Redovno održavanje i proširenje DMS sistema

Opšti podaci o predmetu JN 155-2026.docx I OPŠTI PODACI O PREDMETU JAVNE NABAVKE 1. Podaci o naručiocu Naziv Naručioca: "INFRASTRUKTURA ŽELEZNICE SRBIJE" akcionarsko društvo, Beograd Adresa Naručioca: Nemanjina broj 6, 11000 Beograd Internet stranica Naručioca: www.infrazs.rs Vrsta Naručioca: Državna svojina - akcionarsko društvo 2. Vrsta postupka javne nabavke Predmetna javna nabavka se sprovodi kao javna nabavka u otvorenom postupku, u skladu sa ZJN i podzakonskim aktima kojima se uređuju javne nabavke (donetim na osnovu ZJN). 3. Predmet javne nabavke Predmet javne nabavke broj: 155-2026 je Redovno održavanje i proširenje softvera za upravljanje dokumentacijom (DMS-a), u otvorenom postupku – naziv i oznaka iz opšteg rečnika nabavke – ORN: 72267100-0 Usluge održavanja i proširenja softvera 4. Partije Nabavka nije oblikovana po partijama 5. Cilj postupka Postupak javne nabavke se sprovodi radi zaključenja ugovora o javnoj nabavci. 6. Rok za podnošenje ponuda Rok za podnošenje ponuda naveden na Portalu javnih nabavki. 7. Dodatne informacije i pojašnjenja Privredni subjekt može putem Portala javnih nabavki da traži od naručioca dodatne informacije ili pojašnjenja u vezi sa dokumentacijom o nabavci, pri čemu može da ukaže naručiocu, ukoliko smatra da postoje nedostaci ili nepravilnosti u dokumentaciji o nabavci i to najkasnije 6 dana pre isteka roka za podnošenje ponuda. 8. Dostavljanje dokaza o ispunjenosti kriterijuma Naručilac može, shodno članu 119. ZJN, da pre donošenja odluke u postupku javne nabavke zahteva od ponuđača koji je dostavio ekonomski najpovoljniju ponudu da u primerenom roku, ne kraćem od pet radnih dana, dostavi dokaze o ispunjenosti kriterijuma za kvalitativni izbor privrednog subjekta, u neoverenim kopijama. Ako ponuđač koji je podneo ekonomski najpovoljniju ponudu ne dostavi tražene dokaze u ostavljenom roku ili dostavljenim dokazima ne dokaže da ispunjava kriterijume za kvalitativni izbor privrednog subjekta, naručilac je dužan da odbije ponudu tog ponuđača i pozove sledećeg ponuđača koji je podneo najpovoljniju ponudu ili da obustavi postupak javne nabavke, ako postoje razlozi za obustavu. 9. Rok za donošenje odluke o dodeli ugovora Naručilac će odluku o dodeli ugovora doneti u roku od 30 dana od isteka roka za podnošenje ponuda. tehnička specifikacija.docx TEHNIČKI USLOVI POSLOVA ODRŽAVANJA I PROŠIRENJA NGO DMS PREDMET ODRŽAVANJA I PROŠIRENJA Poslovni softver NGO DMS (Next Generation Office Document Managment System), instaliran i u radu na serverima Infrastruktura Železnica Srbije ad a strane kompanije PlusPlusNT doo Beograd, po ugovorima br. 01/2022-1/86 od 19.01.2022. godine i 1/2022-1/1249 od 22.12.2022 godine. Navedni poslovni NGO DMS je Linux Based WEB aplikacija instalirana na dve instance kao Test i Produkciona verzija. Softverska Back End platforma je AlFresco Comm.Edition a Front End je razvijen na Angular platformi. Data Base je PostgreSQL. Back up podataka se vrši upotrebom lokalno definisanih BackUp procedura. Aplikacija je namenjena obradi i arhiviranju poslovne dokumentacije u elektronskom i digitalizovanom obliku i razvijena je po funkcionalnim zahtevima Infrastruktura Železnica Srbije ad. Daljinski pristup obema instancama je realizovan kroz autorizovane VPN konekcije. POTREBNI NIVO USLUGE ODRŽAVANJE NGO DMS Dnevni nadzor Potrebno je osigurati dnevni softverski nadzor oba sistema (Test i Produkcija) upotrebom adekvatnog softverskog alata za Live prikaz statusa samih servera i njihovih komponentni i to minimalno: - CPU Usage - Load Average - Memory Usage - Disk I/O - Disc Space Usage - Network Received - Network Transmitted Dodatno, potrebno je da SW Sistem za nadzor beleži LOG fajlove sa servera i poseduje bazu sa istorijom od najmanje 30 dana unazad. Takođe, SW za nadzor treba da belezi i prikazuje Live i History podatke o DMS funkcionalnostima i to: - Ukupna broj arhiviranih dokumenata zbirno, po sektorima, tipu, vrsti i statusu - Ukupna broj zaduženja za obradu dokumenata po sektoru, tipu, vrsti i statusu dokumenta - Ukupna broj i pozicije nepravilno obrađenih dokumenata Traženi sistem za SW nadzor se može nalaziti kod Izvršioca uz uslov funkcionisanja kroz međusobno uspostavljenu VPN konekciju. IT Sektor Infrastruktura Železnica Srbije ad mora raspolagati jednom licencom za korišćenjem ovog softvera na nivou monitoringa. Odgovori na pitanja - Konsalting Potrebno je da se budući Izvršilac obaveže na poseban vid komunikacije sa