Услуге резервације и издавања превозних карата и резервације хотелског смештаја за службена путовања

Opis i specifikacija predmeta nabavke.docx ОПИС И СПЕЦИФИКАЦИЈА ПРЕДМЕТА НАБАВКЕ И УСЛОВИ ИЗВРШЕЊА ЈН 3/2026 Предмет набавке: Врста предмета набавке: Услуге резервације и издавања превозних карата и резeрвације хотелског смештаја за службена путовања. Шифра и назив из општег речника набавки (CPV): 63510000 - Услуге путничких агенција и сличне услуге. Предмет набавке су услуге резервације и издавања превозних карата и резервације хотелског смештаја за службена путовања у земљи и иностранству, што подразумева: резервацију најјефтинијих авио карата за све дестинације света у складу са појединачним потребама Наручиоца; резервацију најјефтинијих возних и аутобуских карата за све дестинације у складу са појединачним потребама Наручиоца; резервацију хотелског смештаја у хотелима категорије са 3* или 4*. Изузетно се у складу са захтевом Наручиоца може резервисати смештај прве категорије (5*) у складу са Уредбом о накнади трошкова и отпремнини државних службеника и намештеника („Службени гласник РС“, 98/07 - пречишћен текст, 84/14 и 84/15, 74/21 и 119/2023) обезбеђење свих других услуга које су неопходне за реализацију службеног путовања, у складу са дестинацијом (визирање, осигурање и друго) Техничка спецификација: Предметна набавка обухвата: 1. Резервација и издавање авио карата: Услуга набавке авио карата подразумева обавезу изабраног понуђача (Добављача) да за потребе Наручиоца и по захтеву Наручиоца, обезбеђује авио карте за све дестинације за које се Наручиоцу укаже потреба у вршењу послова из његове надлежности (службена путовања постављених лица, државних службеника и других запослених и радно ангажованих лица). Добављач треба да обезбеди наручене авио карте по најповољнијим ценама у датом моменту на тржишту, а у складу са захтевима Наручиоца. Добављач је дужан да по сваком појединачном захтеву Наручиоца за обезбеђивање авио карте достави више понуда, минимум 3 понуде, различитих авио превозника, осим уколико за одређену дестинацију, односно захтевани термин путовања објективно не постоји могућност да то учини, у вези са чим је Добављач дужан да да образложење у писаној форми (нпр. не постоји толико авио превозника и друго). Цену авио карте Добављач је дужан да посебно искаже у фактури. У цену авио карте морају бити укључене аеродромске таксе и сви други пратећи трошкови у вези са издавањем авио карте. Цена авио карте не може бити већа од цене утврђене важећим Ценовником авио превозника. Авио карте морају бити резервисане у року из понуде одабраног Понуђача, а који не може бити дужи од 60 минута од момента када Добављач прими захтев Наручиоца и да о томе обавести Наручиоца. Добављач је дужан да авио карте достави на e-mail Наручиоцa, а уколико то није могуће непосредно на адресу Наручиоцa. Добављач треба Наручиоцу дати информације о условима отказа (трошковима) које је прописао крајњи извршилац услуге, а наручилац услуге задржава право да откаже резервацију авио карата у складу са условима крајњег извршиоца услуге. У случају отказивања лета услед временских непогода или другог узрока, а уколико авио компанија није у могућности да благовремено обезбеди други лет, Добављач је у обавези да преузме збрињавања путника и обезбеђивања лета од стране друге авио компаније. 2. Резервација хотелског смештаја: Услуга набавке хотелског смештаја подразумева обавезу изабраног понуђача (Добављача) да за потребе Наручиоца и по захтеву Наручиоца обезбеђује хотелски смештај у иностранству и хотелски и категорисано-апартмански смештај у земљи за који се Наручиоцу укаже потреба у вршењу послова из његове надлежности (службена путовања постављених лица, државних службеника и других запослених и радно ангажованих лица). Квалитет и локацију хотелског смештаја у иностранству и хотелског и категорисано-апартмански смештај у земљи одређује Наручилац за свако конкретно службено путовање. Добављач треба да обезбеди хотелски смештај у иностранству и хотелски и категорисано-апартмански смештај у земљи по најповољнијим ценама у датом моменту на тржишту за захтевани квалитет и локацију а у складу са захтевима Наручиоца. Добављач је дужан да по сваком појединачном захтеву Наручиоца за обезбеђивање хотелског смештаја у иностранству и хотелског и категорисано-апартманског смештаја у земљи достави више понуда, минимум три понуде, различитих хотела/катег.