Одржавање софтвера Доцумент манагемент Сyстем за припрему материјала за седнице Скупштине и радних тела (шифра: ОП-У-51/2026)

3 Specifikacija.docx СПЕЦИФИКАЦИЈА за јавну набавку услуга – oдржавање софтвера „Document Mаnagеment System“ за припрему материјала за седнице Скупштине и радних тела (шифра: ОП-У-51/2026) Предмет јавне набавке је одржавање софтвера „Document Мanagement System“ за припрему материјала за седнице Скупштине и радних тела, према следећој спецификацији: Решење за припрему материјала за седнице Скупштине Града Новог Сада аутоматизује и ставља под пуну контролу креирање, одобравање и дистрибуцију докумената седнице. Класична припрема и достава материјала одборницима критичне су фазе због обима материјала и ограниченог времена за доставу. Због тога је 2010. године уведено софтверско решење за припрему материјала Скупштине Града Новог Сада, засновано на eDocumentus платформи за управљање документима и пословним процесима, које је током 2021. године технолошки и функционално унапређено на данас актуелно софтверско решење. Процес припреме материјала дефинисан је важећим Пословником Скупштине Града Новог Сада, у коме су описана правила, рокови и начин настајања и чувања докумената у току припреме материјала за седницу, као и после саме седнице. Систем омогућава припрему и дистрибуцију материјала одборницима, као и предуслове за вођење седница Скупштине „без папира“ истовремено уводећи аутоматизацију активности које им претходе и које следе после седнице, укључујући генерисање дневног реда – сазива, генерисање подсетника за вођење седнице, обавештавање одборника и претрагу материјала седница. Дефиниције Типови захтева за услугом одржавања Захтеви за одржавање софтвера класификују се као: захтеви због грешака у софтверу захтеви за прилагођавање софтвера због законских измена захтеви за прилагођавање софтвера због олакшавања рада захтеви за додавање функционалности која не мења суштински примењене технологије Класе грешака Грешке у апликацијама класификујемо на: Фаталне апликационе: грешке које онемогућују рад свим или већини корисника, а које су узроковане софтверским решењем; Озбиљне апликационе: грешке због којих се не могу обављати поједине функције, а чији би другачији начин обављања захтевао доста уложеног времена радника и/или администратора; Мање апликационе: грешке код којих се не могу обављати поједини послови, али који се могу обавити на други начин, оне за које рок завршетка посла није критичан или оне код којих функционалност постоји, али захтевају додатно време и ангажовање корисника; Грешке настале неадекватном употребом решења од стране корисника: грешке које су направили корисници са подацима или програмима, а које не могу да исправе самостално. Услуга одржавања Услуге одржавања обухватају: подношења захтева за отклањање грешака у систему; исправке грешака класификованих као фаталне апликационе, озбиљне апликационе и мање апликационе; исправке грешака насталих неадекватном употребом софтверске апликације од стране корисника (то су оне грешке које су корисници направили са подацима или програмима, а које не могу да исправе самостално) и грешака оперативног система или базе података (покушај заобилажења или исправка грешака оперативног система и базе података); инсталацију и примену печева који исправљају пријављене грешке у апликацији; измене софтверског решења у складу са изменом законске регулативе и прописа; измене апликације (развој, тестирање и имплементација измена у апликацији) и то максимално до нивоа од осам инжењер сати месечно. Обим ангажовања Добављача за ове услуге, као и рок за реализацију истих, ће бити усаглашен од стране Наручиоца и Добављача, на основу процене утрошка инжењер сати за реализацију захтева коју сачињава Добављач након анализе захтева достављених од стране Наручиоца; консултације, и то: подршка телефоном, расположива осам сати дневно, пет радних дана у недељи, као и викендом, на захтев Наручиоца. Добављач је у обавези да обезбеди техничку подршку телефоном осам сати дневно, пет радних дана у недељи, као и викендом, на захтев Нараучиоца. Добављач може користити