Унапређење Визног информационог система

Tehnicka - Unapredjenje Viznog informacionog sistema.docx ТЕХНИЧКА СПЕЦИФИКАЦИЈА – ВРСТА И ОПИС ПРЕДМЕТА ЈАВНЕ НАБАВКЕ Канцеларија за информационе технологије и електронску управу – Наручилац спроводи јавну набавку чији су предмет испорука и имплементација добара ‒ Унапређење Визног информационог система ‒ у складу са овом Спецификацијом, што укључује и техничку подршку код имплементације система, услуге техничког саветовања и консултација за постојеће и нове радне процесе. Листа скраћеница коришћених у тексту Скраћеница Опис ВИС Визни информациони систем — предмет ове спецификације МСП Министарство спољних послова МУП Министарство унутрашњих послова НСЗ Национална служба за запошљавање ДКП Дипломатско-конзуларно представништво МРЗ Machine Readable Zone — машински читљива зона путне исправе Манифестација Сајам, изложба, конгрес или друга манифестација за чије се учеснике издаје ивент виза; подаци манифестације одређују скуп сврха путовања, ознаку која се штампа на налепници и логотипе Ивент (event) виза Виза која се издаје учеснику манифестације, у форми визне налепнице или дигиталне визе Визна налепница Визна налепница која се уноси у путну исправу Дигитална виза Виза издата у електронској форми, без налепнице Групни захтев Скуп захтева поднетих заједно, повезаних заједничким идентификатором групе Електронско позивно писмо Позивно писмо евидентирано електронским путем, са јединственим идентификатором Малолетно лице Заједнички назив за малолетно дете и пословно неспособно лице КОНЗ картица Персонална картица службеника са сертификатом, која се читачем користи за потврду идентитета при пријави у систем ПИН Лична тајна ознака којом корисник откључава употребу сертификата са своје картице Читач путних исправа Уређај на радном месту службеника који снима страницу путне исправе и чита њену МРЗ зону Контингент налепница Опсег серијских бројева визних налепница распоређен једном ДКП-у Отпис обрасца Трајно изузимање оштећене визне налепнице из употребе, уз евидентиран разлог Двофакторска пријава Пријава у којој се идентитет потврђује двема независним врстама доказа — нечим што корисник зна (шифра) и нечим што поседује (картица) 1. Увод Назив система: Визни информациони систем Републике Србије (ВИС).Власник система: Република Србија – Министарство спољних послова. Ова спецификација описује захтеве за унапређење функционалности постојећег Визног информационог система. Предмет набавке је искључиво унапређење — постојеће функционалности система наводе се само као контекст на који се унапређење надограђује (одељак 1.7) и овом набавком се не мењају. Спецификација описује шта решење мора да омогући корисницима и са којим спољним системима мора да размењује податке, у мери довољној да се на основу ње изради техничко решење, развију функционалности и изврши пријем испоруке. Предмет набавке је унпређење Визног информационог система. Унапређење се развија у постојећем програмском решењу, над постојећом базом података и на технолошкој основи описаној у одељку 1.2. Разрада решења у оквиру те основе — распоред компоненти, структура нових табела и начин имплементације појединих функционалности — предмет је пројектне документације Добављача, уз одобрење Наручиоца. 1.1 Општи процес рада ВИС-а Визни информациони систем подржава поступак подношења, обраде, одлучивања и издавања виза у надлежности Министарства спољних послова Републике Србије. Основни ток обраде обухвата: подношење захтева у дипломатско-конзуларном представништву или путем електронског канала; валидацију унетих података и документације; првостепену обраду захтева; размену података са надлежним институцијама; доношење одлуке по захтеву; издавање визе у одговарајућем формату; архивирање и евидентирање свих активности. Свака промена стања захтева евидентира се у историји захтева и представља део ревизијског трага система. Детаљни токови за поједине врсте поступака дефинисани су у поглављима 3 до 8. 1.2 Технолошка основа постојећег решења Постојећи ВИС је веб апликација на Microsoft .NET платформи, са централизованом базом података и редом порука за асинхрону размену са спољним системима, која ради у затвореном мрежном окружењу Наручиоца, без ослањања на јавно доступне спољне сервисе. Табела приказује технолошку основу на којој се унапређење развија и обавезујућа је за Добављача. Слој Технологија у постојећем решењу Апликативна платформа Microsoft .NET 8 и ASP.NET Core 8 MVC Кориснички интерфејс Razor прикази генерисани на серверу, Bootstrap 5 и jQuery 3; готова компонента за табеларне прегледе са филтерима, сортирањем и страничењем База података Microsoft SQL Server; приступ преко Entity Framework Core 8, уз верзионисане миграције шеме Историја података Темпоралне (system-versioned) табеле SQL Сервера над кључним евиденцијама предмета, уз засебан запис ревизијског трага Асинхрона обрада RabbitMQ као ред порука, уз MassTransit као апликативни слој; сваки ред има придружен ред неиспоручених порука (dead-letter) са администраторским прегледом Интеграциони сервиси Засебне ASP.NET Core Web API апликације, по једна за сваки спољни систем (Портал за странце, МУП, НСЗ) Наслеђена компонента WCF посредник на .NET Framework 4.8, за комуникацију са постојећим сервисом МУП-а Аутентикација и ауторизација ASP.NET Core Identity са улогама и ограничењем опсега података по организационој јединици; приступ сервисима спољних органа на основу клијентских сертификата Штампа образаца RDLC извештаји за штампу визне налепнице Складиште прилога Дељени фајл систем Наручиоца, заједнички за веб апликацију и интеграционе сервисе Евидентирање рада система Лог датотеке по апликацији Унапређење се изводи на наведеној технолошкој основи, без замене платформе, базе података или начина размене са спољним системима. Одступање је могуће само за појединачну функционалност, уз претходно писмено образложење Добављача и сагласност Наручиоца. Постојеће функционалности наведене у одељку 1.7 морају остати непромењене и исправне после испоруке. 