Израда студије изводљивости са анализом финансијских ефеката и економске оправданости унапређења архивског пословања и дигитализације архивске грађе

OSTALI ELEMENTI PONUDE.docx ОСТАЛИ ЕЛЕМЕНТИ ПОНУДЕ Начин и рок извршења услуге Рок за извршење услуге износи __________ (максимално 45) дана од дана закључења Уговора, по фазама дефинисаним Техничком спецификацијом. У наведеном року дефинисане фазе се могу радити независном динамиком једна од друге. Начин и услови плаћања Наручилац ће укупну уговорену цену платити Добављачу у року од 15 дана од дана пријема правилно испостављене фактуре, и Записника о успешно извршеним услугама израде студије изводљивости са анализом финансијских ефеката и економске оправданости унапређења архивског пословања и дигитализације архивске грађе, потписаног од стране представника Добављача и овлашћеног лица Наручиоца. У Записнику о успешно извршеним услугама израде студије изводљивости са анализом финансијских ефеката и економске оправданости унапређења архивског пословања и дигитализације архивске грађе ће се констатовани да су услуге у свим фазама пројекта извршене благовремено и у складу са техничким карактеристикама и Уговором. Средства финансијског обезбеђења: А) Понуђач је дужан да приликом подношења понуде достави средство финансијског обезбеђења за озбиљност понуде и то: 1. Бланко меницу, потписану од стране овлашћених лица Добављача, у износу 3% од вредности понуде, са роком важења 60 дана дуже од рока важења понуде, која мора бити безусловна, неопозива, без приговора и платива на први позив – у корист Наручиоца. Меница за озбиљност понуде се активира ако Понуђач чија је понуда изабрана као најповољнија повуче понуду, измени понуду или одбије да закључи уговор о јавној набавци, као и у случају да по закључењу уговора у уговореним роковима не достави средства финансијског обезбеђења предвиђена уговором. 1) Копију картона депонованих потписа, оверену од стране банке, код пословне банке овлашћених лица која су потписала бланко меницу. 2) Потврда да су менице евидентиране у регистру меница и овалашћења који води НБС. Б) Добављач, коме буде додељен Уговор, дужан је да у року од 15 дана од дана потписивања Уговора, као средство финансијског обезбеђења за испуњење уговорених обавеза, преда Наручиоцу: Оригинaл бaнкaрску гaрaнцију зa добро извршeњe уговорених обавеза у висини од 10% од укупнe врeдности уговорa без ПДВ и са роком важења најмање 60 дана дуже од важења Уговора, која мора бити безусловна, неопозива, без приговора и на први позив платива, у корист Наручиоца и без могућности умањења сразмерно извршеној обавези налогодавца. 2. Копију картона депонованих потписа овлашћених лица пословне банке, која су потписала банкарску гаранцију. Банкарска гаранција се активира у случају да Понуђач не извршава уговорене обавезе. TEHNIČKI ELEMENTI PONUDE.docx ТЕХНИЧКИ ЕЛЕМЕНТИ ПОНУДЕ Републички фонд за пензијско и инвалидско осигурање (у даљем тексту: Наручилац) приступа изради Студије изводљивости са анализом финансијских ефеката и економске оправданости унапређења архивског пословања и дигитализације архивске грађе (у даљем тексту: Студија), ради трајног, безбедног и ефикасног управљања документацијом од значаја за остваривање права осигураника и корисника. Наручилац располаже великим и стално растућим обимом физичке, електронске и микрофилмоване архивске грађе, чије постојеће чување, проналажење и обрада стварају оперативне, просторне, кадровске и финансијске ризике, те захтевају системско унапређење архивског пословања. Циљ пројекта је да Наручилац добије стручну, објективну и проверљиву основу за одлуку о обухвату, фазама, трошковима, моделима финансирања и начину реализације дигитализације архивске грађе и модернизације архивског система, уз поштовање прописа о архивској грађи, електронском документу, заштити података о личности и информационој безбедности. Студија треба да садржи анализу постојећег стања, техничке, организационе, правне и финансијске аспекте могућих модела реализације, као и предлог стратешког оквира за модернизацију архивског и документационог система. Посебан део Студије односи се на анализу могућих модела и извора финансирања, укључујући буџетска, кредитна и приватна средства, као и могућности коришћења бесповратних средстава и других облика подршке у оквиру програма Western Balkans Investment Framework (WBIF), Инструмента претприступне помоћи IPA III, Reform and Growth Facility за Западни Балкан и других одговарајућих програма Европске уније. Студија треба да обухвати и анализу усклађености релевантног правног оквира Републике Србије у областима архивске грађе, управљања документацијом, дигитализације, електронског документа, заштите података о личности, информационе безбедности, интероперабилности и поновне употребе података