Организација догађаја

2 Opis i specifikacija predmeta, uslovi isporuke ili izvršenja 68 26.docx ОРГАНИЗАЦИЈА ДОГАЂАЈА ПРЕДМЕТ НАБАВКЕ Агенција за безбедност саобраћаја током године организује већи број активности и догађаја који обухватају различите сегменте рада саме Агенције. Наредне две године у плану је организација и реализација више јако битних догађаја, кампања и стручних скупова који обухватају рад са децом, обележавање Светског дана сећања на жртве саобраћајних незгода, потом обележавање дана мобилности, дана Агенције, организацију догађаја са младима, организација стручних скупова АБС-а, конференције унапређење система безбедности саобраћаја као и догађаја за запослене. Све наведене активности су од значаја за рад и поруке које пласира Агенција за безбедност саобраћаја, стога је од велике важности да наведене активности буду спроведене професионално и одговорно. ПРОЈЕКТНИ ЗАДАТАК СВЕТСКИ ДАН СЕЋАЊА НА ЖРТВЕ САОБРАЋАЈНИХ НЕЗГОДА Агенција за безбедност саобраћаја је у претходним годинама на различите начине обележавала овај догађај, окупљајући све заинтересоване стране. Свест о значају и циљевима који се постижу обележавањем Светског дана сећања на жртве саобраћајних незгода подстиче Агенцију да сваке године организује активности посвећене овом датуму. Обележавање се реализује у сарадњи са институцијама које су део система управљања безбедношћу саобраћаја, као и са најширом заједницом сарадника, како би се заједничким снагама указало на важност безбедности у саобраћају и сећања на жртве. Циљеви обележавања Светског дана сећања на жртве саобраћајних незгода је да се: ода пошта жртвама саобраћајних незгода, изрази саосећање и солидарност са њиховим породицама, скрене пажња на високу цену коју плаћају жртве саобраћајних незгода, њихове породице и пријатељи, скрене пажња јавности да последице саобраћајних незгода трпи читаво друштво не само кроз губитак живота и здравља и квaлитета живота, већ и кроз смањење продуктивности, оптерећење здравственог система и укупно смањење свих потенцијала нашег друштва, подсети учеснике у саобраћају да њихова непажња и непрописно понашање у највећој мери утиче на повећања ризика страдања у саобраћају, ода признање свим носиоцима активности у превенцији саобраћајних незгода, промоцији безбедног понашања, а нарочито у ублажавању и отклањању последица, да се представе и промовишу најважније активности и планови носилаца система безбедности. Такође је намера да се током манифестације упуте апели: друштву и донисиоцима одлука да се успостави систематичан приступ превенцији саобраћајних незгода кроз повећање капацитета свих служби које су надлежне за превенцију и отклањање последица саобраћајних незгода, јавности да схвати тежину последица саобраћајних незгода и да утиче на промену навика, ставова и понашања учесника у саобраћају, појединачним учесницима у саобраћају да схвате да су најодговорнији, али истовремено и најугроженији, односно да својим понашањем могу спречити или изазвати несагледиве последице по себе и друге учеснике у саобраћају. Понуђач је у обавези да реализује следеће активности: Организацију скупа/догађаја ; Израда концепта обележавања Светског дана сећања на жртве саобраћајних незгода Израда визуелног идентитета и промо материјала за обележавање Светског дана сећања на жртве саобраћајних незгода Организацију медијске покривености догађаја/ПР кампања; Извештај са скупа ОРГАНИЗАЦИЈА СКУПА Наручилац организује скуп на ком ће учествовати представници Министарства унутрашњих послова, Агенције за безбедност саобраћаја, других министарстава, институција Града Београда, локалних самоуправа у Републици Србији и други субјекти који учествују у систему управљања безбедности саобраћаја. Списак учесника који присуствују скупу доставља Наручилац. Трајање скупа је укупно до 2 сата и обухвата долазак учесника, одржавање званичног дела и обраћање говорника. Организовање скупа подразумева: Изнајмљивање адекватне сале, са местима за седење за најмање 100 учесника. Организовање тока догађаја, са водитељем програма (долазак учесника, одржавање званичног дела и обраћање говорника); Особље које ће реализовати активности на догађају – протокол, техничка реализација догађаја, фотографисање, снимање; Опрема за реализацију догађаја: рачунар, пројектор, платно, озвучење, микрофони, говорница, миксета; Код одабира сале у којој ће скуп бити реализован, Понуђач доставља три предлога сале за одржавање а Наручилац врши одабир. Понуђач даје предлог Агенде скупа на коју Наручилац даје сагласност. ИЗРАДА КОНЦЕПТА И ВИЗУЕЛНОГ ИДЕНТИТЕТА ОБЕЛЕЖАВАЊА СВЕТСКОГ ДАНА СЕЋАЊА НА ЖРТВЕ САОБРАЋАЈНИХ НЕЗГОДА Концепт обележавања Понуђач је дужан да изради и предложи концепт обележавања који обавезно садржи: тему и креативно решење које ће на достојанствен и емотиван начин указати на страдање у саобраћајним незгодама и подстаћи јавност на одговорније учешће у саобраћају, предлог активности (нпр. изложба, перформанс, дигитални садржаји, комуникација путем друштвених мрежа и др.) које ће допринети јачању свести о последицама саобраћајних незгода и значају безбедности саобраћаја. Концепт се сматра важећим тек након писане сагласности Наручиоца. 2. Визуелни идентитет и промотивни материјали На основу одобреног концепта, Понуђач је дужан да изради визуелни идентитет и обезбеди пратеће материјале, и то: 2 roll-up Димензија: 1 комад (1200x2000mm); 1 комад (100x2000mm) Боја: у складу са дизајном, Штампа: пун колор, једнострано, на припреми димензија 120x212mm и 100x210mm. back-wall за брендирање простора, уз обавезу постављања на месту одржавања, остаје власништво Наручиоца након догађаја. Опис: BACKWALL (GIGA) – сегментни текстуално платно са штампом Димензије: оквирно 300 x 200 x 30cm Карактеристике: омогућава мобилност, омогућава штампу на платну, лаку преносивост, брзу инсталацију, за монтирање није потребан алат, Штампа: изабраног визуалног решења на целом текстуалном платну беџеве или значке са симболом жртава саобраћајних незгода за све учеснике скупа Количина: 100ком, Штампа: преко целе површине у боји на основу визуелног решења. најмање 2 визуелна решења за употребу на друштвеним мрежама и најмање 1 видео спот за најаву обележавања дана сећања у трајању до 30 секунди, оригиналан слоган акције и визуелни идентитет. Сва визуелна