1.3 Циљеви унапређења Циљ пројекта је унапређење Визног информационог система ради подршке новим пословним процесима Министарства спољних послова Републике Србије, повећања ефикасности рада дипломатско-конзуларних представништава и централе Министарства, унапређења сарадње са спољним системима и омогућавања даљег развоја система без нарушавања основних пословних процеса. Пројектом се нарочито обезбеђује: подршка новим категоријама захтева за визе; подршка поступку издавања ивент виза; унапређење електронске размене података са спољним системима; смањење ручног уноса података и броја административних грешака; боља видљивост и праћење предмета; аналитичко праћење рада система и организационих јединица; повећање нивоа безбедности приступа систему; потпуна следљивост рада над захтевима и визним налепницама. Успешном реализацијом пројекта обезбеђује се већи степен дигитализације визних поступака и подршка будућим изменама прописа и процедура. 1.4 Основни модел података захтева Наведене групе података постоје у текућем решењу и наводе се ради потпуности приказа. Унапређење их не развија изнова, већ их проширује подацима које уводе поглавља 3 до 8: Група података Садржај Лични подаци Идентитет подносиоца захтева Путна исправа Подаци о путној исправи Тражена виза Врста, формат, сврха и услови визе Контакт подаци Адреса, телефон и електронска пошта Подаци о боравку Место и услови намераваног боравка Позивно писмо и позивар Подаци о позивном писму и лицу или организацији која позива Документација Приложени документи и њихови метаподаци Историја поступка Статуси, активности, коментари и подаци ревизијског трага Структура постојећих података затечена је и дата у бази података коју ће Наручилац ставити изабраном Понуђачу на располагање након закључења уговора. Структура података које унапређење додаје утврђује се пројектном документацијом Добављача, уз одобрење Наручиоца и без измене постојећих структура које користе функционалности из одељка 1.7. 1.5 Општи захтеви за кориснички интерфејс Кориснички интерфејс мора бити заснован на веб технологијама и прилагођен свакодневном раду службеника у ДКП-овима и Министарству. Интерфејс мора бити на српском језику, ћириличним писмом, осим изузетака изричито утврђених овом спецификацијом. Добављач је у обавези да обезбеди: јединствен и доследан изглед свих екрана; доследну навигацију и јасно означене примарне радње; брзу претрагу, филтрирање и сортирање података; приказ контролних порука, валидационих грешака и упозорења; подршку раду на стандардним радним станицама; читљивост садржаја и јасну визуелну хијерархију; приказ садржаја и радњи у складу са улогом и правима приступа корисника. Све функционалности дефинисане овом спецификацијом морају бити доступне кроз кориснички интерфејс или одговарајуће интеграционе сервисе, у зависности од природе функционалности. 1.6 Обухват унапређења Тражено унапређење обухвата пет целина: обраду захтева за малолетна лица, комплетну подршку поступку ивент визе (у оба канала подношења и оба формата визе), аналитичко-извештајни слој са подршком раду службеника, појачану контролу приступа систему и управљање визним налепницама као контролисаним обрасцима. Р. бр. Функционалност Одељак 1 Подношење захтева за визу за малолетна лица 3.1 2 Подношење захтева за ивент визу у форми визне налепнице у ДКП 3.2 3 Издавање дигиталне ивент визе — животни циклус 3.3 4 Пребацивање захтева за визну налепницу у захтев за дигиталну визу 3.4 5 Размена података са Порталом за странце — захтев за малолетно лице 4.1 6 Размена података са Порталом за странце — ивент визе 4.2 7 Размена података са Порталом за странце — електронско позивно писмо 4.3 8 Аналитика 5.1 9 Радна табла (почетни екран) 5.2 10 Рад са документацијом захтева 6.1 11 Категорисање и приоритизација захтева 6.2 12 Анализа захтева за визу и историја подносиоца 6.3 13 Обавештење о новој верзији 6.4 14 Интеграција читача путних исправа 6.5 15 Двофакторска пријава сертификатом са КОНЗ картице 7.1 16 Животни циклус серијског броја визне налепнице 8.1 1.7 Постојеће функционалности које нису предмет унапређења Следеће функционалности већ постоје у ВИС-у и у овом документу се наводе као опис постојећег стања и контекст за тражено унапређење. Оне нису предмет поновног развоја нити се овом набавком мењају, осим у мери у којој је изричито наведено да се на њих надограђују нове функционалности: Постојећа функционалност ВИС-а Кратак опис Унос и обрада редовног захтева за визу Чаробњак за унос, измену и преглед захтева Статусни ток захтева Статусни модел и акције по статусу и улози Издавање и штампа редовне визе Подаци о издатој визи и штампа визне налепнице Претраге и прегледи захтева Радни прегледи, филтери, страничење, провера дупликата Размена података са Порталом за странце — редовне визе Пријем захтева и слање статуса за редован поступак Размена података са МУП-ом Слање захтева, пријем мишљења, одржавање адресног шифарника Размена података са НСЗ-ом Учешће НСЗ у поступку издавања радне визе, када је сврха путовања запошљавање Поуздана асинхрона обрада Механизам поновних покушаја и евиденција неуспелих размена Историја статуса и ревизијски траг Непроменљива историја измена над захтевом Шифарници, корисници и контрола приступа Администрација шифарника, улоге, приступ по организационој јединици Систем извештавања Извештај о захтевима са филтерима претраге, вишедимензионим груписањем, табеларним приказом и извозом у Ексел; опис у Прилогу В Визни режим по држављанству Референтни преглед визног режима по држави и врсти путне исправе Нотификације и упозорења Обавештавање корисника о пристиглим захтевима, променама статуса и роковима, екраном и електронском поштом Претходна најава лица од стране Организатора манифестације спроводи се ван Визног информационог система и није предмет ове набавке. ВИС не води евиденцију најављених лица нити спроводи провере по њој. 1.8 Референтна документа Документ Садржај Спецификација наручиоца за ивент визе Пословни процес ивент визе и повезаност портала Документација размене података Протокол, адресе сервиса, формати порука и шеме (израђује Добављач) Спецификација Наручиоца за ивент визе биће достављена изабраном Понуђачу након закључења уговора. 