stručnim službama Infrastruktura Železnica Srbije ad a u delu dostavljanja odgovora na postavljena stručna pitanja u domenu rada i razvoja predmetnog softvera. Potreban nivo usluge Vremenski elementi: - Komunikacija - eMail i Viber, Imenovane osobe obeju strane - Radno vreme - Radnim danima od 09:00 - 17:00 - Vreme odziva na upućenu Prijavu problema - 5 minuta po prijavi Komercijalni uslovi Cena redovnog održavanja na mesečnom nivou za kontinualne poslove održavanja i konsalting. ROK IZVRŠENJA: Mesečno angažovanje. NAČIN PLAĆANJA: Po fakturi za dati mesec unazad. PROŠIRENJE NGO DMS DMS i CRF sistem Ovo proširenje postojećih funkcionalnosti DMS sistema odnosi se na postojeći proces prijema, kontrole i odobravanja SEF faktura. Nadogradnja predviđa da su sve dolazne SEF fakture, koje su takođe registrovane u CRF-u, dodatno označene: - Poseban kod za registraciju CRF-a - Unosom dodatnih metapodataka o CRF statusu, CRF identifikatoru i statusu plaćanja Ponuda predviđa i uspostavljanje API veze iz DMS sistema sa CRF sistemom, u skladu sa tehničkom dokumentacijom ove usluge koju je izdala Uprava za trezor Republike Srbije. Ovom API integracijom će se, na dnevnom nivou, pratiti promene statusa svake SEF fakture u CRF sistemu i njegovim prikazivanjem u NGO DMS sistemu. Na ovaj način će svi ovlašćeni korisnici DMS sistema imati uvid u nivo obrade SEF faktura u CRF sistem bez potrebe da budu korisnici CRF sistema. Dodatno, DMS sistem će obeybediti pretragu i filtriranje SEF faktura po CRF statusima u Monitoring evidensciji i finansijskoj eArhivi. Razvoj i instalacija modula za evidenciju ugovora i pojašnjenje faktura Navedeni deo radova na SW razvoju i instalaciji novog modula, podrazumeva sledeći skup funkcionalnosti: Izrada posebne aplikacije sa internom Bazom podataka u kojoj bi se vodila evidencija svih Ugovora po jedinstvenim podacima. Ova aplikacija bi preuzela postojeće podatke o evidneciji ugovora koja postoji u Eksel formi dok bi se svi sledeči unosi novih ugovora vršili direktno u njoj. Navedena aplikacija bi bila integrisana sa NGO DMS sistemom na sledeći način: Svaka SEF faktura koja se odnosi na ugovorne nabavke bi bila klarifikovana/povezana sa nekim od evidantiranih ugovora Rezultat ovog povezivanja je obračun preostalih sredstava po datom ugovoru Sistem bi pamtio povezane fakture u Listu faktura po datom ugovor sa kompletnom finansijskom istorijom i obračunom Odobrene i postavljene fakture će biti povezani jedni sa drugima Sistem bi i obezbedio interne pretrage i posebne Eksel izveštaje po upitu na broj ugovora, dobavljača ili vremenski period ROK IZVRŠENJA: 20 radnih dana od potpisivanja ugovora. NAČIN PLAĆANJA: Po potvrdi o isporuci i puštanju u rad. Uslovi prilikom dostavljanja ponuda Potrebno je da pružalac usluge dostavi Izjavu o vlasništvu nad izvornim kodom na sopstvenom memorandumu. Obrazac strukture cene JNOP 155-2026.doc (Obrazac 2) Naziv i sedište ponuđača: ________________________________ Broj i datum ponude: ___________________________ OBRAZAC STRUKTURE CENE SA UPUTSTVOM KAKO DA SE POPUNI za javnu nabavku usluga - Redovno održavanje i proširenje DMS sistema JN 155-2026 R. br | Naziv usluge | J.m. | Količina | Jedinična cena bez PDV-a (u RSD) | Ukupna cena bez PDV-a (u RSD) | | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 (4*5) | | 1. | U Usluga - ODRŽAVANJE DMS | mesec | 12 | | | | Predmetna usluga obuhvata sledeće: Dnevni nadzor Potrebno je osigurati dnevni softverski nadzor oba sistema (Test i Produkcija) upotrebom adekvatnog softverskog alata za Live prikaz statusa samih servera i njihovih komponentni i to minimalno: - CPU Usage - Load Average - Memory Usage - Disk I/O - Disc Space Usage - Network Received - Network Transmitted Dodatno, potrebno je da SW Sistem za nadzor beleži LOG fajlove sa servera i poseduje bazu sa istorijom od najmanje 30 dana unazad. Takođe, SW za nadzor treba da belezi i prikazuje Live i History podatke o DMS funkcionalnostima i to: - Ukupna broj arhiviranih dokumenata zbirno, po sektorima, tipu, vrsti i statusu - Ukupna broj zaduženja za obradu dokumenata po sektoru, tipu, vrsti i statusu dokumenta - Ukupna broj i pozicije nepravilno obrađenih dokumenata Traženi sistem za SW nadzor se može nalaziti kod Izvršioca uz uslov funkcionisanja kroz međusobno uspostavljenu VPN konekciju. IT Sektor Infrastruktura Železnica Srbije ad mora raspolagati jednom licencom za korišćenjem ovog softvera na nivou monitoringa. Odgovori na pitanja - Konsalting Potrebno je da se budući