Одржавање система за људске ресурсе

TS.docx ТЕХНИЧКИ ЗАХТЕВ (СПЕЦИФИКАЦИЈЕ) За јавну набавку Услуге- Одржавање система за људске ресурсе ОПИС ПРЕДМЕТА ЈАВНЕ НАБАВКЕ Предмет јавне набавке је набавка услуга сервисног одржавања система за управљање људским ресурсима (eng. Human recource, у даљем тексту HRMS). Пореска управа је у претходном периоду развила и имплементирала ИИС (Интегрисани информациони систем, у даљем тексту ИИС) и успоставила одговарајућу архитектуру. Предметне услуге одржавања система пословних функција односе се на одржавање и евентуално побољшање већ постојећих функционалности система и усклађивање са потенцијалним изменама прописа, у мери у којој измена не представља битно нови развој уз поштовање следећих принципа: поштовање мера заштите, очување безбедности и сигурности апликација и података могућност повезивања са другим системима флексибилност и прилагођавање. Реализација сваког новог издања система, насталог услед извршених предметних услуга, мора да се ослања на претходну системску целину, уз очување свих функционалности и мера заштите из постојећег система. Предметне услуге извршавају се као: Корективно одржавање Превентивно одржавање Перфективно одржавање Aдаптивно одржавање Периодично извештавање Понуђач је у обавези да, по позиву Наручиоца и по усаглашеним механизмима комуникације, у просторијама Наручиоца врши све услуге одржавања, по горе наведеним облицима одржавања (корективно, превентивно, перфективно, адаптивно). Понуђач је у обавези да се, у складу са општом прoфесионалном етиком и добром инжењерском праксом, за захтеве од критичне важности за пословање Наручиоца, у оквирима својих могућности максимално ангажује и да уложи све напоре (eng. „best effort“) у проналажењу адекватног решења у најкраћем могућем року. Део ИИС-а је и систем за управљање људским ресурсима (ХРМС), који садржи следеће интерно и екстерно интегрисане функционалне целине: Генерална листа функционалности ХРМС система ХРМС МОДУЛ Секција/Процеси/Под - процеси Функционалности 0. Општи функционални захтеви 01.Нотификације ХРМС треба да омогући слање нотификација о промени статуса документа путем e-mail-a. Сваки корисник приликом логовања у апликацију треба да има нотификације потребне за несметано обављање активности. 02.Електронска документа ХРМС треба да омогући генерисање и аутоматско попуњавање електронских докумената који се користе у пословним процесима. Електронска документа су:завршна документа сваког процеса (решења, одлуке, закључци,...) и помоћна документа за доношење завршног акта (записници, позиви, изјаве,...) 03.Роле и улоге ХРМС треба да омогући дефинисање апликативних рола и улога. ХРМС треба да омогући повезивање апликативних и системских рола и улога. 04.Валидација података ХРМС треба да омогући дефинисање обавезних поља и могућност провере унетих података према дефинисаним пословним правилима. 05.Извештавање и експорт ХРМС треба да обезбеди генератор извештаја. У генератору извештаја треба да се омогући дефинисање поља која се приказују, њихов редослед као и критеријуми за селекцију. Треба да буде омогућен експорт (извоз) у неки од формата csv, txt i xls. 1. Планирање људских ресурса 01. Процес планирања људских ресурса ХРМС треба да омогући креирање „ad-hok“ извештаја о броју запослених. ХРМС треба да омогући извештавање по предефинисаним обрасцима: Извештај о датуму престанка ангажовања према врсти посла, Извештај о датуму престанка радног односа по сили Закона, Извештај о броју (будућих) упражњених радних места (У задатом временском року) – анализа интерних ресурса. У дефинисаним извештајима треба да буде приказан пресек по организационим јединицама и радном односу. ХРМС треба да омогући унос и обраду података о заузетости радних места са почетним и завршним данима (Увид када је радно место упражњено како би се иницирао процес запошљавања). 2. Анализа посла 01. Процес описа посла ХРМС треба да омогући управљање процеса описа посла ХРМС треба да омогући унос и обраду података о типу радног места. Тип радног места треба да садржи податке: шифре, назива, описа послова, процена ризика и значаја радног места. Опис посла за свако радно место дефинисан је Законом и интерним процедурама. ХРМС треба да омогући „ad-hoc“ извештаје о информацијама везаним за радно место. 02. Процес измене или израде систематизације ХРМС треба да омогући управљање процесом измене или израде систематизације ХРМС треба да омогући преглед и уређивање (едитовање) систематизације. ХРМС треба да омогући формирање нове систематизације. Измена систематизације треба да омогући израду нове систематизације и измену постојеће коришћењем смерница. Функционалности су: додавање организационих јединица и радних места брисање организационих јединица и радних места мењање редоследа организационих делова у стаблу систематизације копирање организационих делова из једне систематизације у другу генерисање редних бројева радних места према дефинисаном редоследу у стаблу систематизације могућност аутоматског додељивања ознака радних места користећи дефинисано правило.Правило за аутоматску ознаку радног места: словна ознака систематизације + “-” + двоцифрена ознака броја организационе јединице на основу позиције у систематизацији + „.“ + двоцифрена ознака броја радног места у зависности од позиције у систематизацији могућност копирања ознака организационих јединица и радних места из систематизације на основу које се креира нова (у овом случају се ручно администрирају ознаке организационих јединциа и радних места) Елементи систематизације су: - Организационе јединице (шифра, назив, територијална припадност), - радна места (шифра, назив, опис послова, процена ризика радног места), - број извршилаца, - групе звања и - платни разреди и услови (стечено образовање, број година радног искуства у струци, компетенције...). Опис послова и компетенције треба да садрже мета податке и текстуални опис. Систематизација садржи шифарнике организационих јединица, радних места, звања, платних разреда, територијалне организације. Поред могућности креирања систематизације, постоји могућност мануелног креирања систематизације, кроз шифарнике организационих јединица и радних места дефинишући припадност систематизацији и хијерархију. На овај начин не постоји могућност аутоматског дефинисања