modela skenera, a postojeće softversko rešenje omogući će takvo tretiranje dokumenata i kasniju manipulaciju njima. Da bi digitalizovanu dokumentaciju bilo moguće pretraživati, neophodno je da se uz nju unese grupa metapodataka, koji predstavljaju osnov za pretraživanje i treba da budu u skladu sa postojećom nomenklaturom i važećom listom kategorija registraturskog materijala. Meta podaci mogu biti na nivou dokumenta i/ili vezanog predmeta/dosijea. Skenirani dokumenti treba da budu u jednom od sledećih formata: PDF, TIF. Skenirana dokumentacija se dostavlja Naručiocu na jedan od sledećih načina: Na prenosnim memorijskim medijima, u vidu elektronske baze dokumenata, odnosno strukture TIF/PDF i XML/CSV datoteka, pogodne za učitavanje u postojeći sistem za upravljanje dokumentima (DMS), koji je u upotrebi kod Naručioca. Korišćenjem već instaliranog specijalizovanog softvera Naručioca, u okviru kojeg će biti smeštena sva skenirana dokumentacija, dostupna Naručiocu putem integrisanih veb servisa softvera, na osnovu identifikacionog ključa koji će biti definisan prilikom pripreme materijala. Tačan format u kome će se skenirana dokumentacija dostavljati Naručiocu će biti dogovorena sa izabranim ponuđačem, odmah nakon potpisivanja ugovora. Dinamiku izvršenja posla koji se odnosi na digitalizaciju određivaće Naručilac u skladu sa svojim poslovnim planovima i politikama. Posebna pažnja treba se posvetiti bezbednosti i tajnosti celog postupka kao i pristupa svim podacima tokom obrade o čemu će Naručilac i Izvršilac sačiniti posebne protokole koji će postati sastavni i obavezni deo procesa pružanja usluge koja je predmet ove javne nabavke. 4. Način realizacije Potrebno je ostvariti tesnu saradnju između Naručioca i izabranog ponuđača, koja uključuje zajednički rad na realizaciji projekta i verifikaciji od strane Naručioca. Naručilac će odrediti radne grupe i kontakt osobe koje će izabranom ponuđaču, u smislu pružanja pomoći i potrebnih informacija, stajati na raspolaganju. Pored toga Naručilac će odrediti kontakt osobu za koordinaciju svih aktivnosti na realizaciji posla. Aktivnosti će se obavljati u prostorijama izabranog ponuđača. Izabrani ponuđač će u ovoj fazi angažovati adekvatan broj radnika čiji će spisak dostaviti u ponudi u delu gde je opisan tim izvršilaca traženih usluga. Od Ponuđača se očekuje da zajedno sa članovima radne grupe izvrše uslugu u skladu sa Standardom ISO/IEC 27001:2013, kao i po pravilima i procedurama usklađenim za zaštitu podataka. Pri izvršenju usluge, Ponuđač je u obavezi da se prema poverljivim informacijama u vlasništvu Naručioca, ophodi prema zakonima Republike Srbije koji tretiraju poverljivost informacija i najboljoj praksi dokumentovanoj u međunarodnom standardu ISO/IEC 27001:2013. Izabrani ponuđač je dužan da adekvatno spakuje, obeleži i preuzme dokumentaciju od Naručioca, do lokacije na kojoj se usluga obavlja. Ponuđač je dužan da vrati dokumentaciju Naručiocu u skladu sa prethodno naznačenom procedurom, kao i da dostavi zapisnik o primopredaji izvorne dokumentacije. Sa stanovišta obrade u pitanju je dokumentacija srednjeg i lošijeg kvaliteta. Dokumentacija je do formata A0, jednostrana i dvostrana u približno istoj srazmeri. Arhiva se nalazi u fizički očuvanom stanju, a najstarija arhiva iz datira iz 1960-tih godina. Uslovi u kojima je smeštena arhiva, koja se planira za digitalizaciju, su dobri za njeno čuvanje samim tim i za stručni arhivski rad na eventualnom njenom preuređenju i pripremi za digitalizaciju. Zbog važnosti dokumentacije, u toku obrade, neophodno je obezbediti visok nivo bezbednosti i zaštite iste u skladu sa postojećim zakonima i standardima. Dokumentacija se ne sme iznositi iz zemlje. 