решења и материјали подлежу претходној писаној сагласности Наручиоца. ОРГАНИЗАЦИЈА МЕДИЈСКЕ ПОКРИВЕНОСТИ ДОГАЂАЈА/ПР КАМПАЊА; Понуђач има обавезу да: Припреми саопштење за јавност и позив за медије и достави Наручиоцу најкасније 5 дана пре одржавања манифестацијe и закупи простор за најмање 5 објава на порталима у Републици Србији Понуђач даје предлоге позива и саопштења за медије, а Наручилац одобрава. ИЗВЕШТАВАЊЕ Понуђач ће о извршеним пословима извештавати Наручиоца у виду свакодневне комуникације са лицем задуженим испред Наручиоца и информисања истог о току припрема и реализације појединих послова. По завршетку скупа, Понуђач је дужан да Наручиоцу достави коначан писмени извештај о реализацији скупа са фотодокументацијом, најкасније у року од пет дана од дана реализације поменутог догађаја. У периоду припреме и реализације скупа, по потреби и на захтев уговорних страна ће се организовати радни састанци представника Наручиоца и Понуђача. Сви пратећи радни материјали, попут фотографија, штампаних материјала и осталих материјала са организованог скупа, представљају власништво Агенције за безбедност саобраћаја и Понуђач је дужан да исте достави Наручиоцу након догађаја, а уз коначан извештај о реализацији скупа. ДАН МОБИЛНОСТИ Европска недеља мобилности (ЕНМ) је годишња кампања одрживе урбане мобилности, организована од стране мрежа градова Eurocities (која има улогу координатора). Циљ кампање која се одржава сваке године од 16. до 22. септембра је да подстичу локалне управе широм Европе да уводе и промовишу мере одрживог саобраћаја и да понуде својим грађанима алтернативе употреби аутомобила. Понуђач је у обавези да у договору са Наручиоцем организује активности којим ће се обележити Европска недеља мобилности, Очекивани ефекти Манифестације, поред промоције одрживе мобилности су, смањење ефеката стаклене баште и потрошње фосилних горива, повећање квалитета живота, као и смањени штетни утицај саобраћаја на здравље грађана. Општи циљ кампање треба да буде усмерен на промену ставова навика и понашања грађана, тако да их мотивише да се користе одрживе видове транспорта као што су бициклизам, јавни превоз и пешачење. Понуђач је у обавези да организује промоцију Европске недеље мобилности односно да: осмисли, дизајнира и спроведе промотивне активности пре ЕНМ (најаву) и за време ЕНМ осмисли и креира визуелна решења за друштвене мреже Наручиоца, најмање 3 и Наручилац даје сагласност изради 2 (двe) „шарк“ заставе, димензија оквирно 260x60 cm, бредниране у изабрани визуелни идентитет (конструкција са заставама у паковању по моделу лаке инсталације), организује једнодневни полигон безбедне вожње бицикла на најмање две прометне локације у договору са Наручиоцем. Могуће је организовати догађај и у једној локалној самоуправи на територији две општине. Наручилац даје сагласност на концепт полигона. Полигон мора садржати јасне дефинисане вежбе и смернице за циљну групу у складу са реалном саобраћајном сликом. Сценарио полигона доставља пОнуђач, а Наручилац даје сагласнсот. За активности на терену обезбеди : Промотивни пулт Опис: промотивни пулт Димензије: оквирно 180 x 80 cm Карактеристике: омогућава мобилност, омогућава штампу, лаку преносивост, брзу инсталацију, за монтирање није потребан алат Штампа: изабраног визуалног решења кампање са/или логом Наручиоца Преносиви рекламни шатор Димензије: 3x3m Садржај: кров и три поља, брендиг на сваком пољу, највиша купола око 320cm, водоотпоран и преносив Боја: Бела Штампа: Лого АБС оквирно 40x40cm и изабрани визуелни идентитет уз лого. Флајер – 300 КОМАДА Димензије: А5 формата Штампа: двострано колор Садржај: Графички дизајнирани, садрже информације и податке везане за страдање са QR кодом. Садржај флајера одобрава Наручилац на предлог Извршиоца. Три униформисана промотера за поделу промо материјала и комуникација са грађанима уз смернице Наручиоца. Понуђач даје предлог униформи, Наручилац сагласност. Сними реализацију свих промотивних акција (снимање у Full HD технологији, тонско снимање видео материјала, тонску обраду видео материјала, припрему музичке подлоге за спот, постпродукцију слике (видео монтажа, колор корекција и финални микс тона) Направи минимум 50 фотографија од којих ће се 10 користити за даљу обраду и достави Наручиоцу у току самог догашаја, ради оглађавања на друштвеним мрежама изврши постпродукцију снимљеног материјала, како би се као резултат добио видео спот у трајању од најмање 20 секунди за друштвене мреже, изради завршни извештај (детаљан извештај свих реализованих активности са фотодокументацијом) и достави Наручиоцу најкасније 10 дана након реализације догађаја. СВЕЧАНО ОБЕЛЕЖАВАЊЕ ДАНА АГЕНЦИЈЕ ЗА БЕЗБЕДНОСТ САОБРАЋАЈА Агенција за безбедност саобраћаја основана је одлуком Владе Републике Србије 2009. године, са циљем успостављања и развоја система безбедности друмског саобраћаја у Републици Србији. Оснивање Агенције утемељено је у Закону о безбедности саобраћаја, којим је предвиђено постојање институције на републичком нивоу надлежне за координацију и унапређење система безбедности саобраћаја. У складу са својим надлежностима и значајем који има у систему безбедности саобраћаја, Агенција планира организовање свечаности поводом обележавања годишњице свог оснивања. Свечаност ће бити прилика за представљање досадашњих резултата, постигнутих успеха и планираних активности у циљу даљег унапређења безбедности саобраћаја у Републици Србији. ПРОЈЕКТНИ ЗАДАТАК У оквиру пројекта потребно је организовати свечано обележавање Дана Агенције за безбедност саобраћаја, којој ће присуствовати представници институција Републике Србије које доприносе унапређењу система безбедности саобраћаја, стручна јавност и запослени Агенције. У оквиру пројекта, Понуђач је потребно да спроведе и обезбеди: организационе послове у вези припреме, реализације и организације свечаности закупи и уреди простор за потребе реализације свечаности брендира свечаност - графички дизајн материјала за потребе обележавања тога дана, који подразумева дизајн свих поклона и пратећих материјала. организација свечане вечере извештај о реализацији догађаја ДЕТАЉАН ОПИС ЕЛЕМЕНАТА ОРГАНИЗАЦИЈЕ ДАНА АГЕНЦИЈЕ ОРГАНИЗАЦИОНИ ПОСЛОВИ У ВЕЗИ ПРИПРЕМЕ РЕАЛИЗАЦИЈЕ И ОРГАНИЗАЦИЈА СВЕЧАНОСТИ Понуђач је у обавези да сачини организациони концепт