Izvršilac obaveže na poseban vid komunikacije sa stručnim službama Infrastruktura Železnica Srbije ad a u delu dostavljanja odgovora na postavljena stručna pitanja u domenu rada i razvoja predmetnog softvera. Potreban nivo usluge Vremenski elementi: - Komunikacija - eMail i Viber, Imenovane osobe obeju strane - Radno vreme - Radnim danima od 09:00 - 17:00 - Vreme odziva na upućenu Prijavu problema - 5 minuta po prijavi Komercijalni uslovi Cena redovnog održavanja na mesečnom nivou za kontinualne poslove održavanja i konsalting. ROK IZVRŠENJA: Mesečno angažovanje. NAČIN PLAĆANJA: Po fakturi za dati mesec unazad. | | 2. | Usluga - PROŠIRENJE NGO DMS | kom | 1 | | | | Predmetna usluga obuhvata sledeće: DMS i CRF sistem Ovo proširenje postojećih funkcionalnosti DMS sistema odnosi se na postojeći proces prijema, kontrole i odobravanja SEF faktura. Nadogradnja predviđa da su sve dolazne SEF fakture, koje su takođe registrovane u CRF-u, dodatno označene: - Poseban kod za registraciju CRF-a - Unosom dodatnih metapodataka o CRF statusu, CRF identifikatoru i statusu plaćanja Ponuda predviđa i uspostavljanje API veze iz DMS sistema sa CRF sistemom, u skladu sa tehničkom dokumentacijom ove usluge koju je izdala Uprava za trezor Republike Srbije. Ovom API integracijom će se, na dnevnom nivou, pratiti promene statusa svake SEF fakture u CRF sistemu i njegovim prikazivanjem u NGO DMS sistemu. Na ovaj način će svi ovlašćeni korisnici DMS sistema imati uvid u nivo obrade SEF faktura u CRF sistem bez potrebe da budu korisnici CRF sistema. Dodatno, DMS sistem će obeybediti pretragu i filtriranje SEF faktura po CRF statusima u Monitoring evidensciji i finansijskoj eArhivi. Komercijalni uslovi ROK IZVRŠENJA: 20 radnih dana od potpisivanja ugovora. NAČIN PLAĆANJA: Po potvrdi o isporuci i puštanju u rad. | | 3. | Razvoj i instalacija modula za evidenciju ugovora i pojašnjenje faktura | kom | 1 | | | | Predmetna usluga obuhvata sledeće: Razvoj i instalacija modula za evidenciju ugovora i pojašnjenje faktura Navedeni deo radova na SW razvoju i instalaciji novog modula, podrazumeva sledeći skup funkcionalnosti: Izrada posebne aplikacije sa internom Bazom podataka u kojoj bi se vodila evidencija svih Ugovora po jedinstvenim podacima. Ova aplikacija bi preuzela postojeće podatke o evidneciji ugovora koja postoji u Eksel formi dok bi se svi sledeči unosi novih ugovora vršili direktno u njoj. Navedena aplikacija bi bila integrisana sa NGO DMS sistemom na sledeći način: Svaka SEF faktura koja se odnosi na ugovorne nabavke bi bila klarifikovana/povezana sa nekim od evidantiranih ugovora Rezultat ovog povezivanja je obračun preostalih sredstava po datom ugovoru Sistem bi pamtio povezane fakture u Listu faktura po datom ugovor sa kompletnom finansijskom istorijom i obračunom Odobrene i postavljene fakture će biti povezani jedni sa drugima Sistem bi i obezbedio interne pretrage i posebne Eksel izveštaje po upitu na broj ugovora, dobavljača ili vremenski period Komercijalni uslovi ROK IZVRŠENJA: 20 radnih dana od potpisivanja ugovora. NAČIN PLAĆANJA: Po potvrdi o isporuci i puštanju u rad. | | | | Ukupna ponuđena vrednost bez PDV-a (1+2+3): | | | Ukupna vrednost PDV-a: | | | Ukupna ponuđena vrednost sa PDV-om: | | | Obavezno popuniti sve zahtevane podatke Napomena: U slučaju neslaganja jediničnih cena i ukupne vrednosti, merodavne su jedinične cene. Jedinična cena sadrži sve osnovne elemente strukture cene, tako da ponuđena cena pokriva sve moguće troškove koje ponuđač ima u realizaciji predmetne javne nabavke. Nikakvi naknadni troškovi neće biti priznati od strane Naručoca. U___________________ dana ________________ | | Potpis ovlašćenog lica _______________________ | | Uputstvo za popunjavanje obrasca strukture cene: Ponuđač treba da popuni obrazac strukture cene na sledeći način: u kolonu 5. upisati koliko iznosi jedinična cena bez PDV-a, za svaki traženi predmet javne nabavke; u kolonu 6. upisati ukupna cena bez PDV-a za svaki traženi predmet javne nabavke i to tako što će pomnožiti jediničnu cenu bez PDV-a (navedenu u koloni 5.) sa traženim količinama (koje su navedene u koloni 4.); Na kraju upisati ukupnu cenu predmeta nabavke bez PDV-a. Kriterijumi za dodelu ugovora.pdf KRITERIJUMI ZA DODELU UGOVORA I OSTALI ZAHTEVI NABAVKE 1 Naručilac: Infrastruktura železnice Srbije 109108420 Naziv postupka: Redovno održavanje i proširenje DMS sistema Referentni broj: 155-2026 KRITERIJUMI ZA DODELU UGOVORA I OSTALI ZAHTEVI NABAVKE Deo konkursne dokumentacije