апарт.смештаја, осим уколико за одређену дестинацију, односно захтевани термин путовања објективно не постоји могућност да то учини, у вези са чим је Добављач дужан да да образложење у писаној форми (нпр. не постоји толико слободних соба у хотелима и друго). Цену хотелског смештаја у иностранству и хотелског и категорисано-апартманског смештаја у земљи Добављач је дужан да посебно искаже у фактури. Такође, у фактури Добављач посебно исказује цену услуге резервације хотелског смештаја, по особи и све друге пратеће и зависне трошкове у вези са тим уколико их има (боравишна такса и сл.). Цена хотелског смештаја у иностранству и хотелског и категорисано-апартманског смештаја у земљи не може бити већа од цене утврђене важећим Ценовником хотела. Хотелски смештај мора бити резервисан у року из понуде одабраног Понуђача, а који не може бити дужи од 60 минута од момента када Добављач прими захтев Наручиоца и да о томе обавести Наручиоца. Добављач се обавезује да наручиоцу услуге да информације о условима отказа (трошковима) које је прописао крајњи извршилац услуге, а наручилац услуге задржава право да откаже резервацију хотелског смештаја у складу са условима крајњег извршиоца услуге. Доступност Добављача, тј. временски период за пријем захтева мора бити 24/7, током целе године, односно за цео период трајања уговора; Захтеви у погледу квалитета извршења услуге: Наручилац ће за свако извршење услуге (електронским путем или непосредно) вршити контролу да ли су услуге које су предмет јавне набавке извршене у складу са уговореним. Уколико утврди да услуге које су предмет јавне набавке нису извршене у складу са уговореним и у складу са појединачним захтевом, Наручилац ће одмах, писаним путем, а у случају хитности усмено, обавестити Понуђача о уоченим недостацима у извршеним услугама, које је Понуђач дужан да одмах по добијању обавештења отклони, односно поступи у складу са изнетом примедбом Наручиоца. Добављач мора да понуди економски најповољнија решења за организацију путовања, као и најбоље везе са најбржом следећом конекцијом; Захтев у погледу рока извршења услуге: Добављач треба да изврши резервацију (куповину) путних карата и резервацију хотелског смештаја, у траженом броју и у одговарајуће време од момента пријема захтева (е-мејлом, путем поште, факсом) од стране наручиоца. Добављач треба да за сваки конкретан писани захтев наручиоца достави најекономичнију понуду за економску класу авио превоза за тражену дестинацију, а у складу са појединачним захтевом Наручиоца, док је на захтев Наручиоца, Добављач дужан да достави више опција од више различитих авио-превозника. У случају када из оправданих разлога није могуће доставити више понуда различитих авио превозника за одређену дестинацију, од којих неке или све могу бити и од истог авио превозника, као и више понуда ( најмање три понуде) за хотелски смештај у хотелима до највише 4* или друге категоризације у складу са позитвиним прописима Републике Србије и захтевима наручиоца (виша категорија хотела нуди се на изричит захтев Наручиоца), неопходно је доставити образложење у писменом облику. Добављач треба да изврши испоруку путних карата и ваучера на е - mail адресу коју одреди Наручилац или непосредно на адресу Булевар Михајла Пупина 2, Београд, Министарство за бригу о породици и демографију, у року из понуде одабраног Понуђача, а који не може бити дужи од 60 минута од момента када Добављач прими захтев Наручиоца Добављач је дужан да приликом реализације уговора чува као поверљиве све информације, као и податке које добије од Наручиоца, а који могу бити злоупотребљени у безбедносном смислу од неовлашћеног коришћења и откривања, као пословну тајну. Изјава о чувању поверљивих