припреме и реализације свечаности као и слоган којим ће се обележити Дан Агенције за безбедност саобраћаја. Концепт, динамику припрему и саму реализацију свечаности предлаже Понуђач, а Наручилац даје сагласност. Од дана потписивања уговора, до завршетка реализације догађаја, Понуђач је у обавези да обезбеди најмање једно стручно лице које ће бити у свакодневној комуникацији са Наручиоцем и радити на пословима припреме и реализације. Потребна је стална комуникација путем електронске поште или путем телефона, присуство на припремним састанцима и на самом догађају. Поред особе која ће бити у свакодневној комуникацији са Наручиоцем и радити на пословима припреме и реализације догађаја потребно је ангажовати и најмање пет униформисаних особа (хостесе) ради обављања протокола. Униформе предлаже и обезбеђује Понуђач, а Наручилац даје сагласност. За потребу реализације свечаности Понуђач обезбеђује ангажовање техничког особља (за рачунарску опрему, пројекторетон и др.). Техничка подршка је одговорна да у току реализације свечаности све функционише без проблема са техничке стране и да сви технички елементи буду обезбеђени. Такође, Понуђач обезбеђује и фотографисање. Наручиоцу се након догађаја предаје копија на USB-у, са свим фотографијама. ЗАКУП И УРЕЂИВАЊЕ СВЕЧАНОГ ПРОСТОРА И ПОСЛУЖЕЊЕ, Догађај је свечаног карактера, организује се на територији Града Београда и трајаће оквирно три сата. Понуђач обезбеђује пригодан простор, храну, послужење, особље, организује припрему и реализацију самог догађаја. Понуђач доставља предлог Наручиоцу за најмање три свечана простора (сале) капацитета најмање 300 места, који су адекватни за организацију свечаности. На основу предлога, Наручилац врши избор свечаног простора. Наручилац врши избор термина одржавања догађаја. Потребно је да свечана сала буде опремљена техником за потребе обраћања говорника на свечаности (миксета, фиксни микрофон, озвучење). Понуђач је потребно да ангажује лица која ће пружати техничку подршку и руковати опремом за време трајања свечаног дела програма Техничка подршка је одговорна да у току реализације догађаја све функционише без проблема са техничке стране и да сви технички елементи буду обезбеђени. Обавезни елементи понуде послужења у току трајања свечаности: Коктел послужења на бази шведског стола (обавезно у понуди имати и посни мени, домаћа и страна пића у склопу менија кој ихотел поседује) за 300 званица. Изабрани хотел поседује предлог менија на бази шведског стола у зависности од тиап догађаја и броја присутних. Коначан мени одобрава Наручилац. Понуђач треба да обезбеди музички програм током одржавања свечаног коктела у виду бенда, са домаћим репертоаром музике. Напомена: Свечани коктел са пратећим музичким програмом (коктел музика) подразумева неограничену конзумацију хране на бази шведског стола и пића (страна и домаћа), на који је добијена сагласнсот Наручиоца за предвиђен број присутних. БРЕНДИРАЊЕ ДОГАЂАЈА За потребе организације и реализације догађаја, Понуђач обезбеђује дизајнерску подршку. Понуђач треба да уради идејно креативно решење за догађај које ће обухватити назив догађаја и одговарајући визуелни идентитет који ће се користити на свим материјалима током догађаја, у складу са темом догађаја. Понуђач даје предлог дизајна, а Наручилац даје своје сугестије и одобрава дизајн. Понуђач доставља најмање три предлога дизајна, а Наручилац бира један. За потребе реализације свечаности Понуђач треба да: Понуђач треба да обезбеди алуминијумску конструкцију Alu truss за банер величине најмање 2m x 5m и штампу банера, уз претходно одобрење Наручиоца. Припрему за штампу и штампу банера у димензијама истог, ради Понуђач, а Наручилац даје сагласност. Планирано је да се пре уласку у салу постави наведени банер за фотографисање са гостима свечане академије. Roll up,(2 комада) Димензија: 1 комад (1200x2000mm); 1 комад (100x2000mm) Боја: у складу са дизајном, Штампа: пун колор, једнострано, на припреми димензија 120x212mm и 100x210mm. Нотес(300 ком) Димензије:140 x 210mm Књижни блок :офсетпапир, граматуре 80 g/m2 саминимум 192 стране. Књижни блок је недатумиран и садржи део зауписивање личних података. Садржи џеп на унутрашњој страни корице. Корица: са еластичном траком за затварање. Боја по избору наручиоца Материјал корица: пресвучен ситном текстуром Штампа: Суви жиг или пресликач по захтеву Наручиоца Припрему за штампу врши Понуђач, са елементима достављеним од стране Наручиоца. Хемијска оловка, (300 ком) Хемијска оловка метална, модел „touch“, плаво мастило Боја: по избору Наручиоца Модел: дводелна Штампа: Кружна ласерска гравура маркирање око целе површине оловке димензије око~ 14x60 mm или ув штампа Календар стони, (300 ком) Формат: 148x210 cm Обим:13листа + носач Материјал листови : 300 гр. мат кунстдрук Материјал носач : 150 гр. мат кунстдрук + лепенка 1,9 мм Штампа листова : 4/4+1/1 мат ВД лак+ 1/1 - 3Д УВ/лак Штампа носача : 4/4 Пластификација носача : 1/0 мат Конференцијска кеса (300 комада) Опис: конференцијска картонска/папирна кеса Димензије: око 39cmх29cmх8cm Боја: тегет плава или из палете доступних боја по захтеву Наручиоца Штампа: сито или пресликач у боји, димензија13x15cm Мајица (300 комада) Опис: мајица кратак рукав, крагна на округлину, дупли штепови на рендеру рукавима и дну, додатни штепови дуж рамена, оковратник очајан траком Материјал: 100% памук (мин 180gm/m²) Величина: M, L, XL, XXL,XXXL, по захтеву Наручиоца Боја: по захтеву наручиоца из доступне палете боја Штампа: сублимација по захтеву Наручиоца, ОРГАНИЗАЦИЈА СВЕЧАНЕ ВЕЧЕРЕ Понуђач треба да организацију свечану вечеру за највише 100 учесника са пратећим музичким програмом. Понуђач треба да да предлог најмање два пригодна простора за организацију свечане вечере. На основу предлога, Наручилац врши избор свечаног простора. Свечана вечера са пратећим музичким програмом подразумева неограничену конзумацију хране на бази шведског стола и пића. Свечана вечера не мора бити организована истог дана када се обележава дан Агенције за безбедност саобраћаја. Сагланост на простор даје Наручилац. ИЗВЕШТАЈ О РЕАЛИЗАЦИЈИ ДОГАЂАЈА Након завршетка догађаја, Наручилац је у обавези да у року од највише 10 дана од реализације догађаја Наручиоцу достави све фотографије, као и друге материјале које буде радио за Наручиоца. Од