веза наслеђивања. ХРМС треба да омогући унос и обраду привремених повремених радних места (шифра, назив, опис послова, број извршилаца,звање и услови (стечено образовање, број година радног искуства у струци, компетенције,...). Привремено и повремено радно место се налази у оквиру организационе јединицие, али није систематизовано. Обзиром да се кроз IDM пропагирају подаци који морају да буду везани за организациону јединицу и место рада које је дефинисано на радном месту, одлучено је да ће се и људи на привремено повременом радном ангажовању постављати на систематизовано радно место, с’ тим да се неће рачунати у попуњеност датог радног места. ХРМС треба да омогући извештавање о ситематизацији. ХРМС треба да омогући да је радно место повезано са радним местом из претходне систематизације (увид у историјат радног места) уколико се систематизација креирана на основу постојеће. ХРМС треба да омогући унос и обраду нумеричког податка о сложености радног места и услова рада. Измена систематизације треба да омогући графички приказ - органограм. Измена систематизације треба да онемогуићи дупли унос идентичног радног места у оквиру једне организационе јединице. Уколико једно радно место има више места рада уноси се онолико пута колико има места рада, али има један редни број из систематизације. ХРМС треба да обезбеди преглед историјата систематизација. 3. Управљање каријером 01. Процес премештаја ХРМС треба да омогући управљање процесом премештања. ХРМС треба да омогући генерисање (аутоматско попуњавање) електронских докумената који се користе у процесу премештања: предлог, сагласност и решење о привременом премештају; предлог, сагласност и решење о трајном премештају. ХРМС треба да омогући да се преко IDM пропагирају подаци везани за премештај. 02. Процес распоређивања по новој систематизацији ХРМС треба да омогући управљање процесом распоређивања по новој систематизацији ХРМС треба да омогући генерисање извештаја о радним местима, њиховој попуњености (која радна места нису попуњена, који запослени је распоређен на радно место, која лица задовољавају критеријуме за распоређивање на радно место, листа нераспоређених). ХРМС треба да омогући штампање решења по врсти ангажовања: - распоређивање на неодређено, - распоређивање за намештенике, - распоређивање на одређено, - уговор о раду ХРМС треба да омогући генерисање (попуњавање) електронских докумената који се користe у процесу распоређивања: решење о распоређивању на неодређено време, Такође и : решење о распоређивању на одређено време, сагласност и уговор о раду. Уколико се систематизација креира на основу постојеће аутоматски се генеришу везе наслеђивања на основу чега се запослени могу аутоматски распоредити на радна места и организационе јединице из нове системтаизације користећи форму за масовна распоређивања. ХРМС треба да омогући да се преко IDM пропагирају подаци везани за рапсоређивање по новој систематизацији. 4. Запошљавање 01.Процес регрутације ХРМС треба да омогући управљање процесом ругрутације ХРМС треба да омогући унос и обраду података о потенцијалним кандидатима (нпр. Подаци о биографији, радно искуство, занимање, претходно искуство, страни језик, возачка дозвола, подаци о образовању, обуке и сертификати) и извештавање на основу различитих критеријума 02. Процес селелкције ХРМС треба да омогући генерисање и аутоматску попуну електорнског документа: Захтев(предлог) за попуну радног места. Потребни подаци укључују: Стручну спрему, године искуства, стручне испите, стране језике, категорије возачке дозволе ХРМС треба да омогући израду компаративног извештаја између захтева радног места и поднете пријаве за то радно место 03. Под -процес заснивања радног односа на одређено време ХРМС треба да омогући управљање процесом заснивања радног односа на одређено време. ХРМС треба да омогући генерисање и аутоматску попуну електронских докумената: предлог руководиоца организационе јединице, предлог централе, Сагласност и решење заснивања радног односа на одређено време, обавештењу о неиспуњавању услова за заснивање радног односа на одређено време. ХРМС треба да омогући да се преко IDM пропагирају подаци везани за заснивање радног односа на одређено време. 04. Под-процес заснивања радног односа на неодређено време ХРМС треба да омогући управљање процесом занисвања радног односа на неодређено време ХРМС треба да омогући генерисање и аутоматску попуну електронских докумената: Предлог, сагласност и Решење о запослењу на неодређено време. ХРМС треба да омогући да се преко IDM пропагирају подаци везани за заснивање радног односа на неодређено време. 05. Под-процес расписивања конкурса ХРМС треба да омогући управљање подпроцесом расписивања конкурса ХРМС треба да омогући генерисање и аутоматску попуну електронских докумената: захтев за регрутовање, предлог, сагласност и решење о расписивању конкурса, предлог, сагласност и решење о формирању конкурсне комисије и текста конкурса 06. Под-процес прегледа конкурсних пријава ХРМС треба да омогући унос и обраду података о потенцијалним кандидатима (лични подаци, стучна спрема, радно искуство, страни језици, посебне вештине, испити,...) и извештавање по разним критеријумима. ХРМС треба да омогући управљање подпроцесом прегледа конкурсних пријава ХРМС треба да омогући информацију да ли је кандидат претходно подносио пријаву. ХРМС треба да омогући форимање упоредног извештаја између захтеваног радног места и поднете пријаве за то радно место. ХРМС треба да омогући унос и обраду података о тестирању кандидата. ХРМС треба да омогући листу кандидата према критеријумима за селекцију и/или резултатима теста ХРМС треба да омогући генерисање и аутоматску попуну електроснких докумената: Записник о раду конкурсне комисије, Записник са изборне седнице, листа кандидата,... 07. Процес ангажовања ван радног односа ХРМС треба да омогући управљање процесом ангажовања ван радног односа ХРМС треба да омогући да се преко IDM пропагирају подаци везани за заснивање радног односа на неодређено време по дефинисаној спецификацији. ХРМС треба да омогући генерисање и аутоматску попуну електорнских докумената: предлог и одлука о ангажовању за обављање одређеног посла. 