2. Контекст решења 2.1 Учесници у процесу Учесник Улога у процесима обухваћеним унапређењем Подносилац захтева Странац који тражи визу; за малолетно лице захтев подноси родитељ/старатељ Организатор манифестације Подноси ивент захтеве електронским путем и најављује лица која подносе захтев у ДКП-у ДКП Прима и обрађује захтеве поднете непосредно; издаје и штампа визну налепницу МСП Води првостепену обраду ивент захтева за визе; даје сагласност; прати статистику Портал за странце Прима захтеве од странаца и Организатора и прослеђује их ВИС-у; приказује статусе и дигиталну визу МУП Даје мишљење о захтеву и евидентира издате и отказане визе НСЗ Учествује у поступку издавања радне визе — за захтеве код којих је сврха путовања запошљавање и ближа сврха из његове надлежности 2.2 Канали подношења и формати ивент визе Постојећи ВИС већ подржава редован поступак подношења и обраде захтева за визу. Овим унапређењем постојећи модел се надограђује подршком за ивент поступак, уз јасно раздвајање канала подношења и формата издате визе. Према Споразуму о повластицама, захтев за ивент визу подноси се на два начина, који се разликују и по формату издате визе: Канал Подносилац Формат издате визе Одељак Непосредно у ДКП Учесник лично, уз претходну најаву Организатора Искључиво визна налепница 3.2 Електронски, преко Портала за странце Организатор манифестације Дигитална виза 3.3, 4.2 Сваки канал може носити захтев за пунолетно или малолетно лице — обрада захтева малолетних лица је новина коју уводи ово унапређење и примењује се и на редован и на ивент поступак. 2.3 Корисничке улоге Улога Опсег података Кључне акције у оквиру унапређења ДКП Захтеви сопствене организационе јединице Унос захтева за малолетна лица и ивент визе у форми визне налепнице, мишљење конзула, издавање и штампа налепнице, отпис оштећених налепница МСП Сви захтеви свих ДКП-ова Првостепена обрада ивент и дигиталних захтева, сагласност, одбијање, ad acta, одређивање ДКП-а издавања, аналитика и извештаји, расподела контингената визних налепница ДКП-овима Администратор Цео систем Евиденција ауторизационих шифара, правила приоритета, обавештења о верзијама, додела КОНЗ картица и привремена изузећа од двофакторске пријаве, измена формата визе на захтеву 2.4 Статусни модел (постојећи) Статусни модел је део постојећег стања система. Овим унапређењем се не уводи нов статусни модел, већ се поједини постојећи статуси користе у новим токовима, нарочито у поступку дигиталне и ивент визе. Статуси захтева груписани су по зони надлежности: Зона Опсег Примери Портал 1xx 101 Поднет захтев, 102 Враћен на допуну, 103 Корисник отказао визу на порталу, 104 Чека потврду уплате ДКП 2xx 201 Унос захтева, 202 Одбијен, 211 Виза издата по сагласности, 221 По инструкцији, 231 По реадмисији МСП 3xx 301 У МСП, 304 Сагласан, 307 Одбијен, 309 Ад ацта, 310 Спреман за слање МУП-у МУП 4xx 401 Прослеђен, 402 Сагласан, 403 Несагласан, 404 Враћен на допуну Завршетак 5xx 501 Виза издата, 510 Дигитална виза послата, 511 Достављена МУП-у, 512 Преузета, 520 Виза опозвана Статуси означени подебљано користе се у токовима које уводи ово унапређење. Статусни модел је постојећи и овом набавком се не мења. Потпун списак статуса и дозвољених прелаза садржан је у изворном коду постојећег система, који ће Наручилац доставити изабраном Понуђачу након закључења уговора. 3. Подношење и издавање 3.1 Подношење захтева за визу за малолетна лица Систем мора омогућити подношење и обраду захтева за визу за малолетно дете и за пословно неспособно лице. Захтев за малолетно лице разликује се од редовног захтева по скупу података који се прикупља: уместо података о занимању, породици и позивару, прикупљају се подаци о родитељима/старатељима, пратиоцу (када лице не путује са родитељима) и домаћину у Републици Србији. Форма за унос захтева мора се аутоматски прилагодити типу лица, тако да службеник не види и не попуњава поља која за тај тип захтева нису релевантна. Унос покреће службеник ДКП-а или МСП-а, на захтеву који је у статусу који дозвољава измену. Кораци уноса Редован захтев (постојећи) Захтев за малолетно лице 1. Захтев 1. Захтев 2. Подносилац захтева 2. Малолетно лице 3. Путна исправа 3. Путна исправа 4. Занимање/запослење — 5. Тражена виза 4. Тражена виза 6. Породица — 7. Позивар — — 5. Родитељи — 6. Пратилац (условно) — 7. Домаћин 8. Документи 8. Документи 9. Завршетак 9. Завршетак 10. Ток захтева 10. Ток захтева 11. Издата виза 11. Издата виза Подаци о родитељима / старатељима Група Подаци Обавезност Идентификација Презиме, име, пол, датум рођења Обавезно Девојачко презиме, матични број Опционо Порекло Место рођења, држава рођења, држављанство Обавезно Путна исправа Број путне исправе Обавезно Датум издавања, датум важења Опционо Контакт Адреса, телефон, е-пошта Обавезно Остало Брачно стање Обавезно Занимање, послодавац Опционо Ток путовања Ознака да ли лице путује са родитељима Обавезно Подаци о пратиоцу (када лице не путује са родитељима) Група Подаци Обавезност Идентификација Презиме, име, пол, датум рођења, држављанство Обавезно Девојачко презиме, матични број Опционо Путна исправа Број путне исправе Обавезно Контакт Адреса, телефон Обавезно Однос Сродство са малолетним лицем Обавезно Подаци о домаћину Група Подаци Обавезност Идентификација Назив/име домаћина Обавезно Порески идентификациони број и матични број (за правно лице) Условно Контакт Адреса, телефон, е-пошта Обавезно Боравак Структурирана адреса боравка: општина, место, улица, кућни број Обавезно Улаз, спрат, стан Опционо Трошкови Носилац трошкова боравка, средства издржавања и опис Обавезно Осигурање Датум важења здравственог осигурања Опционо Добављач је у обавези да имплементира функционалност: Означавање типа захтева (малолетно лице) и избор подтипа — малолетно дете или пословно неспособно лице — при креирању захтева. Након првог чувања тип се не може мењати, чиме се спречава да захтев остане са неконзистентним скупом података. Аутоматска реконфигурација форме по означавању типа: мења се скуп и редослед корака, корак са личним подацима подносиоца мења назив у Малолетно лице, а кораци Занимање, Породица и Позивар се изостављају. За захтев малолетног лица обавезно прикупљање података о родитељима/старатељима, пратиоцу (условно) и домаћину. Изостављање корака Пратилац када је на кораку Родитељи означено да лице путује са родитељима; подаци о пратиоцу се у том случају не траже нити валидирају, а захтев се успешно чува без њих. Ако захтев није захтев за малолетно лице, подаци о родитељима, пратиоцу и домаћину се не чувају и не смеју блокирати чување захтева нити пријављивати грешке валидације. Приказ напретка уноса и навигација кроз кораке морају одговарати стварном броју корака за дати тип захтева. Све остале функционалности форме — каскадни адресни подаци, читање путне исправе на читачу, прилагање докумената, преглед захтева — примењују се и на захтев за малолетно лице. Захтев за малолетно лице даље пролази кроз постојећи статусни ток, без измена статусног модела. 