Понуђача се очекује: комплетна организација догађаја, закуп простора за реализацију догађаја, обезбеђење адекватне технике и остала опрема; ангажовање свих потребних лица. ОРГАНИЗАЦИЈА ДОГАЂАЈА ЗА МЛАДЕ У просеку, годишње у Србији у саобраћајним незгодама погине око 100 и бива повређено око 6.100 младих лица. Другим речима, у просеку, сваки четврти дан једно младо лице погине у саобраћајним незгодама, и свакога дана буде повређено око 17 младих. Карактеристично за младе је да немају довољно искуства у управљању возилом, а са друге стране степен емоционалне зрелости, као и начин живота младих утиче на повећање ризика од настанка саобраћајних незгода и тежине последица саобраћајних незгода. Млади највише страдају као возачи и путници, пре свега у путничким аутомобилима. Живимо у времену када се животи све већег броја младих завршавају прерано и трагично. Различита обољења, од којих је нека могуће спречити и излечити, узимају животе великог броја младих. Саобраћајне незгоде су један од водећих узрока страдања младих, како у свету, тако и у нашој земљи. Сваког дана на путевима у свету погине око 1000 младих људи. У Србији, сваки пети човек који погине и скоро сваки трећи повређени, припада старосној групи од 15 до 30 година. Нјвише малдих страда у првој години возачког стажа. Ову врсту пошасти која односи животе младих је могуће спречити превентивним радом. Разлози за овакво стање су недовољно знање и искуство, погрешни ставови и понашање које млади учесници у саобраћају неретко испољавају. Један од кључних елемената за достизање мање изложености ризицима за младе у саобраћају је континуирано саобраћајно образовање. Са тим у вези, постоји свакодневна потреба за организовањем догађаја и разних других активности које доприносу подизању свести, нивоа знања и исправних ставова по питању безбедности младих у саобраћају. Обавеза Понуђача : 1.Oсмисли, дизајнира и спроведе промотивне активности пре догађаја (најаву) и на сам дан када је Наручилац планирао да спроведе догађај. Понуђач доставља предлог активности а Наручиалц даје сагласност. Активности могу бити изложбе, перформансе, јавни часови, радионици или др. са темом безбедног понашања у саобраћају. 2.Набави и брендира: 2 „шарк“ заставе, Опис: Shark заставе, са конструкцијом и постољем Димензија конструкције: оквирно 260 cm Димензија заставе: оквирно 60 x 220 cm Штампа: преко целе површине, лого АБС оквирно 30cmx30cm и визуелно решење Промотивни пулт Опис: промотивни пулт Димензије: оквирно 180 x 80 cm Карактеристике: омогућава мобилност, омогућава штампу, лаку преносивост, брзу инсталацију, за монтирање није потребан алат Штампа: изабраног визуалног решења кампање са/или логом Наручиоца 4. Три униформисана промотера за поделу промо материјала и комуникација са грађанима уз смернице Наручиоца. Понуђач даје предлог униформи, Наручилац сагласност. 5.обезбеди ЛЕД екран најмање димензија 3x2 метра а највише 4x4 метра, фиксни микрофон, озвучење. Понуђач је потребно да ангажује лица која ће пружати техничку подршку и руковати опремом за време трајања свечаног дела програма. Техничка подршка је одговорна да у току реализације догађаја све функционише без проблема са техничке стране и да сви технички елементи буду обезбеђени. 6.сними реализацију свих промотивних акција (снимање у Full HD технологији, тонско снимање видео материјала, тонску обраду видео материјала, припрему музичке подлоге за спот, пост продукцију слике (видео монтажа, колор корекција и финални микс тона) 7.осмисли најмање 2 визуелна решења за друштвене мреже као и видео најаве у трајању до 20 секунди 8.изврши пост продукцију снимљеног материјала, како би се као резултат добио видео спот у трајању од најмање 30 секунди, 9.изради завршни извештај (детаљан извештај свих реализованих активности са фотодокументацијом) и достави Наручиоцу најкасније 10 дана након реализације догађаја. 10.Осмисли концепт који ће обезбедити активно учешће младих у активностима на друштвеним мрежама-Изабрани Понуђач је дужан да осмисли врсте активности (call-to-action, giveaway, квизови, позив на акцију и сл. ) које ће мотивисати младе да се активно укључе у промовисање теме кампање. Ова активност треба да буде реализована у форми конкурса, наградне игре и сл. У току реализације кампање потребно је подстаћи младе да изразе на креативан начин исправне ставове на тему безбедног понашања у саобраћају. Сагласност на предложену активност даје Наручилац. Млади ставове треба да изразе „постовањем“ фото, видео или других материјала, које ће сами израдити (дизајнирати), са циљем да укључе што већи број својих вршњака у припрему ових материјала уз обавезно обележавање (таговање) Инстаграм странице Агенције за безбедност саобраћаја @abs.srbija. У кампањи ће се награђивати и учесници у Giveaway активацијама на Инстаграму по принципу случајног избора путем апликације која у обзир узима учеснике у Giveaway-у. Giveaway активације могу бити на Инстаграм страници Наручиоца или изабране јавне личности, сходно предлогу стратегије пласирања садржаја. За потребе реализације кампање Понуђач треба да обезбеди укупно 30 бежичних слушалица за смарт телефон. Идеја је да се слушалице поделе кроз Giveaway активације, означене (таговане) објаве на Инстаграму или у оквиру активација на терену. Изабрани Понуђач је у обавези да дистрибуира награде на адресе добитника. Такође, комплетну комуникацију са добитницима, води изабрани Понуђач. 