koji je generisan putem Portala u slučaju kada je naručilac označio opciju automatskog rangiranja ponuda na Portalu javnih nabavki Naziv predmeta / partije: Redovno održavanje i proširenje DMS sistema Naručilac je definisao kriterijume za dodelu ugovora na osnovu: Cene Izabran način rangiranja prihvatljivih ponuda: Automatsko rangiranje Primena žreba Ukoliko nakon rangiranja na osnovu kriterijuma za dodelu i rezervnih kriterijuma (ako su definisani) nije moguće doneti odluku o dodeli ugovora, naručilac će ugovor dodeliti ponuđaču koji bude izvučen putem žreba. Naručilac će obavestiti sve ponuđače koji su podneli ponude o datumu kada će se održati izvlačenje putem žreba. Žrebom će biti obuhvaćene samo one ponude koje su najpovoljnije nakon rangiranja na osnovu kriterijuma za dodelu i rezervnih kriterijuma (ako su definisani). Izvlačenje putem žreba naručilac će izvršiti javno, u prisustvu ponuđača, i to tako što će nazive ponuđača ispisati na odvojenim papirima, koji su iste veličine i boje, te će sve te papire staviti u providnu kutiju odakle će prvo izvući samo jedan papir. Ponuđaču čiji naziv bude na izvučenom papiru će biti dodeljen ugovor. Nakon izvlačenja prvog papira naručilac izvlači preostale papire jedan po jedan te shodno redosledu kojim su izvučeni rangira preostale ponuđače. Ponuđačima koji ne prisustvuju ovom postupku, naručilac će dostaviti zapisnik izvlačenja putem žreba. Model ugovora.docx MODEL UGOVORA ZAKLJUČEN IZMEĐU ”INFRASTRUKTURA ŽELEZNICE SRBIJE”a.d. 11000 Beograd, Nemanjina 6 ( u daljem tekstu: Naručilac usluge ) i ___________________________________________________________________________ ______________________________________________ ( u daljem tekstu: Pružalac usluge) Ugovorne strane: Akcionarsko društvo za upravljanje javnom železničkom infrastrukturom „Infrastruktura železnice Srbije“, Beograd, ulica: Nemanjina 6, MB: 21127094, PIB: 109108420, broj računa: 205-222959-26, naziv banke: NLB Komercijalna banka, koje zastupa v.d. generalnog direktora Zoran Jevtić (u daljem tekstu: Naručilac usluge) i ______________________________________, sa sedištem u:_______________ ulica: __________________________ MB: ___________, PIB: _____________ broj računa: _____________________ naziv banke: ___________________________, koje zastupa direktor___________________________________(u daljem tekstu Pružalac usluge), sa druge strane (Pružalac usluge nastupa sa podizvođačem / učesnikom u zajedničkoj ponudi _____________________________,ul.____________________iz ___________________), _____________________________,ul.____________________iz ___________________), zaključuju : UGOVOR O PRUŽANJU USLUGE Redovnog održavanja i proširenja DMS sistema Predmet Ugovora Član 1. Predmet ovog ugovora je regulisanje međusobnih odnosa ugovornih strana po osnovu pružanja usluge - Redovno održavanje i proširenje DMS sistema: R. br. Naziv usluge Ukupna vrednost bez PDV-a u din. Ukupna vrednost sa PDV-om u din. 1. Usluga - ODRŽAVANJE DMS 2. Usluga - PROŠIRENJE NGO DMS 3. Razvoj i instalacija modula za evidenciju ugovora i pojašnjenje faktura Ukupno bez PDV-a RSD: u svemu prema usvojenoj ponudi Pružaoca usluge broj ________ od_________.2026.godine i Tehničkoj specifikaciji – Prilog br. 1, koje čine sastavni deo ovog ugovora. Vrednost Ugovora Član 2. Ukupna vrednost usluge po ovom Ugovoru iznosi _______________ dinara bez PDV-a, (slovima: ______________________________________) i iskazana je u članu 1. Ugovora. Ugovorena vrednost je fiksna i ne može se menjati tokom realizacije Ugovora. Pripadajući PDV iznosi __________________ dinara. Ukupna vrednost Ugovora iznosi ___________________ dinara sa PDV-om, (slovima: ____________________________________________________). U cenu su uračunati svi mogući troškovi koje Pružalac usluge ima u realizaciji predmetne nabavke. Nikakvi naknadni troškovi neće biti priznati od strane Naručioca usluge. Uslovi Plaćanja Član 3. Naručilac usluge se obavezuje da, u skladu sa Zakonom o rokovima izmirenja novčanih obaveza u komercijalnim transakcijama („Službeni glasnik RS“, br. 119/12, 68/15 113/17, 91/2019, 44/2021, 44/2021 - dr. zakon, 130/21, 129/21-dr. zakon i 138/22 i 109/25), dostavljeni i overeni račun plati Pružaocu usluge u roku ne dužem od 45 dana od dana službenog prijema ispravnog računa, na njegov tekući račun naveden u računu. Pod ispravno ispostavljenim računom smatra se račun koji poseduje sva obeležja računovodstvene isprave u smislu odgovarajućih odredaba Zakona o računovodstvu („Sl. glasnik