Održavanje softvera Document management System za pripremu materijala za sednice Skupštine i radnih tela (šifra: OP-U-51/2026)

3 Specifikacija.docx SPECIFIKACIJA za javnu nabavku usluga – održavanje softvera „Document Management System“ za pripremu materijala za sednice Skupštine i radnih tela (šifra: OP-U-51/2026) Predmet javne nabavke je održavanje softvera „Document Management System“ za pripremu materijala za sednice Skupštine i radnih tela, prema sledećoj specifikaciji: Rešenje za pripremu materijala za sednice Skupštine Grada Novog Sada automatizuje i stavlja pod punu kontrolu kreiranje, odobravanje i distribuciju dokumenata sednice. Klasična priprema i dostava materijala odbornicima kritične su faze zbog obima materijala i ograničenog vremena za dostavu. Zbog toga je 2010. godine uvedeno softversko rešenje za pripremu materijala Skupštine Grada Novog Sada, zasnovano na eDocumentus platformi za upravljanje dokumentima i poslovnim procesima, koje je tokom 2021. godine tehnološki i funkcionalno unapređeno na danas aktuelno softversko rešenje. Proces pripreme materijala definisan je važećim Poslovnikom Skupštine Grada Novog Sada, u kome su opisana pravila, rokovi i način nastajanja i čuvanja dokumenata u toku pripreme materijala za sednicu, kao i posle same sednice. Sistem omogućava pripremu i distribuciju materijala odbornicima, kao i preduslove za vođenje sednica Skupštine „bez papira“ istovremeno uvodeći automatizaciju aktivnosti koje im prethode i koje slede posle sednice, uključujući generisanje dnevnog reda – saziva, generisanje podsetnika za vođenje sednice, obaveštavanje odbornika i pretragu materijala sednica. Definicije Tipovi zahteva za uslugom održavanja Zahtevi za održavanje softvera klasifikuju se kao: zahtevi zbog grešaka u softveru zahtevi za prilagođavanje softvera zbog zakonskih izmena zahtevi za prilagođavanje softvera zbog olakšavanja rada zahtevi za dodavanje funkcionalnosti koja ne menja suštinski primenjene tehnologije Klase grešaka Greške u aplikacijama klasifikujemo na: Fatalne aplikacione: greške koje onemogućuju rad svim ili većini korisnika, a koje su uzrokovane softverskim rešenjem; Ozbiljne aplikacione: greške zbog kojih se ne mogu obavljati pojedine funkcije, a čiji bi drugačiji način obavljanja zahtevao dosta uloženog vremena radnika i/ili administratora; Manje aplikacione: greške kod kojih se ne mogu obavljati pojedini poslovi, ali koji se mogu obaviti na drugi način, one za koje rok završetka posla nije kritičan ili one kod kojih funkcionalnost postoji, ali zahtevaju dodatno vreme i angažovanje korisnika; Greške nastale neadekvatnom upotrebom rešenja od strane korisnika: greške koje su napravili korisnici sa podacima ili programima, a koje ne mogu da isprave samostalno. Usluga održavanja Usluge održavanja obuhvataju: podnošenja zahteva za otklanjanje grešaka u sistemu; ispravke grešaka klasifikovanih kao fatalne aplikacione, ozbiljne aplikacione i manje aplikacione; ispravke grešaka nastalih neadekvatnom upotrebom softverske aplikacije od strane korisnika (to su one greške koje su korisnici napravili sa podacima ili programima, a koje ne mogu da isprave samostalno) i grešaka operativnog sistema ili baze podataka (pokušaj zaobilaženja ili ispravka grešaka operativnog sistema i baze podataka); instalaciju i primenu pečeva koji ispravljaju prijavljene greške u aplikaciji; izmene softverskog rešenja u skladu sa izmenom zakonske regulative i propisa; izmene