Скенирање и микрофилмовање документације за електронско архивирање

Teh. specifikacija NOVO 21 10-1.doc Техничка спецификација за јавну набавку - Скенирање и микрофилмовање документације за електронско архивирање број ОП 00043/26 1. Предмет ЈН: Скенирање и микрофилмовање документације за електронско архивирање Предметна јавна набавка подразумева услугу дигитализације, односно скенирања, и индексирања документације у папирном облику која се налази у пословним јединицама ЈП „Градско стамбено“ Београд. 2. Квалитет и технички стандарди Понуђач мора бити упознат са важећим позитивним прописима, стандардима и техничким условима који важе у Републици Србији. Понуђач је у обавези да поштује све позитивне законске одредбе које се односе на предмет јавне набавке. Понуђач се обавезује да обезбеди понуђени квалитет предмета јавне набавке у складу са својом понудом, важећим позитивним прописима, нормативима, обавезним стандардима, правилима струке који важе за ту врсту услуга и одредбама уговора. Понуђач се обавезује да обезбеди понуђени квалитет предмета јавне набавке током целокупног трајања уговора. 3. Обим активности Предвиђено је да се дигитализовање (скенирање и индексирање) обавља за пословне јединице ЈП „Градско стамбено“ Београд, и то на следећим адресама: Данијелова 33 (дирекција) – парцијално Суботичка 16 (ПЈ Звездара) Заплањска 16 а (ПЈ Вождовац) Процењена количина архивске грађе која је предмет дигитализације (странице регистратурског материјала) је: | Формат до А3 | Формат од А2 до А0 и већи | | Број страница | 8.000.000 | 80.000 | | Наведена архивска грађа је доступна у увезаном (укориченом) и неувезаном облику. Документација која је укоричена и која се не сме сећи нити раскоричавати. Однос броја страница у увезаном и неувезаном облику је оквирно 1:3. Количине у табели су оквирне. Понуђач треба да има у виду да ће се стварне количине предмета јавне набавке утврдити Записником о примопредаји. Поред стандардне пословне, документацију чине и различити типови докумената који спадају у техничку документацију, сви типови пројеката и сл. Документација која ће бити предмет дигитализације мора се прво детаљно пописати и евидентирати, архивистички обрадити и последично ускладити са постојећим актима ЈП „Градско стамбено“ Београд који ближе дефинишу ову област пословања, а која ће бити представљена Извршиоцу. Документацију којој, према изведеним радњама, буде констатована истеклост прописаног рока чувања неопходно је излучити уз сагласност надлежног подручног Архива. Папирној документацији је потребна техничка припрема пре процеса дигитализације: скидање металних делова, хефталица, повезница, спајалица и остало. Документација се дигитализује по хронологији настанка, редоследу унутар регистратора или груписаној у досије/предмет, осим ако не постоје друге писане инструкције Наручиоца. Дигитализацију техничке документације потребно је урадити опремом специјализованом за ове потребе, а који је дефинисана посебним условима. У одређеним ситуацијама техничку документацију поред цртежа сачињава и документација А4 и А3 формата која описује или даје спецификацију самог садржаја на цртежу. У оваквим ситуацијама је потребно креирати јединствене електронске фасцикле и јединствене TIF/PDF документе са целокупним садржајем и неопходно је укључивати у процес дигитализације неколико различитих модела скенера, а постојеће софтверско решење омогући ће такво третирање докумената и каснију манипулацију њима. Да би дигитализовану документацију било могуће претраживати, неопходно је да се уз њу унесе група метаподатака, који представљају основ за претраживање и треба да буду у складу са постојећом номенклатуром и важећом листом категорија регистратурског материјала. Мета подаци могу бити на нивоу документа и/или везаног предмета/досијеа. Скенирани документи треба да буду у једном од следећих формата: PDF, TIF. Скенирана документација се доставља Наручиоцу на један од следећих начина: На преносним меморијским медијима, у виду електронске базе докумената, односно структуре TIF/PDF и XML/CSV датотека, погодне за учитавање у постојећи систем за управљање документима (DMS), који је у употреби код Наручиоца. Коришћењем већ инсталираног специјализованог софтвера Наручиоца, у оквиру којег ће бити смештена сва скенирана документација, доступна Наручиоцу путем интегрисаних веб сервиса софтвера, на основу идентификационог кључа који ће бити дефинисан приликом припреме материјала. Тачан формат у коме ће се скенирана документација достављати Наручиоцу ће бити договорена са изабраним понуђачем, одмах након потписивања уговора. Динамику извршења посла који се односи на дигитализацију одређиваће Наручилац у складу са својим пословним плановима и политикама. Посебна пажња треба се посветити безбедности и тајности целог поступка као и приступа свим подацима током обраде о чему ће Наручилац и Извршилац сачинити посебне протоколе који ће постати саставни и обавезни део процеса пружања услуге која је предмет ове јавне набавке. 