RS“, br. 73/2019 i 44/2021 – dr.zakon), Zakona o reviziji („Sl. glasnik RS“, br. 73/2019 ), Zakona o PDV-u („Sl. glasnik RS“, br. 84/2004, 86/2004-ispr., 61/2005, 61/2007, 93/2012, 108/2013, 6/2014-usklađeni din. izn., 68/2014-dr. zakon, 142/2014, 5/2015-usklađeni din. izn., 83/2015, 5/2016-usklađeni din. izn., 108/2016, 7/2017-uslađeni din. izn., 113/2017, 13/2018-usklađeni din. izn. 30/2018, 4/2019-usklađeni din. izn. 72/2019, 8/2020-usklađeni din.izn. i 153/20, 138/22, 94/24 i 109/25), kao i drugih propisa koji uređuju predmetnu oblast. Račun mora biti izdat u skladu sa Zakonom o elektronskom fakturisanju („Službeni glasnik RS“, br. 44/21, 129/21 i 138/22, 138/22, 92/23, 94/24 i 109/25). U slučaju da, u toku izvršenja ovog ugovora, poslovni račun iz ovog člana bude ugašen ili promenjen, Pružalac usluge se obavezuje da blagovremeno i pisanim putem obavesti Naručioca usluge o novom broju poslovnog računa i nazivu banke kod kojeg je taj račun otvoren, radi plaćanja po ovom ugovoru. Nije dozvoljeno zalaganje i ustupanje potraživanja po osnovu ovog ugovora trećim licima bez saglasnosti Naručioca usluge. Način i rok izvršenja usluge Član 4. Predmetna usluga će biti izvršena na sledeći način: Komunikacija između Naručioca usluge i Pružaoca usluge - eMail i Viber; Ugovorne strane su dužne da imenuju lica za komunikaciju i o tome, pisanim putem obaveste drugu ugovornu stranu; Komunikacija i izvršenje usluge će se vršiti radnim danima u periodu od 09:00 17:00 časova; Vreme odziva na upućenu Prijavu problema - 5 minuta po prijavi Sve troškove izvršenja usluge snosi Pružalac usluge. Mesto izvršenja usluge Član 5. Usluge se mogu obavljati udaljeno, sa lokacije Pružaoca usluge, a kada okolnosti to budu zahtevale, mesto izvršenja predmetne usluge je sedište Naručioca usluge, poslovna zgrada Infrastruktura železnica Srbije ad, Nemanjina 6, 11000 Beograd. Obaveze Pružaoca usluge Član 6. Pružalac usluge je dužan da uslugu izvršava na sledeći način: Dnevni nadzor Potrebno je osigurati dnevni softverski nadzor oba sistema (Test i Produkcija) upotrebom adekvatnog softverskog alata za Live prikaz statusa samih servera i njihovih komponentni i to minimalno: - CPU Usage - Load Average - Memory Usage - Disk I/O - Disc Space Usage - Network Received - Network Transmitted Dodatno, potrebno je da SW Sistem za nadzor beleži LOG fajlove sa servera i poseduje bazu sa istorijom od najmanje 30 dana unazad. Takođe, SW za nadzor treba da beleži i prikazuje Live i History podatke o DMS funkcionalnostima i to: - Ukupan broj arhiviranih dokumenata zbirno, po sektorima, tipu, vrsti i statusu - Ukupan broj zaduženja za obradu dokumenata po sektoru, tipu, vrsti i statusu dokumenta - Ukupan broj i pozicije nepravilno obrađenih dokumenata Traženi sistem za SW nadzor se može nalaziti kod Pružaoca usluge uz uslov funkcionisanja kroz međusobno uspostavljenu VPN konekciju. IT Sektor Infrastruktura Železnica Srbije ad mora raspolagati jednom licencom za korišćenjem ovog softvera na nivou monitoringa. Odgovori na pitanja - Konsalting Potrebno je da se Pružalac usluge obaveže na poseban vid komunikacije sa stručnim službama Infrastruktura Železnica Srbije ad a u delu dostavljanja odgovora na postavljena stručna pitanja u domenu rada i razvoja predmetnog softvera. Tehnički uslovi Član 7. Usluga, koja je predmet ovog ugovora, mora biti u svemu prema tehničkim zahtevima Naručioca usluge iz Priloga br.1, koja čini sastavni deo ovog ugovora. Tehnička podrška Član 8. Pružalac usluge je dužan da bude na raspolaganju Naručiocu usluge radnim danima od 09:00 časova do 17:00 časova. Pružalac usluge je dužan da Naručiocu usluge dostavi podatke o licu koje će biti zaduženo za tehničku podršku, uz navođenje kontakt telefona i e-mail adrese. U slučaju da se kvar/smetnja ne može otkloniti putem telefona ili putem elektronske pošte, Pružalac usluge je dužan da obezbedi dolazak ovlašćenog lica na adresu Naručioca usluge, kako bi se kvar/smetnja otklonio. Usluga tehničke podrške je obuhvaćena cenom usluge. Sve troškove po ovom članu snosi Pružalac usluge. Kvalitativni i kvantitativni prijem izvršenih usluga Član 9. Pod kvalitativnim i kvantitativnim prijemom usluge podrazumeva se izvršenje usluge koja je predmet nabavke, po specifikaciji, obimu i tehničkim karakteristikama Naručioca usluge, navedenim u Prilogu br. 1 ovog ugovora, o čemu će se sačiniti zapisnik/potvrda/izveštaj o pruženim uslugama.Zapisnik/potvrda/izveštaj o pruženim uslugama mora biti potpisan i overen od strane