aplikacije (razvoj, testiranje i implementacija izmena u aplikaciji) i to maksimalno do nivoa od osam inženjer sati mesečno. Obim angažovanja Dobavljača za ove usluge, kao i rok za realizaciju istih, će biti usaglašen od strane Naručioca i Dobavljača, na osnovu procene utroška inženjer sati za realizaciju zahteva koju sačinjava Dobavljač nakon analize zahteva dostavljenih od strane Naručioca; konsultacije, i to: podrška telefonom, raspoloživa osam sati dnevno, pet radnih dana u nedelji, kao i vikendom, na zahtev Naručioca. Dobavljač je u obavezi da obezbedi tehničku podršku telefonom osam sati dnevno, pet radnih dana u nedelji, kao i vikendom, na zahtev Naraučioca. Dobavljač može koristiti mogućnosti za daljinsku dijagnostiku, kako bi pomogao u dijagnostikovanju i rešavanju nastalog problema. pismene konsultacije (putem mejla) – neograničeno godišnja doobuka administratora i instruktora koja se organizuje u prostorijama Naručioca, u trajanju do dva radna dana. Podnošenja i obrada zahteva za uslugom održavanja Zahteve za izmenama može podneti ovlašćeno lice za realizaciju ugovora kod Naručioca (u daljem tekstu: Ovlašćena lica), i to: Usmeno – telefonom ili u direktnom kontaktu sa ovlašćenim licima Dobavljača; Pismeno – mejlom ili poštom. Protokol obrade zahteva: Dobavljač analizira i klasifikuje evidentirane zahteve Hitni zahtevi (nastali zbog grešaka klasifikovanih kao fatalne aplikacione i ozbiljne aplikacione) se rešavaju po hitnom postupku, vreme odziva odmah po prijemu zahteva Naručioca a najduže 30 minuta od prijema naloga upućenog od strane ovlašćenog lica, što znači da Dobavljač angažuje sve raspoložive resurse i rešava ih po ubrzanoj proceduri. Rok za izvršenje usluge prema vrsti problema dat je u tabeli. Dobavljač evaluira zahtev i obaveštava Ovlašćeno lice putem elektronske pošte, najkasnije sledeći radni dan o klasifikaciji zahteva, kao i o planiranom roku završetka. Za zahteve za izmenom aplikacije ili dodavanje novih funkcionalnosti, Ovlašćeno lice se obaveštava i o procenjenom utrošku radnih sati za realizaciju tih zahteva. Vreme prijema zahteva kod Dobavljača: u toku radnog vremena koje traje od 730 do 1530 časova, po potrebi u vezi sazivanja Sednice Grada Novog Sada i njenih radnih tela, i po isteku radnog vremena, telefonskim putem ili adrese za prijem elektronske pošte. Nakon prijema zahteva kod Dobavljača, određuje se razlog podnošenja, vrsta greške i vrsta zahteva. Reprojektovanje po osnovu zahteva, pri čemu analiza za zahteve tipa: Analiza i reprojektovanje po osnovu zahteva, pri čemu analiza za zahteve tipa: hitne izmene počinju odmah po prijemu zahteva. Vreme odziva prema vrsti problema dat je u tabeli. Ukoliko se problem ne može rešiti udaljenim pristupom, Dobavljač će obezbediti inženjera na lokaciji Naručioca u što kraćem vremenskom roku od momenta prijave problema za rešavanje ozbiljnih sistemskih problema; Rok za izvršenje usluge prema vrsti problema dat je u tabeli. redovne izmene, na osnovu zaključaka u analizi određuje se potrebni tip izmene i potrebno vreme za realizaciju zahteva. Vreme odziva je u skladu sa vrstom problema datom u tabeli. Dobavljač u roku od jednog radnog dana pisanim putem obaveštava Ovlašćeno lice o vremenu potrebnom za relizaciju zahteva. Rok za izvršenje usluge prema vrsti problema dat je u tabeli. Nakon izvršenih intervencija, a najkasnije sledeći radni dan, Dobavljač treba da obavesti Ovlašćeno lice o završetku i zatvaranju zahteva. Sve