4. Начин реализације Потребно је остварити тесну сарадњу између Наручиоца и изабраног понуђача, која укључује заједнички рад на реализацији пројекта и верификацији од стране Наручиоца. Наручилац ће одредити радне групе и контакт особе које ће изабраном понуђачу, у смислу пружања помоћи и потребних информација, стајати на располагању. Поред тога Наручилац ће одредити контакт особу за координацију свих активности на реализацији посла. Активности ће се обављати у просторијама изабраног понуђача. Изабрани понуђач ће у овој фази ангажовати адекватан број радника чији ће списак доставити у понуди у делу где је описан тим извршилаца тражених услуга. Од Понуђача се очекује да заједно са члановима радне групе изврше услугу у складу са Стандардом ISO/IEC 27001:2013, као и по правилима и процедурама усклађеним за заштиту података. При извршењу услуге, Понуђач је у обавези да се према поверљивим информацијама у власништву Наручиоца, опходи према законима Републике Србије који третирају поверљивост информација и најбољој пракси документованој у међународном стандарду ISO/IEC 27001:2013. Изабрани понуђач је дужан да адекватно спакује, обележи и преузме документацију од Наручиоца, до локације на којој се услуга обавља. Понуђач је дужан да врати документацију Наручиоцу у складу са претходно назначеном процедуром, као и да достави записник о примопредаји изворне документације. Са становишта обраде у питању је документација средњег и лошијег квалитета. Документација је до формата А0, једнострана и двострана у приближно истој сразмери. Архива се налази у физички очуваном стању, а најстарија архива из датира из 1960-тих година. Услови у којима је смештена архива, која се планира за дигитализацију, су добри за њено чување самим тим и за стручни архивски рад на евентуалном њеном преуређењу и припреми за дигитализацију. Због важности документације, у току обраде, неопходно је обезбедити висок ниво безбедности и заштите исте у складу са постојећим законима и стандардима. Документација се не сме износити из земље. 5. Припрема документације за преузимање Одговорна служба предузећа се са пажњом стара о архиви, те је иста сређена на два начина: према канцеларијском принципу (по годинама, а у оквиру година по врсти документације) или према теми пре скенирања документацију је неопходно сложити по поретку по адресама према коме ће се документација дигитализовати и имплементирати у DMS. Наручилац поседује Архивску књигу, са уписима документације закључно са 2017. годином. На одређеним фасциклама и регистраторима су уведени архивски бројеви. Архива која је предмет дигитализације као приоритетна је имовинско-правне природе и она је сређена по теми (улицама или годинама). Наведена документација није уписана у Архивску књигу. Наручилац поседује Листу категорија архивске грађе и документарног материјала из 2012. године, која може бити основ за класификацију документације ради њеног дигитализовања, до доношења нове листе или усклађивања постојеће са Законом о архивској грађи и архивској делатности. Пре преузимања у сврху скенирања документације, архива мора бити сређена и класификована према Листи категорија. Исписати архивске бројеве на фасциклама, кутијама, регистраторима или књигама на којима то није учињено, према редоследу у Архивској књизи. У целини треба извршити проверу стварног стања архиве у полицама у односу на стање са Архивском књигом (постојање архивског броја на свакој фасцикли, књизи, кутији, регистратору, годину настанка документације у истој, редне бројеве предмета/аката који се налазе у кутијама, назив документације). 6. Паковање и преузимање документације Паковање документације обавља Понуђач. Документација приликом преузимања мора бити запакована у кутије које испоручује Понуђач пре преузимања документације. Преузимање документације се обавља у просторијама Наручиоцa у Београду у присуству представника Наручиоца и Извршиоца, што се констатује примопредајним записником. Примопредајни записник мора да садржи податке о Наручиоцу, врсти документације, количини и начину обраде. Изабрани понуђач је у обавези да изврши изношење, утовар и истовар документације, као и да преузету документацију транспортује. 