Pružaoca usluge i od strane stručnih lica Naručioca usluge. Reklamacija i garancija Član 10. Pružalac usluge je dužan da garantuje kvalitet izvršene usluge bude u skladu sa važećim propisima i standardima proizvođača predmetnih softvera. U slučaju da nadograđeni softverski paketi imaju nedostatke u pogledu kvaliteta, ovlašćena lica Naručioca usluge će sačiniti Zapisnik o reklamaciji koji će uputiti Pružaocu usluge. Pružalac usluge je dužan da u roku, koji ne može biti duži od 24 časa od datuma prijema zapisnika o reklamaciji, otkloni sve nedostatke konstatovane Zapisnikom. Garancija za pruženu uslugu mora trajati najmanje 12 meseci. Garantni rok počinje da teče od dana kada je zapisnički konstatovan kvalitativni prijem pružene usluge. Ugovorna kazna Član 11. Ako Pružalac uslge ne izvrši uslugu iz člana 1. ovog Ugovora u roku predviđenim Ugovorom, dužan je da za svaki dan zakašnjenja plati Naručiocu usluge ugovorenu kaznu u iznosu od 1‰ (promil) dnevno na vrednost izvršene usluge sa zakašnjenjem, stim da ukupna kazna ne može biti veća od 5% od ukupne vrednosti Ugovora. Delimično izvršenje usluge u predviđenom roku ne isključuje obavezu plaćanja ugovorne kazne. Iznos za naplatu ugovorne kazne obračunava Naručilac usluge pri isplati računa. Naplatu ugovorne kazne Naručilac usluge će izvršiti, bez prethodnog pristanka Pružaoca usluge, odbijanjem obračunate kazne od neisplaćene vrednosti izvršenih usluga. Ako je Naručilac usluge zbog zakašnjenja u izvršenju usluge pretrpeo štetu koja je veća od iznosa ugovorne kazne, može zahtevati naknadu štete, odnosno pored ugovorne kazne i razliku do punog iznosa pretpljene štete. Postojanje i iznos štete Naručilac usluge mora da dokaže. Ako Pružalac usluge jednostrano raskine Ugovor ili izvrši uslugu koja bitno odstupa od ugovornih odredbi, Naručilac usluge ima pravo da deponovani instrument obezbeđenja plaćanja Pružaoca usluge, iz člana 7. ovog Ugovora, podnese na naplatu. Garancija za dobro izvršenje posla Član 12. Pružalac usluge je dužan da, na dan zaključenja Ugovora, dostavi blanko sopstvenu menicu, sa klauzulom „bez protesta“, kao garanciju za dobro izvršenje posla. Menica mora biti overena i potpisana od strane lica ovlašćenog za zastupanje. Uz menicu mora biti priloženo menično ovlašćenje sa naznačenim nominalnim iznosom od 10% ukupno ugovorene vrednosti Ugovora (bez uračunatog PDV) i sa rokom važnosti najmanje 30 dana dužim od krajnjeg roka za izvršenje Ugovora. Pružalac usluge je dužan da, uz menicu i menično ovlašćenje dostavi fotokopiju kartona deponovanih potpisa koji je izdat od strane poslovne banke, kao i potvrdu poslovne banke da je menica evidentirana u Registru menica i ovlašćenja Narodne banke Srbije. U slučaju produženja roka za izvršenje Ugovora, Pružalac usluge je dužan da Naručiocu usluge dostavi novo menično ovlašćenje na isti iznos, a sa rokom važnosti 30 dana dužim od novoutvrđenog roka za izvršenje Ugovora. U slučaju povećanja ukupne ugovorene vrednosti, Pružalac usluge je dužan da dostavi novo menično ovlašćenje sa naznačenim nominalnim iznosom od 10% od novoutvrđene ukupne vrednosti Ugovora (bez uračunatog PDV-a). Dostavljanje blanko sopstvene menice sa meničnim ovlašćenjem iz ovog člana, smatra se ugovornom obavezom. Navedeno sredstvo finansijskog obezbeđenja Naručilac usluge ima pravo da aktivira u slučaju da Pružalac usluge u potpunosti ili delimično ne izvršava svoje ugovorne obaveze ili ih ne izvršava na način i u rokovima kako je to ugovoreno, kao i u slučaju raskida Ugovora. Podneta blanko solo menica, sa meničnim ovlašćenjem, ne može da sadrži dodatne uslove za isplatu, kraće rokove od onih koje odredi Naručilac usluge, manji iznos od onog koji odredi Naručilac usluge i mora da ispunjava sve uslove za prinudnu naplatu. Dodatna objašnjenja i informacije Član 13. U slučaju prekida izvršenja usluge iz člana 1. ovog ugovora Pružalac usluge je dužan da dostavi sva dodatna objašnjenja i informacije, a radi preduzimanja aktivnosti za rešavanje nastalog problema. Ugovorne strane se obavezuju da drugoj strani dostave podatke o svakoj izvršenoj statusnoj ili organizacionoj promeni, u roku od 5 dana od dana nastanka iste. Raskid ugovora Član 14. Ugovor se može raskinuti sporazumno. Ugovor se može raskinuti jednostrano u slučaju kada jedna ugovorna strana ne ispunjava svoje ugovorne obaveze, pri čemu savesna ugovorna strana ima pravo na naknadu pričinjene štete. Naručilac usluge može da putem pisanog obaveštenja o učinjenom propustu koje će uputiti Pružaocu