5. Увођење у посао 01. Процес приправништва и менторства Води се евиденција о увођењу радника у посао. Дефинишу се радник, ментор, датуми почетка и завршетка менторства, као и да ли је положен државни испит. Могуће је дефинисати радне задатке са предвиђеним датумима за почетак и завршетак задатка, оценом и образложењем оцене. 6. Персонална евиденција 01. Процес евиденције релевантних података о запосленом ХРМС треба да омогући управљање процесом евиденције релевантних података ХРМС треба да омогући унос и обраду персоналних података (подаци са упутством СУК-а на основу члана 160. Закона о државним службеницима, стамбеном статусу, Кадровким упитницима ПУ, врсти и степену инвалидитета и степену радне способности, информацију о надређеном, плановима и сл.). 02. Под–процес дисциплинског поступка ХРМС треба да омогући унос и обраду података дисциплинских података (започињање и окончање поступка, мере , казне,...). Наведене активности настају ван ХРМС система. Преко IDM се пропагирају подаци о суспензији на основу ове евиденције. 03. Под-процес обрачуна прековременог рада ХРМС треба да омогући генерисање и аутоматску попуну електорнских докумената: Решење о оствареном прековременом раду. 04. Под-процес одобравања слободних дана ХРМС треба да омогући генерисање и аутоматску попуну електронских докумената: Решење о слободним данима по основу прековременг рада. 05. Под-процес обрачуна прековремених сати ХРМС треба да омогући генерисање и аутоматску попуну електронских докумената: Решење о исплати прековремених сати. 06. Под-процес евиденције плаћеног и непраћеног одсуства са рада ХРМС треба да омогући управљање процесом евиденције плаћеног и неплаћеног одсуства са рада ХРМС треба да омогући генерисање и аутоматску попуну електронских докумената: захтев, сагласност и решење о плаћеном одсуству, захтев, сагласност и решење о неплаћеном одсуству , захтев, сагласност и решење о годишњем одмору. 07. Под-процес евиденције годишњег одмора ХРМС треба да омогући управљање процесом евиденције годишњег одмора ХРМС треба да омогући рачунање дана годишњег одмора према дефинисаним условима из Колективног уговора. Постоји могућност појединачног и масовног, као и срезмерног обрачуна броја дана годишњег одмора. ХРМС треба да омогући генерисање и аутоматску попуну електронских докумената: захтев, сагласност и решење о годињем одмору 08. Процес престанка радног односа ХРМС треба да омогући управљање процесом престанка радног односа ХРМС треба да омогући генерисање и аутоматску попуну електорнских докумената: решење о престанку радног односа на основу налога послодавца,на основу захтева запосленог, одласка у пензију (инвалидска, сила закона, добровољна), смрти запосленог, решење о одбијању захтева запосленог 7. Функционалности здравља и сигурности на раду 01. Процес евиденције повреда на раду ХРМС треба да омогући управљање процесом евиденције повреда на раду. ХРМС треба да омогући унос и обраду података о повредама на раду у складу са захтеваним подацима на прописаном обрасцу у складу са Парвилником који регулише наведену активност. ХРМС треба да омогући извештавање по предефинисаним обрасцима извештавања из правилника о евиденцијама у области безбедности и здравња на раду (евиденција о радним местима са повећаним ризиком, евиденција о запосленима распоређеним на радним местима са повећаним ризиком, евиденције о повредама на раду, евиденције о запосленима оспособљеним за безбедан и здрав рад, евиденције о пријављеним повредама на раду ,професионалним обољењима, ...). ХРМС треба да омогући извештавање по предефинисаним обрасцима извештавања из процеса евиденције повреда на раду , нпр. Извештаји по захтеву ПУ (о повредaма на раду, статистике повреда по врсти , типу, учесталости, по запосленом по радном месту и сл.) 02. Процес антимобинг антистрес процедуре ХРМС треба да омогући управљање процесом евииденције мобинга ХРМС треба да омогући унос и обраду података о мобингу (датум пријаве, опис понашања мобера, сведока, предлог разрешења, да ли је постигнут споразум, ко је посредник пријављивача мобинга и посредник пријављеног мобера уколико их имају). ХРМС треба да омогући генерисање и аутоматску попуну електорнских докумената: Пријава мобинга, извештај о обављеном разговору и договору, споразум о будућем понашању. “ Додатне функционалности: ХРМС МОДУЛ Секција/Процеси/Под - процеси Функционалности Додатни опис Администрација људских ресурса Администрација радника Централна кадровска евиденција (досије запосленог) Систем мора омогућити ефикасно вођење евиденције о образовању запослених на свим нивоима стручне спреме, уз јасну идентификацију и раздвајање по нивоу стручне спреме на основу које се врши распоређивање запослених. Легитимације Мора се обезбедити аутоматско додељивање идентификационих бројева за потребе пореске контроле, уз логичку енкрипцију и директну повезаност са идентификационим бројем и припадајућим знаком. Идентификациони запис треба да садржи све релевантне информације о датумима задужења и раздужења, статусу, издавању дупликата и датуму слања на уништење. Прилози Омогућити учитавање прилога на картице запослених, уз централни преглед свих прилога ради лакшег претраживања по типу, запосленом, називу фајла, опису и кључним речима. Важно је напоменути да не сме бити могуће претраживање садржаја докумената. Дефинисати права приступа централном регистру прилога, као и дозвољене акције (додавање, измена, брисање, преглед). Поред основних података о запосленом, омогућити евиденцију претходног запослења, годишњих евалуација, унапређења и награда, као и привремених премештаја. Премештаји Отварање новог запосленог и премештај запосленог Систем мора додатно разматрати евиденцију сталних и привремених премештаја. Систем мора обезбедити механизам који ће осигурати да се запослени, који је распоређен на одређено радно место након сталног премештаја, врати на стално радно место након завршетка привременог премештаја. Систем мора омогућити да запослени буде прераспоређен на друго привремено радно место или да се врати на стално радно место након завршетка привременог премештаја. Систем мора омогућити прекид привременог премештаја током његовог трајања, као и механизам за трајно распоређивање запосленог на друго радно место у случају таквог прекида. Систем треба да дозволи прекид привременог премештаја током трајања, након чега се запослени „враћа” на радно место на које је трајно