5. Priprema dokumentacije za preuzimanje Odgovorna služba preduzeća se sa pažnjom stara o arhivi, te je ista sređena na dva načina: prema kancelarijskom principu (po godinama, a u okviru godina po vrsti dokumentacije) ili prema temi pre skeniranja dokumentaciju je neophodno složiti po poretku po adresama prema kome će se dokumentacija digitalizovati i implementirati u DMS. Naručilac poseduje Arhivsku knjigu, sa upisima dokumentacije zaključno sa 2017. godinom. Na određenim fasciklama i registratorima su uvedeni arhivski brojevi. Arhiva koja je predmet digitalizacije kao prioritetna je imovinsko-pravne prirode i ona je sređena po temi (ulicama ili godinama). Navedena dokumentacija nije upisana u Arhivsku knjigu. Naručilac poseduje Listu kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala iz 2012. godine, koja može biti osnov za klasifikaciju dokumentacije radi njenog digitalizovanja, do donošenja nove liste ili usklađivanja postojeće sa Zakonom o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti. Pre preuzimanja u svrhu skeniranja dokumentacije, arhiva mora biti sređena i klasifikovana prema Listi kategorija. Ispisati arhivske brojeve na fasciklama, kutijama, registratorima ili knjigama na kojima to nije učinjeno, prema redosledu u Arhivskoj knjizi. U celini treba izvršiti proveru stvarnog stanja arhive u policama u odnosu na stanje sa Arhivskom knjigom (postojanje arhivskog broja na svakoj fascikli, knjizi, kutiji, registratoru, godinu nastanka dokumentacije u istoj, redne brojeve predmeta/akata koji se nalaze u kutijama, naziv dokumentacije). 6. Pakovanje i preuzimanje dokumentacije Pakovanje dokumentacije obavlja Ponuđač. Dokumentacija prilikom preuzimanja mora biti zapakovana u kutije koje isporučuje Ponuđač pre preuzimanja dokumentacije. Preuzimanje dokumentacije se obavlja u prostorijama Naručioca u Beogradu u prisustvu predstavnika Naručioca i Izvršioca, što se konstatuje primopredajnim zapisnikom. Primopredajni zapisnik mora da sadrži podatke o Naručiocu, vrsti dokumentacije, količini i načinu obrade. Izabrani ponuđač je u obavezi da izvrši iznošenje, utovar i istovar dokumentacije, kao i da preuzetu dokumentaciju transportuje. 7. Skladištenje dokumentacije Izabrani ponuđač je u obavezi da preuzetu dokumentaciju skladišti u adekvatnim uslovima za čuvanje papirne dokumentacije i digitalnih zapisa i rukuje profesionalno i odgovorno sa istom. Obaveze Ponuđača u fazi pripreme dokumentacije za skeniranje U okviru fizičke pripreme, potrebno je ukloniti sve metalne predmete (spajalice, klamarice), izvršiti ravnanje iskrzalih ivica odsecanjem, lepljenje zacepljenih dokumenata ali na način koji neće oštetiti tekst na dokumentu. Ako su dokumenta oštećena: od vode, vatre, glodara, insekata, ili naseljena kolonijom mikroorganizama, dobavljač neće imati obavezu njihovog preuzimanja i obrade, već će u tom slučaju sastaviti zapisnik o vrsti i količini ovakve dokumentacije, koji potpisuju ovlašćeni predstavnici izabranog Ponuđača i Naručioca, što znači da nikakve dodatne, skrivene troškove izabrani Ponuđač neće morati da snosi. Nije dozvoljeno dokumenta formata A-3, seći na pola, da bi se dobila dva dokumenta formata A-4. Nije dozvoljeno stavljanje bilo kakvih grafičkih simbola, za razdvajanje pojedinih dokumenata ili pojedinačnih dosijea, odnosno predmeta. Nije dozvoljeno stavljanje bilo kakvih oznaka na originalni dokument. 8. Usluga skeniranja Skeniranje dokumentacije vrši se u rezoluciji 300 dpi, crno-belo, sivoj skali i boji, u formatu TIFF, PDF, PDF/A. Skeniranje se vrši obostrano. Ukoliko je dokument većeg formata od A4 formata i sadrži više stranica, potrebno je svaku stranicu dokumenta posebno skenirati u formatu A4. 9. Opšti zahtevi Nakon preuzimanja dokumentacije sačinjava se Nalog za obradu dokumentacije od strane Naručioca kojim se precizira vrsta i količina dokumentacije. Prilikom predaje dokumentacije na obradu, Naručilac je u obavezi da Izabaranom ponuđaču dostavi spisak predatih dosijea u elektronskom obliku. Izabrani ponuđač je u obavezi da putem mejla odmah nakon kontrole obavesti Naručioca o eventualnom neslaganju. Ukoliko se u toku obrade dokumentacije Naručiocu ukaže potreba za određenim dosijeom, izabrani Ponuđač je u obavezi da Naručiocu po zahtevu dostavi isti – u originalu na adresu ili skeniran na mejl, kako bi bio ispoštovan kontinuitet procesa rada Naručioca. Zahtev će biti dostavljen mejlom od strane ovlašćenih lica Naručioca ovlašćenom licu izabranog Ponuđača. Rok za dostavljanje je jedan radni dan od slanja zahteva. Izvorna