јавног сектора са правним тековинама Европске уније, уз предлог смерница и мера за даље усклађивање. Циљ услуге је да Наручилац добије стручну, објективну и проверљиву основу за: Утврђивање финансијске, правне, институционалне, техничке и организационе изводљивости пројекта Избор одговарајуће комбинације доступних извора финансирања, са посебним разматрањем WBIF и IPA III средстава Утврђивање услова, пројектне зрелости, документације, институционалних корака и рокова потребних за кандидовање пројекта за средства Европске уније Процену могућности укључивања приватних извора финансирања, уз очување јавне контроле над архивском грађом, документарним материјалом, подацима и информационим системима Утврђивање степена усклађености прописа Републике Србије са релевантним EU acquis и дефинисање приоритетних законодавних, подзаконских, институционалних и техничких мера Доношење одлуке о оптималном обухвату, фазама, динамици и начину даље припреме и реализације пројекта Обим услуге: Понуђач је дужан да предметним услугама обухвати следеће активности: 1. Анализа постојећег стања - Анализа система управљања документацијом, укључујући обим и структуру физичке, електронске и микрофилмоване документације, годишњи прилив, постојеће процедуре, архивске капацитете, просторе, опрему, софтвере, информационе системе, уговоре, организацију рада, расположиве кадровске капацитете и кључне оперативне, безбедносне и регулаторне проблеме. 2. Анализа трошкова постојећег система - Идентификовање и оквирна процена трошкова екстерних услуга, закупа и коришћења простора, опреме, одржавања, софтвера, лиценци, техничке подршке, потрошног материјала, транспорта, манипулације документацијом, физичке и информационе безбедности, запослених и других повезаних трошкова које је могуће разумно проценити на основу доступних података. 3. Техничка и организациона анализа унапређења система - Анализа могућности централизације или децентрализације архивских функција, дигитализације приоритетних категорија документације, унапређења система за управљање документима, скенирања, индексирања, OCR обраде, класификације и валидације података, управљања физичком и микрофилмованом документацијом, интеграције са постојећим системима Наручиоца, безбедног складиштења, дугорочног дигиталног очувања, контролисаног приступа и доступности документације. 4. Анализа модела и извора финансирања - Израда анализе финансијских потреба по компонентама и фазама пројекта и испитивање најмање следећих извора: буџетска средства, WBIF техничка помоћ и инвестициони грантови, IPA III национални и вишекориснички програми, Reform and Growth Facility, програм Digital Europe када је примењив, кредити међународних финансијских институција, комерцијални извори и приватна средства. За сваки извор потребно је утврдити прихватљиве активности и трошкове, очекивани интензитет подршке или суфинансирања, услове додатности, минималну пројектну зрелост, потребну документацију, институционални канал пријаве, рокове, ограничења, ризике и могућност комбиновања са другим изворима. 5. Посебна анализа WBIF подобности - Процена да ли и под којим условима пројекат или његове појединачне компоненте могу бити квалификоване као улагање у дигиталну будућност, безбедну и енергетски ефикасну податковну инфраструктуру, cloud, интероперабилност, сајбер-отпорност или другу прихватљиву инфраструктуру. Анализа мора обухватити могућност фазирања пројекта, издвајање инфраструктурних и неинфраструктурних компоненти, потребу уврштавања у релевантне националне планске и пројектне листе, улогу NIPAC-а, Министарства финансија и партнерске финансијске институције, као и оквирни пут од пројектне идеје до одобрења и реализације. 6. Посебна анализа IPA III подобности - Процена могућности финансирања припремних, реформских и институционалних активности, укључујући инвентарисање и мапирање архива, развој регулаторних и техничких стандарда, унапређење управљања јавном администрацијом, заштиту података, интероперабилност, информациону безбедност, обуке, пилот-пројекте, припрему техничке документације и јачање капацитета. Потребно је идентификовати одговарајући програмски прозор, начин програмирања, институције надлежне за кандидовање и спровођење, потребу за националним суфинансирањем и реалан временски оквир. 7. Предлог финансијске конструкције и плана финансирања - Разрада најмање три реалне финансијске варијанте, укључујући процену укупних инвестиционих и оперативних потреба, учешће бесповратних средстава, јавних, кредитних и приватних извора, динамику обезбеђивања средстава, буџетске ефекте, трошкове финансирања, одрживост током животног циклуса и кључне услове за финансијско затварање. За сваку варијанту потребно је описати одговарајуће институционалне, организационе и уговорне елементе, као и међузависност извора финансирања и начина реализације. 