података саставни је део конкурсне документације и Уговора. Наручилац задржава право да врши проверу цена превозних карата и хотелског смештаја, аеродромских такси и свих других пратећих трошкова на тржишту. Уколико приликом упоређивања цена из понуда и тржишних цена, уочи да постоје одступања у цени од оне коју нуди Добављач, захтева да му одмах, без одлагања, а најкасније у року од пола сата, од момента пријема обавештења од Наручиоца, да је пронађена повољнија понуда, обезбеди повољнију понуду коју је сам пронашао. Уколико Добављач не изврши обавезу у наведеном року, који представља битан елемент Уговора, Наручилац задржава право да одмах једнострано раскине уговор о јавној набавци сходно члану 124. Закона о облигационим односима, активира средство финансијског обезбеђења за добро извршење посла и захтева накнаду целокупне штете. У складу са чланом 160. Закона о јавним набавкама („Сл. гласник РС” бр. 91/2019 и 92/2023) Наручилац може повећати обим предмета ове јавне набавке, о чему ће се закључити Анекс овог уговора. Obrazac strukture cene.docx ОБРАЗАЦ СТРУКТУРЕ ЦЕНЕ ЈН 3/2026 Понуђач ……………………………………………………………………………………………………... (назив и седиште понуђача) за ЈН 3/2026 - Услуге резервације и издавања превозних карата и резeрвације хотелског смештаја за службена путовања, даје следећу структуру цене: Назив услуге 1. 2. Цена без ПДВ Цена са ПДВ 01 Цена услуге резервације појединачне авио карте (најнижа прихтватљива цена је 1.00 РСД без ПДВ) 02 Цена услуге резервације хотелског смештаја (најнижа прихтватљива цена је 1.00 РСД без ПДВ) 03 УКУПНА ПОНУЂЕНА ЦЕНА Рок достављања понуде за услугу према захтеву Наручиоца (за резервацију авио карата и резервацију хотелског смештаја) (најмање 1 минут, а највише 60 минута од момента пријема захтева наручиоца) _______________ минута Образац структуре цене понуђач попуњава према следећем упутству: У колону 1. понуђач уписује цену услуге посредовања при резервацији појединачне повратне превозне карте у економској класи у динарима без ПДВ и цену услуге посредовања при резервацији хотелског смештаја у хотелу са 3 или 4 звездице, за једну особу у динарима без обрачунатог ПДВ. У колону 2. понуђач уписује цену услуге посредовања при куповини повратне превозне карте у економској класи за једну особу у динарима са обрачунатим ПДВ и цену услуге посредовања при резервацији хотелског смештаја у хотелу са 3 или 4 звездице за једну особу у динарима са обрачунатим ПДВ. У ред 03 понуђач уписује укупну цену за једну услугу резервације појединачне авио карте и једну услугу резервације хотелског смештаја за колоне 1. и 2. Напомене: Најнижа прихватљива понуђена цена је 1,00 РСД без ПДВ за редове 01 и 02, односно 2,00 РСД без ПДВ за ред 03. Приликом рангирања понуда, упоређиваће се укупна понуђена цена без ПДВ дата у Обрасцу понуде, која мора бити идентична укупно понуђеној цени без ПДВ у Обрасцу структуре цене (ред 03 колона 1.) Рок достављања понуде за услугу према захтеву Наручиоца (за резервацију авио карата и резервацију хотелског смештаја) које Понуђач наведе у обрасцу структуре цене, тече од момента подношења захтева Наручиоца и обавезује га сво време трајања уговора. Наручилац задржава право да изврши тестирање понуђеног рока за достављање понуда. Датум Понуђач _____________________________ ________________________________ Напомене: Овај образац понуђач обавезно доставља уз понуду. Образац структуре цене понуђач мора да попуни и потпише, чиме потврђује да су тачни подаци који су у обрасцу наведени. Kriterijumi za dodelu ugovora.pdf КРИТЕРИЈУМИ ЗА ДОДЕЛУ УГОВОРА И ОСТАЛИ ЗАХТЕВИ НАБАВКЕ 1 Наручилац: МИНИСТАРСТВО ЗА БРИГУ О ПОРОДИЦИ И ДЕМОГРАФИЈУ 112216132 Назив поступка: Услуге резервације и издавања превозних карата и резервације хотелског смештаја за службена путовања Референтни број: ЈН3/2026 КРИТЕРИЈУМИ ЗА ДОДЕЛУ УГОВОРА И ОСТАЛИ ЗАХТЕВИ НАБАВКЕ Део конкурсне документације који је генерисан путем Портала у случају када је наручилац означио опцију аутоматског рангирања понуда на Порталу јавних набавки Назив предмета / партије: Услуге резервације