dokumentacija se vraća u originalu, upakovana na način kako je preuzeta, što će biti zapisnički konstatovano. Svi eventualni troškovi padaju na teret izabranog Ponuđača. U zavisnosti od vrste i količine dokumentacije za obradu prilikom primopredaje dogovaraće se rokovi isporuke koji ne mogu biti duži od 45 radna dana od dana primopredaje dokumentacije. Izabrani Ponuđač je u obavezi da sa isporukom skenirane dokumentacije dostavi, po svakom primopredajnom zapisniku, spisak obrađenih celina u elektronskom obliku – Excel fajl, koji treba da sadrži sve indekse/ključeve. Pored toga potrebno je da dostavi i spisak o neslaganju, u elektronskom obliku – Excel fajl sledeće sadržine – broj primopredajnog zapisnika, naziv organizacione jedinice, popis celina koje se nalaze na spisku Naručioca a nisu dostavljeni, popis celina koje se ne nalaze na spisku Naručioca a fizički su predati na obradu, kao i popis vraćenih dokumenata u toku obrade Naručiocu. Izabrani Ponuđač je u obavezi da digitalizovanu dokumentaciju, zajedno sa pripadajućim metapodacima, smesti u postojeće softversko rešenje Naručioca, na hardveru koji obezbeđuje Naručilac i koji trajno ostaje kod Naručioca. Digitalizovana dokumentacija mora biti dostupna ovlašćenim korisnicima putem postojeće aplikacije Naručioca, uz mogućnost pretraživanja i pristupa dokumentima na osnovu pripadajućih metapodataka. Nakon isporuke dokumentacije Naručilac će izvršiti kvantitativnu i kvalitativnu kontrolu uz sačinjavanje Zapisnika o kvantitativnom i kvalitativnom prijemu. Izabrani Ponuđač se obavezuje da nakon završene obrade i skeniranja, dokumentaciju vrati u prvobitno stanje, što podrazumeva ponovno pakovanje u originalnu ambalažu (fasciklu/dosije, kutije i registratore) i zadržavanje identičnog redosleda dokumenta. Ponuđač je dužan da tako sređenu dokumentaciju dostavi na adresu naručioca u dogovorenom terminu vraćanja. Troškovi transfera podataka iz sistema izabranog Ponuđača u postojeći DMS sistem Naručioca u zahtevanoj formi padaju na teret izabranog Ponuđača. U cenu mora biti uračunat sav potrošni materijal, putni troškovi, kao i ostali troškovi za izvršenje predmetne nabavke. Izabrani Ponuđač je u obavezi da obezbedi dostupnost obrađenih dokumenata i podataka u okviru postojećeg sistema elektronske arhive Naručioca. Izabrani Ponuđač je obavezan da dostavi spisak zaposlenih koji će biti zaduženi za obradu dokumentacije Naručioca, a koji će biti u obavezi da, nakon potpisivanja Ugovora, potpišu Izjavu o odgovornosti. Izabrani Ponuđač je obavezan da prilikom izvršenja usluga poštuje praćenje GDPR (General Data Protection Regulation) regulative u cilju adekvatnog upravljanja osetljivim i poverljivim podacima. OBRAZAC STRUKTURE CENE.docx OBRAZAC STRUKTURE CENEN za javnu nabavku - Skeniranje i mikrofilmovanje dokumentacije za elektronsko arhiviranje broj OP 00043/26 Opis usluge Jedinica mere Okvirna količina Jedinična cena bez PDV Jedinična cena sa PDV Ukupna cena bez PDV Ukupna cena sa PDV 1 2 3 4 5 6 (3h4) 7(3h5) Skeniranje i mikrofilmovanje dokumentacije za elektronsko arhiviranje Format do A3 8.000.000,00 Format od A2 do A0 i veći 80.000,00 UKUPNO: Uputstvo za popunjavanje obrasca strukture ponuđene cene: Ponuđač treba da popuni obrazac strukture cena na sledeći način: u kolonu broj 4. upisati jediničnu cenu svake pozicije predmeta javne nabavke bez PDV-a; u kolonu broj 5. upisati jediničnu cenu svake pozicije predmeta javne nabavke sa PDV-om; u kolonu broj 6. upisati koliko iznosi ukupna cena svake pozicije predmeta javne nabavke bez PDV-a i to tako što će pomnožiti jedinična cena svake pozicije predmeta javne nabavke bez PDV-a (navedena u koloni 4.) sa okvirnom količinama (koje su navedene u koloni 3.) u kolonu broj 7. upisati koliko iznosi ukupna cena svake pozicije predmeta javne nabavke sa PDV-a i to tako što će pomnožiti jedinična cena svakog predmeta javne nabavke sa PDV-a (navedena u koloni 5.) sa količinama (koje su navedene u koloni 3.) Na kraju upisati ukupnu cenu predmeta javne nabavke bez PDV-a i ukupnu cenu sa PDV-om, tako što će se sabrati sve ukupne cene za sve pozicije predmeta javne