8. Правна и институционална анализа - Анализа важећих закона, подзаконских аката, стратегија, техничких правила и институционалних надлежности који се односе на архивску грађу и документарни материјал, канцеларијско пословање, електронски документ, електронску идентификацију и услуге од поверења, електронску управу, заштиту података о личности, слободан приступ информацијама, информациону безбедност, тајност података, поновну употребу података јавног сектора, јавне набавке, буџетски систем, државну помоћ и преузимање вишегодишњих обавеза. 9. Анализа усклађености са EU acquis - Израда детаљне табеле усклађености која за сваки релевантан акт EU приказује одговарајуће прописе Србије, степен усклађености, правне и практичне празнине, њихов утицај на пројекат и прецизне препоруке за измене закона, подзаконских аката, институционалних поступака и техничких стандарда. Понуђач мора да провери стање прописа на дан пресека утврђен почетним извештајем и посебно обради најмање следеће акте: Уредбу (EU) 2016/679 - Општа уредба о заштити података (GDPR) Директиву (EU) 2016/680 о обради података од стране надлежних органа у сврхе спречавања, истраге, откривања или гоњења кривичних дела Директиву (EU) 2019/1024 о отвореним подацима и поновној употреби информација јавног сектора Директиву (EU) 2022/2555 о мерама за висок заједнички ниво сајбер-безбедности у Унији (NIS2) Уредбу (EU) бр. 910/2014 о електронској идентификацији и услугама од поверења, како је измењена Уредбом (EU) 2024/1183 којом се успоставља европски оквир дигиталног идентитета Уредбу (EU) 2024/1689 којом се утврђују хармонизована правила о вештачкој интелигенцији, уколико се предвиђа примена аутоматизоване класификације, екстракције, OCR/ICR или других AI функционалности Друге правно обавезујуће акте EU и релевантне европске стандарде који се током анализе покажу непосредно повезаним са електронским документима, дугорочним дигиталним очувањем,интероперабилношћу, доступношћу и безбедношћу података. Полазни налаз који Понуђач мора да провери и ажурира - према Извештају Европске комисије о Србији за 2025. годину, српски оквир заштите података је углавном, али не потпуно усклађен са GDPR и Директивом (EU) 2016/680; потребна је пуна усклађеност са Директивом (EU) 2019/1024, NIS2, европским оквиром дигиталног идентитета и Уредбом о вештачкој интелигенцији. Овај полазни налаз не замењује обавезу Понуђача да спроведе самосталну правну анализу. 10. Анализа могућих модела реализације - Упоредна анализа најмање следећих варијанти: задржавање постојећег система, ограничена унапређења, фазна модернизација, централизован или децентрализован систем, набавка појединачних компоненти, обједињени сервисни модел и комбиновани модел. За сваку варијанту приказати обухват, потребне инвестиције, оперативне трошкове, извор и доступност финансирања, предности, слабости, кључне ризике, оквирне рокове, финансијску одрживост, регулаторне услове и институционалну изводљивост. 11. Анализа кључних ризика - Анализа ризика доступности и квалитета улазних података, обима и раста документације, неуједначених класификационих планова, техничке реализације, интеграције, миграције, доступности услуге, квалитета дигиталне обраде, заштите података, информационе и физичке безбедности, финансирања, одобравања EU средстава, суфинансирања, јавних набавки, кашњења и дугорочне одрживости, уз предлог мера ублажавања и носилаца ризика. 12. Оквир услова пружања услуга и показатеља квалитета – Дефинисање предлога каталога услуга и оквира услова за дугорочно управљање архивом, дигитализацијом и документацијом. Оквир треба да обухвати мерљиве показатеље квалитета и доступности услуга, методологију и изворе података за њихово праћење, почетне и циљне вредности, учесталост извештавања, класификацију инцидената и захтева, рокове одзива и отклањања, расположивост система, мере за обезбеђивање континуитета пословања, показатеље квалитета и тачности дигиталне обраде, правила ескалације, корективне мере и поступак периодичног преиспитивања показатеља. Предложени оквир треба повезати са техничким, финансијским, организационим и уговорним моделима идентификованим у оквиру Студије. 