и издавања превозних карата и резервације хотелског смештаја за службена путовања Наручилац је дефинисао критеријуме за доделу уговора на основу: Цене Изабран начин рангирања прихватљивих понуда: Аутоматско рангирање Остали захтеви набавке (који нису наведени изнад као критеријуми) Назив: Цена услуге резервације -провизије Јединица мере: динар Ограничења: Ограничена је минимална вредност коју понуђач може да понуди Минимална дозвољена вредност: 1,00 Ограничена је максимална вредност коју понуђач може да понуди Напомена: У овом делу наведени су остали захтеви набавке који нису претходно наведени као критеријуми за доделу уговора, а понуђач мора на њих да одговори приликом попуњавања електронског обрасца понуде. Ти захтеви могу да се односе на захтеве набавке, које наручилац сматра релевантним за закључење уговора и који се могу нумерички исказати- Резервни критеријуми Уколико два или више понуђача понуде исту најнижу цену – најмању провизију, уговор ће бити додељен оном понуђачу који буде понудио краћи рок извршења резервације. Примена жреба Уколико након рангирања на основу критеријума за доделу и резервних критеријума (ако су дефинисани) није могуће донети одлуку о додели уговора, наручилац ће уговор доделити понуђачу који буде извучен путем жреба. Наручилац ће обавестити све понуђаче који су поднели понуде о датуму када ће се одржати извлачење путем жреба. Жребом ће бити обухваћене само оне понуде које су најповољније након рангирања на основу критеријума за доделу и резервних критеријума (ако су дефинисани). Извлачење путем жреба наручилац ће извршити јавно, у присуству понуђача, и то тако што ће називе понуђача исписати на одвојеним папирима, који су исте величине и боје, те ће све те папире ставити у провидну кутију одакле ће прво извући само један папир. Понуђачу чији назив буде на извученом папиру ће бити додељен уговор. Након извлачења првог папира наручилац извлачи преостале папире један по један те сходно редоследу којим су извучени рангира преостале понуђаче. Понуђачима који не присуствују овом поступку, наручилац ће доставити записник извлачења путем жреба. Model Ugovora.docx МОДЕЛ УГОВОРА ЈН 3/2026 Напомена: Понуђач уз понуду не доставља модел уговора, већ (приликом припреме) на порталу јавних набавки потврђује да је упознат са садржином модела уговора и да је са истим сагласан. У Г О В О Р О ПРУЖАЊУ УСЛУГЕ РЕЗЕРВАЦИЈЕ И ИЗДАВАЊА ПРЕВОЗНИХ КАРАТА И РЕЗЕРВАЦИЈЕ ХОТЕЛСКОГ СМЕШТАЈА ЗА СЛУЖБЕНА ПУТОВАЊА Закључен између: МИНИСТАРСТВА ЗА БРИГУ О ПОРОДИЦИ И ДЕМОГРАФИЈУ, са седиштем у Београду, Булевар Михајла Пупина 2 Матични број: 18377225, ПИБ: 112216132 Број рачуна: 840-1620-21, Буџет Републике Србије које заступа Јелена Жарић Ковачевић, министар, (у даљем тексту: Наручилац) и ……………………………………………………………………………………………. , са седиштем у ……………………….. , улица …………………………… , бр. ……. , Матични број: ……………. , ПИБ: …………….. , број рачуна: ……………… , назив банке: …………………………...…… , кога заступа …………………………………………. , ………………...…. (у даљем тексту: Добављач) Основ уговора: ЈН 3/2026 Понуда изабраног понуђача број:…….. од ……2026. године Одлука о додели уговора број: …………………од……2026. године Уговорне стране констатују да је: - Наручилац на основу члана 52. Закона о јавним набавкама („Службени гласник РС”, бр. 91/2019 и 92/2023 – у даљем тексту: Закон) спровео отворени поступак јавне набавке, ЈН 3/2026, чији је предмет набавка услуга резервације и издавања превозних карата и резервације хотелског смештаја за службена путовања на основу јавног позива објављеног на Порталу јавних набавки; - Добављач доставио понуду брoj: _________________ од ____________ 2026. године, која је прихватљива у смислу члана 144. Зaкона, налази се у прилогу овог уговора и чини његов саставни део; - Наручилац донео Одлуку о додели уговора брoj: ______________ од __________ 2026. године, којом је Добављачу додељен уговор за набавку услуга резервације и издавања превозних карата и резервације хотелског смештаја за службена путовања. Члан 1. Уговорне стране су сагласне да су предмет овог уговора услуге резервације