распоређен. Решење о распоређивању Систем мора обезбедити дефинисање накнаде у складу са нивоом стручне спреме. Интеграција са ЕРП-ом Интеграција са ЕРП-ом Систем мора креирати преглед распореда запослених и обавестити сектор материјалних ресурса о неопходном распореду опреме. Дуговања се евидентирају у евиденцији основних средстава и инвентару система. Апликација приказује само преглед. Систем мора креирати захтеве за задужење опреме, што се спроводи у оквиру Сектора за материјалне ресурсе, у Књизи основних средстава. Систем мора креирати налоге за задужење, укључујући датум задужења, аутоматску доделу ИД броја и датум задужења ИД-а. Исто важи и за запослене који су премештени на радно место где морају имати идентификацију. Легитимације Отварање новог запосленог и премештај запосленог Систем мора аутоматски доделити број идентификационих картица за пореску контролу. Кодови морају имати значење и постојати логика у њиховој додели. Пореска полиција је одговорна за доделу бројева, који морају бити идентични идентификационом броју. Интеграција са ЕРП-ом Отварање новог запосленог и премештај запосленог Систем мора омогућити враћање основних средстава када запослени промени радно место, издавањем реверза. Отварање новог запосленог и премештај запосленог Систем мора обезбедити процес новог распоређивања запосленог који мења радно место, укључујући доделу основних средстава. Задужење опреме новог запосленог Систем мора приказати задужења запослених на основу евиденције задужења основних средстава и ситног инвентара. Систем мора осигурати да у тренутку престанка радног односа сектор људских ресурса има информацију о свему што је запослени дуговао у вези са опремом. Престанак радног односа се не одлаже. Прилози Отварање новог запосленог и премештај запосленог Систем мора омогућити учитавање прилога (Excel, Word, ПДФ) на картицу запосленог. Неопходан је централни преглед свих прилога како би се омогућило лакше претраживање по типу (лична карта и други документи), запосленом, називу фајла, типу, опису и кључним речима. Потребно је да садржај документа не може бити претражен у централном регистру прилога. Задатак Процес престанка радног односа запосленог Систем мора извршавати задатке, односно вршити одређене измене у бази података како би, на пример, активирао статус запосленог дан након престанка радног односа. Одлуке о престанку радног односа се обично креирају раније, због чега систем мора обезбедити одговарајуће измене базе података како би промене биле спроведене у најкраћем могућем року. Интеграција са ЕРП-ом Процес престанка радног односа запосленог Систем мора омогућити увид у евиденцију задужења опреме приликом престанка радног односа. Задатак Систем мора обрађивати податке како би осигурао да су актуелни подаци о запосленом ажурирани. Документи попут одлука о распореду и одлука о престанку радног односа уносе се за прошлост и будућност, али основни образац запосленог треба да приказује тренутно важеће податке. Претрага Систем мора омогућити претрагу према унетим атрибутима документа. Број атрибута мора бити унапред дефинисан. Право приступа централном регистру прилога за кориснике и дозвољене акције (додавање, измена, брисање) треба да буду дефинисани. Радник Систем мора омогућити администрацију (ажурирање) личних података (матицних података) запослених на нивоу модула локалног администратора. Интеграција ИДМ, Писарница, ЦРОСО, Office Потребно је да систем омогући доследну употребу заједничких података у организацији кроз идентификоване интеграције (интерфејсе) са ИДМ (Систем за управљање идентитетима), ЦРОСО (Централни регистар обавезног социјалног осигурања) и Office. Регрутација, селекција и пријем Захтев за запошљавање Систем мора омогућити штампање текста конкурса и других претходно унетих и учитаних докумената (одлука о именовању комисије за конкурс, о попуњавању извршних позиција, захтев за одобрење нових позиција). Интеграција Потребно је да систем омогући извоз текста конкурса у формат погодан за објављивање на веб-сајту. Систем мора омогућити избор локације где ће бити објављен текст огласа. Веб-пријава Систем мора омогућити кандидатима да се електронски пријаве на конкурс уз контролу уноса података. Систем мора омогућити кандидату да се пријави више пута на исти конкурс за исту или различиту позицију. Систем мора омогућити додавање прилога уз пријаву на конкурс. Потребно је да кандидат може додавати прилоге уз електронску пријаву. Систем мора омогућити претрагу атрибута прилога из пријава и претрагу података о кандидатима. Систем мора омогућити аутоматско слање е-маил обавештења кандидатима који се нису појавили на тестирању, кандидатима који нису прошли даље у процесу тестирања и онима који су прошли. Систем мора омогућити опцију за унапред дефинисан текст е-маила који се шаље кандидатима који су прошли даље у процесу. Конкурси Штампање конкурса Систем мора омогућити штампање огласа за посао у „ПДФ” или „DOC” формату. Селекција Процес селекције кроз систем мора укључивати прелиминарну селекцију кандидата и евидентирање резултата у фазама поступка селекције, у зависности од типа запослења (одређено или неодређено). Конкурси Приступ комисији Систем мора омогућити приступ конкурсној комисији за евидентирање резултата. Систем мора омогућити члану конкурсне комисије да види само кандидате које оцењује и позиције за које је члан комисије. Селекција Ранг Систем мора омогућити аутоматско рангирање кандидата према одређеним критеријумима у свакој фази селекције. Селекција Систем мора омогућити аутоматско креирање ранг листе у свакој фази према одређеним критеријумима. Захтев за пријем Управљање одлуком о запошљавању и прихватањем одлуке Систем мора омогућити аутоматизацију процеса провере финалног избора кандидата. Систем ће аутоматски креирати захтев за пријем на основу података кандидата и захтева за запошљавање. Одобрењем захтева за пријем, систем мора креирати одлуку о пријему. Систем мора омогућити штампање креиране одлуке. Испорука одлуке Систем мора евидентирати датуме покушаја достављања одлуке о пријему новом запосленом. Испорука одлуке Систем мора евидентирати исходе и начине покушаја достављања одлука. Испорука одлуке Потребно је да систем омогући евидентирање сваког покушаја достављања одлуке и методе доставе. Кандидати Управљање