usluge raskine ovaj Ugovor u celosti ili delimično: ako Pružalac usluge ne izvrši uslugu u celosti u roku iz Ugovora, kao ni u naknadnom roku koji mu Naručilac uslge odredi; u slučaju grubog kršenja ugovornih obaveza od strane Pružaoca usluge, nesavesnog i nemarnog vršenja ugovornih obaveza od strane zaposlenih lica Pružaoca usluge; ukoliko Pružalac usluge ne ispoštuje bilo koji član Ugovora, rokove i dinamiku izvršenja Ugovora, odnosno ukoliko postupi suprotno odredbama Ugovora; ukoliko okolnosti više sile budu trajale duže od 1 (jednog) meseca, a ugovorne strane se ne sporazumeju o produženju važnosti Ugovora; u drugim slučajevima predviđenim Zakonom i ovim Ugovorom. Ugovorne strane su obavezne da o raskidu Ugovora obaveste drugog ugovarača pisanim putem. Viša sila Član 15. Ugovorne strane oslobađaju se delimično ili potpuno posledica neizvršenja obaveza po ovom Ugovoru, ukoliko se neizvršenje može pripisati delovanjima više sile. Pod okolnostima više sile podrazumevaju se okolnosti koje su nastale posle zaključenja ovog Ugovora, kao rezultat vanrednih događaja nezavisno od volje ugovornih strana, kao što su: rat, zemljotresi, poplave, požari, epidemija, akti državnih organa od uticaja na izvršenje obaveza. Ugovorna strana pogođena višom silom je dužna da, u pisanoj formi, obavesti drugu stranu o nastanku nepredviđenih okolnosti koje sprečavaju izvršenje ugovorne obaveze. Ugovorna strana koja blagovremeno obavesti drugu stranu o nastupanju okolnosti iz stava 2 ovog člana, koja je tom okolnošću pogođena, ne može se pozivati na nju, izuzev ako sama ta okolnost ne sprečava slanje takvog obaveštenja. Za vreme trajanja više sile obaveze iz Ugovora miruju i ne primenjuju se sankcije zbog neizvršenja ugovornih obaveza. Nastupanjem okolnosti iz ovog člana produžava se rok za ispunjenje ugovornih obaveza i to za period koji po svom trajanju odgovara trajanju nastale okolnosti i razumnog roka otklanjanja posledica tih okolnosti. Ukoliko nastale okolnosti iz ovog člana traju duže od 1 (jednog) meseca svaka od ugovornih strana zadržava pravo da raskine Ugovor. Rešavanje sporova Član 16. Ugovorne strane su saglasne da će sve eventualne sporove koji proisteknu iz ovog Ugovora rešavati sporazumno. U slučaju da nastali spor nije moguće rešiti sporazumno, ugovara se nadležnost Privrednog suda u Beogradu. Izmena i dopuna Ugovora Član 17. Ovaj Ugovor može biti izmenjen ili dopunjen u istoj formi, saglasnošću ugovornih strana zaključenjem Aneksa Ugovora. Naručilac usluge može tokom trajanja Ugovora o pružanju usluge u skladu sa odredbama članova 156. - 161. Zakona o javnim nabavkama („Službeni glasnik RS“ broj 91/19,92/23) da izmeni Ugovor bez sprovođenja postupka javne nabavke. Predmet Ugovora se ne može menjati. Izmena i dopuna Ugovora ne odnosi se na jedinične cene, koje moraju biti fiksne tokom važenja Ugovora. Rok važenja Ugovora Član 18. Ovaj ugovor važi do utroška finansijskih sredstava, a maksimalno 12 meseci od datuma obostranog potpisivanja Ugovora. Ostale odredbe Član 19. Za sve što nije predviđeno ovim ugovorom, važe odredbe Zakona o obligacionim odnosima (“Službeni list SFRJ ”, br. 29/78, 39/85, 45/89 -odluka USJ i 57/89, „Službeni list SRJ“, br. 31/93, „Službeni list SCG“, br. 1/2003-Ustavna povelja i „Sl. glasnik RS“, br. 18/2020), kao i drugi propisi Republike Srbije koji regulišu ovu oblast. Član 20. Ovaj ugovor se smatra zaključenim na dan kada su ga potpisali ovlašćeni zastupnici obe ugovorne strane, a ako ga ovlašćeni zastupnici nisu potpisali na isti dan, Ugovor se smatra zaključenim na dan poslednjeg potpisa po vremenskom redosledu. Član 21. Ugovor je sačinjen u 4 (četiri) istovetna primerka, od kojih svakoj od ugovornih strana pripada po 2 (dva) primerka. za PRUŽAOCA USLUGE: za NARUČIOCA USLUGE: ______________________ ''Infrastruktura železnice Srbije'' a.d. direktor: v.d. generalnog direktora ________________________ ________________________ () Zoran Jevtić Ime i prezime Napomena: Ponuđač je dužan da popuni sve zahtevane podatke u modelu ugovora. Prilog 1 - TEHNIČKE SPECIFIKACIJE TEHNIČKI USLOVI POSLOVA ODRŽAVANJA I PROŠIRENJA NGO DMS PREDMET ODRŽAVANJA I PROŠIRENJA Poslovni softver NGO DMS (Next Generation Office Document Managment System), instaliran i u radu na serverima Infrastruktura Železnica Srbije ad a strane kompanije PlusPlusNT doo Beograd, po ugovorima br. 01/2022-1/86 od 19.01.2022. godine i 1/2022-1/1249 od 22.12.2022 godine. Navedni poslovni NGO DMS je Linux Based WEB aplikacija instalirana