3.2 Подношење захтева за ивент визу у форми визне налепнице у ДКП У складу са Споразумом о повластицама, учесник манифестације може захтев за визу поднети и непосредно у ДКП-у, уз претходну најаву Организатора манифестације према МСП-у. У том случају виза се издаје искључиво као визна налепница, за разлику од електронског канала у коме се издаје дигитална виза (одељак 3.3). Систем мора обезбедити засебан радни простор за ивент захтеве, посебан скуп сврха путовања, измењена овлашћења МСП-а над ивент предметима и посебан распоред података при штампи налепнице. Радни простори Екран Садржај Ивент захтеви за визу Листа свих ивент захтева са филтерима по статусу, врсти визе и ДКП-у; подразумевано се приказују активни захтеви; акција за отварање новог ивент захтева Ивент — одобрени захтеви МСП (визна налепница) Одобрени ивент захтеви за које се издаје визна налепница Ивент — одобрени захтеви МСП (дигитална виза) Одобрени ивент захтеви за које се издаје дигитална виза Распоред података на ивент визној налепници Елемент Редовна виза Ивент визна налепница Први ред у пољу сврхе Назив сврхе путовања Ознака манифестације Други ред Регистарски број захтева Назив сврхе путовања на енглеском језику Трећи ред Број евиденције Број евиденције Приказ блока сврхе Два реда Три реда, умањеним фонтом Добављач је у обавези да имплементира функционалност: Засебан радни простор Ивент захтеви за визу, доступан из главног менија, са листом, филтерима и акцијом за креирање новог ивент захтева. Захтев креиран из тог простора аутоматски се означава као ивент захтев за визну налепницу. Препознавање ивент захтева по ознаци ивент поступка, независно од канала којим је поднет. Одвојен скуп ивент сврха путовања у шифарнику. На ивент захтеву нуде се искључиво ивент сврхе, а на редовном захтеву искључиво редовне сврхе путовања. Формат визе одређује канал подношења и службеник га не може мењати — на форми је приказан само за информацију. Захтев поднет непосредно у ДКП-у води се као захтев за визну налепницу; дигитална виза је резервисана за електронски канал. Изузетак је администраторска измена формата (одељак 3.4). МСП као првостепени обрађивач ивент предмета. У статусима 101, 201 и 102 службенику МСП-а мора бити доступна измена захтева и примарна акција „Пошаљи захтев у МУП" (статус 310), уместо уобичајеног ДКП тока „Пошаљи захтев у МСП". Исто важи и за дигиталне визе. За ивент предмете МСП-у морају бити доступне и остале акције које су за редовне захтеве у надлежности ДКП-а (ad acta, одбацивање, одбијање), тако да службеник МСП-а може обрадити ивент захтев и послати га у МУП без посредовања ДКП-а. Видљива ознака формата у заглављу захтева: дигитална виза, ивент виза или визна налепница. Одвојени прегледи одобрених ивент захтева — посебно за визну налепницу, посебно за дигиталну визу — јер се за њих спроводе различити поступци издавања. Обавештење Порталу о одобрењу визне налепнице мора бити независно од тока дигиталне визе, тако да застој у једном току не блокира други. Штампу ивент визне налепнице по горе приказаном распореду података, при чему се у поље сврхе путовања штампа ознака манифестације, чиме је виза на граничном прелазу одмах препознатљива као ивент виза. Ознака је податак манифестације и не сме бити дужа од осам знакова, ради уклапања у поље обрасца. Назив сврхе путовања се на ивент налепници штампа на енглеском језику, а на свим осталим визама на српском. Блок сврхе путовања се за ивент визу штампа у три реда умањеним фонтом, уз задржавање поравнања са пољима физичког обрасца налепнице. Елементи који зависе од манифестације — скуп сврха путовања, ознака која се штампа у пољу сврхе и логотипи — воде се као подаци манифестације, тако да се поступак може применити на више манифестација без измене апликације. 3.3 Издавање дигиталне ивент визе — животни циклус За ивент захтеве поднете електронским путем виза се издаје у дигиталној форми — као документ који подносилац преузима са Портала за странце. ВИС мора водити комплетан животни циклус дигиталне визе: пријем потписаног документа, евиденцију преузимања, отказивање пре преузимања и обавештавање МУП-а о сваком од тих догађаја. Животни циклус дигиталне визе Корак Догађај Статус захтева Обавештење МУП-у 1 Портал доставља потписану дигиталну визу 510 Дигитална виза послата Да 2 Дигитална виза достављена МУП-у 511 Достављена МУП-у — 3 Подносилац преузео визу са Портала 512 Преузета (терминални статус) Да — Отказивање пре преузимања 103 Отказана на порталу Да Операције које систем мора изложити Порталу Операција Улазни подаци Резултат Достављање дигиталне визе Идентификатор захтева, потписани документ визе Документ је везан за захтев; статус 510 Евиденција преузимања Идентификатор захтева Статус 512; МУП обавештен Отказивање дигиталне визе Идентификатор захтева, разлог отказивања Статус 103; разлог сачуван; МУП обавештен — или одбијање операције Добављач је у обавези да имплементира функционалност: Чување тачно једне важеће верзије дигиталне визе уз захтев у сваком тренутку. Поновно достављање замењује претходни документ, чиме се спречава да уз предмет постоје два различита документа визе. Чување оригиналног назива документа, ради преузимања под препознатљивим именом. Трајно означавање захтева као предмета са дигиталном визом по пријему документа. Забрану отказивања дигиталне визе након што је подносилац преузео визу. Покушај отказивања се одбија уз јасан одговор и без измене података, јер се виза која је већ у поседу странца не може повући овим путем — за то постоји поступак опозива визе. Обавезан пријем разлога при отказивању, који се чува уз захтев и приказује службенику. Памћење претходног статуса при свакој промени статуса, уз приписивање измене Порталу као извору у историји захтева. Извршење сваке операције искључиво над захтевом одговарајуће врсте поступка — позив из ивент контекста не сме изменити захтев који није ивент захтев, и обрнуто. Одређивање формата визе (налепница или дигитална) из податка који Портал доставља уз захтев. Генерисање документа дигиталне визе који садржи фотографију лица, податке о визи и носиоцу, контролне (QR) кодове и прописане логотипе, укључујући логотип манифестације. Документ мора бити могуће приказати у прегледачу и преузети као датотеку. Негативан одговор на операцију над непостојећим или неодговарајућим захтевом, без измене иједног податка. Прослеђивање сва три догађаја животног циклуса МУП-у; неуспех прослеђивања не сме проузроковати губитак податка о догађају. 