пасивним и потенцијалним кандидатима Систем мора чувати историјску базу података о свим регистрованим кандидатима. Компетенције Управљање пасивним и потенцијалним кандидатима Систем мора евидентирати оцене компетенција сваког регистрованог кандидата. Управљање бенефитима Управљање бенефицијама запослених Систем мора дефинисати права на бенефиције на радном месту за извршиоца додељеног том радном месту. Систем мора омогућити доделу подстицаја запосленима, уз контролу да запослени може примити подстицај само једном у четири месеца. Решења за јубиларну награду Систем мора аутоматизовати процес креирања масовних решења и евиденцију јубиларних награда кроз целу историју запослених. Подношење и одобрење захтева за бенефите Систем мора осигурати постојање процеса за подношење и одобравање (или одбијање) захтева запослених за заједничку помоћ, као и евиденцију датума и основа за примање помоћи. Бенефиције Систем мора водити евиденцију свих наведених бенефиција по запосленом. Систем мора дефинисати статусе бенефиција, укључујући активне и пасивне статусе, са периодом важења. Слање обавештења о бенефицијама имејлом Систем мора омогућити обавештавање запослених о бенефицијама путем е-маила или портала, укључујући отворени образац за унос обавештења. Награђивање Систем мора омогућити креирање и ажурирање података о наградјивању запослених. Систем мора обезбедити историјску евиденцију података о наградјивању запослених. Систем мора омогућити креирање и штампање решења о награђивању запослених. Циљеви Систем мора омогућити дефинисање циљева запослених на основу циљева додељених на вишим нивоима, као што су сектори и организациони ниво. Систем мора осигурати да се циљеви ажурирају преносом промена на све запослене на које се циљеви односе. Награђивање Систем треба омогућити извештаје о награђивању запослених у формату „.пдф” или „.docx”, као и масовно штампање у складу са критеријумима доделе награда према различитим „шаблонима”. Управљање временом Портал за запослене – подношење захтева Креирање и ажурирање података о плаћеним и неплаћеним одсуствима Систем мора омогућити подношење захтева од стране запослених путем интерног портала. Портал за запослене – обавештење имејлом Систем мора обавестити руководиоца о поднетом захтеву. Руководиоци морају имати функционалност за одобравање захтева. Портал за запослене – слање решења имејлом Сектор људских ресурса мора издавати решења и имати опцију слања обавештења и/или решења путем е-маила. Прековремени Обрачун прековременог рада Систем мора омогућити обрачун прековремених сати и слободних дана. Обрачун прековремених Систем мора аутоматски генерисати решења о обрачуну прековремених сати, решења о исплати прековремених сати, односно коришћењу слободних дана и сати. Портал за запослене – подношење и одобравање прековременог рада Систем мора омогућити менаџерима и запосленима унос налога за прековремени рад. Налог за прековремени рад мора бити одобрен (прихваћен) од стране менаџера. Портал за запослене – одобравање захтева Креирање и ажурирање података о плаћеним и неплаћеним одсуствима Систем мора креирати портал за запослене за подношење и одобравање захтева за одсуство од стране менаџера. Преглед одсуства Систем мора омогућити преглед одсуства кроз радни календар. Систем мора омогућити приказ по структури организационе јединице, радном месту и слично. Управљање организацијоми систематизоцијом Радна места Серијски број радног места Систем мора омогућити аутоматску доделу серијског броја радног места. Eвиденција тимова Систем мора обезбедити евиденцију припадности запослених тимовима. Eвиденција група Систем мора обезбедити евиденцију припадности запослених радним групама. Систематизација Систем мора омогућити сегментацију производње и промену систематизације. Радно место – поље за потврду Систем мора одвојити координаторе од менаџера. радно место - шифарник Систем мора осигурати поделу послова на радна места, самосталне извршиоце, руководиоце ужих организационих јединица и државне службенике на извршним позицијама. Компетенције Систем мора развити евиденцију компетенција за сваког запосленог на основу каталога компетенција. радно место Систем мора развити каталог радних места и повезати га са сваким запосленим, у складу са дефинисаном систематизацијом. Извештај – поређење систематизација Систем мора омогућити извештај који приказује паралелни преглед запослених у две означене систематизације. Ако постоје претходна и сукцесорска организациона јединица, систем мора препознати ове односе у извештају. Управљање променама организације и систематизације Систем мора омогућити једноставан и брз унос нове систематизације из постојеће, без могућности увоза података кроз базу података. Унос, извоз и приказ организације и систематизације Систем мора омогућити извоз података о постојећој систематизацији у формату „.цсв” или „.кслскс”. Управљање перформансом Награђивање Напредовање и награђивање Систем мора омогућити награђивање запослених за радне резултате у оквиру једне или две платне групе истог назива, на основу евалуације. Систем мора осигурати да се одлука о награђивању доноси на основу трајног распоредјивања, уз могућност повећања једне или две платне групе. Систем мора осигурати да запослени може бити награђен према оцени из одређене године само једном. Систем мора омогућити креирање индивидуалних решења о награђивању запослених. Циљеви Оцењивање радног учинка Систем мора омогућити дефинисање циљева на највишем нивоу. Систем мора дистрибуирати дефинисане циљеве ка нижим организационим јединицама: секторима и ужим организационим јединицама. Систем мора омогућити сваком менаџеру унос циљева. Систем мора аутоматски попунити и пропагирати циљеве за све запослене у организационој јединици. Дефинисање и праћење циљног учинка запосленог Систем мора омогућити масовну ревизију циљева. Систем мора омогућити извештавање према дефинисаним циљевима. Систем мора осигурати штампање дефинисаних циљева по организационим јединицама и запосленима. Управљање процесом континуираног оцењивања радног учинка („повратна информација”) Систем мора омогућити спровођење процеса оцењивања радне успешности на почетку сваке године за период од 01.01. до 31.12. претходне године. Систем мора омогућити спровођење процеса оцењивања радне успешности путем прописаних образаца, који укључују: образац за запослене на радним местима, образац за менаџере ужих организационих јединица, образац за самосталне извршиоце. Систем мора осигурати да се оцењивање запослених врши у два дела: оцењивање компетенција у понашању и резултата рада. Систем мора омогућити евидентирање резултата рада запослених, који се приписују на основу резултата рада организационе јединице, а који се такође оцењују током оцењивања менаџера. Систем мора обезбедити евиденцију коначних оцена запослених, добијених као пондерисани збир оцена компетенција у понашању и резултата рада. Систем мора омогућити спровођење оцењивања за запослене на одређено и неодређено време. Систем мора омогућити евидентирање предлога за обуке запослених на основу њихове укупне оцене. Систем мора омогућити извоз података о последњем оцењивању на нивоу организационе јединице у прописаном формату „.