na dve instance kao Test i Produkciona verzija. Softverska Back End platforma je AlFresco Comm.Edition a Front End je razvijen na Angular platformi. Data Base je PostgreSQL. Back up podataka se vrši upotrebom lokalno definisanih BackUp procedura. Aplikacija je namenjena obradi i arhiviranju poslovne dokumentacije u elektronskom i digitalizovanom obliku i razvijena je po funkcionalnim zahtevima Infrastruktura Železnica Srbije ad. Daljinski pristup obema instancama je realizovan kroz autorizovane VPN konekcije. POTREBNI NIVO USLUGE ODRŽAVANJE NGO DMS Dnevni nadzor Potrebno je osigurati dnevni softverski nadzor oba sistema (Test i Produkcija) upotrebom adekvatnog softverskog alata za Live prikaz statusa samih servera i njihovih komponentni i to minimalno: - CPU Usage - Load Average - Memory Usage - Disk I/O - Disc Space Usage - Network Received - Network Transmitted Dodatno, potrebno je da SW Sistem za nadzor beleži LOG fajlove sa servera i poseduje bazu sa istorijom od najmanje 30 dana unazad. Takođe, SW za nadzor treba da belezi i prikazuje Live i History podatke o DMS funkcionalnostima i to: - Ukupna broj arhiviranih dokumenata zbirno, po sektorima, tipu, vrsti i statusu - Ukupna broj zaduženja za obradu dokumenata po sektoru, tipu, vrsti i statusu dokumenta - Ukupna broj i pozicije nepravilno obrađenih dokumenata Traženi sistem za SW nadzor se može nalaziti kod Izvršioca uz uslov funkcionisanja kroz međusobno uspostavljenu VPN konekciju. IT Sektor Infrastruktura Železnica Srbije ad mora raspolagati jednom licencom za korišćenjem ovog softvera na nivou monitoringa. Odgovori na pitanja - Konsalting Potrebno je da se budući Izvršilac obaveže na poseban vid komunikacije sa stručnim službama Infrastruktura Železnica Srbije ad a u delu dostavljanja odgovora na postavljena stručna pitanja u domenu rada i razvoja predmetnog softvera. Potreban nivo usluge Vremenski elementi: - Komunikacija - eMail i Viber, Imenovane osobe obeju strane - Radno vreme - Radnim danima od 09:00 - 17:00 - Vreme odziva na upućenu Prijavu problema - 5 minuta po prijavi Komercijalni uslovi Cena redovnog održavanja na mesečnom nivou za kontinualne poslove održavanja i konsalting. ROK IZVRŠENJA: Mesečno angažovanje. NAČIN PLAĆANJA: Po fakturi za dati mesec unazad. PROŠIRENJE NGO DMS DMS i CRF sistem Ovo proširenje postojećih funkcionalnosti DMS sistema odnosi se na postojeći proces prijema, kontrole i odobravanja SEF faktura. Nadogradnja predviđa da su sve dolazne SEF fakture, koje su takođe registrovane u CRF-u, dodatno označene: - Poseban kod za registraciju CRF-a - Unosom dodatnih metapodataka o CRF statusu, CRF identifikatoru i statusu plaćanja Ponuda predviđa i uspostavljanje API veze iz DMS sistema sa CRF sistemom, u skladu sa tehničkom dokumentacijom ove usluge koju je izdala Uprava za trezor Republike Srbije. Ovom API integracijom će se, na dnevnom nivou, pratiti promene statusa svake SEF fakture u CRF sistemu i njegovim prikazivanjem u NGO DMS sistemu. Na ovaj način će svi ovlašćeni korisnici DMS sistema imati uvid u nivo obrade SEF faktura u CRF sistem bez potrebe da budu korisnici CRF sistema. Dodatno, DMS sistem će obeybediti pretragu i filtriranje SEF faktura po CRF statusima u Monitoring evidensciji i finansijskoj eArhivi. Razvoj i instalacija modula za evidenciju ugovora i pojašnjenje faktura Navedeni deo radova na SW razvoju i instalaciji novog modula, podrazumeva sledeći skup funkcionalnosti: Izrada posebne aplikacije sa internom Bazom podataka u kojoj bi se vodila evidencija svih Ugovora po jedinstvenim podacima. Ova aplikacija bi preuzela postojeće podatke o evidneciji ugovora koja postoji u Eksel formi dok bi se svi sledeči unosi novih ugovora vršili direktno u njoj. Navedena aplikacija bi bila integrisana sa NGO DMS sistemom na sledeći način: Svaka SEF faktura koja se odnosi na ugovorne nabavke bi bila klarifikovana/povezana sa nekim od evidantiranih ugovora Rezultat ovog povezivanja je obračun preostalih sredstava po datom ugovoru Sistem bi pamtio povezane fakture u Listu faktura po datom ugovor sa kompletnom finansijskom istorijom i obračunom Odobrene i postavljene fakture će biti povezani jedni sa drugima Sistem bi i obezbedio interne pretrage i posebne Eksel izveštaje po upitu na broj ugovora, dobavljača ili vremenski period ROK IZVRŠENJA: 20 radnih dana od potpisivanja ugovora. NAČIN PLAĆANJA: Po potvrdi o isporuci i puštanju u rad. za Pružaoca usluge: ______________________ Direktor: ________________________ ( ) Ime i prezime