7. Складиштење документације Изабрани понуђач је у обавези да преузету документацију складишти у адекватним условима за чување папирне документације и дигиталних записа и рукује професионално и одговорно са истом. Обавезе Понуђача у фази припреме документације за скенирање У оквиру физичке припреме, потребно је уклонити све металне предмете (спајалице, кламарице), извршити равнање искрзалих ивица одсецањем, лепљење зацепљених докумената али на начин који неће оштетити текст на документу. Ако су документа оштећена: од воде, ватре, глодара, инсеката, или насељена колонијом микроорганизама, добављач неће имати обавезу њиховог преузимања и обраде, већ ће у том случају саставити записник о врсти и количини овакве документације, који потписују овлашћени представници изабраног Понуђача и Наручиоца, што значи да никакве додатне, скривене трошкове изабрани Понуђач неће морати да сноси. Није дозвољено документа формата А-3, сећи на пола, да би се добила два документа формата А-4. Није дозвољено стављање било каквих графичких симбола, за раздвајање појединих докумената или појединачних досијеа, односно предмета. Није дозвољено стављање било каквих ознака на оригинални документ. 8. Услуга скенирања Скенирање документације врши се у резолуцији 300 dpi, црно-бело, сивој скали и боји, у формату ТИФФ, ПДФ, ПДФ/А. Скенирање се врши обострано. Уколико је документ већег формата од А4 формата и садржи више страница, потребно је сваку страницу документа посебно скенирати у формату А4. 9. Општи захтеви Након преузимања документације сачињава се Налог за обраду документације од стране Наручиоца којим се прецизира врста и количина документације. Приликом предаје документације на обраду, Наручилац је у обавези да Изабараном понуђачу достави списак предатих досијеа у електронском облику. Изабрани понуђач је у обавези да путем мејла одмах након контроле обавести Наручиоца о евентуалном неслагању. Уколико се у току обраде документације Наручиоцу укаже потреба за одређеним досијеом, изабрани Понуђач је у обавези да Наручиоцу по захтеву достави исти – у оригиналу на адресу или скениран на мејл, како би био испоштован континуитет процеса рада Наручиоцa. Захтев ће бити достављен мејлом од стране овлашћених лица Наручиоца овлашћеном лицу изабраног Понуђача. Рок за достављање је један радни дан од слања захтева. Изворна документација се враћа у оригиналу, упакована на начин како је преузета, што ће бити записнички констатовано. Сви евентуални трошкови падају на терет изабраног Понуђача. У зависности од врсте и количине документације за обраду приликом примопредаје договараће се рокови испоруке који не могу бити дужи од 45 радна дана од дана примопредаје документације. Изабрани Понуђач је у обавези да са испоруком скениране документације достави, по сваком примопредајном записнику, списак обрађених целина у електронском облику – Еxcel фајл, који треба да садржи све индексе/кључеве. Поред тога потребно је да достави и списак о неслагању, у електронском облику – Еxcel фајл следеће садржине – број примопредајног записника, назив организационе јединице, попис целина које се налазе на списку Наручиоца а нису достављени, попис целина које се не налазе на списку Наручиоца а физички су предати на обраду, као и попис враћених докумената у току обраде Наручиоцу. Изабрани Понуђач је у обавези да дигитализовану документацију, заједно са припадајућим метаподацима, смести у постојеће софтверско решење Наручиоца, на хардверу који обезбеђује Наручилац и који трајно остаје код Наручиоца. Дигитализована документација мора бити доступна овлашћеним корисницима путем постојеће апликације Наручиоца, уз могућност претраживања и приступа документима на основу припадајућих метаподатака. Након испоруке документације Наручилац ће извршити квантитативну и квалитативну контролу уз сачињавање Записника о квантитативном и квалитативном пријему. Изабрани Понуђач се обавезује да након завршене обраде и скенирања, документацију врати у првобитно стање, што подразумева поновно паковање у оригиналну амбалажу (фасциклу/досије, кутије и регистраторе) и задржавање идентичног редоследа документа. Понуђач је дужан да тако сређену документацију достави на адресу наручиоца у договореном термину враћања. Трошкови трансфера података из система изабраног Понуђача у постојећи DMS систем Наручиоца у захтеваној форми