13. Индикатори квалитета и резултата - Дефинисање мерљивих индикатора, укључујући време проналажења и достављања предмета, време враћања предмета у архиву, рокове скенирања и дигитализације, тачност индексирања и OCR обраде, доступност система, број и врсту инцидената, време њиховог отклањања, количину обрађене грађе, степен интероперабилности, енергетску ефикасност инфраструктуре, ниво заштите података, реализацију регулаторних мера и квалитет извештавања. Приликом комплетног периода извршења услуга израде студије, неопходно је да Понуђач поштује све важеће прописе и законске регулативе у областима које се односе на предметне услуге, тако да све активности и препоруке буду усаглашене са: Законом о архивској грађи и архивској делатности ("Сл. гласник РС", бр. 6/2020) Свим подзаконским актима и стручним упутствима о канцеларијском и архивском пословању Законом о заштити података о личности ("Сл. гласник РС", бр. 87/2018) Законом о информационој безбедности ("Сл. гласник РС", бр. 91/2025) Извршење услуга израде студије изводљивости са анализом финансијских ефеката и економске оправданости унапређења архивског пословања и дигитализације архивске грађе потребно је извршити кроз осам независних и сукцесивних фаза и то на следећи начин: Фаза 1 - Почетни извештај и методологија - обухвата следеће активности односно минималне садржаје: План рада Захтеви за податке Датум пресека прописа и потврђени критеријуми анализе Понуђач је дужан да у почетном извештају прикаже детаљан термински план по активностима и резултатима Уговорени производ у Фази 1 пројекта јесте документ „Почетни извештај и методологија“ који се Наручиоцу доставља на српском језику и у електронском (.pdf i .docx) формату, док се табеле прорачуна, финансијски модели, матрице подобности и табеле усклађености достављају и у одговарајућем едитабилном табеларном формату. По успешном завршетку Фазе 1 пројекта и достављању „Почетног извештаја и методологије“, представник Понуђача и овлашћено лице Наручиоца потписују Записник о успешно извршеним услугама у Фази 1 пројекта, а којим се констатује да су све услуге извршене благовремено и у складу са условима захтевима Наручиоца.. Фаза 2 - Извештај о постојећем стању - обухвата следеће активности односно минималне садржаје: Инвентар система Инвентар процеса Инвентар документације Инвентар капацитета Инвентар трошкова Инвентар кључних проблема Уговорени производ у Фази 2 пројекта јесте документ „Извештај о постојећем стању“ који се Наручиоцу доставља на српском језику и у електронском (.pdf i .docx) формату, док се табеле прорачуна, финансијски модели, матрице подобности и табеле усклађености достављају и у одговарајућем едитабилном табеларном формату. По успешном завршетку Фазе 2 пројекта и достављању „Извештаја о постојећем стању“, представник Понуђача и овлашћено лице Наручиоца потписују Записник о успешно извршеним услугама у Фази 2 пројекта, а којим се констатује да су све услуге извршене благовремено и у складу са условима захтевима Наручиоца. Фаза 3 - Извештај о моделима финансирања - обухвата следеће активности односно минималне садржаје: Детаљна анализа WBIF, IPA III и других извора Матрица подобности Најмање три финансијске варијанте План кандидовања пројекта Уговорени производ у Фази 3 пројекта јесте документ „Извештај о моделима финансирања“ који се Наручиоцу доставља на српском језику и у електронском (.pdf i .docx) формату, док се табеле прорачуна, финансијски модели, матрице подобности и табеле усклађености достављају и у одговарајућем едитабилном табеларном формату. По успешном завршетку Фазе 3 пројекта и достављању „Извештаја о моделима финансирања“, представник Понуђача и овлашћено лице Наручиоца потписују Записник о успешно извршеним услугама у Фази 3 пројекта, а којим се констатује да су све услуге извршене благовремено и у складу са условима захтевима Наручиоца. Фаза 4 - Извештај о усклађености са EU acquis - обухвата следеће активности односно минималне садржаје: Табела усклађености Идентификоване правне и практичне празнине и смернице за измене прописа, процедура и стандарда Уговорени производ у Фази 4 пројекта јесте документ „Извештај о усклађености са EU acquis“ који се Наручиоцу доставља на српском језику и у електронском (.pdf i .docx) формату, док се табеле прорачуна, финансијски модели, матрице подобности и табеле усклађености достављају и у одговарајућем едитабилном табеларном формату. По успешном завршетку Фазе 4 пројекта и достављању „Извештаја о усклађености са EU acquis“, представник Понуђача и овлашћено лице Наручиоца потписују Записник о успешно извршеним услугама у Фази 4 пројекта, а којим се констатује да су све услуге извршене благовремено и у складу са условима захтевима Наручиоца. Фаза 5 - Оквир услова пружања услуга и показатеља квалитета - обухвата следеће активности односно минималне садржаје: Каталог услуга Матрица мерљивих показатеља Начин мерења и извештавања Класификација инцидената Рокови одзива и отклањања Правила ескалације Предлог корективних мера Уговорени производ у Фази 5 пројекта јесте документ „Оквир услова пружања услуга и показатеља квалитета“ који се Наручиоцу доставља на српском језику и у електронском (.pdf i .docx) формату, док се табеле прорачуна, финансијски модели, матрице подобности и табеле усклађености достављају и у одговарајућем едитабилном табеларном