11. Организује састанак/округли сто/ радионицу са Канцеларијом за младе у одабраној локалној самоуправи на тему дијалога са малдима, активносг укључивања младих у процесе едукације као и промоциеј волонтеризма ОРГАНИЗАЦИЈА ДОГАЂАЈА ЗА ЗАПОСЛЕНЕ АГЕНЦИЈЕ ЗА БЕЗБЕДНОСТ САОБРАЋАЈА Циљ oрганизације овог догађаја је: јачање тимског духа и сарадње међу запосленима, унапређење комуникације и поверења унутар колектива, повећање мотивације запослених и стварање позитивне радне атмосфере, развијање вештина решавања проблема и заједничког доношења одлука као и подстицање креативности и иницијативе запослених Понуђач је у обавези да предложи и реализује програм који укључује комбинацију едукативних , забавних и спортских активности, организује боравак учесника (простор, храна, освежење као и потребну опрему), прилагоди програм броју учесника и њиховим специфичним потребама. Предвиђено трајање догађаја је један дан које је потребно организовати ван Београда за максимално 100 људи. Тачан број запослених који ће присуствовати догађају, Наручилац ће доставити Понуђачу најмање 10 дана пре организације догађаја. Понуђач је у обавези да: предложи и реализује програм који укључује комбинацију едукативних, забавних и спортских активности, организује боравак учесника (простор, храна, освежење): Пиће добродошлице – укупно 100 (вода кисела и обична, кафа, филтер кафа, сок) Ручак: предјело, главно јело, салата, дезерт, домаћа и страна пића у склопу менија. Обавезно имати у понуди и посни мени обезбеди организован превоз запослених аутобусима високе туристичке класе, изради детаљан план и програм догађаја, предложи додатне забавне активности (друштвене игре, спортске игре, радионице и сл.), које ће Наручилац одобрити, изради завршни извештај (детаљан извештај свих реализованих активности са фотодокументацијом) и достави Наручиоцу најкасније 5 дана након реализације догађаја. Локацију за одржавање догађаја предлаже Понуђач, а одобрава Наручилац. Простор мора бити прилагођен броју учесника и карактеру програма У оквиру програма потребно је предвидети организовано упознавање са културним и природним знаменитостима региона у близини места одржавања догађаја. Обилазак треба да буде конципиран тако да: представља културно, историјско или природно наслеђе региона, омогући учесницима упознавање са локалном традицијом и обичајима, садржи активности које су лагане и прилагођене свим учесницима (нпр. шетње, разгледање, вођене туре), укључи стручног водича који ће пружити релевантне информације на занимљив и приступачан начин, траје оптимално време (2–4 сата), усклађено са осталим активностима програма. Понуђач је у обавези да: достави предлог атракција/локација које ће бити обухваћене, обезбеди улазнице (уколико постоје), водича и осталу неопходну логистику. Изради мајице за запослене- 100ком Опис: мајица кратак рукав, крагна на округлину, дупли штепови на рендеру рукавима и дну, додатни штепови дуж рамена, оковратник очајан траком Материјал: 100% памук (мин 180gm/m²) Величина: M, L, XL, XXL,XXXL, по захтеву Наручиоца Боја: по захтеву наручиоца из доступне палете боја Штампа: сублимација по захтеву Наручиоца, припрему доставља наручилац ( лого АБС-а оквирно 5x5cm, порука и визуал 15cmxa15cm) Наручилац задржава право да промени договорени датум организације догађаја уколико су лоши временски услови. ОРГАНИЗАЦИЈА СТРУЧНОГ СКУПА АБС-А - ОВЛАШЋЕНИХ ОРГАНИЗАЦИЈА ЗА ИСПИТИВАЊЕ ВОЗИЛА Потребно је организовати скупове овлашћених правних лица и свих испитних радника у трајању од највише два дана за 10 овлашћених организација за испитивање возила. Циљ је размена сазнања кроз излагање стручних радова о технолошком развоју у области производње возила, прописа о возилима и начину испитивања возила као и хармонизација процедура испитивања возила. Неопходна је надоградња знања и вештина радника на испитивању возила, размена искустава и хармонизација поступања према одредбама Закона о безбедности саобраћаја. Потребно је организовати дводневни скуп којем ће присуствовати представници овлашћених организација за испитивање возила. Скуп ће бити одржан ван Београда, у Републици Србији, за највише 300 лица у два узастопна дана у једном месту у једном или више објеката у међусобној близини. Укупан број учесника је највише 300 заједно са предавачима и организаторима. Скуп се може извести у једној сали. У оквиру пројекта, Понуђач је потребно да спроведе и обезбеди: Организационе послове у вези припреме реализације скупа, организација целокупног скупа, Закуп простора, организација послужења, као и уређивање сала за обуку и простора, Брендирање скупа - графички дизајн и израда материјала за потребе скупа, који подразумева дизајн свих поклон материјала, пратећих материјала, Два преноћишта са исхраном за 40 особа. ДЕТАЉАН ОПИС ЕЛЕМЕНАТА ОРГАНИЗАЦИЈЕ СКУПОВА: ОРГАНИЗАЦИОНИ ПОСЛОВИ У ВЕЗИ ПРИПРЕМЕ РЕАЛИЗАЦИЈЕ СТРУЧНОГ СКУПА И ОРГАНИЗАЦИЈА СТРУЧНОГ СКУПА Понуђач је у обавези да сачини организациони концепт припреме и реализације скупа. Концепт, термин скупа, динамику припрема и саму реализацију скупа предлаже Понуђач а Наручилац даје сагласност. Понуђач осмишљава назив скупа, а Наручилац одобрава у складу са темама скупа. Од дана потписивања уговора, до завршетка реализације стручног скупа, Понуђач је у обавези да обезбеди најмање једно стручно лице које ће бити у свакодневној комуникацији са Наручиоцем и радити на пословима припреме и реализације. Потребна је стална комуникација путем електронске поште и телефонски, присуство на припремним састанцима, присуство на самом скупу. Понуђач сачињава позивна писма, шаље позиве учесницима скупова, а по потреби комуницира путем електронске поште и телефона са потенцијалним учесницима скупова. Наручилац ће обезбедити све електронске адресе и бројеве телефона потенцијалних учесника скупова. Редовно и благовремено обавештавање потенцијалних учесника скупа, у вези нових информација о скупу, у координацији са Наручиоцем. Свакодневне консултације и извештавање Наручиоца о свим дешавањима око организовања скупа. Припрема и штампање списка учесника за регистрацију учешћа на скупу (табела за уписивање са подацима о телефону, мејл адреси и др.) у складу са договором са Наручиоцем. Понуђач ће доставити прелиминарни списак свих пријављених учесника Наручиоцу у електронској форми најкасније два дана пре почетка стручног скупа. Оригинални попуњен списак учесника након регистрације се доставља Наручиоцу, а електронску верзију оригиналног списка израђује Понуђач и доставља у Еxcel-u, приликом предаје коначног извештаја. Поред особе која ће бити у свакодневној комуникацији са Наручиоцем и радити на пословима припреме и реализације, за потребе реализације скупа потребно је ангажовати најмање 4 особе (хостесе), у складу са захтевом Наручиоца, униформисаних за протокол (вођење евиденција, регистрација и распоређивање учесника по салама, и др. пропратни послови). Униформе примерене одржавању стручног скупа, усклађене са дрес кодом који се примењује у јавним установама, обезбеђује Понуђач, а Наручилац даје сагласност. Униформисане особе ће бити на располагању три дана, за припрему и реализацију скупa. За потребе реализације скупа, наведено