падају на терет изабраног Понуђача. У цену мора бити урачунат сав потрошни материјал, путни трошкови, као и остали трошкови за извршење предметне набавке. Изабрани Понуђач је у обавези да обезбеди доступност обрађених докумената и података у оквиру постојећег система eлектронске архиве Наручиоца. Изабрани Понуђач је обавезан да достави списак запослених који ће бити задужени за обраду документације Наручиоцa, а који ће бити у обавези да, након потписивања Уговора, потпишу Изјаву о одговорности. Изабрани Понуђач је обавезан да приликом извршења услуга поштује праћење GDPR (General Data Protection Regulation) регулативе у циљу адекватног управљања осетљивим и поверљивим подацима. OBRAZAC STRUKTURE CENE.docx ОБРАЗАЦ СТРУКТУРЕ ЦЕНЕН за јавну набавку - Скенирање и микрофилмовање документације за електронско архивирање број ОП 00043/26 Опис услуге Јединица мере Оквирна количина Јединична цена без ПДВ Јединична цена са ПДВ Укупна цена без ПДВ Укупна цена са ПДВ 1 2 3 4 5 6 (3х4) 7(3х5) Скенирање и микрофилмовање документације за електронско архивирање Формат до А3 8.000.000,00 Формат од А2 до А0 и већи 80.000,00 УКУПНО: Упутство за попуњавање обрасца структуре понуђене цене: Понуђач треба да попуни образац структуре цена на следећи начин: у колону број 4. уписати јединичну цену сваке позиције предмета јавне набавке без ПДВ-а; у колону број 5. уписати јединичну цену сваке позиције предмета јавне набавке са ПДВ-ом; у колону број 6. уписати колико износи укупна цена сваке позиције предмета јавне набавке без ПДВ-а и то тако што ће помножити јединична цена сваке позиције предмета јавне набавке без ПДВ-а (наведена у колони 4.) са оквирном количинама (које су наведене у колони 3.) у колону број 7. уписати колико износи укупна цена сваке позиције предмета јавне набавке са ПДВ-а и то тако што ће помножити јединична цена сваког предмета јавне набавке са ПДВ-а (наведена у колони 5.) са количинама (које су наведене у колони 3.) На крају уписати укупну цену предмета јавне набавке без ПДВ-а и укупну цену са ПДВ-ом, тако што ће се сабрати све укупне цене за све позиције предмета јавне набавке. Kriterijumi za dodelu ugovora.pdf КРИТЕРИЈУМИ ЗА ДОДЕЛУ УГОВОРА И ОСТАЛИ ЗАХТЕВИ НАБАВКЕ 1 Наручилац: ЈП ГРАДСКО СТАМБЕНО БЕОГРАД 100373090 Назив поступка: Скенирање и микрофилмовање документације за електронско архивирање Референтни број: ОП-00043/26 КРИТЕРИЈУМИ ЗА ДОДЕЛУ УГОВОРА И ОСТАЛИ ЗАХТЕВИ НАБАВКЕ Део конкурсне документације који је генерисан путем Портала у случају када је наручилац означио опцију аутоматског рангирања понуда на Порталу јавних набавки Назив предмета / партије: Скенирање и микрофилмовање документације за електронско архивирање Наручилац је дефинисао критеријуме за доделу уговора на основу: Цене Изабран начин рангирања прихватљивих понуда: Аутоматско рангирање Остали захтеви набавке (који нису наведени изнад као критеријуми) Назив: Гарантни рок за услугу микрофилмовања Јединица мере: месец Ограничења: Ограничена је минимална вредност коју понуђач може да понуди Минимална дозвољена вредност: 12,00 Ограничена је максимална вредност коју понуђач може да понуди Напомена: У овом делу наведени су остали захтеви набавке који нису претходно наведени као критеријуми за доделу уговора, а понуђач мора на њих да одговори приликом попуњавања електронског обрасца понуде. Ти захтеви могу да се односе на захтеве набавке, које наручилац сматра релевантним за закључење уговора и који се могу нумерички исказати- Примена жреба Уколико након рангирања на основу критеријума за доделу и резервних критеријума (ако су дефинисани) није могуће донети одлуку о додели уговора, наручилац ће уговор доделити понуђачу који буде извучен путем жреба. Наручилац ће обавестити све понуђаче који су поднели понуде о датуму када ће се одржати извлачење путем жреба. Жребом ће бити обухваћене само оне понуде које су најповољније након рангирања на основу критеријума за доделу и резервних критеријума (ако су дефинисани). Извлачење путем жреба наручилац ће извршити јавно, у присуству понуђача, и то тако што ће називе понуђача исписати на одвојеним папирима, који су исте величине и боје, те ће све те папире ставити у провидну кутију одакле ће прво извући само један папир. Понуђачу чији назив буде на извученом папиру ће бити додељен уговор. Након извлачења првог папира наручилац извлачи преостале папире један по један те сходно редоследу којим су извучени рангира преостале понуђаче. Понуђачима који не присуствују овом поступку, наручилац ће доставити