vrste održavanja navedene u Specifikaciji Naručioca moraju biti uračunate u ukupnu ponuđenu vrednost. Izveštavanje o uslugama održavanja Dobavljač je dužan da, uz fakturu, dostavi i Izveštaj o izvršenim aktivnostima za mesec za koji se dostavlja faktura, u kom navodi sprovedene aktivnosti u okviru realizacije usluge održavanja predmetnog softvera. Dobavljač se obavezuje da će realizaciju predmetnih usluga izvršavati prema sledećim kriterijumima: Vrsta problema Opis problema Vreme odziva Rok za izvršenje usluge Kritičan Gubitak ključnih funkcionalnosti neophodnih za obavljanje redovnih dnevnih aktivnosti; greške koje prouzrokuju gubitak podataka ili oštećenje podataka; neispravnost sistema koja onemogućava korisnikov rad; nepostojanje očiglednog alternativnog rešenja za zaobilaženje uočene greške u softveru. Maksimalno 30 minuta od prijema naloga upućenog od strane Ovlašćenog lica Maksimalno tri dana, od momenta odziva, a u slučaju sazivanja sednica, ukoliko se ne može obezbediti funkcionalnost sistema u roku od 24 časa, obavezno je pismeno obavestiti ovlašćeno lice Naručioca u pomenutom roku. Ozbiljan Softver je upotrebljiv ali sa velikim ograničenjima; funkcija ne radi kao što je dokumentovano; kvar koji ozbiljno utiče na funkcionisanje sistema; nepostojanje očiglednog i/ili jednostavnog alternativnog rešenja za zaobilaženje uočene greške u softveru. Maksimalno 30 minuta od prijema naloga upućenog od strane ovlašćenog lica Maksimalno tri dana, od momenta odziva Primetan Softver je operativan, nema funkcionalnih nedostataka, ali ima ozbiljna ograničenja u fleksibilnosti; softver je operativan, ali postoje nedostaci za koje postoje poznata i/ili jednostavna rešenja; loša dijagnostika i poruka o greškama. Maksimalno tri dana od prijema naloga upućenog od strane Ovlašćenog lica Maksimalno pet dana od momenta odziva Sporedan Softver je operativan sa manjim neudobnostima u korišćenju; nedostaje tekst koji se odnosi na poruku o grešci; vizuelni nedostatci u softveru; nema gubitka funkcionalnosti ili se problemi mogu okarakterisati kao manji gubici u pogledu funkcionalnosti; potrebna izmena softverskog koda. Maksimalno 5 dana od prijema naloga upućenog od strane Ovlašćenog lica Maksimalno 10 dana od momenta odziva Dobavljač snosi odgovornost za probleme koji se dešavaju unutar aplikativnog rešenja. Sama aplikacija se nalazi na infrastrukturi Naručioca, te operativne i transportne, kao i pristupne probleme radnih stanica i servera rešava Naručilac. Dobavljač ne snosi odgovornost za zadate vremenske okvire ukoliko je problem u infrastrukturi Naručioca. Garantni rok za izvršene usluge iznosi minimum 12 meseci od momenta izvršenja usluga. Dobavljač se obavezuje: - da pruži podršku korisnicima za uspostavljanje tehnologije rada u cilju optimalnog korišćenja pojedinih funkcija softvera; - da pruži podršku korisnicima za administriranje softvera u cilju stabilnog i pouzdanog funkcionisanja; - da verziju instaliranog softvera dovede u nivo da podržava aktuelni i podržani operativini sistem. 