nabavke. Kriterijumi za dodelu ugovora.pdf KRITERIJUMI ZA DODELU UGOVORA I OSTALI ZAHTEVI NABAVKE 1 Naručilac: JP GRADSKO STAMBENO BEOGRAD 100373090 Naziv postupka: Skeniranje i mikrofilmovanje dokumentacije za elektronsko arhiviranje Referentni broj: OP-00043/26 KRITERIJUMI ZA DODELU UGOVORA I OSTALI ZAHTEVI NABAVKE Deo konkursne dokumentacije koji je generisan putem Portala u slučaju kada je naručilac označio opciju automatskog rangiranja ponuda na Portalu javnih nabavki Naziv predmeta / partije: Skeniranje i mikrofilmovanje dokumentacije za elektronsko arhiviranje Naručilac je definisao kriterijume za dodelu ugovora na osnovu: Cene Izabran način rangiranja prihvatljivih ponuda: Automatsko rangiranje Ostali zahtevi nabavke (koji nisu navedeni iznad kao kriterijumi) Naziv: Garantni rok za uslugu mikrofilmovanja Jedinica mere: mesec Ograničenja: Ograničena je minimalna vrednost koju ponuđač može da ponudi Minimalna dozvoljena vrednost: 12,00 Ograničena je maksimalna vrednost koju ponuđač može da ponudi Napomena: U ovom delu navedeni su ostali zahtevi nabavke koji nisu prethodno navedeni kao kriterijumi za dodelu ugovora, a ponuđač mora na njih da odgovori prilikom popunjavanja elektronskog obrasca ponude. Ti zahtevi mogu da se odnose na zahteve nabavke, koje naručilac smatra relevantnim za zaključenje ugovora i koji se mogu numerički iskazati- Primena žreba Ukoliko nakon rangiranja na osnovu kriterijuma za dodelu i rezervnih kriterijuma (ako su definisani) nije moguće doneti odluku o dodeli ugovora, naručilac će ugovor dodeliti ponuđaču koji bude izvučen putem žreba. Naručilac će obavestiti sve ponuđače koji su podneli ponude o datumu kada će se održati izvlačenje putem žreba. Žrebom će biti obuhvaćene samo one ponude koje su najpovoljnije nakon rangiranja na osnovu kriterijuma za dodelu i rezervnih kriterijuma (ako su definisani). Izvlačenje putem žreba naručilac će izvršiti javno, u prisustvu ponuđača, i to tako što će nazive ponuđača ispisati na odvojenim papirima, koji su iste veličine i boje, te će sve te papire staviti u providnu kutiju odakle će prvo izvući samo jedan papir. Ponuđaču čiji naziv bude na izvučenom papiru će biti dodeljen ugovor. Nakon izvlačenja prvog papira naručilac izvlači preostale papire jedan po jedan te shodno redosledu kojim su izvučeni rangira preostale ponuđače. Ponuđačima koji ne prisustvuju ovom postupku, naručilac će dostaviti zapisnik izvlačenja putem žreba. MODEL OS NOVO 20102026.docx Javno preduzeće „GRADSKO STAMBENO“,Beograd, Danijelova 33Broj ugovora: OP-00043/26-OSDatum:_____. godine OKVIRNI SPORAZUM za nabavku usluge - Skeniranje i mikrofilmovanje dokumentacije za elektronsko arhiviranje Zaključen između: 1. JAVNO PREDUZEĆE „GRADSKO STAMBENO“, Beograd, ulica Danijelova broj 33, PIB: 100373090, MB: 07486251, koje zastupa direktor Aleksandar Jakšić, master ekonomista (u daljem tekstu: Naručilac) i 2._____________________________, ________________________________ PIB: ____________, MB:________________ koga zastupa:, (ukoliko je podneta zajednička ponuda, navestit tražene podatke za svakog člana grupe) (sve popunjava ponuđač) Strane u Okvirnom sporazumu su se saglasile o sledećem: da je Naručilac u skladu sa Zakonom o javnim nabavkama („Službeni glasnik RS”broj 91/19 i 92/23) sproveo otvoreni postupak javne nabavke – Skeniranje i mikrofilmovanje dokumentacije za elektronsko arhiviranje broj OP-00043/26, sa ciljem zaključivanja Okvirnog sporazuma sa jednim privrednim subjektom; da je Izvršilac dostavio ponudu broj: ________ od ___________. godine (popunjava ponuđač), koja u potpunosti ispunjava uslove iz konkursne dokumentacije (u daljem tekstu: Ponuda); da je Naručilac doneo Odluku o zaključenju Okvirnog sporazuma broj ___________ od ______________. godine (popunjava naručilac), u skladu sa kojom se zaključuje ovaj Okvirni sporazum; da su Obrazac ponude, Tehnička specifikacija i Obrazac strukture cene sastavni deo Okvirnog sporazuma; da ovaj Okvirni sporazum ne predstavlja obavezu Naručioca na izdavanje Narudžbenica za predmetnu javnu nabavku; da obaveza nastaje izdavanjem pojedinačnih Narudžbenica na