записник извлачења путем жреба. MODEL OS NOVO 20102026.docx Јавно предузеће „ГРАДСКО СТАМБЕНО“,Београд, Данијелова 33Број уговора: ОП-00043/26-ОСДатум:_____. године ОКВИРНИ СПОРАЗУМ за набавку услуге - Скенирање и микрофилмовање документације за електронско архивирање Закључен између: 1. ЈАВНО ПРЕДУЗЕЋЕ „ГРАДСКО СТАМБЕНО“, Београд, улица Данијелова број 33, ПИБ: 100373090, МБ: 07486251, које заступа директор Aлександар Јакшић, мастер економиста (у даљем тексту: Наручилац) и 2._____________________________, ________________________________ ПИБ: ____________, МБ:________________ кога заступа:, (уколико је поднета заједничка понуда, навестит тражене податке за сваког члана групe) (све попуњава понуђач) Стране у Оквирном споразуму су се сагласиле о следећем: да је Наручилац у складу са Законом о јавним набавкама („Службени гласник РС”број 91/19 и 92/23) спровео отворени поступак јавне набавке – Скенирање и микрофилмовање документације за електронско архивирање број ОП-00043/26, са циљем закључивања Оквирног споразума са једним привредним субјектом; да је Извршилац доставио понуду број: ________ од ___________. године (попуњава понуђач), која у потпуности испуњава услове из конкурсне документације (у даљем тексту: Понуда); да је Наручилац донео Одлуку о закључењу Оквирног споразума број ___________ од ______________. године (попуњава наручилац), у складу са којом се закључује овај Оквирни споразум; да су Образац понуде, Техничка спецификација и Образац структуре цене саставни део Оквирног споразума; да овај Оквирни споразум не представља обавезу Наручиоца на издавање Наруџбеница за предметну јавну набавку; да oбавеза настаје издавањем појединачних Наруџбеница на основу овог Оквирног споразума. ПРЕДМЕТ ОКВИРНОГ СПОРАЗУМА Члан 1. Овим Оквирним споразумом утврђују се услови за издавање Наруџбеница за предметну јавну набавку – Скенирање и микрофилмовање документације за електронско архивирање (у даљем тексту: услугe), уколико се током периода важења Оквирног споразума јави потреба Наручиоца за предметом набавке. Члан 1а. Извршилац ће вршење уговорене услуге, у складу са Понудом, делимично уступити подизвођачу: ___ , који ће извршити следећи део предмета набавке _______( све уписује наручилац у складу са понудом). Извршилац који је извршење уговорене услуге, у складу са Понудом, делимично уступио подизвођачу, у потпуности одговара Наручиоцу за извршење обавеза из поступка јавне набавке, односно за извршење уговорних обавеза, без обзира на број подизвођача. У случају групе привредних субјеката, сви чланови групе извршавају уговорене послове и заједнички и неограничено солидарно одговарају за извршење уговорених послова. Члан 2. Оквирни споразум не обавезује на конкретну услугу, већ подразумева да ће Наручилац, ако се током уговореног периода јави потреба за предметом набавке, одабраном Извршиоцу издати једну или више Наруџбеница. Извршилац се обавезује да Наручиоцу, по издатој Наруџбеници на основу овог Оквирног споразума, пружити услугу у свему у складу са понудом, Техничком спецификацијом, захтевима Наручиоца, одредбама овог Оквирног споразума, важећим прописима, нормативима, обавезним стандардима и правилима струке који важе за ту врсту услуга; НАЧИН И УСЛОВИ ИЗДАВАЊА НАРУЏБЕНИЦА Члан 3. Основ издавања Наруџбенице је овај Оквирни споразум. Наруџбеница се издаје уколико се током периода важења Оквирног споразума јави потреба Наручиоца за предметним услугама, под условима дефинисаним овим Оквирним споразумом у погледу предмета набавке, цене, начина и рокова плаћања, рокова извршења услуге и остало. ЦЕНА И УСЛОВИ ПЛАЋАЊА Члан 4. Укупна вредност овог Оквирног споразума износи највише до ______________динара, без ПДВ-а, односно највише до ______________ динара, са ПДВ-ом. У цену су урачунати трошкови трансфера података из система, трошкови утовара, истовара, транспорта документације и сви зависни трошкови неопходни за извршење предмета набавке. Извршилац ће услугу из члана 1. Оквирног споразума вршити у складу са издатом Наруџбеницом, по јединичним ценама из Обрасца структуре цена. Јединичне цене за услуге из члана 1. овог Оквирног споразума, наведене у Понуди Извршиоца, су фиксне и непроменљиве за време трајања Оквирног споразума и издатих Наруџбеница. Укупна вредност обрачунатих и исплаћених услуга по свим појединачним Наруџбеницама издатим Извршиоцу не могу прећи укупну вредност из става 1. овог члана. Наручилац задржава право да након закључења Оквирног споразума промени обим услуге и изврши измену Оквирног