особље ће вршити координацију и смештај група током предавања. За потребу реализације стручног скупа обезбеђује ангажовање техничког особља (за рачунарску опрему, пројекторе, пуштање презентација, тон и др.). Техничка подршка је одговорна да у току реализације стручног скупа све функционише без проблема са техничке стране и да сви технички елементи буду обезбеђени. Такође, Понуђач обезбеђује фотографисање (минимум 20 фотографија по дану од којих се најмање 10 у пуној резолуцији може користити за објављивање), аудио и видео запис током стручног скупа (званичници, излагачи, учесници, ток стручног скупа). Наручиоцу се након стручног скупа а најкасније 10 дана од завршетка скупа, предаје копија на USB-у, са свим фотографијама, аудио и видео записом. Снимање материјала мора бити у Full HD технологији. Понуђач од Наручиоца добија и штампа агенду стручног скупа за сваког учесника стручног скупа. Агенду дефинише Наручилац. ЗАКУП ПРОСТОРА, ОРГАНИЗАЦИЈА ПОСЛУЖЕЊА, КАО И УРЕЂИВАЊЕ КОНФЕРЕНЦИЈСКЕ САЛЕ И ПРОСТОРА Дводневни стручни скуп је потребно организовати у хотелу са најмање четири звездице, за највише 300 лица у једном или више објеката у међусобној близини. Понуђач доставља предлог Наручиоцу за најмање три хотела који поседују адекватан простор за организовање стручног скупа. Уз достављање предлога хотела, Понуђач је потребно да наведе назив и адресу хотела. На захтев Наручиоца, Понуђач обезбеђује Наручиоцу улазак у сваки од хотела које Понуђач предложи, да прегледа конференцијске сале као и собе у којима ће бити смештени учесници стручног скупа. Наручилац бира и даје сагласност на хотел. Најједноставније извођење скупа је у једној сали, понуда мора да садржи ову могућност. Понуђач о свом трошку врши организацију боравка лица које ангажује ради реализације стручног скупа. Наведена лица не спадају у учеснике стручног скупа. Сала, односно просторије у којима ће се вршити предавање треба да буду опремљене са столицама и техником за потребе пуштања презентација (рачунар/лаптоп, пројектор, презентер, платно, LED екран, говорница, посебним столом и столицама намењеним за модераторе из Агенције за безбедност саобраћаја и предаваче испред слушалаца). Потребно је и техничко особље за руковање опремом. На основу предложеног концепта скупа се ради детаљна агенда и начин рада на скупу (пленарна излагања, панел дискусије, радионице и др.), што Понуђач треба имати у виду приликом достављања понуде. Најједноставније извођење скупа је у једној сали, понуда мора да садржи ову могућност. Понуђач овом набавком за потребе стручног скупа обезбеђује смештај за 40 учесника са пуним пансионом два дана, конференцијску салу, послужење за све учеснике стручног скупа (кафе паузе), целокупну организацију стручног скупа за 300 учесника, као и коктел пријем уз музичку пратњу за 300 учесника стручног скупа. Конференцијска сала потребно је да буде опремљена са столицама и техником за потребе пуштања презентација (рачунар/лап-топ, презентер, LED екран, говорница, фиксни и бежични микрофон, озвучење, продужни каблови, видео миксер са минимум 8 улаза резолуције 4К и друга неопходна опрема за реализацију стручног скупа). Понуђач је потребно да ангажује лица која ће пружати техничку подршку и руковати опремом за време трајања стручног скупа. По потреби, конференцијска сала поред класичног места за излагање и стола за председавајуће, треба да има и могућност трансформације у концепт панел дискусије. Понуђач треба да обезбеди LED екран најмање димензија 3m x 5m a највише 4m x 5m. Тачна величина LED екрана коју је потребно да Понуђач поседује и постави у конференцијској сали зависиће од претходно добијене сагласности на избор хотела и конференцијске сале. Видео материјале је потребно обрадити и предати Наручиоцу током одржавања стручног скупа, како би исте Наручилац могао објавити на друштвеној мрежи. Како би Понуђач имао све неопходне информације за достављање понуде, прелиминарна сатница агенде стручног скупа је: Због лакше организације времена на скупу, достављамо прелиминарни предлог сатнице Агенде: I ДАН 12.00 – 13.00 – Регистрација и пријем учесника, пиће добродошлице 13.00 – 13.30 – Отварање стручног скупа и уводни говори 13.30 – 14.30 – Први радни део 14.30 – 16.00 – Пауза за ручак 16.00 – 16.45 – Други радни део 16.45 - 17.15 – Кафе пауза 17.15 – 18.30 – Трећи радни део 18.30 – 20.00 – Слободне активности 20.00 – 00.00 – Свечана вечера II ДАН 08.00 – 10.00 – Доручак 10.00 – 12.15 – Радни део 12.15 – 13.00 – Кафе пауза 13.00 – 14.30 – Ручак *Напомена: ово је прелиминарни предлог сатнице скупа, служи искључиво у сврху сачињавања понуде Понуђача. Обавезни елементи понуде послужења у току скупа: Пиће добродошлице – укупно 300 (вода, кафа, филтер кафа, сок) Послужење за две паузе (кафе пауза) – укупно 300 (вода, кафа, филтер кафа, сок) Коктел ручак за први и други дан скупа за 300 учесника – укупно 600, у простору који је одобрио Наручилац. Садржај: предјело, главно јело, салата, дезерт, два пића. Коктел вечера за подгрупе поподневних предавања на бази шведског стола за 300 учесника, са пратећим музичким програмом у простору који је одобрио Наручилац. Садржај: предјело, главно јело, салата, дезерт, два пића. Напомена: Распоред послужења и начин служења, договориће се са Наручиоцем, након усвајања коначне Агенде скупа. БРЕНДИРАЊЕ СКУПА За потребе организације скупа, Понуђач је у обавези да осмисли и изради дизајн за све материјале који ће се радити, концептуално да све буде усклађено. Понуђач даје три предлога дизајна са визуелних решењем за све материјале најмање 20 дана пре реализације скупа. Наручилац даје своје сугестије у року од 5 дана од пријема предлога или одобрава дизајн свих елемената који се израђују. Понуђач врши израду свих материјала, за које је претходно добио сагласност Наручиоца. Материјали се израђују најкасније седам дана пре самог скупа и понуђач доставља наручиоцу обавештење о спремности за испоруку. Испоруку комплетног материјала понуђач врши на локацији одржавања скупа један дан пре одржавања предавања. Материјал за учеснике израђује се у складу са захтевом Наручиоца. Идентификациона картица (300 комада) Опис: PVC картица са прорезом на горњој страни за штипаљку са оковратном тракицом. Материјал: PVC Димензије картице: ширина око 88mm, дужина око 