osnovu ovog Okvirnog sporazuma. PREDMET OKVIRNOG SPORAZUMA Član 1. Ovim Okvirnim sporazumom utvrđuju se uslovi za izdavanje Narudžbenica za predmetnu javnu nabavku – Skeniranje i mikrofilmovanje dokumentacije za elektronsko arhiviranje (u daljem tekstu: usluge), ukoliko se tokom perioda važenja Okvirnog sporazuma javi potreba Naručioca za predmetom nabavke. Član 1a. Izvršilac će vršenje ugovorene usluge, u skladu sa Ponudom, delimično ustupiti podizvođaču: ___ , koji će izvršiti sledeći deo predmeta nabavke _______( sve upisuje naručilac u skladu sa ponudom). Izvršilac koji je izvršenje ugovorene usluge, u skladu sa Ponudom, delimično ustupio podizvođaču, u potpunosti odgovara Naručiocu za izvršenje obaveza iz postupka javne nabavke, odnosno za izvršenje ugovornih obaveza, bez obzira na broj podizvođača. U slučaju grupe privrednih subjekata, svi članovi grupe izvršavaju ugovorene poslove i zajednički i neograničeno solidarno odgovaraju za izvršenje ugovorenih poslova. Član 2. Okvirni sporazum ne obavezuje na konkretnu uslugu, već podrazumeva da će Naručilac, ako se tokom ugovorenog perioda javi potreba za predmetom nabavke, odabranom Izvršiocu izdati jednu ili više Narudžbenica. Izvršilac se obavezuje da Naručiocu, po izdatoj Narudžbenici na osnovu ovog Okvirnog sporazuma, pružiti uslugu u svemu u skladu sa ponudom, Tehničkom specifikacijom, zahtevima Naručioca, odredbama ovog Okvirnog sporazuma, važećim propisima, normativima, obaveznim standardima i pravilima struke koji važe za tu vrstu usluga; NAČIN I USLOVI IZDAVANJA NARUDŽBENICA Član 3. Osnov izdavanja Narudžbenice je ovaj Okvirni sporazum. Narudžbenica se izdaje ukoliko se tokom perioda važenja Okvirnog sporazuma javi potreba Naručioca za predmetnim uslugama, pod uslovima definisanim ovim Okvirnim sporazumom u pogledu predmeta nabavke, cene, načina i rokova plaćanja, rokova izvršenja usluge i ostalo. CENA I USLOVI PLAĆANJA Član 4. Ukupna vrednost ovog Okvirnog sporazuma iznosi najviše do ______________dinara, bez PDV-a, odnosno najviše do ______________ dinara, sa PDV-om. U cenu su uračunati troškovi transfera podataka iz sistema, troškovi utovara, istovara, transporta dokumentacije i svi zavisni troškovi neophodni za izvršenje predmeta nabavke. Izvršilac će uslugu iz člana 1. Okvirnog sporazuma vršiti u skladu sa izdatom Narudžbenicom, po jediničnim cenama iz Obrasca strukture cena. Jedinične cene za usluge iz člana 1. ovog Okvirnog sporazuma, navedene u Ponudi Izvršioca, su fiksne i nepromenljive za vreme trajanja Okvirnog sporazuma i izdatih Narudžbenica. Ukupna vrednost obračunatih i isplaćenih usluga po svim pojedinačnim Narudžbenicama izdatim Izvršiocu ne mogu preći ukupnu vrednost iz stava 1. ovog člana. Naručilac zadržava pravo da nakon zaključenja Okvirnog sporazuma promeni obim usluge i izvrši izmenu Okvirnog sporazuma u skladu sa važećom zakonskom regulativom iz oblasti javnih nabavki. Član 5. Naručilac će izvršiti plaćanje za izvršene usluge u roku od maksimalno 45 (četrdeset i pet) dana od dana registracije fakture u Sistemu elektronskih faktura, uz priloženi Zapisnik o kvalitativnom i kvantitativnom prijemu, potpisan od strane predstavnika Naručioca i Izvršioca. Faktura se izdaju po izvršenju usluge specificirano određene Narudžbenicom izdatom na osnovu ovog Okvirnog sporazuma. Izvršilac je dužan da u fakturi navede broj Narudžbenice, PIB Naručioca i PIB Izvršioca. MESTO, NAČIN I ROK ISPORUKE Član 6. Izvršilac je dužan da usluge iz člana 1. ovog Okvirnog sporazuma izvrši u skladu sa izdatom Narudžbenicom i u roku određenom u Narudžbenici. Mesto izvršenja usluge iz člana 1. Okvirnog sporazuma su objekti Izvršioca. Izvršilac vrši preuzimanje dokumentacije u poslovnim objektima Naručioca. Prilikom preuzimanja dokumentacije sačiniće se Zapisnik o primopredaji koji se potpisuje od strane ovlašćenih predstavnika ugovornih strana. Dostavljanje dokumentacije vrši se u poslovnim prostorijama Naručioca. Po izvršenoj usluzi Naručilac i Izvršilac će potpisati Zapisnik o kvantitativnom i kvalitativnom prijemu. U zavisnosti od vrste i količine dokumentacije za obradu prilikom primopredaje