и издавања авио карата и других превозних карата и резервације хотелског смештаја у иностранству и хотелског и апартмантског смештаја у земљи и обезбеђење свих других услуга које су неопходне за реализацију службеног путовања, у складу са дестинацијом (визирање, осигурање и друго) за потребе Министарства за бригу о породици и демографију, за период од годину дана, у свему према конкурсној документацији и усвојеној понуди Добављача, које су саставни део овог уговора. Уговорне стране су сагласне да ће се реализација пружања услуга вршити сукцесивно, према потребама и по налогу Наручиоца. Члан 2. Наручилац је у обавези да најави потребу за резервацијом авио карата и хотелског смештаја, најмање 48 сати пре путовања. Налози се издају у писаној форми, путем телефакса или електронском поштом. Изузетно, у хитним случајевима, налози се могу издавати и усменим путем, с тим да у року од 24 часа морају бити потврђени и писаним путем. Наручилац је дужан да благовремено обавести Добављача о свим релевантним подацима и евентуалним изменама које се односе на куповину авио карата и других превозних карата и резервацију хотелског смештаја, како би Добављач могао успешно да обавља обавезе из овог уговора. Члан 3. Добављач се обавезује да приликом испостављања фактуре за услуге резервације и издавање авио карата и других превозних карата посебно искаже цену авионске карте или друге превозне карте, која ће у себи обухватити све припадајуће трошкове, и цену своје услуге, односно да приликом испостављања фактуре за услуге резервације хотелског смештаја, посебно искаже укупну цену хотелског смештаја, која ће у себи обухватити све припадајуће трошкове (боравишна такса и сл.), и цену своје услуге. Уз фактуру, као њен саставни део, Добављач ће доставити фотокопију електронске карте авио превозника, или другог превозника, односно фотокопију резервације хотелског смештаја. Члан 4. Добављач се обавезује да обезбеди наручене услуге, по најповољнијим ценама у датом моменту на тржишту, у року од ______ (уписује се накнадно према року датом у понуди добављача) по писаном захтеву Наручиоца (факс или електронска пошта). Члан 5. Укупна вредност овог уговора износи _____________ (словима: ) динара без ПДВ, односно ______________ (словима: ) динара са ПДВ. Цена је фиксна и не може се мењати. У цену су урачунати сви трошкови које Добављач може имати у реализацији предмета јавне набавке. Средства за реализацију овог Уговора обезбеђена су Законом о буџету за 2026. годину („Службени гласник РС“ број 105/2025 и 80/2026). За део реализације уговора који се односи на 2027. годину плаћање по овом Уговору ће зависити од обезбеђења средстава предвиђених законом којим се уређује буџет за 2027. годину. У супротном Уговор престаје да важи, без накнаде штете због немогућности преузимања и плаћања обавеза од стране Наручиоца. Уговорена цена из става 1. овог члана обухвата цене авионских карате са свим таксама и осталим зависним трошковима према важећем ценовнику авио превозника, као и других превозних карата, цене хотелског смештаја, цену услуге посредовања, односно резервације авио карата, односно других превозних карата и хотелског смештаја, као и цену обезбеђења свих других услуга које су неопходне за реализацију службеног путовања, у складу са дестинацијом, према понуди Добављача. Члан 6. Наручилац задржава право да изврши контролу цена авио карте, аеродромске таксе и свих других трошкова у вези са издавањем авио карте, или друге превозне карте, односно цена хотелског смештаја као и цену за све друге пратеће трошкове у складу са истоврсним тржишним ценама. Свака злоупотреба и преварно поступање Добављача у овом погледу (нпр. истицање цена знатно већих од упоредивих тржишних цена и др.) представља битну повреду уговора и представља основ за раскид уговора од стране Наручиоца. Члан 7. Добављач је, најкасније у тренутку закључења Уговора, као средство финансијског обезбеђења за добро извршење посла, Наручиоцу доставио бланко сопствену меницу. Добављач меницу доставља са меничним овлашћењем на износ од 10% од уговорене