цсв” и/или „.xlsx”. Систем мора омогућити додавање скенираних образаца и других прилога. Систем мора омогућити штампање решења о оцењивању. Технички захтеви Аутоматска обавештења Аутоматска обавештења Систем мора омогућити аутоматска обавештења путем е-маила запосленима о претходно дефинисаним догађајима одређеним пословним процесима. Управљање документацијом Прилози Систем мора омогућити додавање „уплоад” прилога за сваки запис, што укључује скениране документе, линкове ка веб страницама, табеле и текстуалне документе. Систем мора омогућити преглед свих прилога (докумената) кроз досије запосленог. Шаблони штампи Систем мора омогућити креирање шаблона докумената („темплатес”) који се могу користити у различитим процесима. Сваки шаблон може бити дефинисан за одређени тип запосленог, менаџера или пословни процес. Интеграције Интеграција Систем мора бити интегрисан са другим повезаним системима који се користе у ПУРС-у, а који захтевају информације о људским ресурсима: Office, ДМС, МИС. Извештавање Централно управљање извештајима Систем мора омогућити централизовану штампу унапред дефинисаних извештаја. Напредно извештавање Систем треба да подржи могућност интерактивног визуелног извештавања (визуализација података) у складу са дефинисаним улогама и одговорностима. Интерни портал Портал - подаци о раднику Систем мора омогућити запосленом преглед сопственог досијеа, где се налазе сви његови подаци, тј. информације важне за рад у ПУРС-у. Портал - подношење и одобравање захтева за одсуство Систем мора омогућити запосленом подношење захтева за одмор и одсуство путем интерног портала. Менаџери морају имати могућност одобравања или одбијања захтева. Портал - подношење и одобравање захтева за одсуство Систем мора омогућити преглед одобрених и одбијених захтева. Портал - преглед дисциплинских Систем мора омогућити запосленом увид у своје дисциплинске мере. Портал - преглед дисциплинских Систем мора водити евиденцију о обрисаним казнама у историји дисциплинских мера. Портал - оцењивање Систем мора омогућити запосленом увид у оцењивање његове радне успешности по годинама, као и приказ оцена компетенција у понашању и резултата рада. Систем мора омогућити Руководиоцу унос оцена радне успешности својих подређених запослених. Интеграције Интеграције - ДМС, МИС, ЈРПО, АД Систем мора омогућити интеграцију (размену података) са интерним системом за управљање документима (ДМС). Писарница У оквиру одржавања се подразумевају и све интеграције са остатком ИИС система ПУ односно све оне функционалности на које утиче правилан рад ХРМС система или правилан рад у другим деловима ИИС система ПУ од којих зависи комуникација са ХРМС-ом Услуге одржавања система пословних функција односе се на одржавање и евентуално побољшање већ постојећих функционалности система и усклађивање са потенцијалним изменама прописа, у мери у којој измена не представља битно нови развој уз поштовање следећих принципа: поштовање мера заштите, очување безбедности и сигурности апликација и података могућност повезивања са другим системима флексибилност и прилагођавање. Реализација сваког новог издања система, насталог услед извршених предметних услуга, мора да се ослања на претходну системску целину, уз очување свих функционалности и мера заштите из постојећег система. НАПОМЕНА: Понуђач је у обавези да сарађује са другим извођачима који развијају или одржавају друге делове ИИС система Пореске управе и извршава све измене које су предмет одржавања а које су условљене како изменама у другим деловима система тако и изменама које настају у делу система који је предмет одржавања ове јавне набавке а утичу на измене у другим деловима система. а све у циљу несметаног функционисања целог ИИС-а. Уколико понуђач није доставио информацију другим извођачима наручилац задржава право да активира банкарску гаранцију за добро извршење посла. Технологија ХРМС решења Логичка архитектура ХРМС система Концепција и архитектура система је приказана на доњој слици, апликација је трослојне архитектуре: Решење је развијено у Web JAVA технологији. Архитектура је модуларна уз коришћење SOA концепта. Доњи слој је база података. Она није зависна од система за управљање базама података. Кориштен је систем за управљање базама података, али нису кориштене његове специфичности тако да се по потреби може радити на било ком систему за управљање базама података. Средњи слој је серверска апликација (WАR) која се поставља на апликативни сервер. У средњем слоју се налази: Peristence layer – слој за приступ бази (преко мапирања у XML-овима и Hibernate алата се приступа табелама у бази), Service layer – слој у ком се налази пословна логика, Communication layer – слој за комуникацију који подржава комуникацију преко RMI, RPC, REST и Webservices начина комуникације, Integration layer – слој за интеграцију са другим системима. Презентациони слој се састоји од корисничког интерфејса преко којег корисници раде са апликацијом. Функционалностима апликације се може приступити на више начина: Web client – клијентска wеб апликација којој се приступа из wеб browsera У питању су стандардне wеб технологије тако да се апликација може користити из свих стандардних броwсера. Wеб клијент садржи само контролу UI-а док се пословна логика налази на серверу и позива се путем RPC протокола. Desktop client – клијентска јава апликација која се покреће преко Wеб Start