могућности за даљинску дијагностику, како би помогао у дијагностиковању и решавању насталог проблема. писмене консултације (путем мејла) – неограничено годишња дообука администратора и инструктора која се организује у просторијама Наручиоца, у трајању до два радна дана. Подношења и обрада захтева за услугом одржавања Захтеве за изменама може поднети овлашћено лице за реализацију уговора код Наручиоца (у даљем тексту: Овлашћена лица), и то: Усмено – телефоном или у директном контакту са овлашћеним лицима Добављача; Писмено – мејлом или поштом. Протокол обраде захтева: Добављач анализира и класификује евидентиране захтеве Хитни захтеви (настали због грешака класификованих као фаталне апликационе и озбиљне апликационе) се решавају по хитном поступку, време одзива одмах по пријему захтева Наручиоца а најдуже 30 минута од пријема налога упућеног од стране овлашћеног лица, што значи да Добављач ангажује све расположиве ресурсе и решава их по убрзаној процедури. Рок за извршење услуге према врсти проблема дат је у табели. Добављач евалуира захтев и обавештава Овлашћено лице путем електронске поште, најкасније следећи радни дан о класификацији захтева, као и о планираном року завршетка. За захтеве за изменом апликације или додавање нових функционалности, Овлашћено лице се обавештава и о процењеном утрошку радних сати за реализацију тих захтева. Време пријема захтева код Добављача: у току радног времена које траје од 730 до 1530 часова, по потреби у вези сазивања Седнице Града Новог Сада и њених радних тела, и по истеку радног времена, телефонским путем или адресе за пријем електронске поште. Након пријема захтева код Добављача, одређује се разлог подношења, врста грешке и врста захтева. Репројектовање по основу захтева, при чему анализа за захтеве типа: Анализа и репројектовање по основу захтева, при чему анализа за захтеве типа: хитне измене почињу одмах по пријему захтева. Време одзива према врсти проблема дат је у табели. Уколико се проблем не може решити удаљеним приступом, Добављач ће обезбедити инжењера на локацији Наручиоца у што краћем временском року од момента пријаве проблема за решавање озбиљних системских проблема; Рок за извршење услуге према врсти проблема дат је у табели. редовне измене, на основу закључака у анализи одређује се потребни тип измене и потребно време за реализацију захтева. Време одзива је у складу са врстом проблема датом у табели. Добављач у року од једног радног дана писаним путем обавештава Овлашћено лице о времену потребном за релизацију захтева. Рок за извршење услуге према врсти проблема дат је у табели. Након извршених интервенција, а најкасније следећи радни дан, Добављач треба да обавести Овлашћено лице о завршетку и затварању захтева. Све врсте одржавања наведене у Спецификацији Наручиоца морају бити урачунате у укупну понуђену вредност. Извештавање о услугама одржавања Добављач је дужан да, уз фактуру, достави и Извештај о извршеним активностима за месец за који се доставља фактура, у ком наводи спроведене активности у оквиру реализације услуге одржавања предметног софтвера. Добављач се обавезује да ће реализацију предметних услуга извршавати према следећим критеријумима: Врста проблема Опис проблема Време одзива Рок за извршење услуге Критичан Губитак кључних функционалности неопходних за обављање редовних дневних активности; грешке које проузрокују губитак података или оштећење података; неисправност система која онемогућава корисников рад; непостојање очигледног алтернативног решења за заобилажење уочене грешке у софтверу. Максимално 30 минута од пријема налога упућеног од стране Овлашћеног лица Максимално три дана, од момента одзива, а у случају сазивања седница, уколико се не може обезбедити функционалност система у року од 24 часа, обавезно је писмено обавестити овлашћено лице Наручиоца у поменутом року. Озбиљан Софтвер је употребљив али са великим ограничењима; функција не ради као што је документовано; квар који озбиљно утиче на функционисање система; непостојање очигледног и/или једноставног алтернативног решења за заобилажење уочене грешке у софтверу. Максимално 30 минута од