odrediće se rokovi isporuke koji ne mogu biti duži od 45 (četrdeset i pet) radna dana od dana primopredaje dokumentacije. Dokumentacija za koju je izvršena usluga iz čl. 1 ovog Okvirnog sporazuma se dostavlja Naručiocu na jedan od sledećih načina: na prenosnim memorijskim medijima, u vidu elektronske baze dokumenata, odnosno strukture TIF/PDF i XML/CSV datoteka, pogodne za učitavanje u postojeći sistem za upravljanje dokumentima (DMS), koji je u upotrebi kod Naručioca ili instalacijom specijalizovanog softvera Izvršioca kod Naručioca gde će biti smeštena sva skenirana dokumentacija, koja će biti dostupna Naručiocu preko integrisanih veb servisa istog softvera po identifikacionom ključu koji će se odrediti pri samoj pripremi materijala. Izvršilac je dužan da pruži dodatna pojašnjenja, odnosno da izvrši eventualne korekcije, ukoliko je to zahtevano od strane Naručioca. Izvršilac je dužan da pruži dodatna pojašnjenja odnosno da izvrši eventualne korekcije, ukoliko je to zahtevano od strane Naručioca. U slučaju utvrđenih nedostataka u kvalitetu i očiglednih grešaka, Izvršilac će iste otkloniti u naknadno ostavljenom roku. OBAVEZE STRANA U OKVIRNOM SPORAZUMU Član 7. Izvršilac se obavezuje: da dostavi kutije za pakovanje dokumentacije sa bar kodovima ili po nalogu Naručioca samo bar kodove (u slučaju kada je dokumentacija Naručioca već spakovana); da adekvatno spakuje, obeleži i preuzme dokumentaciju od Naručioca, potrebnu za realizaciju usluge; da izvrši iznošenje, utovar, istovar i transport dokumetacije; da obezbedi visok nivo bezbednosti i zaštite preuzete dokumentacije, u skladu sa pozitivnim propisima i standardima, odnosno da preuzetu dokumentaciju skladišti u adekvatnim uslovima za čuvanje papirne dokumentacije i digitalnih zapisa i rukuje profesinalno i odgovorno sa istim; da neće dokumetaciju iznositi iz zemlje; da pripremi dokumentaciju na način opisan u Tehničkoj specifikaciji da pre skeniranja dokumetaciju složi po poretku prema kome će se dokumetacija digitalizovati i imlemetirati u DMS; da ovezbedi dostupnost obrađenih dokumenata i podatka u okviru postojeće sistema elektronske arhive Naručioca; da nakon izvršenja obaveza po osnovu Narudžbenice vrati Naručiocu dokumentaciju u skladu sa članom 3. ovog Okvirnog sporazuma; da ukoliko se u toku obrade dokumetacije, Naručiocu ukaže potreba za određnom dokumentacijom, na zahtev Naručioca istu dostavi u roku od 1 (jednog) radnog dana, u orginalu ili skeniranu; da nakon završene obrade i skeniranja, dokumentaciju vrati u prvobitno stanje, što podrazumeva ponovno pakovanje u originalnu ambalažu (fasciklu/dosije, kutije i registratore) i zadržavanje identičnog redosleda dokumenta. Izvršilac je dužan da tako sređenu dokumentaciju dostavi na adresu Naručioca u dogovorenom terminu vraćanja. da prilikom isporuke dokumentacije dostavi spisak o neslaganju u EXCEL fajlu; da instalira adekvatan softver za čuvanje skenirane dokumetacije kod Naručioca, na hardveru koji obezbeđuje Naručilac, i koji trajno ostaje kod Naručioca. Ovaj softver mora imati mogućnost izlaganja skenirane dokumentacije uz vezane metapodatke preko veb servisa; da prilikom izvršenja usluge poštuje praćenje GDPR (General Data Protection Regulation) regulative u cilju adekvatnog upravljanja osetljivim i poverljivim podacima; da podatke do kojih je došao prilikom pružanja predmetne usluge koristiti isključivo u svrhu za koju su pribavljeni i da ih neće saopštavati trećim licima niti tim licima omogućiti da saznaju i koriste ove podatke; da obaveza čuvanja poslovne tajne, odnosno poverljivih podataka, ne prestaje ni posle prestanka statusa na osnovu kog je ostvaren pristup pomenutim podacima; da poštuje sve pozitivne propise, standarde i tehničke uslove koji važe u Republici Srbiji, kao i sve pozitivne propise Republike Srbije koji se odnose na predmet nabavke; da izvrši predmetne usluge i obezbedi ponuđeni kvalitet predmeta javne nabavke u potpunosti u skladu sa svojom ponudom, tehničkom specifikacijom, zahtevima Naručioca, odredbama ovog ugovora, važećim propisima, normativima, obaveznim standardima i pravilima struke koji važe za