механизма једноставним кликом на линк на Wеб страници се инсталира и покреће клијентска апликација. Клијентска апликација садржи само форме и контроле на њима, а са серверским делом комуницира преко RMI протокола Mobile client – подскуп функционалности апликације је доступан клијентима путем мобилних уређаја. Подржана је Андроид платорма а мобилна апликација позива серверску логику коришћењем REST сервиса. Физичка архитекура ХРМС система Приказ физичке архитектуре система: LAN LAN PC у локалној мрежи мрежи PC у локалној мрежи мрежи PC који приступа споља споља PC који приступа споља споља Сервер или кластер сервера сервераvera Сервер или кластер сервера сервераvera WiFi AP WiFi AP Мобилни уређај Мобилни уређај Апликација се у потпуности host-ује на серверу. Поред host-овања саме апликације (на апликативном серверу) host-ује се и одговарајућа база података (на серверу базе података). Овиме је омогућено да свака компонента система искористи максималне хардверске ресурсе. Апликативни сервер и сервер базе података се налазе у истој мрежи. На серверу је постављен апликативни сервер Tomcat који погони серверски WAR. На серверу базе података се као систем за управљање базом података користити Oracle. Клијентски рачунари приступају апликацији или путем web клијента или путем десктоп клијента у зависности од тога које модуле апликације користе. Windows и Linux клијенти могу користити web browser и тако приступати web апликацији преко HTTP-a а могу користити и клијентску апликацију писану у Swingu која користиi Sping RMI позиве ка сервер. Уколико се клијентски уређај налази ван локалне мреже, у зависности од сигурносних мера, може се пропустити саобраћај до апликације или преко VPN конекције или омогућавањем спољног приступа портовима сервера. Моделовање Активности анализе и дизајна спроведене су употребом моделовања као основне технике, а у складу са методом која је усвојена у Пореској управи. Активности реализације и имплементације синхронизоване су са одговарајућим моделом у складу са методом која је усвојена у Пореској управи. Управљање изворним кодом Активности на реализацији управљања изворним кодом спроведене су употребом софтверског решења у складу са усвојеним софтверским решењем за управљање изворним кодом Пореске управе. ПРЕДМЕТ ИСПОРУКЕ Понуђач је дужан да испоручи СЕРВИСНО ОДРЖАВАЊЕ СИСТЕМА ЗА СИСТЕМ ЗА УПРАВЉАЊЕ ЉУДСКИМ РЕУРСИМА (ХРМС-а) у периоду од 24 месеци од дана потписа уговора. Сервисно одржавање система за управљање људским ресурсима (ХРМС) обухвата следеће компоненте ће се вршити кроз следеће облике: Корективно одржавање – под корективним одржавањем подразумевају се активности везане за детектовање и решавање евентуалних грешака и проблема у свакодневном раду апликације на технолошком нивоу. Обавеза изабраног понуђача је да припреми извештај о анализи у адекватном облику и да га достави Наручиоцу у што краћем временском року. Превентивно одржавање – све активности којима се предупређују потенцијални проблеми у раду система, на захтев Наручиоца (реконфигурисање, параметризација, имплементација, стављање у пробни рад и у употребу) и којима се достижу перформансе које нису биле оригиналном спецификацијом система предвиђене,.Ово одржавање обавља се квартално Перфективно одржавање - праћење рада система самоиницијативно од стране Понуђача и без посебног захтева Наручиоца, и све даље активности којима се систем доводи у стање оптималног искоришћења и чиме се унапређују његове функционалности у правцу веће ефикасности и ефективности (периодично праћење доступности, поузданости, преглед лог записа и записа о грешкама, преглед заузећа меморија и простора на инфарструктури и тсл.). Адаптивно одржавање - обухвата измене специфичних функционалности система развијених за потребе корисника. Под адаптивним одржавањем се сматра да систем функционише у складу са очекивањима и у том смислу не постоји грешка у систему. До адаптивног одржавања најчешће долази приликом измене законских норми или изменe у пословној логици наручиоца. Периодично извештавање у облику кварталног извештаја о извршеним услугама, које верификује Наручилац (овлашћени представници Наручиоца-директни корисници система). У извештају се наводи опис и врста активности (захтев за отклањање грешке или захтев за променом). Понуђач треба да обезбеди присуство стручног особља, по позиву Наручиоца, и у просторијама Наручиоца, као и стручно особље које ће по усаглашеним механизмима комуникације вршити све услуге одржавања, по горе наведеним облицима одржавања (корективно, превентивно, перфективно, адаптивно). Понуђач је у обавези да се, у складуса општом прoфесионалном етиком и добром инжењерском праксом, за захтеве од критичне важности за пословање наручиоца, у оквирима својих могућности,максимално ангажује и да уложи све напоре (eng. „best effort“) у проналажењу адекватног решења у најкраћем могућем року. За дефинисање корективног одржавања неопходно је дефинисати појмове како следи: Инцидент је било који догађај, манифестација или понашање система који ремете исправно функционисање оригинално имплементираних функционалности система Проблем је узрок једног или више инцидената. Идентификована грешка је инцидент за који се утврђује узрок и за који се налази решење које ће омогућити исправан рад система. Захтев за подршком је захтев Наручиоца према Извршиоцу (изабраном Понуђачу) у погледу: потребе за услугом анализе за детекцију грешака и/или функционисање система, за променом функционалности или допуном функционалности система, (ре) конфигурисања система, стављање у пробни рад и у употребу након развоја и имплементације, а све у циљу откалањања уочене грешке или проблема. Исправљање грешака – отклањање проблема везаних за ХРМС систем који могу да га учине неупотребљивим у пословним процесима за које су реализовани, односно који могу да угрозе свакодневно пословање Наручиоца. Понуђач гарантује да ће у периоду уговореног сервисног одржавања ХРМС систем радити исправно на адекватној инфраструктури Наручиоца, и у складу са функционалним спецификацијама и одговарајућим техничко-технолошким карактеристикама. Гаранција подразумева обавезу понуђача да отклони сваки прекид или грешку у раду ХРМС система, под уобичајеним условима експлоатације. У случају појаве било каквих грешака у раду ХРМС