формату. По успешном завршетку Фазе 5 и достављању уговореног производа, представник Понуђача и овлашћено лице Наручиоца потписују Записник о успешно извршеним услугама у Фази 5, којим се констатује да су услуге извршене благовремено и у складу са захтевима Наручиоца. Фаза 6 - Нацрт Студије изводљивости - обухвата следеће активности односно минималне садржаје: израду обједињеног нацрта Студије који садржи техничке, организационе, правне, институционалне, финансијске и временске налазе, закључке и препоруке; достављање Нацрта студије изводљивости Наручиоцу ради разматрања; достављање коментара, предлога и примедби Наручиоца на Нацрт студије изводљивости у року од највише 5 дана од дана његовог пријема; организацију и одржавање најмање једног радног састанка након достављања Нацрта студије изводљивости, на ком ће се разматрати коментари, предлози и примедбе Наручиоца на достављени нацрт. Уговорени производ у Фази 6 је документ „Нацрт студије изводљивости“, који се Наручиоцу доставља на српском језику, у електронском облику, у PDF и DOCX формату. Табеле прорачуна, финансијски модели, матрице подобности и табеле усклађености достављају се и у одговарајућем едитабилном табеларном формату. По успешном завршетку Фазе 6 и достављању уговореног производа, представник Понуђача и овлашћено лице Наручиоца потписују Записник о успешно извршеним услугама у Фази 6, којим се констатује да су услуге извршене благовремено и у складу са захтевима Наручиоца. Фаза 7 - Коначна студија изводљивости - обухвата следеће активности односно минималне садржаје: разматрање и уграђивање прихваћених коментара, предлога и примедби Наручиоца на Нацрт студије изводљивости; израду коначне, обједињене Студије, која садржи техничке, организационе, правне, институционалне, финансијске и временске налазе, закључке, препоруке, предложене моделе реализације и план даљих активности. Уговорени производ у Фази 7 је документ „Коначна студија изводљивости“, који се Наручиоцу доставља на српском језику, у електронском облику, у PDF и DOCX формату. Табеле прорачуна, финансијски модели, матрице подобности и табеле усклађености достављају се и у одговарајућем едитабилном табеларном формату. По успешном завршетку Фазе 7 и достављању уговореног производа, представник Понуђача и овлашћено лице Наручиоца потписују Записник о успешно извршеним услугама у Фази 7, којим се констатује да су услуге извршене благовремено и у складу са захтевима Наручиоца. Фаза 8 - Извршни сажетак и презентација - обухвата следеће активности односно минималне садржаје: Материјал прилагођен одлучивању руководства Наручиоца и комуникацији са надлежним националним институцијама и потенцијалним финансијерима По успешном завршетку Фазе 8 пројекта и достављању извршног сажетка и одржавања презентације, представник Понуђача и овлашћено лице Наручиоца потписују Записник о успешно извршеним услугама израде студије изводљивости са анализом финансијских ефеката и економске оправданости унапређења архивског пословања и дигитализације архивске грађе, којим се констатује да су све услуге извршене благовремено и у складу са условима захтевима Наручиоца. Потписивање Записника о успешно извршеним услугама израде студије изводљивости са анализом финансијских ефеката и економске оправданости унапређења архивског пословања и дигитализације архивске грађе основ је за фактурисање услуга ка Наручиоцу. Напомена 1: Понуђач је дужан да у документацији која је производ сваке фазе наведе коришћене податке, изворе, датум важења прописа, претпоставке, ограничења, налазе, процене и препоруке, као и да обезбеди поверљивост, интегритет и безбедно поступање са свим подацима до којих дође током извршења услуге. Напомена 2: Приликом извршења услуга, Понуђач је у обавези да за почетну анализу користи важеће референтне примарне правне изворе и званичне документе надлежних органа Републике Србије и Европске уније: European Commission, Serbia 2025 Report, SWD(2025) - са посебним освртом на поглавља бр. 10. и бр. 23. Важеће WBIF Guidelines for Applicants за техничку помоћ и инвестиционе грантове IPA III Programming Framework 2021-2027 и важећи програмски документи за Републику Србију Реформска агенда Републике Србије у оквиру Reform and Growth Facility за Западни Балкан Све важеће прописи Републике Србије и правне акте EU наведени у тачки бр. 9 спецификације. Рок за извршење услуге: Рок за извршење услуге је максимално 45 дана од дана закључења Уговора, по фазама дефинисаним Техничком спецификацијом. У наведеном року дефинисане фазе се могу радити независном динамиком једна од друге. OBRAZAC STRUKTURE CENE SA UPUTSTVOM KAKO DA SE POPUNI.docx ОБРАЗАЦ СТРУКТУРЕ ЦЕНЕ СА УПУТСТВОМ КАКО ДА СЕ ПОПУНИ Предмет понуде: услуга израде студије изводљивости са анализом финансијских ефеката и економске