пријема налога упућеног од стране овлашћеног лица Максимално три дана, од момента одзива Приметан Софтвер је оперативан, нема функционалних недостатака, али има озбиљна ограничења у флексибилности; софтвер је оперативан, али постоје недостаци за које постоје позната и/или једноставна решења; лоша дијагностика и порука о грешкама. Максимално три дана од пријема налога упућеног од стране Овлашћеног лица Максимално пет дана од момента одзива Споредан Софтвер је оперативан са мањим неудобностима у коришћењу; недостаје текст који се односи на поруку о грешци; визуелни недостатци у софтверу; нема губитка функционалности или се проблеми могу окарактерисати као мањи губици у погледу функционалности; потребна измена софтверског кода. Максимално 5 дана од пријема налога упућеног од стране Овлашћеног лица Максимално 10 дана од момента одзива Добављач сноси одговорност за проблеме који се дешавају унутар апликативног решења. Сама апликација се налази на инфраструктури Наручиоца, те оперативне и транспортне, као и приступне проблеме радних станица и сервера решава Наручилац. Добављач не сноси одговорност за задате временске оквире уколико је проблем у инфраструктури Наручиоца. Гарантни рок за извршене услуге износи минимум 12 месеци од момента извршења услуга. Добављач се обавезује: - да пружи подршку корисницима за успостављање технологије рада у циљу оптималног коришћења појединих функција софтвера; - да пружи подршку корисницима за администрирање софтвера у циљу стабилног и поузданог функционисања; - да верзију инсталираног софтвера доведе у ниво да подржава актуелни и подржани оперативини систем. 4 Obrazac strukture cene.docx ОБРАЗАЦ СТРУКТУРЕ ЦЕНЕ у отвореном поступку јавне набавке услуга – oдржавање софтвера „Document Мanagement System“ за припрему материјала за седнице Скупштине и радних тела (шифра: ОП-У-51/2026) Понуђач: _____________________________________ У складу са чланом 93. Закона о јавним набавкама („Службени гласник РС“, бр. 91/19 и 92/23), прилажемо образац структуре цене: Назив Цена на месечном нивоу, без ПДВ-а Цена на месечном нивоу, са ПДВ-ом Цена на годишњем нивоу, без ПДВ-а Цена на годишњем нивоу, са ПДВ-ом Услуге - oдржавање софтвера „Document Мanagement System“ за припрему материјала за седнице Скупштине и радних тела, у свему према спецификацији Наручиоца У укупну понуђену цену су урачунати трошкови свих услуга одржавања предметног софтвера (наведених у спецификацији Наручиоца), односно сви трошкови неопходни да би софтвер био у пуној функцији и употреби. УКУПНА ВРЕДНОСТ ПОНУДЕ: _____________ динара без ПДВ-а. УКУПНА ВРЕДНОСТ ПОНУДЕ: _____________ динара са ПДВ-ом. Упутство како да се попуни образац структуре цене: У обрасцу структуре цене наводе се основни елементи понуђене цене: цена на месечном нивоу и цена на годишњем нивоу, у динарима, без ПДВ-а и са ПДВ-ом. Цене се исказују на највише две децимале. Kriterijumi za dodelu ugovora.pdf КРИТЕРИЈУМИ ЗА ДОДЕЛУ УГОВОРА И ОСТАЛИ ЗАХТЕВИ НАБАВКЕ 1 Наручилац: СЛУЖБА ЗА ЗАЈЕДНИЧКЕ ПОСЛОВЕ ГРАДА НОВОГ САДА 103768035 Назив поступка: Одржавање софтвера Доцумент манагемент Сyстем за припрему материјала за седнице Скупштине и радних тела (шифра: ОП-У-51/2026) Референтни број: XИX-405-3/26-178 КРИТЕРИЈУМИ ЗА ДОДЕЛУ УГОВОРА И ОСТАЛИ ЗАХТЕВИ НАБАВКЕ Део конкурсне документације који је генерисан путем Портала у случају када је наручилац означио опцију аутоматског рангирања понуда на Порталу јавних набавки Назив предмета / партије: Одржавање софтвера Доцумент манагемент Сyстем за припрему материјала за седнице Скупштине и радних тела (шифра: ОП-У-51/2026) Наручилац је дефинисао критеријуме за доделу уговора на основу: Цене Изабран начин рангирања прихватљивих понуда: Аутоматско рангирање Остали захтеви набавке (који нису наведени изнад као критеријуми) Назив: ГАРАНТНИ РОК Јединица мере: месец Ограничења: Ограничена је минимална вредност коју понуђач може да понуди Минимална дозвољена вредност: 12,00 Ограничена је максимална вредност коју понуђач може да понуди Опис и појашњење критеријума и докази потребни за проверу: ГАРАНТНИ РОК за извршене услуге је минимум 12 месеци