3.4 Пребацивање захтева за визну налепницу у захтев за дигиталну визу Систем мора омогућити да Администратор на већ заведеном захтеву измени формат визе — да захтев који се води као захтев за визну налепницу преведе у захтев за дигиталну визу. Потреба настаје када је захтев заведен у погрешном формату, а накнадно се утврди да се виза том лицу издаје у дигиталној форми. Реч је о администраторској исправци начина издавања, а не о поновној обради захтева: статус, мишљења и одлука по захтеву остају непромењени, мења се само формат у коме се одлука извршава. За службенике ДКП-а и МСП-а формат и даље остаје непроменљив (одељак 3.2). Измена је могућа у једном смеру — из налепнице у дигиталну визу — и само док виза по захтеву није издата. Добављач је у обавези да имплементира функционалност: Радњу измене формата визе доступну искључиво Администратору, и то само на захтеву за визну налепницу по коме виза није издата. Службеник ДКП-а и службеник МСП-а ту радњу не смеју видети ни на једном екрану. Приказ текућег формата, формата у који се захтев пребацује и обавезан унос разлога измене. Измена без унетог разлога се не може сачувати. Пребацивање искључиво у једном смеру — из захтева за визну налепницу у захтев за дигиталну визу. Обрнуто пребацивање није допуштено, а захтев који је већ пребачен не нуди ту радњу поново. Задржавање статуса захтева, мишљења и одлуке — мења се искључиво формат визе у коме се одлука извршава. Раскидање резервације серијског броја визне налепнице ако је број био резервисан за тај захтев, уз враћање броја на залихе ДКП-а (одељак 8.1). Образац није потрошен, јер налепница није одштампана нити унета у путну исправу. После пребацивања захтев не сме остати везан за серијски број визне налепнице. Вођење и приказ захтева као захтева за дигиталну визу на свим прегледима после пребацивања, укључујући одвојене прегледе одобрених захтева по формату. Очување свих унетих података и приложених докумената — пребацивање их не брише нити поново тражи. Евидентирање измене формата са временом, корисником који ју је извршио, претходним и новим форматом и унетим разлогом, видљиво на захтеву. 4. Размена података са Порталом за странце Ово поглавље дефинише шта се размењује и по којим правилима. Протокол, адресе сервиса и формати порука постојећег интерфејса Портала за странце дати су у Прилогу А. Добављач је дужан да се на тај интерфејс повеже у затеченом облику; измене интерфејса, ако буду потребне, уговарају се посебно. 4.1 Захтев за визу за малолетно лице Систем мора омогућити Порталу за странце да електронски достави захтев за визу за малолетно лице, заједно са пратећом документацијом, у једном позиву. Захтев се доставља одвојено за редован и за ивент поступак, са истом структуром података. Операције Операција Намена Резултат Пријем захтева за малолетно лице — редован поступак Креирање захтева у ВИС-у Идентификатор креираног захтева Пријем захтева за малолетно лице — ивент поступак Креирање ивент захтева у ВИС-у Идентификатор креираног захтева Структура података захтева Секција Садржај Обавезност Основни подаци Идентификатор захтева, подтип лица (малолетно дете / пословно неспособно лице), презиме, име, датум рођења Обавезно Напомена Опционо Приоритет, идентификатор групног захтева Опционо Путна исправа Подаци о путној исправи малолетног лица Обавезно Тражена виза Тип визе, формат визе, ДКП, сврха и ближа сврха путовања, трајање боравка, датуми доласка и одласка Обавезно Гранични прелаз, превозно средство, раније издате визе Опционо Подаци о ранијем боравку у РС Условно Подаци о намераваном боравку у РС Обавезно Домаћин Подаци о домаћину и адреси боравка Обавезно Родитељи / старатељи Подаци о родитељима Обавезно Пратилац Подаци о пратиоцу Условно Лични подаци Додатни лични подаци малолетног лица Обавезно Документација Приложени документи Опционо Добављач је у обавези да имплементира функционалност: Разликовање два подтипа лица: малолетно дете и пословно неспособно лице. Обавезну проверу да је достављени ДКП постојећа организациона јединица. Условну обавезност података о ранијем боравку — ако је означено да је лице раније боравило у РС, подаци о ранијем боравку (општина, место, улица, кућни број, година) постају обавезни, а захтев без њих се одбија. Обавезност података о намераваном боравку (општина, место, улица, кућни број). Нормализацију шифарничких вредности које канали достављају у различитим нумерацијама на јединствени интерни шифарник, без одбијања захтева због те разлике. Одбијање захтева који не прође валидацију у целини, без креирања делимичног записа, уз одговор који садржи разлог за свако неисправно поље. Означавање успешно креираног захтева као захтева за малолетно лице и као захтева пристиглог са Портала, односно као ивент захтева када је поднет у ивент поступку. Ивент захтев за малолетно лице мора бити видљив у ивент радном простору и у бројачима МСП панела. Отварање креираног захтева у ВИС-у са скупом корака прописаним у одељку 3.1. Чување приложене документације уз захтев и њену доступност службенику под оригиналним називом. 