140mm. Штампа: пун колор обострана штампа, 4/4 Подаци на ID картици: По одобрењу Наручиоца Тракица оковратна (300 ком) Опис: црвена трака за качење идентификционе картице, са штипаљком Материјал: ребрасти полиестер Димензије: ширина 15 мм, дужина 86-92 мм, Штампа: пун колор са спољне и унутрашње стране Боја: по захтеву Наручиоца из доступне палете боја Блок Б5 формат (300 ком.) Димензије: В5 формат (173 х 245 мм) Корице: мат констдрук 300 гр/м2, пластифициране, сјајне предње и задње стране Књижни блок: број листова 60, у квадрате, папир 80 гр, бели Боја: у складу са дизајном Штампа: пун колор Хемијска оловка са знаком организатора (300 ком.) Опис: модел „touch“, плаво мастило Боја: комбинација сребрна и бела Штампа: гравура 40 x 6 мм / ув штампа Roll up банер, 2 комада Димензија: 1 комад (1200x2000mm); 1 комад (100x2000mm) Боја: у складу са дизајном Штампа: пун колор, једнострано Сертификати о учешћу на стручном скупу (300 комада) Димензија: А4 формат (210 x 297mm) Боја: у складу са дизајном Штампа: пун колор, једнострано Напомена: За наведени материјал за учеснике Наручилац задржава право измена у погледу боје, облика, начина паковања и др. Најкасније у року од пет (5) дана након (дана) реализације скупа, понуђач доставља Агенцији Извештај о спроведеном стручном скупу у 3 (три) одштампана примерка, на А4 формату папира, потписан од стране представника Понуђача, и у електронском облику на флаш меморији (УСБ), у 2 (два) примерка, у .docx и .pdf формату и припремљени за штампу на А4 формату папира. Извештај треба да садржи најмање опис реализованих активности према агенди стручног скупа и фотодокументацију. Наручилац доставља форму за попуњавање извештаја са јасним смерницама. ИЗВЕШТАВАЊЕ Са циљем успешне и квалитетне реализације пројектног задатка, Понуђач ће усаглашавати и договарати целокупан ток реализације пројекта са Наручиоцем, и о свим корацима и информацијама обавештавати Наручиоца. У периоду припреме и реализације стручног скупа, по потреби и на захтев уговорених страна организоваће се радни састанци представника Наручиоца и Понуђача. Понуђач је у обавези да на састанцима води записник о одржаном састанку и исти достави Наручиоцу. По завршетку пројектног задатка Понуђач је дужан да Наручиоцу достави коначан Извештај о реализованом пројекту. Уз Извештај, Понуђач је у обавези да на USB меморији достави отворене и затворене фајлове свих брендираних материјала који су коришћени за потребе стручног скупа, контакт табеле, евиденције присутних на конференцији, контакт податке присутних, фотографије и видео материјале као и остале материјале који се не поделе учесницима стручног скупа, а припремљени су за реализацију стручног скупа. Рок за достављање коначног извештаја је 15 дана од дана одржавања стручног скупа. ОРГАНИЗАЦИЈА СТРУЧНОГ СКУПА АГЕНЦИЈЕ ЗА БЕЗБЕДНОСТ САОБРАЋАЈА О УНАПРЕЂЕЊУ ПРАКСЕ У ПРОЦЕСУ ОБУКЕ ЗА КАНДИДАТЕ Стручни скупови представљају сусрет надлежних државних институција које се баве одређеном облашћу и субјеката (правних лица и појединаца) који у тој области раде. Циљ оваквих скупова је бављење организационим питањима, статуса струке (професије) и научног, односно технолошког напретка. Истраживачки приступ у процесу обуке кандидата за возаче готово да никад није ни постојао, а у последњим годинама све је уочљивија неопходност оваквог приступа. Наиме, потреба да се процес обуке посматра, анализира и унапређује, у складу са захтевима саобраћаја и навикама нових генерација је јаснија него икад. Агенција за безбедност саобраћаја се бави едукацијом лиценцираних кадрова у овој области, али је овај процес, у највећој мери, једносмеран. Из тог разлога, препознали смо потребу за организацијом стручног скупа, на ком би учествовали сви заинтересовани који се баве обуком кандидата, тако имајући прилику да изнесу своје идеје. Овај приступ свакако има за циљ и да читаву ову област и струку која се њом бави, подигне на виши ниво. ПРОЈЕКТНИ ЗАДАТАК У оквиру пројекта потребно је организовати дводневни стручни скуп, на којем ће присуствовати представници институција Републике Србије које доприносе унапређењу система безбедности саобраћаја, као и представници који учествују у процесу оспособљавања кандидата за возаче. У оквиру пројекта организације стручног скупа, Понуђач је потребно да спроведе и обезбеди: организационе послове у вези припреме, реализације и организације стручног скупа; закупи и уреди конференцијске сале, простор и мање сале за потребе реализације радионица и састанака, као и да посредује у резервацији смештаја за поједине (међународне) учеснике стручног скупа; брендира стручни скуп - графички дизајн и израда материјала за потребе стручног скупа, који подразумева дизајн свих поклона и пратећих материјала. Два преноћишта на бази пуног пансиона за 40 особа ДЕТАЉАН ОПИС ЕЛЕМЕНАТА ОРГАНИЗАЦИЈЕ СТРУЧНОГ СКУПА ОРГАНИЗАЦИОНИ ПОСЛОВИ У ВЕЗИ ПРИПРЕМЕ РЕАЛИЗАЦИЈЕ СТРУЧНОГ СКУПА И ОРГАНИЗАЦИЈА СТРУЧНОГ СКУПА Понуђач је у обавези да сачини организациони концепт припреме и реализације стручног скупа који ће се реализовати током 2026/2027. године. Концепт, термин скупа, динамику припрема и саму реализацију скупа предлаже Понуђач а Наручилац даје сагласност. Понуђач осмишљава назив скупа, а Наручилац одобрава у складу са темама скупа. Од дана потписивања уговора, до завршетка реализације стручног скупа, Понуђач је у обавези да обезбеди најмање једно стручно лице које ће бити у свакодневној комуникацији са Наручиоцем и радити на пословима припреме и реализације стручног скупа. Потребна је стална комуникација путем електронске поште и телефона, присуство на припремним састанцима и присуство на самом стручном скупу. Понуђач комуницира путем електронске поште и телефона са потенцијалним учесницима стручног скупа, уз претходну сагласност Наручиоца. Наручилац ће обезбедити електронске адресе и бројеве телефона потенцијалних учесника стручног скупа. Обавеза Понуђача је редовно и благовремено обавештавање потенцијалних учесника стручног скупа у вези позива и нових информација о стручном скупу, у координацији са Наручиоцем, као и свакодневне консултације и извештавање Наручиоца о свим дешавањима око организовања догађаја. Понуђач може предложити пратеће активности у оквиру стручног скупа на које Наручилац даје сагласност. Понуђач припрема и