од момента извршења сваке појединачне услуге. Напомена: У овом делу наведени су остали захтеви набавке који нису претходно наведени као критеријуми за доделу уговора, а понуђач мора на њих да одговори приликом попуњавања електронског обрасца понуде. Ти захтеви могу да се односе на захтеве набавке, које наручилац сматра релевантним за закључење уговора и који се могу нумерички исказати- Резервни критеријуми Уколико се применом критеријума за доделу уговора не може одредити најповољнија понуда, повољнијом ће се сматрати понуда која има дужи гарантни рок за извршене услуге. Примена жреба Уколико након рангирања на основу критеријума за доделу и резервних критеријума (ако су дефинисани) није могуће донети одлуку о додели уговора, наручилац ће уговор доделити понуђачу који буде извучен путем жреба. Наручилац ће обавестити све понуђаче који су поднели понуде о датуму када ће се одржати извлачење путем жреба. Жребом ће бити обухваћене само оне понуде које су најповољније након рангирања на основу критеријума за доделу и резервних критеријума (ако су дефинисани). Извлачење путем жреба наручилац ће извршити јавно, у присуству понуђача, и то тако што ће називе понуђача исписати на одвојеним папирима, који су исте величине и боје, те ће све те папире ставити у провидну кутију одакле ће прво извући само један папир. Понуђачу чији назив буде на извученом папиру ће бити додељен уговор. Након извлачења првог папира наручилац извлачи преостале папире један по један те сходно редоследу којим су извучени рангира преостале понуђаче. Понуђачима који не присуствују овом поступку, наручилац ће доставити записник извлачења путем жреба. КРИТЕРИЈУМИ ЗА ДОДЕЛУ УГОВОРА И ОСТАЛИ ЗАХТЕВИ НАБАВКЕ 2 7 Model ugovora.docx МОДЕЛ УГОВОРА о јавној набавци услуга – oдржавање софтвера „Document Мanagement System“ за припрему материјала за седнице Скупштине и радних тела (шифра: ОП-У-51/2026) закључен у Новом Саду, дана ____________ 2026. године, између: Службе за заједничке послове, Жарка Зрењанина број 2, Нови Сад, ПИБ: 103768035, матични број: 08839964, коју заступа Војислав Јоксовић, в. д. шефа Службе (у даљем тексту: Наручилац) и ______________________________________ из ______________________, улица ________________________________ број _____, ПИБ _______________, матични број _______________, коje заступа _____________________________ (у даљем тексту: Добављач) Уговорне стране сагласно констатују: - да је Наручилац, на основу Закона о јавним набавкама („Службени гласник РС“, бр. 91/19 и 92/23) и подзаконских аката којима се уређује поступак јавне набавке, спровео отворени поступак ради закључења уговора о јавној набавци услуга – oдржавање софтвера „Document Мanagement System“ за припрему материјала за седнице Скупштине и радних тела (шифра: ОП-У-51/2026); - да је Добављач електронски, путем Портала јавних набавки, доставио прихватљиву понуду, број: __ ___од _____ _____ 2026. године, која у потпуности одговара спецификацији из Конкурсне документације, налази се у прилогу овог уговора и чини његов саставни део; - да је Наручилац Одлуком о додели уговора, број: ____________ од _____ ___ 2026. године, доделио уговор Добављачу; - да ће се реализација уговорене вредности у 2026. години вршити највише до износа средстава предвиђеног Планом јавних набавки Службе за заједничке послове за 2026. годину, а остатак неискоришћене уговорене вредности у 2027. години највише до износа средстава планираних Финансијским планом прихода и примања и расхода и издатака Службе за заједничке послове. Члан 1. Предмет овог уговора је набавка услуга – oдржавање софтвера „Document Мanagement System“ за припрему материјала за седнице Скупштине и радних тела, за период од годину дана, у свему према спецификацији Наручиоца, обрасцу структуре цене и понуди Добављача, који чине саставни део овог уговора. Члан 2. Укупна уговорена вредност за услуге из члана 1. овог уговора на месечном нивоу износи ____________ ________ динара без пореза на додату вредност. У укупну уговорену цену су урачунати трошкови свих услуга одржавања предметног софтвера (наведених у спецификацији Наручиоца), односно