4 Obrazac strukture cene.docx OBRAZAC STRUKTURE CENE u otvorenom postupku javne nabavke usluga – održavanje softvera „Document Management System“ za pripremu materijala za sednice Skupštine i radnih tela (šifra: OP-U-51/2026) Ponuđač: _____________________________________ U skladu sa članom 93. Zakona o javnim nabavkama („Službeni glasnik RS“, br. 91/19 i 92/23), prilažemo obrazac strukture cene: Naziv Cena na mesečnom nivou, bez PDV-a Cena na mesečnom nivou, sa PDV-om Cena na godišnjem nivou, bez PDV-a Cena na godišnjem nivou, sa PDV-om Usluge - održavanje softvera „Document Management System“ za pripremu materijala za sednice Skupštine i radnih tela, u svemu prema specifikaciji Naručioca U ukupnu ponuđenu cenu su uračunati troškovi svih usluga održavanja predmetnog softvera (navedenih u specifikaciji Naručioca), odnosno svi troškovi neophodni da bi softver bio u punoj funkciji i upotrebi. UKUPNA VREDNOST PONUDE: _____________ dinara bez PDV-a. UKUPNA VREDNOST PONUDE: _____________ dinara sa PDV-om. Uputstvo kako da se popuni obrazac strukture cene: U obrascu strukture cene navode se osnovni elementi ponuđene cene: cena na mesečnom nivou i cena na godišnjem nivou, u dinarima, bez PDV-a i sa PDV-om. Cene se iskazuju na najviše dve decimale. Kriterijumi za dodelu ugovora.pdf KRITERIJUMI ZA DODELU UGOVORA I OSTALI ZAHTEVI NABAVKE 1 Naručilac: SLUŽBA ZA ZAJEDNIČKE POSLOVE GRADA NOVOG SADA 103768035 Naziv postupka: Održavanje softvera Document management System za pripremu materijala za sednice Skupštine i radnih tela (šifra: OP-U-51/2026) Referentni broj: XIX-405-3/26-178 KRITERIJUMI ZA DODELU UGOVORA I OSTALI ZAHTEVI NABAVKE Deo konkursne dokumentacije koji je generisan putem Portala u slučaju kada je naručilac označio opciju automatskog rangiranja ponuda na Portalu javnih nabavki Naziv predmeta / partije: Održavanje softvera Document management System za pripremu materijala za sednice Skupštine i radnih tela (šifra: OP-U-51/2026) Naručilac je definisao kriterijume za dodelu ugovora na osnovu: Cene Izabran način rangiranja prihvatljivih ponuda: Automatsko rangiranje Ostali zahtevi nabavke (koji nisu navedeni iznad kao kriterijumi) Naziv: GARANTNI ROK Jedinica mere: mesec Ograničenja: Ograničena je minimalna vrednost koju ponuđač može da ponudi Minimalna dozvoljena vrednost: 12,00 Ograničena je maksimalna vrednost koju ponuđač može da ponudi Opis i pojašnjenje kriterijuma i dokazi potrebni za proveru: GARANTNI ROK za izvršene usluge je minimum 12 meseci od momenta izvršenja svake pojedinačne usluge. Napomena: U ovom delu navedeni su ostali zahtevi nabavke koji nisu prethodno navedeni kao kriterijumi za dodelu ugovora, a ponuđač mora na njih da odgovori prilikom popunjavanja elektronskog obrasca ponude. Ti zahtevi mogu da se odnose na zahteve nabavke, koje naručilac smatra relevantnim za zaključenje ugovora i koji se mogu numerički iskazati- Rezervni kriterijumi Ukoliko se primenom kriterijuma za dodelu ugovora ne može odrediti najpovoljnija ponuda, povoljnijom će se smatrati ponuda koja ima duži garantni rok za izvršene usluge. Primena žreba Ukoliko nakon rangiranja na osnovu kriterijuma za dodelu i rezervnih kriterijuma (ako su definisani) nije moguće doneti odluku o dodeli ugovora, naručilac će ugovor dodeliti ponuđaču koji bude izvučen putem žreba. Naručilac će obavestiti sve ponuđače koji su podneli ponude o datumu kada će se održati izvlačenje putem žreba. Žrebom će biti obuhvaćene samo one ponude koje su najpovoljnije nakon rangiranja na osnovu kriterijuma za dodelu i rezervnih kriterijuma (ako su definisani). Izvlačenje putem žreba naručilac će izvršiti javno, u prisustvu ponuđača, i to tako što će nazive ponuđača ispisati na odvojenim papirima, koji su iste veličine i boje, te će sve te papire staviti u providnu kutiju odakle će prvo izvući samo jedan papir. Ponuđaču čiji naziv bude na izvučenom