tu vrstu usluga; da i tokom izvršenja ovog ugovora obezbedi traženi kadrovski kapacitet prilikom zaljučenja ugovora; da dostavi spisak zaposlenih koji će biti zaduženi za obradu dokumentacije Naručioca, a koji će biti u obavezi da, nakon potpisivanja Okvirnog sporazuma, potpišu Izjavu o odgovornosti; da dostavi sredstva obezbeđenja u skladu sa članom 11. i 12. ovog Okvirnog sporazuma. Član 8. Naručilac se obavezuje da: Izvršiocu, uz izdatu Narudžbenicu, dostavi potreban materijal za izvršenje usluge; obaveštava Izvršioca tokom izvršenja usluge o svim okolnostima koje su od značaja za predmetnu uslugu, i daju mu potrebna uputstva i pojašnjenja na zahtev; imenuje projektni tim za koordinaciju aktivnosti na realizaciji predmeta nabavke; obezbedi Izvršiocu pristup na lokaciji JP ,,Gradsko stambeno“ Beograd, Danijelova 33, Beograd; nakon dostavljanja dokumentacije će izvrši kvantitativnu i kvalitativnu kontrolu uz sačinjavanje Zapisnika o kvantitativnom i kvalitativnom prijemu; po potpisivanju Zapisnika o kvalitativnom i kvantitativnom prijemu za izvršene usluge po osnovu izdate Narudžbenice isplati ugovorenu cenu. PRIMOPREDAJA I OTKLANJANJE NEDOSTATAKA Član 9. Predstavnici Naručioca i Izvršilac će nakon izvršenja usluga po osnovu izdate Narudžbenice pristupiti potpisivanju Zapisnika o kvalitativnom i kvantitativnom prijemu. U slučaju da se tokom primopredaje ustanove nedostaci u izvršenju usluge sačiniće se Reklamacioni zapisnik u kojem će biti navedeno u čemu izvršenje ugovornih obaveza Izvršioca nije u skladu sa ugovorenim i odrediti primereni rok (ne može biti duži od 30 dana) za njihovo otklanjanje. Ukoliko Izvršilac ne započne i ne otkloni uočene nedostatke u ostavljenom roku, Naručilac ima pravo da aktivira sredstvo obezbeđenja za ispunjenje ugovornih obaveza. Po otklanjanju primedbi sadržanim u Reklamacionom zapisniku pristupiće se potpisivanju Zapisnika o kvalitativnom i kvantitativnom prijemu od strane predstavnika ugovornih strana. GARANTNI ROK Član 10. Garantni rok za uslugu mikrofilmovanja iznosi _________ (minimum 12 meseci, popunjava ponuđač) od dana potpisivanja Zapisnika o kvalitativnom i kvantitativnom prijemu. Ukoliko se u toku garantnog roka pojave određeni nedostaci, sačiniće se Reklamacioni zapisnik u kojem će se bliže definisati u čemu se predmetni nedostaci sastoje i odrediće se primereni rok (ne može biti duži od 30 dana) za njihovo otklanjanje. Izvršilac se obavezuje da o svom trošku i u roku koji je Naručilac odredio otkloni sve nedostatke koji su se javili u toku garantnog roka, koji su uočeni od strane Naručioca ili Izvršioca, a za koje je Izvršilac isključivo odgovoran. Ukoliko Izvršilac ne otkloni uočene nedostatke u ostavljenom roku, Naručilac će pristupiti realizaciji sredstva obezbeđenja za otklanjanje nedostataka u garantnom roku. SREDSTVO FINANSIJSKOG OBEZBEĐENJA Član 11. Izvršilac se obavezuje da Naručiocu dostavi original bankarsku garanciju za ispunjenje ugovrnih obaveza, bezuslovnu i naplativu na prvi poziv bez prava prigovora, u iznosu od 10% vrednosti Okvirnog sporazuma bez PDV-a, sa rokom važnosti najmanje 30 dana duže od dana isteka važenja okvirnog sporazuma. Bankarska garancija za ispunjenje ugovornih obaveza se dostavlja u roku od 25 dana od dana zaključenja Okvirnog sporazuma. Ako se za vreme trajanja Okvirnog sporazuma promene rokovi za izvršenje ugovorne obaveze, važnost sredstva finansijskog obezbeđenja mora da se produži. U slučaju da Izvršilac ne ispuni ili neuredno ispuni bilo koju obavezu proisteklu iz Okvirnog sporazuma ili u slučaju jednostranog raskida od strane Izvršioca iz razloga koji ne predstavlja krivicu Naručioca, Naručilac će realizovati - unovčiti sredstvo finansijskog obezbeđenja. Podneta bankarska garancija ne može da sadrži dodatne uslove za isplatu, kraće rokove, manji iznos ili promenjenu mesnu nadležnost za rešavanje sporova. Član 12. Na zahtev Naručioca, Izvršilac je dužan da na dan potpisivanja Zapisnika o kvalitativnom i kvantitativnom prijemu, preda Naručiocu blanko solo menicu za otklanjanje nedostataka u garantnom roku, u iznosu od 10% vrednosti pruženih usluga bez