споразума у складу са важећом законском регулативом из области јавних набавки. Члан 5. Наручилац ће извршити плаћање за извршене услуге у року од максимално 45 (четрдесет и пет) дана од дана регистрације фактуре у Систему електронских фактура, уз приложени Записник о квалитативном и квантитативном пријему, потписан од стране представника Наручиоца и Извршиоца. Фактура се издају по извршењу услуге специфицирано одређене Наруџбеницом издатом на основу овог Оквирног споразума. Извршилац је дужан да у фактури наведе број Наруџбенице, ПИБ Наручиоца и ПИБ Извршиоца. МЕСТО, НАЧИН И РОК ИСПОРУКЕ Члан 6. Извршилац је дужан да услуге из члана 1. овог Оквирног споразума изврши у складу са издатом Наруџбеницом и у року одређеном у Наруџбеници. Место извршења услуге из члана 1. Оквирног споразума су објекти Извршиоца. Извршилац врши преузимање документације у пословним објектима Наручиоца. Приликом преузимања документације сачиниће се Записник о примопредаји који се потписује од стране овлашћених представника уговорних страна. Достављање документације врши се у пословним просторијама Наручиоца. По извршеној услузи Наручилац и Извршилац ће потписати Записник о квантитативном и квалитативном пријему. У зависности од врсте и количине документације за обраду приликом примопредаје одредиће се рокови испоруке који не могу бити дужи од 45 (четрдесет и пет) радна дана од дана примопредаје документације. Документација за коју је извршена услуга из чл. 1 овог Оквирног споразума се доставља Наручиоцу на један од следећих начина: на преносним меморијским медијима, у виду електронске базе докумената, односно структуре TIF/PDF и XML/CSV датотека, погодне за учитавање у постојећи систем за управљање документима (ДМС), који је у употреби код Наручиоца или инсталацијом специјализованог софтвера Извршиоца код Наручиоца где ће бити смештена сва скенирана документација, која ће бити доступна Наручиоцу преко интегрисаних веб сервиса истог софтвера по идентификационом кључу који ће се одредити при самој припреми материјала. Извршилац је дужан да пружи додатна појашњења, односно да изврши евентуалне корекције, уколико је то захтевано од стране Наручиоца. Извршилац је дужан да пружи додатна појашњења односно да изврши евентуалне корекције, уколико је то захтевано од стране Наручиоца. У случају утврђених недостатака у квалитету и очигледних грешака, Извршилац ће исте отклонити у накнадно остављеном року. ОБАВЕЗЕ СТРАНА У ОКВИРНОМ СПОРАЗУМУ Члан 7. Извршилац се обавезује: да достави кутије за паковање документације са бар кодовима или по налогу Наручиоца само бар кодове (у случају када је документација Наручиоца већ спакована); да адекватно спакује, обележи и преузме документацију од Наручиоца, потребну за реализацију услуге; да изврши изношење, утовар, истовар и транспорт докуметације; да обезбеди висок ниво безбедности и заштите преузете документације, у складу са позитивним прописима и стандардима, односно да преузету документацију складишти у адекватним условима за чување папирне документације и дигиталних записа и рукује професинално и одговорно са истим; да неће докуметацију износити из земље; да припреми документацију на начин описан у Техничкој спецификацији да пре скенирања докуметацију сложи по поретку према коме ће се докуметација дигитализовати и имлеметирати у ДМС; да овезбеди доступност обрађених докумената и податка у оквиру постојеће система електронске архиве Наручиоца; да након извршења обавеза по основу Наруџбенице врати Наручиоцу документацију у складу са чланом 3. овог Оквирног споразума; да уколико се у току обраде докуметације, Наручиоцу укаже потреба за одређном документацијом, на захтев Наручиоца исту достави у року од 1 (једног) радног дана, у оргиналу или скенирану; да након завршене обраде и скенирања, документацију врати у првобитно стање, што подразумева поновно паковање у оригиналну амбалажу (фасциклу/досије, кутије и регистраторе) и задржавање идентичног редоследа документа. Извршилац је дужан да тако сређену документацију достави на адресу Наручиоца у договореном термину враћања. да приликом испоруке документације достави списак о неслагању у EXCEL фајлу; да инсталира адекватан софтвер за чување скениране докуметације код Наручиоца, на хардверу који обезбеђује Наручилац, и који трајно остаје код Наручиоца. Овај софтвер мора имати могућност излагања скениране документације уз везане метаподатке преко веб сервиса; да приликом извршења услуге поштује праћење GDPR (General Data Protection Regulation) регулативе