вредности без ПДВ и са клаузулама „неопозива, безусловна, без протеста и трошкова“ са трајањем 30 (тридесет) дана дуже од дана истека рока за извршење уговорних обавеза.. Истовремено предајом поменуте менице Добављач се обавезује да Наручиоцу преда копије картона са депонованим потписима овлашћених лица и доказ о регистрацији менице. Наручилац ће активирати средство обезбеђења за добро извршење посла, уколико Добављач не извршава уговорне обавезе у роковима и на начин предвиђен овим Уговором. Уколико Добављач након активирања средства обезбеђења за добро извршење посла не изврши обавезе на начин који је одредио Наручилац, Наручилац може раскинути Уговор и захтевати накнаду целокупне штете. По извршењу свих уговорних обавеза понуђача средства финансијског обезбеђења ће, на захтев, бити враћена. Члан 8. Наручилац се обавезује да ће извршити плаћање услуге у року од 45 дана од дана службеног пријема фактуре достављене у складу са важећим прописима који уређују издавање, слање, пријем, обраду, чување, садржину и елементе електронских фактура, за сваку услугу. Уз издату фактуру мора бити достављен налог за извршење услуге, као и спецификација извршених услуга. Фактура мора бити регистрована у складу са Правилником о елетронском фактурисању („Службени гласник РС”, брoj 47/2023, 116/2023, 65/2024, 73/2024, 101/2024, 107/2024, 56/2025 и 85/2025). Члан 9. Евентуални захтев Наручиоца за повраћај средстава у вези пружања уговорених услуга, као и случајеви када услед објективних разлога (затворени аеродроми, отказани летови и сл), Наручилац није могао користити услуге, уговорне стране ће решавати споразумно, сходно важећим прописима и условима превозника, којима сe регулишу ови случајеви. Добављач је сагласан на повремене промене резервације од стране Наручиоца, које се могу дешавати до 24 сата пре преузимања авио карте. Такође, Добављач се обавезује да Наручиоцу да информације о условима отказа (трошковима) које је прописао крајњи извршилац услуге, односно компанија превозника или хотел, а Наручилац задржава право да откаже резервацију путних карата и хотелског смештаја, у склaду са условима крајњег извршиоца услуге. Члан 10. Наручилац има право да једнострано откаже Уговор, са отказним роком од 15 дана од дана достављања писменог обавештења о отказу, ако Добављач не извршава обавезе на начин и у роковима предвиђеним овим уговором, или ако не отклони недостатке у извршењу уговорених обавеза, о чему писмено обавештава Добављача. Уговорне стране су сагласне да уколико дође до једностраног раскида уговора од стране Добављача, Наручилац задржава право реализације средства финансијског обезбеђења из члана 7. овог уговора. Наручилац задржава право да и поред реализованог средства обезбеђења и раскида Уговора захтева и накнаду целокупне штете. Члан 11. Овај уговор се закључује даном потписивања обе уговорне стране на период до 12 (дванаест) месеци. Овај уговор је временски и финансијски ограничен Финансијски је ограничен до висине средстава опредељених за реализацију овог уговора. Утрошком средстава предвиђених чланом 5. став 1. овог уговора, овај уговор престаје да важи. Члан 12. У складу са чланом 160. Закона о јавним набавкама („Сл. гласник РС” бр. 91/2019 и 92/2023) Наручилац може повећати обим предмета ове јавне набавке, о чему ће се закључити Анекс овог уговора. Члан 13. Добављач је дужан да приликом реализације овог уговора чува као поверљиве све информације, као и податке које добије од Наручиоца, а који могу бити злоупотребљени у безбедносном смислу од неовлашћеног коришћења и откривања, као пословну тајну. Изјава о чувању поверљивих података саставни је део овог Уговора. Члан 14. За све што није регулисано овим уговором, примењиваће се одредбе Закона о облигационим односима. Члан 15. Уговорне стране су сагласне да ће све евентуалне спорове у вези са овим уговором решавати споразумно, а у супротном уговара се надлежност Привредног суда у Београду. Члан 16. Овај уговор је сачињен у шест истоветних примерака, од којих четири за Наручиоца и два за Добављача. НАРУЧИЛАЦ ДОБАВЉАЧ