PDV-a, sa početkom važenja od datuma potpisivanja zapisnika o prijemu usluge i trajanjem 5 (pet) dana duže od ugovorenog garantnog roka. Menica mora biti sa klauzulama: bezuslovna i plativa na prvi poziv, overena pečatom i potpisana od strane lica ovlašćenog za zastupanje, a uz istu mora biti dostavljeno popunjeno i overeno menično ovlašćenje – pismo, sa naznačenim iznosom od 10% vrednosti pruženih usluga bez PDV-a. Naručilac će realizovati - unovčiti sredstvo finansijskog obezbeđenja za otklanjanje grešaka u garantnom roku u slučaju da Izvršilac ne izvrši obavezu otklanjanja nedostatka koji bi mogao da umanji mogućnost korišćenja predmeta ugovora u garantnom roku, odnosno u slučaju da Izvršilac ne otkloni nedostatke iz garantnog roka na poziv i u roku koji odredi Naručilac. ZAŠTITA PODATAKA NARUČIOCA Član 13. Izvršilac se obavezuje da čuva kao poslovnu tajnu svaki dokument, informaciju, podatak ili druge činjenice vezane za Naručioca i njegovo poslovanje koji mu budu dostupni tokom realizacije ovog ugovora, a koji su označeni kao poslovna tajna, kako za vreme trajanja ugovora, tako i po isteku istog, a shodno članu 4. Zakona o zaštiti poslovne tajne. UGOVORNA KAZNA Član 14. Ukoliko Izvršilac ne izvrši uslugu u ugovorenom roku usled razloga za koje je odgovoran, i time zanemari uredno izvršenje narudžbenice, platiće Naručiocu ugovornu kaznu. Ugovorna kazna se obračunava od prvog dana padanja u docnju i iznosi za svaki dan zakašnjenja 0,5% od ukupno ugovorene cene za koju je izdata Narudžbenica, za svaki dan zakašnjenja, a najviše do 10% ukupno ugovorene cene za koju je izdata Narudžbenica. PRAĆENJE REALIZACIJE OKVIRNOG SPORAZUMA Član 15. Za praćenje i kontrolisanje izvršenja ugovornih obaveza Naručilac određuje: _____________, telefon:_____________ elektronska pošta: _______________________. (popunjava Naručilac) Za praćenje i kontrolisanje izvršenja ugovornih obaveza Izvršilac određuje: ime prezime _____________ telefon _______________elektronska pošta: ______________ (popunjava Ponuđač) PRELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE Član 16. Svaka od strana potpisinica Okvirnog sporazuma može raskinuti ovaj Okvirni sporazum u slučaju da druga strana ne izvršava svoje ugovorne obaveze u svemu na ugovoreni način i u ugovorenom roku, odnosno u slučaju da vrši bitne povrede Okvirnog sporazuma i izdatih Narudžbenica, u smislu odredaba Zakona o obligacionim odnosima. Otkazni rok iznosi 15 (petnaest) dana i počinje da teče od dana prijema pisanog obaveštenja o raskidu ugovora. Raskidom Okvirnog sporazuma ne prestaje eventualna obaveza da se nadoknadi stvarna šteta prouzrokovana drugoj strani a, takođe, raskid nema uticaja ni na rešavanje eventualih sporova i uređivanje prava i obaveza nastalih pre raskida. Naručilac će raskinuti ovaj Okvirni sporazum ako nastanu okolnosti koje bi za posledicu imale bitnu izmenu, što bi zahtevalo sprovođenje novog postupka javne nabavke i ako nakon zaključenja ovog Okvirnog sporazuma utvrdi da je Izvršilac, zbog postojanja osnova za isključenje privrednog subjekta, trebalo da bude isključen iz postupka. Član 17. Sva sporna pitanja u tumačenju i primeni ovog Okvirnog sporazuma, ugovorne strane rešavaće sporazumno. U slučaju spora, ugovorne strane ugovaraju nadležnost Privrednog suda u Beogradu. Član 18. Za sve što nije regulisano ovim Okvirnim sporazumom primenjivaće se odredbe Zakona o obligacionim odnosima i drugih relevantnih propisa za predmetnu oblast. Član 19. Ovaj Okvirni sporazum stupa na snagu danom obostranog potpisivanja. Period važenja Okvirnog sporazuma je do utroška obezeđenih finansijskih sredstava, a najduže na period od 12 (dvanaest) meseci od dana njegovog zaključenja. Tokom perioda važenja ovog Okvirnog sporazuma predviđa se izdavanje više Narudžbenica Izvršiocu, u zavisnosti od zahteva i procena stručne službe Naručioca. Član 20. Ovaj Okvirni sporazum je zaključen u 6 (šest) istovetnih primeraka, od kojih Naručilac zadržava 4 (četiri), a Izvršilac 2 (dva) primerka. IZVRŠILACNARUČILAC Direktor _________________________ __________________________________ Aleksandar Jakšić, master ekonomista