у циљу адекватног управљања осетљивим и поверљивим подацима; да податке до којих је дошао приликом пружања предметне услуге користити искључиво у сврху за коју су прибављени и да их неће саопштавати трећим лицима нити тим лицима омогућити да сазнају и користе ове податке; да обавеза чувања пословне тајне, односно поверљивих података, не престаје ни после престанка статуса на основу ког је остварен приступ поменутим подацима; да поштује све позитивне прописе, стандарде и техничке услове који важе у Републици Србији, као и све позитивне прописе Републике Србије који се односе на предмет набавке; да изврши предметне услуге и обезбеди понуђени квалитет предмета јавне набавке у потпуности у складу са својом понудом, техничком спецификацијом, захтевима Наручиоца, одредбама овог уговора, важећим прописима, нормативима, обавезним стандардима и правилима струке који важе за ту врсту услуга; да и током извршења овог уговора обезбеди тражени кадровски капацитет приликом заључења уговора; да достави списак запослених који ће бити задужени за обраду документације Наручиоцa, а који ће бити у обавези да, након потписивања Оквирног споразума, потпишу Изјаву о одговорности; да достави средства обезбеђења у складу са чланом 11. и 12. овог Оквирног споразума. Члан 8. Наручилац се обавезује да: Извршиоцу, уз издату Наруџбеницу, достави потребан материјал за извршење услуге; обавештава Извршиоца током извршења услуге о свим околностима које су од значаја за предметну услугу, и дају му потребна упутства и појашњења на захтев; именује пројектни тим за координацију активности на реализацији предмета набавке; обезбеди Извршиоцу приступ на локацији ЈП ,,Градско стамбено“ Београд, Данијелова 33, Београд; након достављања документације ће изврши квантитативну и квалитативну контролу уз сачињавање Записника о квантитативном и квалитативном пријему; по потписивању Записника о квалитативном и квантитативном пријему за извршене услуге по основу издате Наруџбенице исплати уговорену цену. ПРИМОПРЕДАЈА И ОТКЛАЊАЊЕ НЕДОСТАТАКА Члан 9. Представници Наручиоца и Извршилац ће након извршења услуга по основу издате Наруџбенице приступити потписивању Записника о квалитативном и квантитативном пријему. У случају да се током примопредаје установе недостаци у извршењу услуге сачиниће се Рекламациони записник у којем ће бити наведено у чему извршење уговорних обавеза Извршиоца није у складу са уговореним и одредити примерени рок (не може бити дужи од 30 дана) за њихово отклањање. Уколико Извршилац не започне и не отклони уочене недостатке у остављеном року, Наручилац има право да активира средство обезбеђења за испуњење уговорних обавеза. По отклањању примедби садржаним у Рекламационом записнику приступиће се потписивању Записника о квалитативном и квантитативном пријему од стране представника уговорних страна. ГАРАНТНИ РОК Члан 10. Гарантни рок за услугу микрофилмовања износи _________ (минимум 12 месеци, попуњава понуђач) од дана потписивања Записника о квалитативном и квантитативном пријему. Уколико се у току гарантног рока појаве одређени недостаци, сачиниће се Рекламациони записник у којем ће се ближе дефинисати у чему се предметни недостаци састоје и одредиће се примерени рок (не може бити дужи од 30 дана) за њихово отклањање. Извршилац се обавезује да о свом трошку и у року који је Наручилац одредио отклони све недостатке који су се јавили у току гарантног рока, који су уочени од стране Наручиоца или Извршиоца, а за које је Извршилац искључиво одговоран. Уколико Извршилац не отклони уочене недостатке у остављеном року, Наручилац ће приступити реализацији средства обезбеђења за отклањање недостатака у гарантном року. СРЕДСТВО ФИНАНСИЈСКОГ ОБЕЗБЕЂЕЊА Члан 11. Извршилац се обавезује да Наручиоцу достави оригинал банкарску гаранцију за испуњење уговрних обавеза, безусловну и наплативу на први позив без права приговора, у износу од 10% вредности Оквирног споразума без ПДВ-а, са роком важности најмање 30 дана дуже од дана истека важења оквирног споразума. Банкарска гаранција за испуњење уговорних обавеза се доставља у року од 25 дана од дана закључења Оквирног споразума. Ако се за време трајања Оквирног споразума промене рокови за извршење уговорне обавезе, важност средства финансијског обезбеђења мора да се продужи. У случају да Извршилац не испуни или неуредно испуни било коју обавезу проистеклу из Оквирног споразума или у случају једностраног раскида од стране Извршиоца из разлога који не представља кривицу Наручиоца, Наручилац ће