4.2 Ивент визе Размена података са Порталом за странце мора бити двосмерна: Портал доставља ивент захтеве и преузима податке о визама, а ВИС узвратно обавештава Портал о свакој промени статуса захтева — како би учесници у сваком тренутку видели тачан статус свог предмета на Порталу за учеснике, без потребе за посебним упитом. Операције које систем прима од Портала Операција Намена Пријем ивент захтева за пунолетно лице Креирање ивент захтева у ВИС-у Пријем ивент захтева за малолетно лице Креирање ивент захтева за малолетно лице (одељак 4.1) Достављање, преузимање и отказивање дигиталне визе Животни циклус дигиталне визе (одељак 3.3) Преузимање података о издатој визи Приказ података о визи на Порталу Провера постојања важеће визе типа Д Утврђивање да ли лице већ има важећу визу Преузимање шифарника ДКП-ова Попуњавање избора ДКП-а на Порталу Догађаји које систем прослеђује Порталу Догађај Када се шаље Захтев у обради Захтев је преузет у рад Захтев враћен на допуну Од подносиоца се тражи допуна Захтев одобрен Донета позитивна одлука Захтев одбијен Донета негативна одлука Захтев одбачен Захтев одбачен из процесних разлога Одобрена визна налепница Одобрен ивент захтев за налепницу — посебан ток (одељак 3.2) Издата дигитална виза Одобрен ивент захтев за дигиталну визу — посебан ток (одељак 3.3) Виза опозвана Издата виза накнадно опозвана Подаци о визи које Портал може преузети. На упит о издатој визи систем враћа идентификатор захтева, личне податке и држављанство носиоца, број путне исправе, серијски број визе, одобрену врсту визе, број дана боравка, период важења, број улазака, сврху путовања, датум подношења и датум одлуке. На упит о важећој визи типа Д систем враћа податак да ли таква виза постоји, период важења и сврху путовања. Добављач је у обавези да имплементира функционалност: Асинхроно и поуздано обавештавање Портала — промена статуса у ВИС-у не сме бити условљена тренутном доступношћу Портала, нити се сме изгубити ако Портал привремено није доступан. Аутоматско понављање неуспешно прослеђеног обавештења, а након исцрпљених покушаја његово евидентирање и доступност администратору за поновно слање. Одвојен ток обавештавања о визној налепници од тока дигиталне визе, тако да застој у једном не блокира други. Утврђивање важеће визе типа Д само ако је захтев у неком од статуса издавања и ако датум важења није истекао. Издавање података о визи искључиво уз подударно држављанство носиоца, чиме се спречава преузимање података на основу самог идентификатора захтева. Одговор „није пронађено" на упит за непостојећи или неодговарајући захтев, без откривања постојања других предмета. Бележење сваке размене са Порталом у дневнику рада система, у обиму довољном за накнадну проверу шта је и када размењено. 4.3 Електронско позивно писмо Када је за захтев за визу издато електронско позивно писмо, Портал за странце уз захтев доставља и податак о његовом постојању и јединствени идентификатор писма. ВИС те податке трајно везује за захтев, приказује их службенику и прослеђује МУП-у — чиме се избегава поновни унос и омогућава повезивање захтева са евиденцијом позивних писама. Подаци о позивном писму Податак Обавезност Опис Постојање електронског позивног писма Обавезно Ознака да ли је за захтев издато позивно писмо Идентификатор позивног писма Опционо Јединствена ознака писма, до 20 карактера Подаци се достављају као део захтева за визу само у редовном поступку. Добављач је у обавези да имплементира функционалност: Трајно чување податка о постојању позивног писма и његовог идентификатора уз захтев, са приказом службенику. Идентификатор је ограничен на 20 карактера. Укључивање података о позивном писму у скуп који се прослеђује МУП-у уз захтев за мишљење. 5. Аналитика и извештавање 5.1 Аналитика Постојеће извештајне функционалности ВИС-а користе се као основ за даље унапређење аналитичког и извештајног слоја. Нове аналитичке функционалности треба да надограде постојеће податке и права приступа, без нарушавања редовног рада система. Опис затеченог система извештавања дат је у Прилогу В. Систем мора обезбедити аналитички преглед рада кроз три екрана — контролну таблу са показатељима и графиконима, левак обраде и мапу активности — са заједничким скупом филтера који се примењује на све приказе. Заједнички филтери Филтер Опис Датум од / Датум до Период подношења захтева ДКП Вишеструки избор организационих јединица Нерешени старији од (дана) Праг за листу нерешених захтева; подразумевано 30 Екран 1 — Контролна табла. Кључни показатељи: Показатељ Садржај Укупно захтева Укупан број захтева у филтрираном скупу Одобрено Број захтева са позитивним исходом Одбијено Број захтева са негативним исходом У обради Број захтева који су још у поступку Графикони: Графикон Врста приказа Садржај Захтеви по статусу Структура целине Расподела по статусу Врста визе Структура целине Расподела по врсти визе Тип путне исправе Структура целине Расподела по врсти исправе Сврха путовања Поређење величина Расподела по сврси путовања Топ 15 држављанстава Поређење величина Најзаступљенија држављанства подносилаца Статуси по топ 10 држављанстава Укрштени приказ Однос статуса и држављанства Статуси по ДКП Укрштени приказ Однос статуса и организационе јединице Врста визе по ДКП Укрштени приказ Однос врсте визе и организационе јединице Оперативне листе: Листа Садржај Нерешени захтеви старији од Н дана Шифра, подносилац, ДКП, статус, број дана у обради Одобрени а неиздати дуже од 30 дана Шифра, подносилац, ДКП, број дана од одобрења Екран 2 — Левак обраде. Приказује колико је захтева икада прошло кроз сваку фазу поступка. Броји се на основу историје статуса сваког захтева, а не према тренутном стању — јер захтев који је данас издат јесте раније прошао кроз МУП и мора се у тим фазама и приказати. Корак Шта се броји Врста корака Поднет захтев Сви захтеви у филтру Укупно Прослеђен МСП-у Захтеви који су икада били у неком од МСП статуса Главна линија Прослеђен МУП-у Захтеви који су икада били у неком од МУП статуса Главна линија МУП сагласан Захтеви који су икада добили сагласност МУП-а Главна линија Виза издата Захтеви који су икада били у неком од статуса издавања Главна линија Одбијен Захтеви који су икада одбијени Исход Екран 3 — Мапа активности. Календарски приказ броја поднетих захтева по дану, организован по недељама (понедељак–недеља), са интензитетом боје сразмерним броју захтева. Када период није задат, приказује се последњих 13 недеља. Добављач је у обавези да имплементира функционалност: Контролну таблу са четири показатеља, осам графикона и две оперативне листе, према горњим табелама. Приказ броја захтева, удела у укупном броју и удела у односу на претходни корак за сваки корак левка. Главна линија тока је ДКП → МСП → МУП → МСП → издавање. Рачунање приказа заснованих на току обраде из историје статуса, тако да се захтев који је прошао кроз МУП и издат је броји у обе фазе. Поштовање ограничења видљивости података по организационој јединици корисника — корисник у аналитици не сме видети захтеве које не би видео у радним прегледима. Истовремено освежавање свих показатеља, графикона и листа на екрану по примени филтера. Независно учитавање приказа — застој у учитавању једног графикона не сме блокирати приказ осталих. Навигацију са ставки оперативних листа на одговарајући захтев, уз приказ броја дана чекања. Аналитику искључиво као преглед — са ње се не смеју мењати подаци о захтевима. 