papiru će biti dodeljen ugovor. Nakon izvlačenja prvog papira naručilac izvlači preostale papire jedan po jedan te shodno redosledu kojim su izvučeni rangira preostale ponuđače. Ponuđačima koji ne prisustvuju ovom postupku, naručilac će dostaviti zapisnik izvlačenja putem žreba. KRITERIJUMI ZA DODELU UGOVORA I OSTALI ZAHTEVI NABAVKE 2 7 Model ugovora.docx MODEL UGOVORA o javnoj nabavci usluga – održavanje softvera „Document Management System“ za pripremu materijala za sednice Skupštine i radnih tela (šifra: OP-U-51/2026) zaključen u Novom Sadu, dana ____________ 2026. godine, između: Službe za zajedničke poslove, Žarka Zrenjanina broj 2, Novi Sad, PIB: 103768035, matični broj: 08839964, koju zastupa Vojislav Joksović, v. d. šefa Službe (u daljem tekstu: Naručilac) i ______________________________________ iz ______________________, ulica ________________________________ broj _____, PIB _______________, matični broj _______________, koje zastupa _____________________________ (u daljem tekstu: Dobavljač) Ugovorne strane saglasno konstatuju: - da je Naručilac, na osnovu Zakona o javnim nabavkama („Službeni glasnik RS“, br. 91/19 i 92/23) i podzakonskih akata kojima se uređuje postupak javne nabavke, sproveo otvoreni postupak radi zaključenja ugovora o javnoj nabavci usluga – održavanje softvera „Document Management System“ za pripremu materijala za sednice Skupštine i radnih tela (šifra: OP-U-51/2026); - da je Dobavljač elektronski, putem Portala javnih nabavki, dostavio prihvatljivu ponudu, broj: __ ___od _____ _____ 2026. godine, koja u potpunosti odgovara specifikaciji iz Konkursne dokumentacije, nalazi se u prilogu ovog ugovora i čini njegov sastavni deo; - da je Naručilac Odlukom o dodeli ugovora, broj: ____________ od _____ ___ 2026. godine, dodelio ugovor Dobavljaču; - da će se realizacija ugovorene vrednosti u 2026. godini vršiti najviše do iznosa sredstava predviđenog Planom javnih nabavki Službe za zajedničke poslove za 2026. godinu, a ostatak neiskorišćene ugovorene vrednosti u 2027. godini najviše do iznosa sredstava planiranih Finansijskim planom prihoda i primanja i rashoda i izdataka Službe za zajedničke poslove. Član 1. Predmet ovog ugovora je nabavka usluga – održavanje softvera „Document Management System“ za pripremu materijala za sednice Skupštine i radnih tela, za period od godinu dana, u svemu prema specifikaciji Naručioca, obrascu strukture cene i ponudi Dobavljača, koji čine sastavni deo ovog ugovora. Član 2. Ukupna ugovorena vrednost za usluge iz člana 1. ovog ugovora na mesečnom nivou iznosi ____________ ________ dinara bez poreza na dodatu vrednost. U ukupnu ugovorenu cenu su uračunati troškovi svih usluga održavanja predmetnog softvera (navedenih u specifikaciji Naručioca), odnosno svi troškovi neophodni da bi softver bio u punoj funkciji i upotrebi. Član 3. Dobavljač se obavezuje da vrši usluge iz člana 1. ovog ugovora sukcesivno, u skladu sa potrebama i zahtevima Naručioca, u pogledu vrste, količine, dinamike i mesta izvršenja, kao i uslovima jasno definisanim u specifikaciji Naručioca. Dobavljač se obavezuje da predmetne usluge vrši profesionalno i u skladu sa pravilima struke. Garantni rok za izvršene usluge je minimum _ __ meseci od dana izvršenja svake pojedinačne usluge. Član 4. Dobavljač se obavezuje da, prilikom zaključenja ugovora, Naručiocu dostavi sredstvo finansijskog obezbeđenja za dobro izvršenje posla i otklanjanje nedostataka u garantnom roku, u