реализовати - уновчити средство финансијског обезбеђења. Поднета банкарска гаранција не може да садржи додатне услове за исплату, краће рокове, мањи износ или промењену месну надлежност за решавање спорова. Члан 12. На захтев Наручиоца, Извршилац је дужан да на дан потписивања Записника о квалитативном и квантитативном пријему, преда Наручиоцу бланко соло меницу за отклањање недостатака у гарантном року, у износу од 10% вредности пружених услуга без ПДВ-а, са почетком важења од датума потписивања записника о пријему услуге и трајањем 5 (пет) дана дуже од уговореног гарантног рока. Меница мора бити са клаузулама: безусловна и платива на први позив, оверена печатом и потписана од стране лица овлашћеног за заступање, а уз исту мора бити достављено попуњено и оверено менично овлашћење – писмо, са назначеним износом од 10% вредности пружених услуга без ПДВ-а. Наручилац ће реализовати - уновчити средство финансијског обезбеђења за отклањање грешака у гарантном року у случају да Извршилац не изврши обавезу отклањања недостатка који би могао да умањи могућност коришћења предмета уговора у гарантном року, односно у случају да Извршилац не отклони недостатке из гарантног рока на позив и у року који одреди Наручилац. ЗАШТИТА ПОДАТАКА НАРУЧИОЦА Члан 13. Извршилац се обавезује да чува као пословну тајну сваки документ, информацију, податак или друге чињенице везане за Наручиоца и његово пословање који му буду доступни током реализације овог уговора, а који су означени као пословна тајна, како за време трајања уговора, тако и по истеку истог, а сходно члану 4. Закона о заштити пословне тајне. УГОВОРНА КАЗНА Члан 14. Уколико Извршилац не изврши услугу у уговореном року услед разлога за које је одговоран, и тиме занемари уредно извршење наруџбенице, платиће Наручиоцу уговорну казну. Уговорна казна се обрачунава од првог дана падања у доцњу и износи за сваки дан закашњења 0,5% од укупно уговорене цене за коју је издата Наруџбеница, за сваки дан закашњења, а највише до 10% укупно уговорене цене за коју је издата Наруџбеница. ПРАЋЕЊЕ РЕАЛИЗАЦИЈЕ ОКВИРНОГ СПОРАЗУМА Члан 15. За праћење и контролисање извршења уговорних обавеза Наручилац одређује: _____________, телефон:_____________ електронска пошта: _______________________. (попуњава Наручилац) За праћење и контролисање извршења уговорних обавеза Извршилац одређује: име презиме _____________ телефон _______________електронска пошта: ______________ (попуњава Понуђач) ПРЕЛАЗНЕ И ЗАВРШНЕ ОДРЕДБЕ Члан 16. Свака од страна потписиница Оквирног споразума може раскинути овај Оквирни споразум у случају да друга страна не извршава своје уговорне обавезе у свему на уговорени начин и у уговореном року, односно у случају да врши битне повреде Оквирног споразума и издатих Наруџбеница, у смислу одредаба Закона о облигационим односима. Отказни рок износи 15 (петнаест) дана и почиње да тече од дана пријема писаног обавештења о раскиду уговора. Раскидом Оквирног споразума не престаје евентуална обавеза да се надокнади стварна штета проузрокована другој страни а, такође, раскид нема утицаја ни на решавање евентуалих спорова и уређивање права и обавеза насталих пре раскида. Наручилац ће раскинути овај Оквирни споразум ако настану околности које би за последицу имале битну измену, што би захтевало спровођење новог поступка јавне набавке и ако након закључења овог Оквирног споразума утврди да је Извршилац, због постојања основа за искључење привредног субјекта, требало да буде искључен из поступка. Члан 17. Сва спорна питања у тумачењу и примени овог Оквирног споразума, уговорне стране решаваће споразумно. У случају спора, уговорне стране уговарају надлежност Привредног суда у Београду. Члан 18. За све што није регулисано овим Оквирним споразумом примењиваће се одредбе Закона о облигационим односима и других релевантних прописа за предметну област. Члан 19. Овај Оквирни споразум ступа на снагу даном обостраног потписивања. Период важења Оквирног споразума је до утрошка обезеђених финансијских средстава, а најдуже на период од 12 (дванаест) месеци од дана његовог закључења. Током периода важења овог Оквирног споразума предвиђа се издавање више Наруџбеница Извршиоцу, у зависности од захтева и процена стручне службе Наручиоца. Члан 20. Овај Оквирни споразум је закључен у 6 (шест) истоветних примерака, од којих Наручилац задржава 4 (четири), а Извршилац 2 (два) примерка. ИЗВРШИЛАЦНАРУЧИЛАЦ Директор _________________________ __________________________________ Aлександар Јакшић, мастер економиста