штампа списак учесника за регистрацију учешћа на стручном скупу (табела за уписивање са подацима о имену и презимену, телефону, e-mail адреси и др.), у складу са договором са Наручиоцем. Понуђач ће доставити прелиминарни списак свих пријављених учесника Наручиоцу у електронској форми најкасније два дана пре почетка стручног скупа. Оригинални попуњен списак учесника након регистрације се доставља Наручиоцу, а електронску верзију оригиналног списка израђује Понуђач и доставља Наручиоцу у Еxcel-u, приликом предаје коначног извештаја. Поред особе која ће бити у свакодневној комуникацији са Наручиоцем и радити на пословима припреме и реализације стручног скупа потребно је ангажовати и најмање пет униформисаних особа (хостесе) ради обављања протокола (вођење евиденција, регистрација и распоређивање учесника у сали, додавање микрофона током стручног скупа и слични пропратни послови). Униформе примерене одржавању стручног скупа, усклађене са дрес кодом који се примењује у јавним установама, обезбеђује Понуђач, а Наручилац даје сагласност. Униформисане особе ће бити на располагању три дана, за припрему и реализацију скупa. За потребе реализације скупа, наведено особље ће вршити координацију и смештај група током предавања. За потребу реализације стручног скупа обезбеђује ангажовање техничког особља (за рачунарску опрему, пројекторе, пуштање презентација, тон и др.). Техничка подршка је одговорна да у току реализације стручног скупа све функционише без проблема са техничке стране и да сви технички елементи буду обезбеђени. Такође, Понуђач обезбеђује фотографисање (минимум 30 фотографија по дану од којих се најмање 10 у пуној резолуцији може користити за објављивање), аудио и видео запис током стручног скупа (званичници, излагачи, учесници, ток стручног скупа). Наручиоцу се након стручног скупа а најкасније 5 дана од завршетка скупа, предаје копија на USB-у, са свим фотографијама, аудио и видео записом. Снимање материјала мора бити у Full HD технологији. Понуђач ће израдити и два кратка видео снимка за потребе промовисања догађаја на друштвеним мрежама Наручиоца, као и три визуала за најаву догађаја. Понуђач од Наручиоца добија и штампа агенду стручног скупа за сваког учесника стручног скупа. Агенду дефинише Наручилац. ЗАКУП И УРЕЂИВАЊЕ КОНФЕРЕНЦИЈСКЕ САЛЕ И ДОДАТНОГ ПРОСТОРА, ПОСЛУЖЕЊЕ, КАО И РЕЗЕРВАЦИЈА СМЕШТАЈА ЗА УЧЕСНИКЕ СТРУЧНОГ СКУПА Дводневни стручни скуп је потребно организовати у хотелу са најмање четири звездице, који има конференцијску салу са капацитетом од најмање 300 места, као и додатну салу опремљену озвучењем и пројектором за најмање 40 људи. Понуђач доставља предлог Наручиоцу за најмање три хотела који поседују адекватан простор за организовање стручног скупа. Уз достављање предлога хотела, Понуђач је потребно да наведе назив и адресу хотела. На захтев Наручиоца, Понуђач обезбеђује Наручиоцу улазак у сваки од хотела које Понуђач предложи, да прегледа конференцијске сале и салу за радионице и састанке, као и собе у којима ће бити смештени учесници стручног скупа. Наручилац бира и даје сагласност на хотел. Понуђач о свом трошку врши организацију боравка лица које ангажује ради реализације стручног скупа. Наведена лица не спадају у учеснике стручног скупа. Понуђач обезбеђује администрацију за стране учеснике стручног скупа који у посредству Понуђача могу да закупе смештај, највише до укупног броја од 5 учесника на конференцији за које Понуђач пружа логистичку подршку у виду резервације, док трошкове смештаја покрива сам учесник. Понуђач такође обезбеђује смештај и исхрану на бази пуног пансиона за 40 особа. Понуђач овом набавком за потребе стручног скупа обезбеђује резервацију смештаја за стране учеснике, конференцијску салу, један коктел ручак (први дан стручног скупа), послужења за све учеснике стручног скупа (пиће добродошлице, две кафе паузе, од којих једна уз коктел ручак) и промотивне материјале за највише 300 учесника, преводиоце и пратећу опрему, целокупну организацију стручног скупа за највише 300 учесника, као и свечану вечеру уз музичку пратњу за највише 300 учесника стручног скупа. Конференцијска сала потребно је да буде опремљена столицама и техником за потребе пуштања презентација (рачунар/лаптоп, презентер, LED екран, говорница, фиксни и бежични микрофон, озвучење минималне снаге 4000 W, опсег фреквенције 60Hz – 18 kHz , продужни каблови, видео миксер са минимум 8 улаза резолуције 4К и друга неопходна опрема за реализацију стручног скупа). Понуђач је потребно да ангажује лица која ће пружати техничку подршку и руковати опремом за време трајања стручног скупа. По потреби, конференцијска сала поред класичног места за излагање и стола за председавајуће, треба да има и могућност трансформације у концепт панел дискусије. Понуђач треба да обезбеди LED екран димензија најмање 3m x 5m, а највише 4m x 5m. Тачна величина LED екрана коју је потребно да Понуђач поседује и постави у конференцијској сали зависиће од претходно добијене сагласности на избор хотела и конференцијске сале. Видео материјале је потребно обрадити и предати Наручиоцу током одржавања стручног скупа, како би исте Наручилац могао објавити на друштвеној мрежи. Како би Понуђач имао све неопходне информације за достављање понуде, прелиминарна сатница агенде стручног скупа је: I ДАН 12.00 – 13.00 – Регистрација и пријем учесника, пиће добродошлице 13.00 – 13.30 – Отварање стручног скупа и уводни говори 13.30 – 15.00 – Први радни део 15.00 – 15.30 – Кафе пауза уз коктел послужење 15.30 – 17.00 – Други радни део 17.00 – 20.00 – Слободне активности 20.00 – 00.00 – Свечана вечера II ДАН 09.00 – 10.45 – Први радни део 10.45 – 11.15 – Кафе пауза 11.15 – 12.30 – Други радни део 12.45 – 14.00 – Трећи радни део 14.00 – 14.30 – Затварање стручног скупа Напомена: Ово је прелиминарна сатница стручног скупа одређена од стране организатора скупа. *За све учеснике стручног скупа Понуђач обезбеђује кафе паузе, ручак и свечану вечеру. У оквиру радних делова одржаваће се стручни скуп и радионице. Обавезни елементи понуде послужења у току дводневног стручног скупа су: пиће добродошлице за 300 учесника (вода, кафа, филтер кафа, сок); послужење за две кафе паузе за 300 учесника (вода, кафа, филтер кафа, сок), једна уз храну у виду коктел послужења на кафе паузи првог дана стручног ск