vidu blanko sopstvene menice registrovane u Registru menica i ovlašćenja Narodne banke Srbije sa meničnim ovlašćenjem - pismom na iznos od 10% ugovorene vrednosti bez PDV-a. Dobavljač je u obavezi da uz sredstvo finansijskog obezbeđenja iz stava 1. ovog člana, dostavi i Kopiju kartona sa deponovanim potpisima ovlašćenog lica Dobavljača, kao i dokaz o registraciji menice. Sredstvo finansijskog obezbeđenja za dobro izvršenje posla i otklanjanje nedostataka u garantnom roku mora da važi najmanje 30 dana duže od dana isteka garantnog roka. Naručilac može realizovati sredstvo finansijskog obezbeđenja za dobro izvršenje posla i otklanjanje nedostataka u garantnom roku u slučaju da Dobavljač ne bude izvršavao svoje obaveze u rokovima i na način predviđen Ugovorom, kao i u slučaju da Dobavljač jednostrano raskine Ugovor, bez opravdanog razloga. Podneto sredstvo finansijskog obezbeđenja ne može da sadrži dodatne uslove za isplatu, kraće rokove, manji iznos ili promenjenu mesnu nadležnost za rešavanje sporova. Član 5. Plaćanje se vrši mesečno, za usluge izvršene u prethodnih mesec dana. Rok plaćanja je 45 dana od dana prijema uredne fakture, a Dobavljač je u obavezi da uz fakturu dostavi i Izveštaj o obavljenim aktivnostima, potpisan od strane ovlašćenog lica Dobavljača i ovlašćenog lica za realizaciju ugovora, Perice Jovanovića ili Vladimra Balaća, zaposlenih u Službi za zajedničke poslove Grada Novog Sada, Sektoru za informatičke poslove i e-upravu (u daljem tekstu: Ovlašćeno lice). Faktura iz stava 1. ovog člana treba da glasi na: Služba za zajedničke poslove Grada Novog Sada, ulica Žarka Zrenjanina broj 2, PIB: 103768035, sa napomenom: u skladu sa ugovorom, broj: XIX-405-3/26-178. Plaćanje se vrši uplatom na račun Dobavljača naveden u fakturi. Dobavljaču nije dozvoljeno da zahteva avans. Faktura mora biti registrovana u skladu sa propisima kojima se uređuje fakturisanje. Član 6. Kvalitativnu kontrolu izvršenih usluga vršiće Ovlašćeno lice. Ovlašćeno lice je dužno da izvrši kvalitativnu kontrolu izvršenih usluga na uobičajen način i da svoje primedbe o vidljivim nedostacima u roku od dva dana dostavi Dobavljaču u pisanoj formi. U slučaju iz stava 1. ovog člana, Naručilac ima pravo da zahteva od Dobavljača da ponovo izvrši predmetnu uslugu. Dobavljač je dužan da postupi po zahtevu Ovlašćenog lica u roku od dva dana od prijema zahteva. Ukoliko Dobavljač ne otkloni nedostatke u ostavljenom roku, Naručilac zadržava pravo da nedostatke otkloni preko trećeg lica sa pravom na regres od Dobavljača. U slučaju da se postojanje nedostataka utvrdi više od pet puta u periodu važenja Ugovora, kao i u slučaju neblagovremenog vršenja usluga, Naručilac zadržava pravo da jednostrano raskine Ugovor, bez otkaznog roka i da zahteva naknadu štete. Član 7. Ovaj ugovor se zaključuje na period od godinu dana od dana zaključenja, s tim da ga svaka ugovorna strana može otkazati u svako doba, u pisanom obliku, sa otkaznim rokom od trideset dana. Član 8. Na sve što nije definisano ovim ugovorom primenjuju se odredbe Zakona o obligacionim odnosima, Zakona o javnim nabavkama i drugih važećih propisa Republike Srbije koji regulišu ovu oblast. Član 9. Ugovorne strane su saglasne da sve eventualne sporove rešavaju sporazumno, a u slučaju da sporazum nije moguć ugovara se nadležnost stvarno nadležnog suda u Novom Sadu. Član 10. Ugovor je sačinjen u četiri istovetna primerka, od kojih po dva primerka zadržava svaka ugovorna strana.