система, наручилац ће о томе обавестити изабраног понуђача и омогућити му да установи грешку и отклони проблем Наручилац гарантујe да ћe у пeриоду уговорeног сeрвисног одржавања ХРМС систeма обeзбeдити: доступност и нeомeтани рад базe података администрацију и одржавањe ДБ инстанцe управљати инфраструктуром базe података, укључујући додeлу и одржавањe процeсорских, мeморијских и других систeмских рeсурса обeзбeђивати и одржавати сторагe рeсурса намeњeних бази података успоставити и извршавати провeру процeдура за бацкуп и рeсторe базe података рeшавати инцидeнатe и отклањати проблeмe који сe односe на инфраструктуру базe података (ДБ инстанцe, сторагe, систeмски рeсурси и осталe инфраструктурнe компонeнтe) Свe нeдоступности или проблeми настали услeд рада инфраструктурe базe података, укључујући нeдоступност ДБ инстанцe, нeдостатак рeсурса, проблeмe са сторагe-ом или бацкуп мeханизмима, сматрају сe одговорношћу наручиоца. Одступања од стања које подразумева пуну функционалност ХРМС система могу бити различита. Одступања ће бити класификована у складу са три класе грешака на следећи начин: Одступања од стања пуне функционалности ХРМС система класификована су у три класе грешака, а како следи: Класа грешака Значај Опис 1 Висок ниво (Приоритет 1) ХРМС систем или његов значајан део је ван функције, што онемогућава нормално пословање корисника у Пореској управи. Захтев за услугом је хитан, а проблем може довести до великих губитака. 2 Средњи ниво (Приоритет 2) Оперативне карактеристике ХРМС система су такве да део радних активности није функционалан или ХРМС систем не ради са пуним капацитетом. Коришћење одређење функционалности је озбиљно ограничено. 3 Низак ниво (Приоритет 3) Коришћење одређење функционалности подлеже минималним ограничењима. ХРМС систем има грешку са малим утицајем на радне активности корисника. Максималан рок за отклањање прекида у раду или грешака у периоду уговореног сервисног ХРМС система одржавања је: Приоритет 1 - 1 радни дан Приоритет 2 – 2 радна дана Приоритет 3 - 5 радних дана Почетак рока за извршавање активности које су окаректерисане као класа грешке 1 и класа грешке 2 почиње да тече од момента пријављивања док се класу грешке 3 овај рок усклађује са дефинисаним радним временом. Почетак рока за извршавање активности се може померити у случају ванредних и непредвиђених околнисти. Евидентирање приступа и акција корисника Све релевантне акције корисника се евидентирају у ЛОГ бази. У ЛОГ бази се бележе и све грешке током рада система и његових апликација. Бележи се тип грешке, комплетан опис добијен од стране оперативног система или системског софтвера који је онемогућио успешан завршетак акције, односно, релевантне околности у којима је грешка настала, а које се касније могу прегледати од стране администратора апликације. Такође, бележи се у ком апликативном модулу, као и у којем делу изворног кода, је грешка настала. Свe рeлeвантнe активности корисника eвидeнтирају сe у оквиру ХРМИС систeма. Подаци о корисничким активностима чувају сe у посeбним табeлама базe података (Audit Trail), док сe систeмски и апликативни логови eвидeнтирају и у лог датотeкама (log4j). У оквиру систeма eвидeнтирају сe и свe грeшкe насталe током рада апликацијe. За сваку грeшку бeлeжe сe тип грeшкe, комплeтан опис који обeзбeђујe опeративни систeм или систeмски софтвeр, као и свe рeлeвантнe околности под којима јe грeшка настала. Ови подаци су доступни администратору ради накнаднe анализe, дијагностикe и отклањања проблeма. Порeд навeдeног, eвидeнтирају сe и апликативни модул, као и дeо изворног кода у којeм јe грeшка настала, чимe сe омогућава бржe проналажeњe и отклањањe узрока проблeма. Евидeнција сe чува у оквиру ХРМИС базe података, у намeнским табeлама за рeвизију (Audit Trail), као и у лог датотeкама којe гeнeришe мeханизам за eвидeнтирањe догађаја (log4j). Доступност апликација и апликативних сервера Апликације информационог система које су предмет овог одржавања треба да буду стално расположиве, и то према спецификацијама датим у овом документу. Понуђач мора да гарантује и да обезбеди максималну доступност апликација и апликативних сервера, односно, апликације могу у случају непредвиђених кварова да буду недоступне највише осам сати недељно. У случају планираних искључења ради исправки или унапређења апликативног софтвера, дужа искључења и недоступност су могући искључиво уз писмену дозволу Наручиоца, и уз претходну најаву од најмање 2 радна дана унапред. Такође, оваква искључења, кад год је могуће, треба извршавати без гашења и рестартовања сервера, ван радног времена Наручиоца. У случају да је недоступност било које од наведених апликативних и других компоненти информационог система проузрокована престанком функционисања компоненти које нису настале кривицом Понуђача (односно промене мрежне инфраструктуре, хардвера и инсталације системског софтвера без знања и утицаја Понуђача), период такве недоступности система се не урачунава у претходно наведене максималне периоде недоступности, односно, сматра се, што се одговорности Понуђача тиче, као да су апликативне компоненте Понуђача доступне. Отпорност на отказе За информациони систем – софтвер који је предмет јавне набавке поузданост је врло важан фактор. Имајући у виду претходно наведене захтеве у вези са доступношћу апликација, неопходно је обезбедити увећану отпорност система на отказе, односно, умањити ризике од могућег нефункционисања или делимичног функционисања информационог система, колико је то год могуће од стране Понуђача. Ово се постиже и на физичком нивоу, односно, удвајањем критичних компоненти, пре свега сервера, међутим, то није обавеза Понуђача, али се од Понуђача очекује предлог одабира адекватних компоненти за сам информациони систем. Одговорност понуђача не обухвата: Грешке које су изазване интервенцијом на изворном коду ХРМС система од стране неовлашћених лица; Грешке које су изазване проблемима у раду оперативних система, системског софтвера, хардвера или рачунарско-комуникационре мреже; Грешке који су изазвани погрешним коришћењем ХРМС система од стране корисника. Надлeжност наручиоца обухвата администрацију и одржавањe ДБ инстанцe, укључујући, али нe ограничавајући сe на: •инсталацију, конфигурацију и одржавањe ДБ инстанцe •обeзбeђивањe доступности и опeративн