5.2 Радна табла (почетни екран) Почетни екран мора објединити оперативни преглед рада, тако да корисник одмах по пријави види шта га чека. Садржај се приказује кроз целине које корисник може самостално укључивати и искључивати, јер се потребе ДКП референта и МСП службеника битно разликују. Целине радне табле Целина Садржај Видљивост Упозорења Захтеви без акције, истеци рокова, системска упозорења Сви Мапа ДКП Светска мапа са бројем захтева по ДКП-у; за државе без српског ДКП-а приказује се надлежни ДКП Сви МСП панел Збирни бројачи по токовима: пријем, МУП, ивент, дигиталне визе, статистика ДКП-а МСП Статуси Преглед захтева по статусима Сви Моји задаци Унапред постављени филтери са бројачима ДКП Администрација Пречице ка административним функцијама Администратор Ивент бројачи у МСП панелу. МСП панел мора издвојено пратити ивент токове, раздвојене по каналу подношења и формату визе: Група Бројачи Ивент — пријем Портал (дигитална), ДКП (налепница), малолетна лица, позитивно решени, одбијени Ивент — одговори и допуне Портал (дигитална), ДКП (налепница), малолетна лица, у допуни, допуњени Дигиталне визе Пријем, допуна, допуњени, позитивно решени, одбијени Добављач је у обавези да имплементира функционалност: Памћење избора приказаних целина за корисника и његову примену при сваком отварању почетног екрана. Избор се мора применити пре приказа садржаја, тако да искључене целине не буду ни тренутно видљиве. Формирање упозорења према улози: ДКП види упозорења своје јединице, МСП преглед на нивоу система, администратор додатно системска упозорења. Навигацију са сваког упозорења на одговарајући захтев или на филтрирану листу захтева на које се односи. Упозорење које се односи на групни захтев води на претрагу по идентификатору групе, а не на појединачни захтев. Бројач и навигацију на листу захтева са унапред постављеним филтером за сваку ставку „Мојих задатака". Раздвајање ивент бројача по каналу подношења и формату визе, у складу са одељцима 3.2 и 3.3. Поштовање ограничења видљивости података по организационој јединици корисника за све бројаче. 6. Подршка раду службеника 6.1 Рад са документацијом захтева Уз захтев се прилаже документација (фотографија, путна исправа, позивно писмо, доказ о средствима издржавања и друго), било ручно у ДКП-у, било аутоматски уз захтев пристигао са Портала. Систем мора ту документацију чувати, приказивати и обезбедити контролисан приступ, уз контролисан раст заузетог простора. Добављач је у обавези да имплементира функционалност: Аутоматско смањење величине приложених докумената и слика при чувању, уз задржавање читљивости садржаја и употребљивости за одлучивање. Приказ назива документа у листи докумената, без путање до места чувања. Преглед, преузимање и брисање документа, при чему брисање захтева изричиту потврду корисника. Приказ фотографије лица у заглављу захтева, са увећањем на прелаз мишем. Лупу са подесивим увећањем и подесивом величином над сликом путне исправе, ради провере ситног текста и печата. Приступ документима искључиво пријављеним корисницима, и то само за захтеве које корисник сме да види. Место чувања докумената не сме бити директно доступно ни по којој адреси. Доступност документа приложеног на Порталу уз захтев у ВИС-у, под оригиналним називом. 6.2 Категорисање и приоритизација захтева Приоритизација се састоји од два повезана механизма. Аутоматско категорисање — систем анализира податке захтева и садржај приложене документације и захтеву додељује једну или више категорија. Бодовање и рангирање — на основу додељених категорија и података захтева, по правилима која се дефинишу кроз кориснички интерфејс, захтев добија бодовни приоритет који одређује редослед обраде. Циљ је да службеник не мора сам да претражује и чита предмете да би утврдио шта је хитно и да се хитни предмети не изгубе у маси. Саставни делови Део Намена Аутоматско категорисање Анализа захтева и приложене документације и додела категорија Каталог категорија Списак категорија које систем може доделити захтеву Поља за приоритет Подаци о захтеву над којима се смеју градити услови правила Правила приоритета Правило чини услов, број бодова и ознака да ли је активно Симулатор Приказ које су категорије додељене, која се правила примењују и колико бодова захтев носи Периодично прерачунавање Аутоматско ажурирање категорија и приоритета над скупом захтева Минималан каталог категорија дат је у Прилогу Б и обавезујући је. Каталог се проширује кроз кориснички интерфејс, без измене апликације и без утицаја на уговорену цену. Овде се прописује да механизам мора постојати, под којим условима мора радити и како се резултат користи. Илустративно, без обавезујућег значаја, категорије се могу односити на временску хитност (близина датума путовања, дужина чекања у обради), сврху путовања и врсту путне исправе, комплетност и међусобну усаглашеност приложене документације, припадност посебном поступку или групном захтеву и претходне захтеве и исходе истог лица. Добављач је у обавези да имплементира функционалност: Покретање категорисања аутоматски по пријему захтева и његово понављање при свакој измени података захтева или приложене документације, како категорије не би застареле. Захтев може добити ниједну, једну или више категорија. Каталог категорија измењив и проширив без измене апликације, кроз кориснички интерфејс, изнад минимума утврђеног Прилогом Б. Приказ основа доделе за сваку додељену категорију — који податак захтева или који документ је до ње довео. Категорија без образложења службенику није употребљива и не сме се приказати као основ за редослед рада. Приказ мере поузданости, ако је механизам категорисања даје, уз јасно означавање ниског нивоа поузданости. Могућност да службеник са одговарајућим правом ручно дода, уклони или потврди категорију. Ручна одлука има предност над аутоматском, остаје забележена