оправданости унапређења архивског пословања и дигитализације архивске грађе РБ Назив услуге Укупна цена услуге без ПДВ Укупна цена услуге са ПДВ 1 2 3=2+ПДВ 1 Израда студије изводљивости са анализом финансијских ефеката и економске оправданости унапређења архивског пословања и дигитализације архивске грађе Упутство за попуњавање структуре цене: У колону 2 уписати укупну цену услуге без ПДВ; У колону 3 уписати укупну цену услуге са ПДВ; Услуга која се тражи дефинисана је у свему и на начин који је описан у техничким карактеристикама предметне набавке. У укупну уговорену цену урачунати су сви трошкови везани за извршење предметне набавке. KRITERIJUMI ZA OCENjIVANjE PONUDE.docx КРИТЕРИЈУМИ ЗА ОЦЕЊИВАЊЕ ПОНУДЕ Критеријум за оцењивање понуде: У поступку избора понуде уговор ће бити додељен економски најповољнијој понуди на основу критеријума односа цене и квалитета: 1. понуђена укупна цена услуге .................................................................................укупно 80 пондера 2. искуство ангажованих лица у својству Експерта за EU фондове........................................................................................................................ укупно 20 пондера Укупно: 100 пондера Методологија за доделу пондера за сваки од елемената критеријума: ПОНУЂЕНА УКУПНА ЦЕНА УСЛУГЕ – до 80 пондера По следећој формули: Б= А x Ц мин Ци Б- број пондера; А- максималан број пондера за критеријум; Ц мин. – најнижа понуђена цена у динарима; Ци – понуђена цена у динарима; 2. ИСКУСТВО АНГАЖОВАНИХ ЛИЦА У СВОЈСТВУ ЕКСПЕРТА ЗА EU ФОНДОВЕ – највише 20 пондера По овом критеријуму вреднује се искуство ангажованог лица које ће у својству Експерта за EU фондове бити задужена за мапирање извора, матрицу подобности, институционални пут пријаве, захтеве пројектне зрелости и план кандидовања пројекта. Неопходно је да ангажовано лице испуњава следеће минималне услове: 1. Да поседују диплому о стеченом високом образовању (према одредбама Закона о високом образовању); 2. Да поседују најмање 5 (пет) година искуства у припреми, програмирању, оцени или спровођењу пројеката финансираних из EU фондова и/или средстава међународних финансијских институција; 3. Да поседују најмање 2 (два) успешно реализована референтна пројекта који обухватају припрему и реализацију пројеката у области екстерних извора финансирања, од којих најмање 1 (један) пројекат обухвата припрему или подношење пројектне пријаве, апликационог пакета или документације за екстерно финансирање у оквиру WBIF, Reform and Growth Facility или финансирања међународне финансијске институције Пондери се додељују на следећи начин: Број пројеката ангажованих лица Број пондера 1. 1 пројекат __________________________ 10 2. 2 пројекта___________________________15 3. 3 или више пројекта _______________ ___ 20 За вредновање овог критеријума Понуђач је у обавези да уз понуду достави следеће: - уговор о ангажовању у складу са Законом о раду и припадајући М образац - потписану изјаву на меморандуму понуђача којом се потврђује да има тражено ангажовано лице са називом позиције на којој је лице ангажовано - Фотокопију дипломе или уверења о дипломирању, као доказ стечене стручне спреме; - Радну биографију лица из које се јасно и недвосмислено може видети број захтеваних година радног искуства у струци и пројекти на којима је лице радило - потврде издате од стране референтних Послодаваца/Наручилаца пројектних услуга Напомена: референтне потврде морају да садрже све податке захтеване предметним критеријумом. Уколико Понуђач уз понуду не достави тражену документацију, таква понуда ће бити одбијена. Напомена: Уколико понуђач нема ангажовано лице у својству Експерта за EU фондове које не поседује испуњава напред наведене услове, понуда ће бити неприхватљива. Резервни критеријум: У ситуацији када постоје две или више понуде са истим бројем пондера, Наручилац ће доделити уговор оном Понуђачу који је понудио краћи рок извршења услуге. MODEL UGOVORA O NABAVCI USLUGE.docx МОДЕЛ УГОВОРА О НАБАВЦИ УСЛУГЕ ИЗРАДА СТУДИЈЕ ИЗВОДЉИВОСТИ СА АНАЛИЗОМ ФИНАНСИЈСКИХ ЕФЕКАТА И ЕКОНОМСКЕ ОПРАВДАНОСТИ УНАПРЕЂЕЊА АРХИВСКОГ ПОСЛОВАЊА И ДИГИТАЛИЗАЦИЈЕ АРХИВСКЕ ГРАЂЕ ЗАКЉУЧЕН ИЗМЕЂУ: 1. РЕПУБЛИЧКОГ ФОНДА ЗА ПЕНЗИЈСКО И ИНВАЛИДСКО ОСИГУРАЊЕ, Београд, Др Александра Костића бр. 9, кога заступа директор Реља Огњеновић, ПИБ:105356542, Матични број: 17715780, жиро рачун бр. 840-1652-22 који се води код Управе за трезор, (у даљем тексту: Наручилац) и 2.„__________________________________“__________________________________________ Ул._________________________________ бр.