сви трошкови неопходни да би софтвер био у пуној функцији и употреби. Члан 3. Добављач се обавезује да врши услуге из члана 1. овог уговора сукцесивно, у складу са потребама и захтевима Наручиоца, у погледу врсте, количине, динамике и места извршења, као и условима јасно дефинисаним у спецификацији Наручиоца. Добављач се обавезује да предметне услуге врши професионално и у складу са правилима струке. Гарантни рок за извршене услуге је минимум _ __ месеци од дана извршења сваке појединачне услуге. Члан 4. Добављач се обавезује да, приликом закључења уговора, Наручиоцу достави средство финансијског обезбеђења за добро извршење посла и отклањање недостатака у гарантном року, у виду бланко сопствене менице регистроване у Регистру меница и овлашћења Народне банке Србије са меничним овлашћењем - писмом на износ од 10% уговорене вредности без ПДВ-а. Добављач је у обавези да уз средство финансијског обезбеђења из става 1. овог члана, достави и Копију картона са депонованим потписима овлашћеног лица Добављача, као и доказ о регистрацији менице. Средство финансијског обезбеђења за добро извршење посла и отклањање недостатака у гарантном року мора да важи најмање 30 дана дуже од дана истека гарантног рока. Наручилац може реализовати средство финансијског обезбеђења за добро извршење посла и отклањање недостатака у гарантном року у случају да Добављач не буде извршавао своје обавезе у роковима и на начин предвиђен Уговором, као и у случају да Добављач једнострано раскине Уговор, без оправданог разлога. Поднето средство финансијског обезбеђења не може да садржи додатне услове за исплату, краће рокове, мањи износ или промењену месну надлежност за решавање спорова. Члан 5. Плаћање се врши месечно, за услуге извршене у претходних месец дана. Рок плаћања је 45 дана од дана пријема уредне фактуре, а Добављач је у обавези да уз фактуру достави и Извештај о обављеним активностима, потписан од стране овлашћеног лица Добављача и овлашћеног лица за реализацију уговора, Перице Јовановића или Владимра Балаћа, запослених у Служби за заједничке послове Града Новог Сада, Сектору за информатичке послове и е-управу (у даљем тексту: Овлашћено лице). Фактура из става 1. овог члана треба да гласи на: Служба за заједничке послове Града Новог Сада, улица Жарка Зрењанина број 2, ПИБ: 103768035, са напоменом: у складу са уговором, број: XIX-405-3/26-178. Плаћање се врши уплатом на рачун Добављача наведен у фактури. Добављачу није дозвољено да захтева аванс. Фактура мора бити регистрована у складу са прописима којима се уређује фактурисање. Члан 6. Квалитативну контролу извршених услуга вршиће Овлашћено лице. Овлашћено лице је дужно да изврши квалитативну контролу извршених услуга на уобичајен начин и да своје примедбе о видљивим недостацима у року од два дана достави Добављачу у писаној форми. У случају из става 1. овог члана, Наручилац има право да захтева од Добављача да поново изврши предметну услугу. Добављач је дужан да поступи по захтеву Овлашћеног лица у року од два дана од пријема захтева. Уколико Добављач не отклони недостатке у остављеном року, Наручилац задржава право да недостатке отклони преко трећег лица са правом на регрес од Добављача. У случају да се постојање недостатака утврди више од пет пута у периоду важења Уговора, као и у случају неблаговременог вршења услуга, Наручилац задржава право да једнострано раскине Уговор, без отказног рока и да захтева накнаду штете. Члан 7. Овај уговор се закључује на период од годину дана од дана закључења, с тим да га свака уговорна страна може отказати у свако доба, у писаном облику, са отказним роком од тридесет дана. Члан 8. На све што није дефинисано овим уговором примењују се одредбе Закона о облигационим односима, Закона о јавним набавкама и других важећих прописа Републике Србије који регулишу ову област. Члан 9. Уговорне стране су сагласне да све евентуалне спорове решавају споразумно, а у случају да споразум није могућ уговара се надлежност стварно надлежног суда у Новом Саду. Члан 10. Уговор је сачињен у четири истоветна примерка, од којих по два примерка задржава свака уговорна страна.