и не сме бити пребрисана наредним аутоматским категорисањем. Ограничење да категорисање не сме утицати на садржинску одлуку о захтеву. Оно одређује искључиво редослед обраде и видљивост у радним листама. Одлуку о визи доноси овлашћени службеник и она не сме бити ни предложена ни ограничена резултатом категорисања. Рад система и када категорисање није извршено — неуспело, непотпуно или привремено недоступно категорисање не сме спречити пријем, обраду ни решавање захтева; захтев се у том случају обрађује без категорија, уз видљиву ознаку да категорисање није извршено. Бележење додељених категорија и сваке њихове измене, са временом и извором измене (аутоматски или корисник). Спровођење категорисања над подацима који су већ у систему; ради категорисања се не сме прикупљати никакав додатан податак о лицу. Изградњу услова правила као комбинације поређења над дозвољеним пољима захтева и над додељеним категоријама, повезаних логичким операторима, са могућношћу груписања. Правила се дефинишу кроз кориснички интерфејс, без измене апликације. Позитивне и негативне бодове, како би се одређене категорије могле и одложити. Приоритет захтева је збир бодова свих правила која се на њега примењују. Деактивирање правила без брисања, ради привременог искључивања и очувања историје. Преглед правила са укупним бројем правила, бројем активних и бројем правила са позитивним и са негативним бодовима. Симулатор који приказује додељене категорије, примењена правила и правила која се нису применила, како би се могло утврдити зашто захтев нема очекивани приоритет. Видљивост приоритета у радним листама захтева и могућност сортирања по њему. Приоритет који уз захтев стигне са Портала мора се сачувати уз захтев. Забрану ретроактивног дејства измене правила на историју обраде већ решених захтева. Приоритет је помоћно средство за одређивање редоследа рада и не обавезује службеника да предмете решава тачно у том редоследу, ни да одступање посебно образлаже. Начин реализације категорисања није прописан. Добављач предлаже решење — правила над подацима, статистичка обрада, модели машинског учења или комбинација — под условом да задовољи захтеве из овог одељка, минималан каталог из Прилога Б и ограничење рада без приступа интернету, без ослањања на спољне сервисе (поглавље 9). 6.3 Анализа захтева за визу и историја подносиоца При отварању захтева службенику се мора приказати анализа захтева за визу — преглед најважнијег о захтеву и о подносиоцу на једном месту, укључујући претходне захтеве истог лица и њихове исходе. Циљ је да службеник стекне слику о предмету без читања свих корака форме и без ручне претраге по другим предметима и да одмах види да ли је лице већ тражило визу и са каквим исходом — што је за одлучивање често пресудна чињеница. Садржај анализе Група Садржај Основно о захтеву Подносилац, држављанство, врста визе, сврха путовања, тражени период боравка, ДКП подношења, текући статус, датум подношења, број дана у обради Посебне околности Ознаке које мењају поступак: малолетно лице, ивент поступак, формат визе, припадност групном захтеву, постојање електронског позивног писма Категорије Категорије додељене захтеву, са образложењем (одељак 6.2) Ток предмета Где предмет тренутно стоји и колико је времена провео у текућем статусу Историја подносиоца Претходни захтеви истог лица са исходима За сваки претходни захтев истог лица приказује се шифра захтева, датум подношења, ДКП подношења, врста визе и сврха путовања, коначан статус односно исход и — када је захтев одбијен — разлог одбијања. Добављач је у обавези да имплементира функционалност: Доступност анализе одмах при отварању захтева, без додатне навигације и без радње службеника. Проналажење претходних захтева повезивањем по подацима о лицу — броју путне исправе и комбинацији имена, презимена и датума рођења — како промена путне исправе не би сакрила претходне захтеве истог лица. Обухват захтева свих организационих јединица, а не само јединице корисника. За одлучивање је битно да ли је лицу виза већ одбијена у другом представништву и та чињеница се не сме изгубити због поделе података по ДКП-овима. Приказ основних података и исхода за захтев друге организационе јединице. Отварање целог тог захтева подлеже постојећим правилима приступа и овим захтевом се не мења. Изричиту напомену када лице нема претходних захтева — празан приказ без објашњења не задовољава захтев, јер се не разликује од неуспеле провере. Јасну поруку када провера претходних захтева не може да се изврши; одсуство резултата се не сме приказати као „нема претходних захтева". Навигацију са сваког приказаног претходног захтева на тај предмет, у границама права приступа корисника. Текући захтев се не приказује у листи својих претходних захтева. Анализу искључиво као преглед — са ње се не мењају подаци о захтеву. Формирање анализе искључиво из података који су већ у систему; ради њеног формирања не сме се прикупљати никакав додатан податак о лицу. Приказ текућег стања предмета — по измени података, документације или статуса анализа приказује ажурне вредности. Ограничење да анализа не сме садржати оцену захтева нити предлог одлуке. Она приказује чињенице и њихов контекст; оцену даје овлашћени службеник. Ако се текстуални део анализе формира аутоматски, мора бити изведен искључиво из података о предмету, без закључивања које из њих не произлази. Начин реализације није прописан, уз ограничење рада без приступа интернету (поглавље 9). Поштовање ограничења видљивости података по организационој јединици, изузев прегледа претходних захтева у обиму описаном изнад. 6.4 Обавештење о новој верзији При пријави систем мора кориснику приказати преглед измена у новој верзији које он још није видео, уз стално доступну историју свих верзија. Садржај обавештења уређује администратор, без измене апликације. Добављач је у обавези да имплементира функционалност: Приказ обавештења само за верзије које корисник није означио као виђене, и то појединачно по кориснику. Након означавања као виђено обавештење се више не приказује том кориснику, док га други корисник, који га није видео, и даље добија. Разврставање ставки измена по врсти (нова функционалност, измена, исправка), са видљивом ознаком врсте. Доступност историје свих објављених верзија кориснику у сваком тренутку, и након