____, кога заступа директор __________________ ПИБ: ______________ Матични број: __________________ Број рачуна: ______________________________који се води код _______________ Наступа заједнички са, ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Наступа са подизвођачем, ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ (у даљем тексту: Добављач) Уговорне стране констатују да је Наручилац у складу са Законом о јавним набавкама („Службени гласник РС“, бр. 91/19 и 92/23, у даљем тексту: Закон) и Одлуком директора Републичког фонда за пензијско и инвалидско осигурање бр. 404.1-1828/26-1 од 18.09.2026. године спровео отворени поступак јавне набавке услуге услуга, израда студије изводљивости са анализом финансијских ефеката и економске оправданости унапређења архивског пословања и дигитализације архивске грађе, ЈН 131/2026. ПРЕДМЕТ УГОВОРА Члан 1. Наручилац овим уговором поверава, а Добављач прихвата и обавезује се да пружи услугу Израдe студије изводљивости са анализом финансијских ефеката и економске оправданости унапређења архивског пословања и дигитализације архивске грађе (у даљем тексту: студија изводљивости), а у свему према усвојеној Понуди Добављача бр. _______ од __________. године, која са техничким карактеристикама и Обрасцем структуре цене чини саставни део овог уговора. ЦЕНА Члан 2. Укупна уговорена цена услуге из члана 1 Уговора износи __________________ (словима: _____________________________________ ) динара без ПДВ, односно ___________________________ (словима: _________________________ ) динара са ПДВ. На уговорену цену из понуде се обрачунава и плаћа ПДВ у складу са важећим законским прописима. Цене из овог Уговора су фиксне и не могу се мењати. НАЧИН И РОК ПРУЖАЊА УСЛУГЕ Члан 3. Пројекат израде студије изводљивости неопходно је извршити кроз осам фаза описаних техничким карактеристикама Наручиоца: Фаза 1 - Почетни извештај и методологија - Уговорени производ у Фази 1 пројекта јесте документ „Почетни извештај и методологија“. Након завршене фазе, представник Добављача и овлашћено лице Наручиоца потписаће Записник о успешно извршеним услугама у Фази 1 пројекта. Фаза 2 - Извештај о постојећем стању - Уговорени производ у Фази 2 пројекта јесте документ „Извештај о постојећем стању“. Након завршене фазе, представник Добављача и овлашћено лице Наручиоца потписаће Записник о успешно извршеним услугама у Фази 2 пројекта. Фаза 3 - Извештај о моделима финансирања - Уговорени производ у Фази 3 пројекта јесте документ „Извештај о моделима финансирања“. Након завршене фазе, представник Понуђача и овлашћено лице Наручиоца потписаће Записник о успешно извршеним услугама у Фази 3 пројекта. Фаза 4 - Извештај о усклађености са EU acquis - Уговорени производ у Фази 4 пројекта јесте документ „Извештај о усклађености са EU acquis“. Након завршене фазе, представник Добављача и овлашћено лице Наручиоца потписаће Записник о успешно извршеним услугама у Фази 4 пројекта. Фаза 5 - Оквир услова пружања услуга и показатеља квалитета - Уговорени производ у Фази 5 пројекта јесте документ „Оквир услова пружања услуга и показатеља квалитета“. Након завршене фазе, представник Понуђача и овлашћено лице Наручиоца потписаће Записник о успешно извршеним услугама у Фази 5 пројекта. Фаза 6 - Нацрт Студије изводљивости - Уговорени производ у Фази 6 је документ „Нацрт студије изводљивости“. Након завршене фазе представник Понуђача и овлашћено лице Наручиоца потписаће Записник о успешно извршеним услугама у Фази 6 пројекта. Фаза 7 - Коначна студија изводљивости - Уговорени производ у Фази 7 је документ „Коначна студија изводљивости“. Након завршене фазе представник Понуђача и овлашћено лице Наручиоца потписаће Записник о успешно извршеним услугама у Фази 7 пројекта. Фаза 8 - Извршни сажетак и презентација - По успешном завршетку Фазе 8 пројекта и достављању извршног сажетка и одржавања презентације, представник Понуђача и овлашћено лице Наручиоца потписаће Записник о успешно извршеним услугама израде студије изводљивости са анализом финансијских ефеката и економске оправданости унапређења архивског пословања и дигитализације архивске грађе, потписан од стране представника Добављача и овлашћеног лица Наручиоца. У Записнику о успешно извршеним услугама израде студије изводљивости са анализом финансијских ефеката и економске оправданости унапређења архивског пословања и дигитализације архивске грађе ће се констатовани да су услуге у свим фазама пројекта извршене благовремено и у складу са техничким карактеристикама и Уговором. Потписивање Записника о успешно извршеним услугама израде студије изводљивости са анализом финансијских ефеката и економске оправданости унапређења архивског пословања и дигитализације архивске грађе основ је за фактурисање услуга ка Наручиоцу. Добављач се обавезује да документе настале у свакој од фаза пројекта достави на српском језику, у електронском облику, у PDF и DOCX формату, док ће Табеле прорачуна, финансијске моделе, матрице подобности и табеле усклађености доставити и у одговарајућем едитабилном табеларном формату. Члан 4. Израда Студије изводљивости треба да обухвати следеће активности: 1. Анализу постојећег стања; 2. Анализа трошкова постојећег система; 3. Техничка и организациона анализа унапређења система; 4. Анализа модела и извора финансирања; 5. Посебна анализа WBIF подобности; 6. Посебна анализа IPA III подобности; 7. Предлог финансијске конструкције и плана финансирања; 8. Правна и институционална анализа; 9. Анализа усклађености са EU acquis; 10. Анализа могућих модела реализације; 11. Анализа кључних ризика; 12. Оквир услова пружања услуга и показатеља квалитета, а све на начин описан техничким карактеристикама Наручиоца. Члан 5. Добављач се обавезује да предметну услугу изврши у року од ________ (максимално 45) дана од дана закључења Уговора, по фазама дефинисаним Техничком спецификацијом. У наведеном року дефинисане фазе се могу радити независном динамиком једна од друге. Члан 6. НАЧИН ПЛАЋАЊА Наручилац ће укупну уговорену цену платити Добављачу у року од 15 дана од дана пријема правилно испостављене фактуре и Записника о успешно извршеним услугама израде студије изводљивости са анализом финансијских ефеката и економске оправданости унапређења архивског пословања и дигитализације архивске грађе, потписаног од стране представника Добављача и овлашћеног лица Наручиоца. Члан 7. За обавезе које по овом Уговору доспевају у 2026. години, плаћање ће се вршити до нивоа средстава обезбеђених финансијским планом за 2026. годину. Члан 8. УГОВОРНЕ КАЗНЕ Уколико Добављач не поштује рокове из члана 5 овог уговора, Наручилац има право да наплати уговорну казну Добављачу у износу од 5.000,00 динара за сваки дан закашњења, а највише у износу од 10% од вредности Уговора. Наплату уговорне казне Наручилац ће извршити на тај начин што ће испоставити рачун Добављачу, по коме је Добављач у обавези да изврши плаћање у року од 15 дана од дана пријема истог. Наручилац, у складу са одредбама члана 273. став 5 Закона о облигационим односима, задржава право да, поред пријема испуњења уговорене обавезе, наплати и уговорну казну због закашњења, о чему ће без одлагања писаним путем обавестити Добављача. СРЕДСТВА ФИНАНСИЈСКОГ ОБЕЗБЕЂЕЊА Члан 9. Добављач је у обавези да у року од 15 дана од дана потписивања Уговора, као средство финансијског обезбеђења за испуњење уговорених обавеза, преда Наручиоцу: 1. Оригинaл бaнкaрску гaрaнцију зa добро извршeњe уговорених обавеза у висини од 10% од укупнe врeдности уговорa без ПДВ и са роком важења најмање 60 дана дуже од важења Уговора, која мора бити безусловна, неопозива, без приговора и на први позив платива, у корист Наручиоца и без могућности умањења сразмерно извршеној обавези налогодавца. Банкарска гаранција зa добро извршeњe уговорених обавеза се активира у случају да Понуђач не извршава уговорене обавезе. 2. Копију картона депонованих потписа овлашћених лица пословне банке, која су потписала банкарску гаранцију. РОК ВАЖЕЊА УГОВОРА Члан 10. Овај Уговор ступа на снагу даном потписа обе уговорне стране и траје до извршења уговорених обавеза, а најдуже годину дана. РАСКИД УГОВОРА Члан 11. Наручилац има право да једнострано откаже Уговор у свако доба и без отказног рока, ако Добављач не извршава обавезе на уговорени начин и у уговореним роковима не отклони недостатке у извршењу уговорених обавеза и обавеза које проистичу из других прописа који регулишу област из које је предмет јавне набавке, о чему писаним путем обавештава Добављача. ПРЕЛАЗНЕ И ЗАВРШНЕ ОДРЕДБЕ Члан 12. Добављач је дужан да без одлагања писаним путем обавести Наручиоца о било којој промени у вези са испуњеношћу услова из поступка јавне набавке, која наступи током важења Уговора и да је документује на прописани начин. Члан 13. Сва спорна питања до којих може доћи у примени овог уговора, уговорне стране ће покушати да реше споразумно, а уколико у томе не успеју утврђује се стварна и месна надлежност Привредног суда у Београду. Члан 14. Све евентуалне измене, допуне као и раскид овог уговора уговорне стране могу вршити искључиво у писаној форми. За све што није предвиђено одредбама овог уговора, важе одредбе Закона о облигационим односима, као и други важећи прописи који регулишу ову материју. Члан 15. Добављач је у обавези да приликом потписивања Уговора потпише и Споразум о поступању са поверљивим информацијама, документима и подацима. Лица која ће бити ангажована од стране Добављача на пословима пружања предметне услуге дужна су да потпишу Изјаву о одговорности. Члан 16. Овај уговор ступа на снагу даном потписивања обе уговорне стране. Овај уговор сачињен је у 5 (пет) истоветних примерака, од којих су 2 (два) за Добављача и 3 (три) за Наручиоца. ЗА ДОБАВЉАЧА: ____________________ ЗА НАРУЧИОЦА: ДИРЕКТОР ___________________ Реља Огњеновић